Cho Thuê Intercom – Intercom Đeo Tai, Wireless System Sự Kiện

Trong một sự kiện có nhiều đầu việc, thông tin không thể chỉ truyền bằng tin nhắn hoặc gọi điện thoại. MC cần biết khi nào lên sân khấu. Bàn ánh sáng cần biết lúc nào đổi cue. Kỹ thuật LED cần biết khi nào chạy video. Đội hậu trường cần biết khi nào mời đại biểu, nghệ sĩ hoặc nhóm biểu diễn ra vị trí chờ.

Intercom giúp các vị trí này trao đổi trực tiếp trong cùng một hệ thống. Người phụ trách chính có thể gọi cue ngay lập tức: chuẩn bị mở nhạc, standby video, mời đại biểu ra cánh gà, khóa cửa sảnh, giữ phần trao quà, chờ thêm 30 giây vì khách VIP chưa vào ghế. Những thông tin như vậy nếu truyền qua nhiều lớp người rất dễ bị chậm hoặc sai.

Với chương trình nhỏ, thiếu Intercom có thể chưa quá rõ. Nhưng với gala dinner, hội nghị khách hàng, lễ khai trương, lễ khánh thành, ra mắt sản phẩm, concert mini, sân khấu có LED, nhiều camera hoặc nhiều tiết mục biểu diễn, hệ thống liên lạc nội bộ gần như là phần giữ nhịp cho cả hậu trường.

Nên thuê Intercom khi chương trình có nhiều vị trí vận hành cần phối hợp đồng thời. Ví dụ một sân khấu có MC, màn hình LED, âm thanh, ánh sáng, camera, điều phối sân khấu, lễ tân đón khách VIP và hậu trường nghệ sĩ. Nếu các vị trí này không có kênh liên lạc chung, mỗi cue phải truyền qua điện thoại hoặc người chạy, rất dễ lệch nhịp.

Với hội nghị khách hàng, lễ ký kết, lễ ra mắt sản phẩm hoặc chương trình có nghi thức, Intercom giúp đội kỹ thuật và điều phối biết chính xác khi nào chuyển slide, mở video, mời người phát biểu, đưa micro, chuẩn bị hoa, bật nhạc nền hoặc chuyển ánh sáng. Những phần này nhìn trên sân khấu có vẻ đơn giản, nhưng phía sau cần nhiều người cùng làm đúng lúc.

Với gala dinner, Year End Party, lễ kỷ niệm hoặc chương trình có biểu diễn, Intercom càng cần thiết hơn. Đội âm thanh, ánh sáng, LED, MC, nghệ sĩ, hậu trường và quay chụp phải liên tục cập nhật cho nhau: tiết mục đến chưa, nhóm múa đã thay đồ xong chưa, video vinh danh có chạy đúng file không, người nhận giải đã có mặt dưới sân khấu chưa.

Bộ đàm phù hợp với điều phối chung: lễ tân, an ninh, bãi xe, hậu cần, vận chuyển, kiểm soát khu vực rộng hoặc các vị trí cần liên lạc nhưng không phải nhận cue từng giây. Người dùng bấm nói, thả nghe, phù hợp với thông tin dạng ngắn và không cần tập trung liên tục vào sân khấu.

Intercom lại phù hợp hơn cho đội kỹ thuật và vận hành sân khấu. Người dùng thường đeo tai nghe, nghe cue liên tục và có thể phản hồi nhanh mà không phải cầm thiết bị lên xuống nhiều lần. Trong một số hệ thống, các vị trí có thể trao đổi theo kênh riêng hoặc kênh chung, giúp đạo diễn chương trình kiểm soát nhịp tốt hơn.

Nói đơn giản, bộ đàm giúp quản lý mặt bằng rộng; Intercom giúp giữ cue sân khấu. Hai thiết bị này có thể dùng cùng nhau trong một sự kiện lớn, nhưng không nên thay thế hoàn toàn cho nhau nếu chương trình có nhiều cue kỹ thuật.

Vị trí đầu tiên là đạo diễn chương trình hoặc người giữ timeline chính. Đây là người cần nắm toàn bộ nhịp sân khấu: khi nào MC lên, khi nào mở video, khi nào trao giải, khi nào chuyển tiết mục, khi nào dừng để xử lý phát sinh.

Vị trí thứ hai là bàn control: âm thanh, ánh sáng, LED, trình chiếu hoặc livestream. Những vị trí này cần nhận cue rõ, vì chỉ cần mở nhầm file nhạc, chuyển ánh sáng sớm hoặc chạy video sai đoạn, khán giả sẽ thấy ngay.

Vị trí thứ ba là stage manager hoặc người đứng cánh gà. Người này kiểm tra nhân sự, nghệ sĩ, đại biểu, đạo cụ, hoa, quà, micro và các phần cần đưa lên sân khấu. Nếu không có Intercom, stage manager thường phải chạy qua chạy lại giữa cánh gà và bàn kỹ thuật, rất mất nhịp.

Vị trí thứ tư là camera hoặc đội quay chụp trong các chương trình cần ghi hình. Khi biết trước cue trao giải, phát biểu, nghi thức hoặc khoảnh khắc xuất hiện đặc biệt, camera sẽ chuẩn bị góc tốt hơn thay vì phản ứng muộn.

Intercom đeo tai phù hợp với sân khấu trong nhà, ballroom khách sạn, trung tâm hội nghị, hội trường, phòng họp lớn, nhà thi đấu, sân khấu ngoài trời hoặc không gian có nhiều khu vận hành. Ưu điểm là người dùng vừa nghe liên lạc, vừa rảnh tay để điều phối, cầm kịch bản, chỉnh thiết bị hoặc xử lý đạo cụ.

Wireless System phù hợp khi các vị trí không thể đi dây cố định hoặc phải di chuyển nhiều. Ví dụ stage manager đi giữa cánh gà và khu nghệ sĩ, điều phối viên di chuyển từ sảnh vào sân khấu, camera phải đổi góc hoặc đội kỹ thuật ở khu vực không tiện kéo dây.

Tuy nhiên, hệ thống wireless cần được kiểm tra kỹ về phạm vi phủ sóng, pin, tín hiệu, vật cản, nhiễu sóng và vị trí đặt base. Không nên chỉ giao thiết bị rồi đến giờ chạy mới bật lên dùng. Với chương trình quan trọng, Intercom cần được test trong đúng không gian sự kiện trước khi khách vào.

Hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, lễ khai trương, khánh thành, động thổ, lễ ký kết và lễ kỷ niệm là nhóm chương trình nên ưu tiên Intercom nếu có nhiều cue nghi thức. Các phần phát biểu, trình chiếu, mời đại biểu, trao hoa, cắt băng, xúc cát hoặc bấm nút khai trương đều cần phối hợp đúng thời điểm.

Gala dinner, Year End Party, tiệc tất niên và chương trình vinh danh cũng rất cần hệ thống liên lạc nội bộ. Những chương trình này thường có nhiều đoạn chuyển cảnh: phát biểu, video tổng kết, biểu diễn, trao giải, bốc thăm, trò chơi, dùng tiệc và chụp hình tập thể. Nếu thiếu liên lạc, MC có thể phải chờ sân khấu, kỹ thuật phải đoán cue, còn hậu trường dễ đưa người lên sai thời điểm.

Các chương trình có livestream, quay nhiều camera, LED lớn hoặc mapping càng cần Intercom để đồng bộ giữa đạo diễn hình, kỹ thuật, camera, âm thanh và sân khấu. Khi mọi người nghe chung một cue, chương trình sẽ ít bị lệch hơn.

Khi tư vấn thuê Intercom, Key Events thường xem trước loại chương trình, số lượng vị trí cần liên lạc, mặt bằng, khoảng cách giữa bàn control và sân khấu, chương trình trong nhà hay ngoài trời, có livestream hay không, có nhiều camera không và ai là người giữ cue chính.

Nếu khách đang chuẩn bị nhiều hạng mục thiết bị cùng lúc như âm thanh, ánh sáng, LED, sân khấu, bục phát biểu, bộ đàm, Intercom, máy chiếu hoặc thiết bị điều phối, nên tính hệ thống liên lạc trong cùng phương án cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói. Khi các thiết bị được lên chung, đội kỹ thuật sẽ dễ kiểm tra nguồn điện, vị trí đặt máy, tuyến di chuyển, kênh liên lạc và người chịu trách nhiệm cue.

Với chương trình doanh nghiệp có nhiều hạng mục vận hành như đón khách, sân khấu, nghi thức, biểu diễn, quay chụp, tiệc và nhân sự điều phối, khách có thể tham khảo thêm dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói. Khi chương trình có người giữ tổng thể, Intercom không chỉ là thiết bị đeo tai, mà trở thành hệ thống giúp các bộ phận nhận đúng lệnh trong ngày chạy.

Trước khi thuê Intercom, cần xác định số lượng người dùng. Không nên ước chừng quá thấp. Nếu chỉ có bàn kỹ thuật và đạo diễn chương trình dùng, nhưng stage manager, camera hoặc điều phối hậu trường không có thiết bị, thông tin vẫn bị đứt ở các điểm quan trọng.

Tiếp theo là xác định sơ đồ vị trí. Bàn control ở đâu, cánh gà ở đâu, khu nghệ sĩ ở đâu, sảnh đón khách cách sân khấu bao xa, camera đứng vị trí nào, người điều phối có phải di chuyển nhiều không. Sơ đồ này giúp chọn số thiết bị, loại kết nối và phạm vi phủ sóng phù hợp.

Ngoài ra, cần kiểm tra thời lượng sử dụng. Chương trình chạy 2 tiếng khác với chương trình set up từ sáng, tổng duyệt buổi chiều và diễn chính buổi tối. Pin, sạc, thiết bị dự phòng và thời gian test cần được tính trước, nhất là với hệ thống wireless.

Intercom không nên được test qua loa bằng cách bật lên nghe thử vài giây. Cần test trong đúng không gian, đúng khoảng cách, đúng vị trí người dùng và đúng thời điểm gần chương trình nhất có thể. Một số địa điểm có nhiều vật cản, tường dày, thiết bị điện tử, LED lớn hoặc sóng wireless khác có thể ảnh hưởng đến tín hiệu.

Khi test, cần kiểm tra âm lượng tai nghe, độ rõ của micro, độ trễ, pin, kênh liên lạc, cách gọi cue, cách tắt mở tiếng và cách xử lý nếu một thiết bị mất tín hiệu. Người dùng cũng cần được hướng dẫn ngắn trước giờ chạy, đặc biệt là các vị trí không thường xuyên dùng Intercom.

Điểm quan trọng nữa là thống nhất cách nói cue. Câu lệnh cần ngắn, rõ và không chồng lên nhau. Nếu nhiều người cùng nói trên một kênh, hệ thống có tốt đến đâu cũng dễ loạn. Người giữ cue chính cần có quyền điều phối kênh, còn các vị trí khác nên phản hồi ngắn khi cần.

Chi phí thuê Intercom phụ thuộc vào số lượng bộ, loại hệ thống, thời gian thuê, địa điểm tổ chức, chương trình trong nhà hay ngoài trời, yêu cầu kỹ thuật, thời gian set up, tổng duyệt, nhân sự kỹ thuật hỗ trợ và việc thiết bị có thuê riêng hay đi kèm trong gói thiết bị sự kiện.

Một chương trình nhỏ chỉ cần vài bộ Intercom cho đạo diễn, stage manager và bàn kỹ thuật sẽ khác với chương trình lớn cần nhiều kênh, nhiều vị trí, phạm vi rộng hoặc vận hành cùng livestream, camera và sân khấu ngoài trời. Nếu sự kiện cần setup từ sớm, chạy nhiều buổi hoặc có tổng duyệt riêng, chi phí cũng cần được tính lại cho sát.

Để dự trù ngân sách tổng thể, khách có thể tham khảo thêm bảng giá thuê thiết bị sự kiện. Tuy nhiên, với Intercom, báo giá thực tế vẫn nên dựa trên số lượng người dùng, mặt bằng, thời lượng chương trình và mức độ hỗ trợ kỹ thuật cần có trong ngày chạy.

Intercom không phải thiết bị đứng riêng. Nó liên quan trực tiếp đến cách âm thanh mở nhạc, ánh sáng đổi scene, LED chạy file, MC nhận cue, camera bắt khoảnh khắc và stage manager đưa người lên sân khấu. Vì vậy, hệ thống này nên được tính cùng phương án kỹ thuật và nhân sự vận hành.

Nếu chương trình có nhiều cue quan trọng, nên có một bảng cue ngắn cho các vị trí dùng Intercom: thời điểm mở màn, phát biểu, video, nghi thức, biểu diễn, trao giải, bốc thăm, kết chương trình. Không cần làm quá phức tạp, nhưng phải đủ rõ để mọi người biết đoạn nào cần tập trung.

Khi Intercom được dùng đúng cách, người xem phía dưới gần như không nhận ra sự tồn tại của nó. Nhưng họ sẽ cảm nhận được chương trình chạy mượt hơn: nhạc vào đúng lúc, ánh sáng đổi đúng cảnh, MC không phải chờ lâu, người phát biểu lên đúng vị trí và các phần chuyển cảnh ít bị khoảng trống.

Để Key Events tư vấn đúng hệ thống, khách nên gửi trước loại sự kiện, địa điểm tổ chức, mặt bằng sân khấu, số lượng vị trí cần liên lạc, chương trình trong nhà hay ngoài trời, thời lượng sử dụng, có tổng duyệt không, có livestream hoặc nhiều camera không, bàn control đặt ở đâu và ai là người giữ cue chính.

Nếu đã có timeline hoặc kịch bản chương trình, nên gửi kèm để đội kỹ thuật xem những đoạn nào cần liên lạc nhiều nhất. Từ đó, Key Events có thể tư vấn số bộ Intercom, vị trí cấp thiết bị, cách chia kênh, thời gian test và nhân sự hỗ trợ kỹ thuật phù hợp.

Nếu khách đang chuẩn bị hội nghị, gala dinner, lễ khai trương, khánh thành, lễ ký kết, ra mắt sản phẩm, livestream, sân khấu biểu diễn hoặc chương trình doanh nghiệp có nhiều cue kỹ thuật, hãy gửi trước thông tin về địa điểm, mặt bằng, số vị trí cần liên lạc, thời lượng chương trình và các hạng mục kỹ thuật đi kèm. Key Events sẽ tư vấn số bộ Intercom phù hợp, cách bố trí, thời gian test, nhân sự hỗ trợ và phương án liên lạc để chương trình chạy mượt hơn ở phần hậu trường.