Thuê Tai Nghe Phiên Dịch, Thiết Bị Dịch Cabin | Giá Tốt
- keyevents
- 25/06
- 8722
- 938
Cho thuê tai nghe phiên dịch, thiết bị phiên dịch cabin cho hội nghị, hội thảo, họp báo quốc tế. Âm thanh rõ, đa ngôn ngữ, chuẩn sự kiện.
Nếu chương trình chỉ là một buổi họp nhỏ trong phòng kín, dùng sẵn màn hình và âm thanh của địa điểm đôi khi vẫn đủ. Nhưng khi sự kiện có sân khấu, MC, phát biểu, trình chiếu, biểu diễn, khai trương, vinh danh, livestream hoặc cần tạo không khí cho khách mời, doanh nghiệp nên thuê thiết bị riêng để dễ kiểm soát chất lượng.
Nhất là các chương trình như hội nghị khách hàng, gala dinner, lễ khai trương, lễ khánh thành, Year End Party, tiệc tất niên, team building ngoài trời hoặc sự kiện nội bộ có phần sân khấu. Những chương trình này không chỉ cần thiết bị “có chạy”, mà cần thiết bị chạy đúng nhịp với kịch bản.
Một điểm nhiều doanh nghiệp hay bỏ qua: địa điểm thường chỉ cung cấp thiết bị cơ bản. Loa có thể đủ để nói chuyện, nhưng chưa chắc đủ lực cho biểu diễn. Máy chiếu có thể dùng được, nhưng gặp phòng sáng hoặc sân khấu lớn thì hình dễ nhạt. Micro có thể có sẵn, nhưng không phải lúc nào cũng đủ cho MC, đại diện doanh nghiệp, khách mời và phần giao lưu.
Nói ngắn gọn: càng có nhiều người nhìn lên sân khấu, càng nên kiểm tra kỹ phần thiết bị.
Nhiều bên khi hỏi thuê thiết bị thường gửi một danh sách rất nhanh: cần loa, micro, LED, đèn, sân khấu, backdrop. Nhưng danh sách đó chưa đủ để lên cấu hình đúng.
Cần biết chương trình dùng để làm gì trước.
Nếu là hội nghị khách hàng, phần quan trọng thường là âm thanh rõ, trình chiếu sắc, ánh sáng đủ nghiêm túc và cue kỹ thuật đúng lúc. Nếu là gala dinner, nhịp chương trình lại phụ thuộc nhiều vào âm nhạc, ánh sáng sân khấu, hiệu ứng, màn LED và người vận hành biết bám timeline tiệc. Nếu là lễ khai trương, thiết bị phải phục vụ nghi thức: âm thanh ngoài trời, bục phát biểu, trống/nhạc hiệu, cắt băng, màn hình hoặc backdrop, khu vực khách đứng xem.
Cùng là thuê âm thanh ánh sáng, nhưng mỗi loại sự kiện lại cần một cách tính khác nhau. Chỉ lấy một gói thiết bị cố định rồi áp vào mọi chương trình thì rất dễ dư cái không cần và thiếu đúng phần quan trọng.
Với dịch vụ thuê thiết bị sự kiện, các hạng mục thường xoay quanh sân khấu, âm thanh, ánh sáng, hình ảnh và phần vận hành kỹ thuật. Nhưng không phải chương trình nào cũng cần đủ tất cả.
Âm thanh là phần không nên tiết kiệm quá tay. Khách có thể bỏ qua một góc trang trí chưa đẹp, nhưng rất khó chịu nếu người phát biểu nói không rõ, micro lúc được lúc mất hoặc nhạc nền lấn tiếng MC.
Một cấu hình âm thanh cơ bản thường có loa chính, loa monitor nếu cần, mixer, micro không dây, micro cổ ngỗng hoặc micro bục phát biểu, dây tín hiệu và nhân sự kỹ thuật trực bàn. Với sân khấu có biểu diễn, cấu hình phải tính thêm nhạc, beat, nhạc cụ, ca sĩ, nhóm nhảy hoặc tiết mục cần âm lượng mạnh hơn.
Kinh nghiệm của Key Events là luôn phải thử âm thanh bằng đúng tình huống sẽ dùng trong chương trình. Không chỉ thử “alo alo” cho có. Phải thử MC đứng đâu, người phát biểu cầm micro thế nào, video phát ra loa có đều không, nhạc mở màn có bị chói không, micro dự phòng để ở đâu.
Ánh sáng không chỉ để sân khấu sáng lên. Ánh sáng quyết định mặt người phát biểu có rõ không, phần vinh danh có đẹp không, tiết mục biểu diễn có ra không khí không và hình quay chụp có dùng được không.
Với hội nghị, ánh sáng nên gọn, rõ, không làm chói người ngồi dưới. Với gala dinner hoặc Year End Party, ánh sáng cần linh hoạt hơn để chuyển nhịp giữa phát biểu, vinh danh, biểu diễn, bốc thăm và tiệc. Với sự kiện ngoài trời, cần tính thêm thời điểm diễn ra: ban ngày, chiều tối hay sau 18h.
Một lỗi hay gặp là đèn đặt đẹp lúc tổng duyệt nhưng đến khi khách ngồi kín, góc chiếu bị che hoặc camera quay lên bị lóa. Vậy nên phần ánh sáng phải được nhìn cùng sân khấu, camera và sơ đồ khách ngồi, không thể tính riêng lẻ.
Màn LED giúp chương trình nhìn hiện đại hơn, nhưng dùng LED mà không kiểm tra file thì rất dễ lỗi. Sai tỉ lệ, sai độ phân giải, video có hình không tiếng, slide chữ quá nhỏ, background bị chói chữ — đều là những lỗi không hiếm.
Với chương trình có nhiều nội dung trình chiếu, nên chốt sớm các file: slide phát biểu, video giới thiệu, video tổng kết, hình ảnh vinh danh, logo đối tác, countdown, visual sân khấu. Bàn kỹ thuật cần có file cuối cùng trước giờ chạy, không nên nhận quá nhiều bản cập nhật sát giờ.
Nếu dùng máy chiếu, phải xem độ sáng phòng, khoảng cách chiếu và kích thước màn. Phòng quá sáng mà máy chiếu yếu thì hình sẽ nhạt, khách ngồi xa khó theo dõi. Khi đó dùng LED có thể hợp hơn, dù chi phí cao hơn.
Sân khấu không chỉ để đẹp trong hình. Nó còn liên quan đến lối lên xuống, vị trí người phát biểu, đội biểu diễn, chỗ đặt bục, khoảng cách với bàn VIP và hướng nhìn của khách.
Có địa điểm nhìn rộng trên ảnh nhưng vào khảo sát mới thấy trần thấp, lối vận chuyển hẹp, không đưa được module sân khấu lớn vào thuận tiện. Có nơi sân khấu đặt sát cửa ra vào làm khách đi ngang liên tục, ảnh hưởng phần phát biểu. Có nơi photobooth và bàn gallery dựng đẹp nhưng lại chắn đường check-in.
Phần này cần khảo sát thật. Đo kích thước, nhìn luồng di chuyển, kiểm tra nguồn điện, trần, sàn, cửa vận chuyển và vị trí bàn control. Không nên chỉ dựa vào layout gửi qua tin nhắn.
Một số sự kiện cần thêm thiết bị check-in, laptop, máy quét mã, màn hình hiển thị, bộ đàm, camera, livestream, màn phụ hoặc thiết bị phiên dịch. Những phần này thường không nổi bật như LED hay ánh sáng, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời.
Check-in bị ùn không phải lúc nào cũng do thiếu người. Có khi do bàn đặt sai vị trí, danh sách chưa cập nhật, mạng yếu, thiết bị quét mã không ổn hoặc khách VIP đến cùng lúc mà chưa có luồng riêng.
Livestream cũng vậy. Không thể chỉ đặt một camera rồi nghĩ là xong. Cần âm thanh lấy từ đâu, ánh sáng có đủ không, mạng có ổn không, góc máy có bị khách đi ngang che không, ai theo dõi tín hiệu trong lúc chương trình chạy.
Tại Key Events, chúng tôi thường không bắt đầu bằng việc đưa ngay một gói thiết bị cố định. Việc đầu tiên là xem chương trình đang cần đạt mục tiêu gì, địa điểm ra sao, khách mời bao nhiêu người, sân khấu có phát biểu hay biểu diễn, có trình chiếu nhiều không, có quay chụp hoặc livestream không.
Có doanh nghiệp đã có sẵn địa điểm và chỉ cần thuê thêm âm thanh, ánh sáng, màn LED. Có bên đã có ekip nội bộ lo nội dung nhưng thiếu người chạy kỹ thuật trong ngày sự kiện. Cũng có chương trình cần Key Events khảo sát, đề xuất cấu hình thiết bị, set up sân khấu, bố trí bàn control và giữ cue kỹ thuật từ đầu đến cuối.
Cách làm hợp lý là trám đúng phần thiếu. Không cần đẩy thiết bị quá nhiều để đội chi phí lên, nhưng cũng không cắt những phần dễ gây lỗi khi chạy thật. Một vài hạng mục như micro dự phòng, nhân sự kỹ thuật trực bàn, dây tín hiệu backup, kiểm tra file trình chiếu và tổng duyệt cue thường không nên bỏ.
Vì đến ngày chạy, người cứu chương trình nhiều khi không phải là thiết bị đắt nhất. Mà là người biết nhìn timeline, nghe cue MC, hiểu lúc nào cần mở nhạc, lúc nào hạ đèn, lúc nào chuyển slide và lúc nào phải xử lý lỗi mà không làm khách mời nhận ra.
Giá thuê thiết bị không nên nhìn bằng một dòng báo giá chung. Cùng là thuê âm thanh ánh sáng, chi phí có thể khác nhau rất xa vì phụ thuộc vào quy mô khách, địa điểm, thời lượng chương trình, loại thiết bị, độ khó set up và số lượng nhân sự kỹ thuật cần trực.
Một chương trình trong nhà thường dễ kiểm soát hơn ngoài trời. Sự kiện ngoài trời phải tính thêm nguồn điện, mái che, khoảng cách dây, độ phủ âm thanh, phương án mưa gió và thời gian set up. Chương trình có biểu diễn sẽ cần âm thanh và ánh sáng khác với chương trình chỉ phát biểu. Chương trình có LED lớn, quay chụp hoặc livestream cũng sẽ cần thêm kỹ thuật và thời gian test.
Ngoài ra còn có chi phí vận chuyển, thi công, tháo dỡ, tổng duyệt, làm ngoài giờ, nhân sự trực sự kiện và thiết bị dự phòng. Những khoản này nhìn riêng có vẻ nhỏ, nhưng bỏ sót rất dễ làm báo giá ban đầu thấp, đến lúc triển khai lại phát sinh.
Key Events thường cần khách gửi trước vài thông tin cơ bản để tư vấn sát hơn: loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm, thời gian tổ chức, có sân khấu hay không, có cần LED, âm thanh, ánh sáng, quay chụp, livestream, biểu diễn hoặc nghi thức đặc biệt không.
Lỗi đầu tiên là chỉ hỏi giá theo tên thiết bị. Ví dụ: thuê loa bao nhiêu, thuê LED bao nhiêu, thuê micro bao nhiêu. Cách hỏi này chưa sai, nhưng chưa đủ. Thiết bị phải đi với không gian và cách dùng. Loa đủ cho phòng họp chưa chắc đủ cho gala dinner. LED đẹp ở sân khấu này chưa chắc hợp với sân khấu khác.
Lỗi thứ hai là không khảo sát địa điểm. Ảnh trên website khách sạn hoặc nhà hàng thường rất đẹp, nhưng hiện trường có thể vướng trần, vướng cột, thiếu nguồn điện, cửa vận chuyển nhỏ hoặc bàn control không có vị trí nhìn sân khấu. Không khảo sát, ngày set up sẽ phải xoay rất nhiều.
Lỗi thứ ba là giao file trình chiếu quá sát giờ. Bàn kỹ thuật không có đủ thời gian kiểm tra tỉ lệ, âm thanh, font chữ, video, thứ tự slide và cue. Khi MC đã lên sân khấu mà file vẫn còn đổi, rủi ro tăng lên rất nhanh.
Lỗi thứ tư là thiếu nhân sự trực thiết bị. Thuê thiết bị mà không có người vận hành ổn thì cũng như có xe mà không có tài xế. Một chương trình cần người bám mixer, người xử lý trình chiếu, người theo ánh sáng, người giữ cue với MC hoặc producer. Tùy quy mô mà số lượng có thể khác, nhưng không nên để một người ôm quá nhiều việc.
Lỗi cuối cùng là cắt hết phương án dự phòng. Micro dự phòng, dây dự phòng, laptop backup, file offline, nguồn điện, bộ đàm, người phụ trách kỹ thuật — những thứ này bình thường ít ai để ý. Đến lúc lỗi mới thấy cần.
Trước khi hỏi báo giá, doanh nghiệp nên chuẩn bị một bản thông tin ngắn. Không cần quá cầu kỳ, nhưng nên có đủ nền để đơn vị thiết bị hiểu chương trình.
Quan trọng nhất là loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm dự kiến, thời gian set up, thời gian chạy chương trình và các phần chính trong kịch bản. Nếu có sân khấu, cần biết kích thước mong muốn. Nếu có trình chiếu, cần biết dùng LED hay máy chiếu. Nếu có biểu diễn, cần nắm tiết mục dùng nhạc nền hay nhạc cụ, có cần micro riêng không. Nếu có quay chụp hoặc livestream, cần tính luôn ánh sáng và đường âm thanh.
Gửi càng rõ, báo giá càng sát. Còn nếu thông tin chưa đầy đủ, Key Events có thể hỗ trợ hỏi ngược lại những điểm cần chốt trước, tránh tình trạng báo nhanh cho có rồi sau đó phát sinh.
Một chương trình tốt không nhất thiết phải có thật nhiều thiết bị. Quan trọng là thiết bị được chọn đúng, đặt đúng chỗ, có người vận hành đúng cách và bám được nhịp chương trình.
Có chương trình chỉ cần âm thanh rõ, ánh sáng gọn, màn hình vừa đủ và bàn kỹ thuật làm việc chắc tay là đã rất ổn. Có chương trình lại cần LED lớn, hiệu ứng ánh sáng, âm thanh mạnh, camera, livestream và nhiều lớp cue phức tạp. Không có một cấu hình đúng cho mọi sự kiện.
Kinh nghiệm của Key Events là không nhìn thiết bị như món hàng rời. Phải nhìn nó như một phần của vận hành. Sân khấu có đẹp không, khách có nghe rõ không, MC có dẫn mượt không, video có lên đúng lúc không, phần vinh danh có đủ sáng để chụp hình không, người nội bộ có phải chạy đi gọi kỹ thuật liên tục không — những câu hỏi đó quan trọng hơn việc danh sách thiết bị dài hay ngắn.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình và cần thuê thiết bị, có thể gửi trước cho Key Events một số thông tin: loại sự kiện, số lượng khách, thời gian tổ chức, địa điểm dự kiến, ngân sách khoảng bao nhiêu, chương trình có sân khấu không, có cần âm thanh, ánh sáng, màn LED, máy chiếu, nhân sự kỹ thuật, quay chụp, livestream hoặc thiết bị check-in không.
Từ đó, Key Events sẽ xem chương trình đang thiếu phần nào, hạng mục nào nên ưu tiên, thiết bị nào cần thuê riêng, thiết bị nào có thể tận dụng từ địa điểm và cần bao nhiêu nhân sự kỹ thuật để ngày chạy không bị cuống.
Thiết bị tốt là một chuyện. Người biết dùng thiết bị đúng lúc mới là phần giữ nhịp cho chương trình.
Tùy quy mô chương trình, Key Events có thể tư vấn từ cho thue thiết bị âm thanh sự kiện, thiết bị ánh sáng sân khấu, sân khấu sự kiện, hiệu ứng sân khấu đến bàn ghế và thiết bị phụ trợ sự kiện. Mỗi nhóm thiết bị sẽ được tính theo địa điểm, số lượng khách, thời lượng chương trình và mức độ vận hành thực tế.
