Giải Pháp Roadshow Tiết Kiệm và Hiệu Quả

Roadshow là một hình thức marketing trực tiếp đòi hỏi chi phí đầu tư lớn, trải dài trên nhiều hạng mục như nhân sự, thiết bị, di chuyển, truyền thông… Nếu không có chiến lược tối ưu tài chính hiệu quả, ngân sách có thể bị “đội” lên đáng kể mà hiệu quả lại không tỷ lệ thuận. Chính vì vậy, việc kiểm soát và tối ưu chi phí là yếu tố sống còn quyết định sự thành công bền vững của chiến dịch roadshow.

Chi phí tổ chức roadshow thường cao và dễ phát sinh

Một chương trình roadshow thường kéo dài nhiều ngày, đi qua nhiều tỉnh thành với đội ngũ nhân sự đông đảo. Điều này kéo theo nhiều khoản chi như:

Chi phí thuê xe, vận chuyển thiết bị

Phí ăn ở cho đội ngũ

Thiết kế gian hàng, backdrop, đạo cụ

Chi phí truyền thông trước – trong – sau sự kiện

Phí xin giấy phép tại địa phương

Chi phí rủi ro và phát sinh (trời mưa, thiết bị hư...)

Nếu không tối ưu hợp lý, ngân sách dễ bị thiếu hụt hoặc chi sai trọng tâm.

Tối ưu chi phí giúp tập trung ngân sách cho những hạng mục hiệu quả nhất

Khi phân tích kỹ chi tiêu và cắt giảm những phần kém hiệu quả, doanh nghiệp có thể:

Tăng đầu tư vào kênh truyền thông giúp lan tỏa rộng hơn
Nâng cấp trải nghiệm khách tham quan (quà tặng, trò chơi, tư vấn chuyên sâu...)

Tập trung nguồn lực cho những địa điểm/lộ trình có tỷ lệ chuyển đổi cao

Điều này giúp tối đa hóa hiệu suất đầu tư (ROI), tức chi ít nhưng mang lại kết quả nhiều hơn.

Giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và lên kế hoạch dài hạn

Khi tối ưu tốt chi phí:

Doanh nghiệp sẽ chủ động hơn với kế hoạch dự phòng (ví dụ: phương án thay đổi lộ trình, thêm điểm dừng…)

Giảm nguy cơ vỡ ngân sách hoặc phải cắt bớt chương trình giữa chừng

Có cơ sở để thuyết phục ban lãnh đạo phê duyệt các chiến dịch roadshow tiếp theo

Góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp – bền vững

Một chiến dịch roadshow thành công không phải là “tốn nhiều tiền” mà là “dùng đúng tiền, đúng chỗ”. Việc quản lý tài chính hợp lý không chỉ giúp hoạt động trơn tru mà còn thể hiện bản lĩnh điều hành và chiến lược lâu dài của doanh nghiệp.

Tổ chức một chương trình roadshow thành công đòi hỏi sự đầu tư bài bản về tài chính. Dưới đây là những nhóm chi phí lớn và thường gặp mà bạn cần đặc biệt lưu ý trong quá trình lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách:

Chi phí di chuyển và hậu cần

Thuê xe tải/xe du lịch chở thiết bị, nhân sự

Chi phí xăng dầu, phí cầu đường, bến bãi

Phí gửi xe tại địa điểm tổ chức

Chi phí ăn uống, nghỉ ngơi cho đoàn roadshow

Chi phí thiết bị và trang trí

Dàn âm thanh – ánh sáng

Sân khấu di động, booth quảng bá, backdrop

Cờ, phướn, standee, banner

Dụng cụ phục vụ hoạt động tương tác, trò chơi

Yếu tố hình ảnh và trải nghiệm trực tiếp sẽ ảnh hưởng mạnh đến cảm nhận của khách hàng.

Chi phí nhân sự

MC, PG, PB, hoạt náo viên, kỹ thuật viên, tài xế

Lương, chi phí ăn ở, phụ cấp đi lại

Đồng phục và vật dụng cá nhân (áo thun, bảng tên…)

Chi phí truyền thông

Thiết kế ấn phẩm quảng bá (poster, bài viết, video)

Quảng cáo trên mạng xã hội, website, báo chí

Quay phim – chụp ảnh sự kiện

Livestream (nếu có)

 Truyền thông tốt giúp tăng lượng khách ghé thăm, tăng nhận diện thương hiệu và giá trị viral.

Chi phí pháp lý và hành chính

Xin giấy phép tổ chức tại địa phương

Phí thuê mặt bằng công cộng (nếu có)

Bảo hiểm sự kiện (tùy quy mô)

Chi phí phát sinh và dự phòng

Thời tiết xấu cần thuê mái che, ô dù

Thiết bị hư hỏng đột xuất
Thay đổi lộ trình, thêm điểm dừng

Chi phí y tế sơ cấp (thuốc, băng gạc...)

Khoản này nên chiếm 5–10% tổng ngân sách để đảm bảo chương trình không bị động khi có tình huống ngoài kế hoạch.

Nhiều doanh nghiệp tổ chức roadshow lần đầu thường gặp phải tình trạng đội ngân sách hoặc đầu tư sai trọng tâm. Đó là lý do vì sao cần một bản kế hoạch tài chính rõ ràng – giúp bạn biết chi cho đâu, tiết kiệm chỗ nào và đầu tư đúng chỗ nào.

Mục tiêu ngân sách:

Đảm bảo tính khả thi và hiệu quả: đầu tư đúng – đủ cho từng hoạt động.

Tối ưu hóa chi phí: giảm thiểu thất thoát, tránh chi tiêu dàn trải, tập trung vào những hạng mục tạo ra giá trị tiếp cận, tương tác cao.

Chủ động dự phòng rủi ro: sẵn sàng với các tình huống phát sinh.
BẢNG NGÂN SÁCH ROADSHOW THAM KHẢO

Nguyên tắc dự trù ngân sách hợp lý: Ưu tiên tính linh hoạt, có thể thay đổi theo khu vực, quy mô và thời gian roadshow.

Tỷ lệ phân bổ khuyến nghị:

30% cho nhân sự & hậu cần

20% cho thiết bị – trang trí

20% cho truyền thông – marketing

10% cho giấy phép – pháp lý

10% cho game – quà tặng

10% cho phát sinh – dự phòng

Mẹo tiết kiệm & tối ưu ngân sách:

Kết hợp các điểm dừng gần nhau để giảm chi phí di chuyển.

Dùng thiết kế booth/đạo cụ có thể tái sử dụng cho nhiều điểm.

Tuyển dụng PG/PB theo khu vực địa phương để không phải lo chi phí ăn ở.

Lên kế hoạch marketing sớm để tận dụng truyền thông lan tỏa miễn phí.

Tổ chức roadshow thường yêu cầu ngân sách lớn vì liên quan đến nhiều yếu tố như di chuyển, nhân sự, thiết bị, truyền thông… Tuy nhiên, nếu biết cách tối ưu ngay từ khâu chuẩn bị, bạn có thể giảm đáng kể chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả và chuyên nghiệp.

Tối ưu lộ trình và địa điểm

Lên lịch trình logic, chọn các điểm dừng gần nhau về địa lý để tiết kiệm chi phí di chuyển, lưu trú và nhân lực.

Ưu tiên những địa điểm có sẵn mặt bằng công cộng hoặc hợp tác với các trung tâm thương mại, siêu thị, nơi đông người — giảm chi phí thuê mặt bằng.

Tuyển dụng nhân sự tại chỗ

Thay vì mang theo toàn bộ đội ngũ từ nơi tổ chức chính, bạn có thể thuê MC, PG, PB tại địa phương, tiết kiệm chi phí ăn ở và di chuyển.

Chỉ di chuyển bộ khung chính (team điều phối, kỹ thuật trưởng) để kiểm soát chất lượng.

Thiết kế thiết bị tái sử dụng

Dùng backdrop, booth, đồ trang trí có thể gấp gọn và tái sử dụng nhiều lần.

Đầu tư ban đầu cho vật liệu bền, sau đó chỉ thay nội dung in ấn ở phần có thể thay thế như standee, bảng tên.

Tận dụng truyền thông miễn phí

Tăng cường livestream, story, video hậu trường trên fanpage thay vì chỉ chạy quảng cáo tốn kém.

Hợp tác với các KOLs địa phương hoặc sinh viên ngành truyền thông để tạo nội dung viral chi phí thấp.

Đàm phán và tận dụng tài nguyên có sẵn

Đàm phán với nhà cung cấp âm thanh – ánh sáng về gói dịch vụ trọn gói nhiều điểm để có giá tốt hơn.

Tận dụng thiết bị, nhân sự có sẵn trong công ty nếu phù hợp (thiết kế in ấn, kỹ thuật viên, lái xe…).

Lên kế hoạch chi tiết và tránh phát sinh

Lập bảng ngân sách chi tiết cho từng hạng mục, có kiểm soát tiến độ chi.

Có kế hoạch backup cụ thể cho thời tiết, sự cố kỹ thuật để tránh phát sinh vào phút chót – vốn rất dễ bị đội giá.

Trong bất kỳ chương trình nào – đặc biệt là các chiến dịch roadshow nhiều điểm, nhiều ngày, chi phí phát sinh là điều khó tránh khỏi. Việc kiểm soát chúng phản ánh năng lực tổ chức chuyên nghiệp và khả năng sử dụng ngân sách hiệu quả của đội ngũ thực hiện.

Nhận diện các khoản phát sinh thường gặp

Thời tiết xấu → thay đổi địa điểm, thuê mái che hoặc thiết bị bổ sung.

Thiết bị hỏng, thiếu phụ kiện → thuê gấp, mua gấp.

Phát sinh nhân sự, tăng giờ làm → chi phí tăng.

Tình huống y tế, an toàn → mua thuốc, hỗ trợ di chuyển.

Chi phí địa phương thay đổi đột xuất → lệ phí, thuê mặt bằng, bảo vệ...

Lập quỹ dự phòng rõ ràng

Dự trù 10–15% tổng ngân sách cho chi phí phát sinh.

Ghi rõ “Quỹ dự phòng” trong bảng ngân sách tổng để dễ theo dõi và thuyết minh khi cần.

Không sử dụng quỹ này cho các khoản "không cần thiết" hoặc "chưa được duyệt".

Theo dõi chi phí theo thời gian thực

Sử dụng bảng quản lý ngân sách động (Google Sheets, Excel>Cử người phụ trách theo dõi các khoản chi tại từng điểm dừng và báo cáo hàng ngày.

Có bảng tổng hợp chi phí cuối mỗi ngày: giúp cảnh báo sớm nếu đang vượt ngân sách.

Quy trình duyệt chi chặt chẽ

Mọi khoản chi phát sinh cần được duyệt bởi điều phối viên chính hoặc người quản lý tài chính.

Hạn chế chi trực tiếp không qua ghi nhận → gây khó kiểm toán và dễ thất thoát.

Chuẩn bị phương án dự phòng

Luôn có sẵn thiết bị thay thế, thuốc men, đồ nghề dự phòng.

Có bảng liên hệ nhà cung cấp khẩn cấp ở mỗi khu vực roadshow đi qua (thuê xe, âm thanh, in ấn...).

Đánh giá sau chương trình

Cuối chiến dịch, tổng hợp các khoản phát sinh, phân tích nguyên nhân và rút kinh nghiệm cho lần tổ chức tiếp theo.

Điều chỉnh lại các định mức ngân sách nếu thấy thường xuyên bị vượt.

Đánh giá chi phí là kiểm tra con số, đánh giá cả quá trình ra quyết định, triển khai và hiệu quả thực tế để ngày càng tổ chức roadshow thông minh và tiết kiệm hơn

Nó giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: Chi tiêu như vậy có “đáng đồng tiền” không? Và làm thế nào để tối ưu tốt hơn trong các lần tổ chức sau?

So sánh chi phí thực tế với ngân sách kế hoạch

Tập hợp toàn bộ các khoản chi thực tế và so sánh với bảng ngân sách đã lập trước chương trình.

Đánh dấu các mục vượt ngân sách, tiết kiệm được, và phân tích lý do.
Tỷ lệ chênh lệch càng nhỏ chứng tỏ công tác lập kế hoạch và quản lý chi phí càng hiệu quả.

Tính toán chi phí trung bình trên mỗi kết quả

• Ví dụ:

Chi phí/1 khách hàng tiếp cận trực tiếp

Chi phí/1 khách hàng tương tác (dẫn đến inbox, điền form, quét QR...)

Chi phí/1 đơn hàng phát sinh (nếu có bán hàng tại chỗ)

So sánh với các chiến dịch khác (online/offline) để biết roadshow có đang tạo ra kết quả tương xứng với ngân sách hay không.

Phân tích hiệu quả từng hạng mục chi tiêu

Hạng mục nào mang lại giá trị rõ ràng nhất? (MC, âm thanh, booth, quà tặng, PG/PB, truyền thông...)

Hạng mục nào tiêu tốn nhiều nhưng hiệu quả thấp?
→ Đây là cơ sở để điều chỉnh tỉ trọng đầu tư trong lần sau.

Đánh giá chi phí phát sinh & khả năng kiểm soát

Tỷ lệ chi phí phát sinh là bao nhiêu % so với tổng chi?

Những phát sinh đó có hợp lý không, có lường trước được không

Đội ngũ xử lý phát sinh ra sao – chủ động hay bị động?

Gợi ý biểu mẫu đánh giá hiệu quả chi phí

Công ty chuyên tổ chức Roadshow

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents