Sân khấu đã dựng xong, khách bắt đầu vào sảnh, MC chuẩn bị lên thử micro lần cuối. Nhưng màn hình LED vẫn chưa nhận tín hiệu từ laptop, một micro cầm tay bị rè, đèn follow chưa đúng vị trí người phát biểu, còn bàn kỹ thuật lại đặt lệch góc nên khó nhìn toàn bộ sân khấu để nhận cue. Những lỗi này không quá lớn nếu phát hiện từ lúc tổng duyệt. Nhưng nếu xảy ra ngay trong chương trình, cả phần mở màn sẽ bị ảnh hưởng.
Vì vậy, khi doanh nghiệp cần cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói, việc quan trọng không chỉ là thuê đủ loa, đèn, màn hình hay sân khấu. Thiết bị phải được tính theo không gian, số lượng khách, kịch bản chương trình, vị trí bàn kỹ thuật, cách ra vào sân khấu và cả những tình huống dự phòng trong ngày chạy.
Nhiều chương trình bắt đầu bằng câu hỏi: cần bao nhiêu loa, màn hình LED kích thước mấy mét, sân khấu cao bao nhiêu, đèn có cần nhiều không. Những câu hỏi đó đúng, nhưng chưa đủ. Trước khi tính thiết bị, cần nhìn vào chương trình sẽ diễn ra như thế nào.
Một hội nghị khách hàng cần âm thanh rõ, micro ổn định, màn hình trình chiếu sắc nét, ánh sáng đủ sáng để đại biểu phát biểu và khách theo dõi tài liệu. Một gala dinner lại cần âm thanh có độ phủ tốt trong phòng tiệc, ánh sáng sân khấu có điểm nhấn, màn hình đủ lớn để chiếu video, trao giải, vinh danh và chạy visual. Một lễ khai trương ngoài trời cần tính thêm nguồn điện, che chắn thiết bị, hướng loa, ánh sáng ban ngày và phương án mưa gió.
Nếu chỉ thuê theo danh sách thiết bị rời, rất dễ xảy ra tình trạng cái có cái thiếu. Loa đủ nhưng micro thiếu. Có màn hình nhưng không có người xử lý tín hiệu. Có đèn nhưng bàn control đặt sai vị trí. Có sân khấu nhưng lối lên xuống không thuận tiện cho đại biểu. Thiết bị sự kiện không nên tách khỏi vận hành chương trình.
Tùy quy mô và loại hình chương trình, gói thiết bị sẽ thay đổi. Không phải sự kiện nào cũng cần LED lớn, hệ thống ánh sáng phức tạp hay sân khấu cao. Nhưng một chương trình doanh nghiệp thường cần tính đến các nhóm thiết bị chính dưới đây.
Âm thanh là phần dễ bị khách nhận ra nhất khi có lỗi. Micro hú, mất tiếng, âm lượng không đều giữa các khu vực, nhạc nền lấn giọng MC hoặc loa đặt sai hướng đều làm chương trình khó theo dõi.
Với hội nghị, hội thảo, lễ ký kết hoặc lễ kỷ niệm, ưu tiên lớn nhất là tiếng nói phải rõ. Micro cổ ngỗng, micro cầm tay, micro cài áo, loa phủ âm và mixer cần được tính theo không gian thực tế. Với gala dinner, Year End Party hoặc chương trình có biểu diễn, âm thanh phải xử lý thêm nhạc nền, tiết mục văn nghệ, band, DJ hoặc phần trò chơi tương tác.
Ánh sáng không chỉ để sân khấu đẹp hơn. Ánh sáng giúp người phát biểu rõ mặt, tiết mục biểu diễn có điểm nhấn, phần trao giải lên hình tốt hơn và khu vực quan trọng không bị tối khi chụp ảnh, quay video.
Với sự kiện trong nhà, cần kiểm tra chiều cao trần, vị trí treo đèn, khoảng cách từ bàn kỹ thuật đến sân khấu và ánh sáng sẵn có của địa điểm. Với sự kiện ngoài trời, ánh sáng phải tính theo thời điểm chương trình diễn ra. Một sân khấu chạy lúc chiều tối sẽ khác hoàn toàn với chương trình bắt đầu sau 19 giờ.
Màn hình là nơi khách nhìn vào để theo dõi video, slide, logo, visual, nội dung vinh danh, bảng tên đại biểu hoặc câu hỏi minigame. Nếu màn hình sai tỷ lệ, file trình chiếu vỡ hình, video có hình nhưng không có tiếng, phần nội dung quan trọng sẽ bị giảm tác dụng.
Với chương trình cần trình chiếu nhiều, nên test file trước ngày chạy hoặc ít nhất trước giờ tổng duyệt. Laptop, dây tín hiệu, bộ chuyển đổi, bộ chia hình, switcher và người bấm slide cần được phân công rõ. Không nên để đến lúc MC giới thiệu video mới bắt đầu cắm thử file.
Sân khấu phải phù hợp với không gian và cách sử dụng. Nếu chỉ có phát biểu và trao hoa, sân khấu không cần quá sâu. Nhưng nếu có biểu diễn, vinh danh đông người, nghi thức khai trương, ký kết hoặc trao giải, cần tính chiều rộng, chiều sâu, lối lên xuống và vị trí đứng chụp hình.
Bục phát biểu, thảm sân khấu, bậc tam cấp, hàng rào an toàn, khu vực hậu trường và vị trí đặt đạo cụ đều cần được kiểm tra trước. Một sân khấu nhìn đẹp nhưng thiếu lối di chuyển thuận tiện sẽ gây khó cho đại biểu, MC, đội biểu diễn và nhân sự hậu trường.
Không phải thiết bị sự kiện nào cũng nằm trên sân khấu. Với chương trình ngoài trời, doanh nghiệp có thể cần nhà bạt, dù che, quạt công nghiệp, bàn ghế, barrier, thảm, booth, cổng hơi, quầy đăng ký, ổ điện, dây dẫn, tủ điện hoặc thiết bị che chắn.
Những hạng mục này thường bị xem nhẹ vì không nổi bật như LED hay ánh sáng. Nhưng khi thiếu, hiện trường sẽ rất khó xử lý. Trời nắng mà không có quạt, khu check-in không có bàn đủ rộng, dây điện kéo ngang lối đi, hoặc thiếu ổ cắm cho khu vực kỹ thuật đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời.
Sự kiện trong nhà có lợi thế về mái che, nguồn điện và âm thanh ít bị loãng hơn. Nhưng lại có các giới hạn riêng như trần thấp, cửa ra vào hẹp, quy định của khách sạn hoặc nhà hàng, tải trọng sân khấu, thời gian set up ngắn và hạn chế treo thiết bị. Một ballroom đẹp chưa chắc đã phù hợp với mọi kiểu sân khấu hoặc hệ thống ánh sáng.
Sự kiện ngoài trời có không gian rộng hơn nhưng rủi ro nhiều hơn. Gió ảnh hưởng đến backdrop và màn hình, mưa ảnh hưởng đến âm thanh ánh sáng, nguồn điện cần tính kỹ, dây dẫn phải đi an toàn, thiết bị cần che chắn và phương án dự phòng phải rõ. Âm thanh ngoài trời cũng cần khảo sát hướng loa để khách nghe đủ mà không gây ồn quá mức cho khu vực xung quanh.
Với chương trình ngoài trời, máy phát điện hoặc nguồn điện dự phòng nên được tính từ đầu. Không nên chỉ hỏi địa điểm “có điện không” rồi yên tâm. Cần biết công suất đủ không, điểm lấy điện ở đâu, đường dây đi như thế nào, có thiết bị nào cần nguồn riêng không và khi mất điện thì ai xử lý.
Lỗi đầu tiên là micro không ổn định. Có thể lúc test vẫn nghe được, nhưng khi vào chương trình, micro bị hú do người phát biểu đứng gần loa, pin yếu, tín hiệu chập chờn hoặc kỹ thuật chưa cân chỉnh đúng. Với các phần phát biểu quan trọng, luôn nên có micro dự phòng.
Lỗi thứ hai là màn hình không khớp nội dung. Slide thiết kế tỷ lệ 16:9 nhưng màn hình set theo tỷ lệ khác, video âm lượng quá nhỏ, file chưa phải bản cuối hoặc laptop không nhận tín hiệu. Những lỗi này thường phát sinh khi file chương trình được gửi quá sát giờ.
Lỗi thứ ba là ánh sáng không phục vụ đúng vị trí. Đèn chiếu đẹp nhưng người phát biểu lại đứng ngoài vùng sáng. Khu vực trao giải bị tối. Tiết mục biểu diễn cần hiệu ứng nhưng bàn kỹ thuật không nhận cue kịp. Ánh sáng tốt phải đi theo kịch bản, không chỉ nhìn đẹp lúc chụp sân khấu trống.
Lỗi thứ tư là không có người giữ kết nối giữa kỹ thuật và điều phối. Bàn kỹ thuật cần biết lúc nào mở nhạc, lúc nào tắt nhạc nền, lúc nào chạy video, lúc nào chuyển visual, lúc nào bật đèn sân khấu. Nếu cue truyền miệng không rõ, chương trình sẽ có những khoảng khựng rất dễ thấy.
Muốn báo giá sát, cần có thông tin về địa điểm, số lượng khách, loại hình chương trình, thời lượng, không gian trong nhà hay ngoài trời, có sân khấu hay không, có trình chiếu không, có biểu diễn không, có phát biểu nhiều không và có cần quay chụp, livestream hay không.
Với các chương trình quan trọng, khảo sát địa điểm giúp giảm rất nhiều rủi ro. Đội kỹ thuật cần xem vị trí sân khấu, nguồn điện, chiều cao trần, lối đưa thiết bị vào, vị trí đặt loa, bàn control, khu vực khách ngồi, đường đi dây và các điểm có thể gây cản trở. Nếu chỉ nhìn layout trên giấy, nhiều vấn đề sẽ không hiện ra.
Ví dụ, một hội trường có cột che tầm nhìn sẽ ảnh hưởng đến vị trí màn hình. Một nhà hàng có trần thấp sẽ giới hạn chiều cao sân khấu và hệ thống đèn. Một sân ngoài trời có nền không phẳng sẽ ảnh hưởng đến việc đặt sân khấu, LED và bàn kỹ thuật. Những chi tiết này quyết định cấu hình thiết bị phù hợp hơn là chỉ nhìn vào số lượng khách.
Không phải chương trình nào cũng cần máy phát điện, nhưng các sự kiện ngoài trời, sự kiện ở khu vực xa trung tâm hoặc chương trình có LED, âm thanh, ánh sáng công suất lớn nên kiểm tra kỹ nguồn điện. Nếu nguồn điện yếu hoặc không ổn định, thiết bị có thể bị sụt áp, mất tín hiệu hoặc ngắt đột ngột.
Livestream cũng là phần cần tính riêng nếu chương trình có khách theo dõi từ xa, họp trực tuyến, ra mắt sản phẩm, hội nghị hoặc sự kiện cần ghi hình trực tiếp. Livestream không chỉ là đặt một camera trước sân khấu. Cần có tín hiệu âm thanh sạch, ánh sáng đủ, đường truyền ổn định, bố cục khung hình, người vận hành và phương án xử lý khi mạng chập chờn.
Thiết bị dự phòng cũng không nên xem là phần phát sinh tùy hứng. Micro dự phòng, dây tín hiệu, bộ chuyển đổi, laptop backup, pin, ổ cắm, thiết bị phát nhạc và phương án thay thế khi màn hình gặp lỗi đều nên được chuẩn bị theo mức độ quan trọng của chương trình.
Key Events không bắt đầu bằng việc đưa một danh sách thiết bị cố định cho mọi chương trình. Mỗi sự kiện có không gian, số lượng khách, mục tiêu và cách vận hành khác nhau. Có chương trình cần âm thanh rõ hơn ánh sáng. Có chương trình cần LED lớn vì trình chiếu nhiều. Có chương trình lại cần sân khấu gọn, lối đi thoáng và thiết bị phụ trợ cho khu check-in.
Việc đầu tiên là xem chương trình thuộc loại nào: hội nghị khách hàng, khai trương, khánh thành, Year End Party, gala dinner, team building, lễ kỷ niệm, activation hay sự kiện nội bộ. Sau đó mới tính cấu hình âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu, nguồn điện, nhân sự kỹ thuật và thời gian set up.
Nếu doanh nghiệp đang tổ chức một chương trình có nhiều phần việc cùng lúc, việc thuê thiết bị nên được đặt trong tổng thể dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói. Khi thiết bị, kịch bản, nhân sự, trang trí và điều phối được nhìn chung một timeline, ngày chạy sẽ dễ kiểm soát hơn nhiều.
Với những doanh nghiệp đang ở bước dự trù ngân sách, phần thiết bị nên được tách rõ từng nhóm chi phí để dễ so sánh và điều chỉnh. Khi cần xem trước các yếu tố ảnh hưởng đến giá thuê, doanh nghiệp có thể tham khảo bảng giá thuê thiết bị sự kiện. Phần này phù hợp khi cần ước lượng ngân sách theo quy mô khách, không gian tổ chức, thời gian sử dụng, loại thiết bị và mức độ vận hành.
Nếu chương trình có phát biểu, biểu diễn, trình chiếu, trò chơi, vinh danh hoặc tiệc sân khấu, phần âm thanh và ánh sáng cần được tính kỹ hơn. Doanh nghiệp có thể xem thêm dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng trọn gói để xác định cấu hình phù hợp cho hội trường, nhà hàng, sân khấu ngoài trời hoặc các chương trình cần nhiều cue kỹ thuật.
Trong trường hợp thiết bị liên quan đến khu đón khách, khu chụp hình hoặc cổng vào, cần phối hợp thêm phần trang trí, bảng chỉ dẫn và layout sảnh. Ví dụ photobooth đặt quá gần bàn check-in có thể làm khách dừng lại lâu, ảnh hưởng đến luồng vào hội trường. Những hạng mục như vậy nên được tính cùng mặt bằng, không nên tách riêng từng phần.
Chi phí thuê thiết bị phụ thuộc trước hết vào loại chương trình và số lượng khách. Một hội thảo 80 khách trong phòng kín sẽ khác với gala dinner 300 khách trong ballroom. Một lễ khai trương ngoài trời cần âm thanh, sân khấu, cổng chào, nguồn điện và phương án che chắn sẽ khác với buổi họp báo trong khách sạn.
Yếu tố tiếp theo là thời gian sử dụng và thời gian set up. Có địa điểm cho set up từ hôm trước, đội kỹ thuật có nhiều thời gian kiểm tra. Có địa điểm chỉ cho vào vài tiếng trước chương trình, nhân sự và thiết bị phải được tính khác. Nếu chương trình kéo dài qua nhiều buổi, có tổng duyệt, chạy thử, ghi hình hoặc livestream, chi phí cũng sẽ thay đổi.
Yêu cầu kỹ thuật càng cao thì cấu hình càng cần chi tiết. LED kích thước lớn, ánh sáng sân khấu nhiều lớp, âm thanh cho band, hệ thống trình chiếu nhiều nguồn, camera livestream, máy phát điện, kỹ thuật viên trực chương trình và thiết bị backup đều ảnh hưởng đến ngân sách.
Trước khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên chuẩn bị một số thông tin cơ bản: loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm, thời gian tổ chức, không gian trong nhà hay ngoài trời, có sân khấu hay không, có cần màn hình LED hay máy chiếu không, chương trình có phát biểu, biểu diễn, trò chơi, vinh danh, livestream hoặc quay chụp không.
Nếu đã có layout, hình ảnh địa điểm, kịch bản sơ bộ hoặc yêu cầu từ khách sạn, nên gửi kèm. Những thông tin này giúp đội kỹ thuật tính đúng hơn về loa, đèn, màn hình, sân khấu, nguồn điện, đường đi dây và số lượng nhân sự vận hành.
Doanh nghiệp cũng nên nói rõ mức ưu tiên. Có chương trình cần tiết kiệm ngân sách nhưng vẫn đảm bảo nghe rõ và nhìn rõ. Có chương trình cần hình ảnh sân khấu đẹp để quay chụp. Có chương trình cần vận hành chắc vì có nhiều đại biểu và nội dung trình chiếu. Mỗi mục tiêu sẽ dẫn đến cách chọn thiết bị khác nhau.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình và cần thuê thiết bị sự kiện, có thể gửi trước cho Key Events các thông tin: loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm, thời gian, không gian tổ chức, hạng mục cần có, ngân sách dự kiến và kịch bản sơ bộ nếu đã có. Từ đó, Key Events sẽ xem chương trình cần cấu hình thiết bị nào, phần nào nên ưu tiên, phần nào cần dự phòng và cách bố trí kỹ thuật để ngày chạy không bị động.
Thiết bị tốt không chỉ nằm ở thương hiệu loa, độ sáng của đèn hay kích thước màn hình. Quan trọng hơn là thiết bị đó có phù hợp với không gian, có theo đúng kịch bản, có người vận hành chắc và có phương án xử lý khi chương trình phát sinh hay không.
Thông thường, các gói thiết bị quan trọng như âm thanh, ánh sáng, LED, trình chiếu hoặc sân khấu đều cần kỹ thuật viên set up và trực trong chương trình. Số lượng kỹ thuật viên phụ thuộc vào quy mô thiết bị, thời lượng sự kiện và mức độ phức tạp của kịch bản.
Không phải sự kiện nhỏ nào cũng cần thuê trọn gói. Tuy nhiên, nếu chương trình có phát biểu, trình chiếu, quay chụp hoặc khách mời quan trọng, vẫn nên có cấu hình thiết bị phù hợp. Thuê ít nhưng đúng nhu cầu sẽ an toàn hơn thuê nhiều thiết bị rời nhưng không có người kiểm soát.
Nên khảo sát nếu chương trình có quy mô vừa đến lớn, tổ chức ngoài trời, có sân khấu, LED, âm thanh ánh sáng hoặc yêu cầu kỹ thuật đặc biệt. Khảo sát giúp xác định nguồn điện, vị trí đặt thiết bị, hướng loa, chiều cao trần, lối vận chuyển và các rủi ro cần xử lý trước ngày chạy.
Có. Tổng duyệt giúp kiểm tra micro, nhạc, video, slide, ánh sáng, cue sân khấu, vị trí người phát biểu và luồng vận hành giữa MC, kỹ thuật, điều phối. Với chương trình có nhiều nội dung trình chiếu hoặc biểu diễn, tổng duyệt càng quan trọng.
Có. Với sự kiện ngoài trời, Key Events sẽ tư vấn thiết bị theo không gian, số lượng khách, nguồn điện, thời tiết, vị trí sân khấu, hướng loa và phương án che chắn. Các hạng mục như máy phát điện, nhà bạt, âm thanh ngoài trời, ánh sáng và thiết bị dự phòng cần được tính sớm.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Cho Thuê Thiết Bị Sự Kiện Trọn Gói
