Rối nhất không phải lúc lên ý tưởng. Lên ý tưởng thì ai cũng hào hứng.
Rối nhất là lúc ý tưởng đó chạm vào hiện trường.
Một chương trình tổ chức hội nghị khách hàng nhìn qua tưởng chỉ cần sân khấu, bàn ghế, màn LED, âm thanh và quà tặng. Nhưng tới lúc chạy mới thấy: khách đến cùng lúc nên check-in bị ùn, sơ đồ chỗ ngồi đổi vì đại biểu phát sinh, MC nhận nhầm bản kịch bản cũ, slide của sếp chưa cập nhật số liệu cuối. Bàn control thì đặt lệch góc, kỹ thuật không nhìn rõ sân khấu để nhận cue.
Còn tổ chức gala dinner lại rối theo kiểu khác. Tiệc ra món chậm thì khách sốt ruột. Ra món đúng lúc tiết mục đang diễn thì sân khấu bị loãng. MC đang kéo mood mà phục vụ đi ngang liên tục, ánh sáng chưa kịp chuyển cảnh, nhóm múa còn đang thay đồ phía sau. Nhìn nhỏ thôi, nhưng mấy hạt sạn này làm chương trình tụt cảm xúc rất nhanh.
Với tổ chức khai trương hoặc tổ chức khánh thành, phần nghi thức mới là chỗ dễ căng. Cắt băng, bấm nút, trao hoa, phát biểu, chụp hình lưu niệm — mỗi động tác đều phải đúng người, đúng vị trí, đúng thời điểm. Chậm vài nhịp là sân khấu bắt đầu lúng túng. Nhanh quá thì khách chưa kịp hiểu chuyện gì đang diễn ra.
Nói thẳng ra, sự kiện không sợ thiếu đồ bằng sợ thiếu người giữ nhịp.
Nếu sự kiện chỉ là một buổi gặp mặt nhỏ trong văn phòng, vài chục người, không sân khấu, không khách mời quan trọng, doanh nghiệp có thể tự xử lý. Không cần làm quá.
Nhưng khi chương trình bắt đầu có khách hàng, đối tác, ban lãnh đạo, truyền thông, tiết mục biểu diễn, nghi thức, tiệc, quay chụp, livestream hoặc nhiều bộ phận cùng tham gia, lúc đó nên có một đơn vị chuyên làm dịch vụ tổ chức sự kiện đứng ra điều phối.
Không phải vì nội bộ không làm được. Nhiều phòng marketing, hành chính, nhân sự rất giỏi. Nhưng họ còn việc chính của họ. Đến ngày diễn ra chương trình, nếu vừa phải tiếp khách, vừa gọi kỹ thuật, vừa nhắc MC, vừa kiểm tra quà, vừa hỏi nhà hàng ra món chưa thì gần như không còn thời gian để tận hưởng sự kiện.
Tôi từng thấy một chương trình cuối năm, chị phụ trách nhân sự mặc váy rất đẹp, đáng lẽ ngồi cùng ban giám đốc để dự tiệc. Cuối cùng cả tối chị đứng sau cánh gà, tay cầm bộ đàm, tay cầm điện thoại, mặt căng như dây đàn vì tiết mục văn nghệ nội bộ đến trễ.
Chương trình vẫn xong.
Nhưng người mệt nhất lại là người đã chuẩn bị nó suốt cả tháng.
Một lỗi khá phổ biến là doanh nghiệp hỏi báo giá ngay theo hạng mục: sân khấu bao nhiêu, LED bao nhiêu, âm thanh ánh sáng bao nhiêu, nhân sự check-in bao nhiêu. Hỏi vậy không sai, nhưng hơi sớm.
Câu nên hỏi trước là: chương trình này tổ chức để làm gì?
Nếu là tổ chức sự kiện doanh nghiệp để tri ân khách hàng, mục tiêu có thể là giữ quan hệ, tạo niềm tin, giới thiệu sản phẩm mới hoặc gặp mặt hệ thống đại lý. Khi đó phần đón tiếp, trình chiếu, phát biểu, tài liệu, quà tặng và trải nghiệm khách mời phải được ưu tiên.
Nếu là tiệc cuối năm, phần cảm xúc lại quan trọng hơn. Với tổ chức Year End Party hoặc tổ chức tiệc tất niên, doanh nghiệp thường muốn tổng kết, vinh danh, tạo không khí vui và để nhân sự được xả hơi sau một năm làm việc. Nhưng chính mấy chương trình này lại rất dễ loãng nếu phát biểu kéo dài, văn nghệ nội bộ chưa sẵn sàng, video tổng kết lỗi tiếng hoặc bốc thăm trúng thưởng kéo quá lâu.
Nếu là tổ chức lễ kỷ niệm, phần trang trọng và ký ức thương hiệu cần được giữ kỹ hơn. Tư liệu cũ, video hành trình, vinh danh nhân sự lâu năm, phát biểu của lãnh đạo — tất cả phải có nhịp, không thể gom đại rồi cho chạy một mạch.
Mục tiêu rõ thì hạng mục mới đúng. Không thì rất dễ rơi vào cảnh cái cần thì thiếu, cái không cần lại làm quá tay.
Không phải sự kiện nào cũng cần đủ mọi thứ. Nhưng thường sẽ có vài nhóm việc chính cần được giữ chặt.
Đầu tiên là kịch bản và timeline. Đây không phải một file Word dài cho đẹp. Kịch bản chạy sự kiện phải cho biết ai làm gì, lúc nào lên sân khấu, ai đưa micro, ai bấm nhạc, ai cue ánh sáng, ai dẫn khách VIP, ai xử lý khi người phát biểu chưa có mặt. Càng nhiều bên tham gia, kịch bản càng phải rõ.
Tiếp theo là địa điểm. Địa điểm đẹp chưa chắc đã hợp để tổ chức sự kiện. Có nơi sảnh rất sang nhưng lối vào hẹp, check-in dễ nghẽn. Có nơi sân khấu nhìn đẹp nhưng trần thấp, treo đèn khó. Có nơi ngoài trời lên hình rất lung linh, nhưng mưa một phát là cả đội chạy không kịp nếu không có phương án che chắn và nguồn điện dự phòng.
Rồi đến thiết bị sự kiện. Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, bộ đàm, micro dự phòng — đây là phần khách nhìn thấy rõ nhất, nhưng cũng là phần dễ gây hoảng nhất nếu set up thiếu kiểm tra. Micro hú. Nhạc vào trễ. Video sai tỷ lệ. Slide nhảy font. LED lên hình lệch màu. Mấy lỗi này không chờ mình bình tĩnh đâu, nó xảy ra ngay trước mặt khách.
Nhân sự sự kiện cũng quan trọng không kém. Lễ tân, PG/PB, điều phối sân khấu, kỹ thuật, hậu cần, quay phim, chụp ảnh, bảo vệ, nhân sự hỗ trợ khách mời — mỗi người phải biết vị trí của mình. Chỉ cần thiếu một bạn giữ cửa, khách đi nhầm luồng là khu check-in bắt đầu loạn.
Còn trang trí sự kiện thì tùy mục tiêu chương trình. Có chương trình cần photobooth đẹp để khách check-in. Có chương trình cần bàn gallery, hoa tươi, thảm, standee, khu trưng bày sản phẩm. Nhưng trang trí cũng phải tính lối đi. Đừng để photobooth đẹp quá rồi chắn ngay cửa vào.
Đẹp mà vướng là thua.
Tại Key Events, việc đầu tiên không phải là đẩy ngay một gói dịch vụ cố định cho khách. Mỗi doanh nghiệp đang ở một điểm khác nhau. Có bên đã có địa điểm, chỉ cần hỗ trợ kỹ thuật và nhân sự chạy chương trình. Có bên đã có ý tưởng nhưng chưa biết biến thành timeline thế nào. Có bên gần như cần một đội đứng ra điều phối từ khâu chuẩn bị đến ngày chạy.
Vì vậy, Key Events thường bắt đầu bằng việc bắt bệnh chương trình.
Sự kiện này là gì? Khách tham dự là ai? Có lãnh đạo, đối tác, khách VIP không? Chương trình cần trang trọng hay vui là chính? Địa điểm đã chốt chưa? Có tiệc không? Có biểu diễn không? Có quay chụp, livestream, LED, âm thanh ánh sáng, nhân sự check-in, MC, lễ tân, trang trí không?
Từ những thông tin đó mới biết nên ưu tiên phần nào. Có chương trình không cần sân khấu quá lớn, nhưng cần check-in thật mượt. Có chương trình không cần quá nhiều tiết mục, nhưng cần một MC giữ nhịp tốt. Có chương trình ngân sách không quá cao, vậy phải biết cắt phần nào ít ảnh hưởng và giữ phần nào sống còn.
Làm sự kiện là vậy. Không phải cứ thêm nhiều hạng mục là hay. Đúng hạng mục mới quan trọng.
Không có một mức giá cố định cho mọi chương trình, vì mỗi sự kiện có độ phức tạp khác nhau.
Quy mô khách là yếu tố đầu tiên. Chương trình 50 khách khác hoàn toàn 300 khách, càng khác xa 1.000 khách. Số lượng khách ảnh hưởng đến địa điểm, check-in, bàn ghế, âm thanh, màn hình, nhân sự điều phối, tiệc, quà tặng và cả phương án an toàn.
Địa điểm cũng ảnh hưởng nhiều. Tổ chức trong khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà máy, văn phòng, ngoài trời hay khu du lịch đều có cách triển khai khác nhau. Có nơi thuận tiện set up, có nơi xe tải không vào được sát cửa, phải bê thiết bị xa. Có nơi giới hạn giờ thi công. Có nơi bắt buộc dùng nhà cung cấp nội bộ.
Thời gian chuẩn bị cũng là một phần chi phí. Sự kiện gấp luôn áp lực hơn, vì phải gom nhân sự, thiết bị, thiết kế, in ấn, kịch bản, tổng duyệt trong thời gian ngắn. Lúc đó đội chạy hiện trường gần như phải vắt chân lên cổ.
Thiết bị sân khấu, âm thanh, ánh sáng, LED, trang trí, nhân sự, MC, tiết mục biểu diễn, quay phim chụp ảnh, tiệc, quà tặng, mức độ điều phối — tất cả đều tác động đến báo giá. Nhưng điều quan trọng là phải bóc đúng nhu cầu, không báo thừa cho đẹp và cũng không cắt thiếu đến mức ngày chạy bị cuống.
Lỗi đầu tiên là nghĩ rằng có timeline là đủ. Timeline chỉ là khung giờ. Còn chạy được hay không lại nằm ở cue vận hành: ai nhắc MC, ai đưa micro, ai gọi người phát biểu, ai mở nhạc, ai tắt đèn, ai giữ tiết mục chờ sẵn phía sau.
Lỗi thứ hai là xem nhẹ tổng duyệt. Nhiều chương trình đến sát giờ mới test video, mới ráp slide, mới thử micro, mới cho MC cầm kịch bản. Lúc đó phát hiện lỗi thì chỉ còn chữa cháy. Mà chữa cháy trước mặt khách thì không vui chút nào.
Lỗi thứ ba là để quá nhiều người cùng ra quyết định. Sếp đổi thứ tự phát biểu, phòng marketing đổi slide, nhà hàng báo món ra trễ, MC hỏi ai duyệt kịch bản cuối. Nếu không có một đầu mối chốt, chương trình rất dễ bể trận vì mỗi người kéo một hướng.
Lỗi thứ tư là ham nhồi nội dung. Cái gì cũng muốn đưa vào: phát biểu, vinh danh, video, biểu diễn, game, bốc thăm, tiệc, chụp hình, giao lưu. Kết quả là khách ngồi lâu, chương trình loãng, MC phải kéo liên tục mà không khí vẫn tụt.
Lỗi cuối cùng là không có phương án B. Ngoài trời mà không tính mưa. Dùng một micro mà không có micro dự phòng. Chạy video quan trọng nhưng không có bản backup. Khách VIP đến sớm nhưng chưa có người đón.
Nghe thì đơn giản.
Nhưng chính mấy cái đơn giản này mới hay làm chương trình đứng hình.
Key Events có thể tư vấn và triển khai nhiều dạng chương trình cho doanh nghiệp, tùy mục tiêu và quy mô. Có thể là hội nghị khách hàng, gala dinner, lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ kỷ niệm, Year End Party, tiệc tất niên, tiệc tân niên, tổ chức company trip, tổ chức team building, family day, ra mắt sản phẩm, họp báo, activation hoặc các chương trình nội bộ.
Mỗi loại sự kiện có một kiểu rối riêng. Hội nghị khách hàng cần sự trang trọng và mượt ở khâu đón tiếp. Gala dinner cần giữ mood và nhịp tiệc. Khai trương cần nghi thức gọn, đẹp, đúng thời điểm. Team building cần an toàn, trò chơi phù hợp thể lực và kiểm soát thời tiết. Year End Party lại dễ rối ở vinh danh, văn nghệ nội bộ, video tổng kết, bốc thăm và tiệc cuối năm.
Không có một công thức dùng chung cho tất cả. Cứ bê nguyên mẫu chương trình này sang chương trình khác là dễ lệch.
Để tư vấn đúng, Key Events cần vài thông tin thật. Không cần quá dài, nhưng càng rõ thì càng dễ bắt đúng vấn đề.
Doanh nghiệp có thể gửi trước loại hình sự kiện muốn tổ chức, số lượng khách dự kiến, thời gian tổ chức, địa điểm nếu đã có, ngân sách khoảng bao nhiêu, mục tiêu chính của chương trình và những hạng mục đang cần hỗ trợ như sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn LED, nhân sự, MC, lễ tân, trang trí, quay chụp, tiết mục biểu diễn, tiệc hoặc quà tặng.
Từ đó, đội ngũ Key Events sẽ xem chương trình đang thiếu phần nào, phần nào dễ rối, hạng mục nào nên ưu tiên trước và cần bao nhiêu nhân sự để ngày chạy không bị cuống.
Nói thật, một sự kiện thành công không chỉ nằm ở backdrop đẹp hay sân khấu lớn. Nó nằm ở cảm giác khách bước vào thấy mọi thứ trơn tru, người phát biểu được gọi đúng lúc, video chạy đúng file, MC cầm đúng kịch bản, nhà hàng ra món không phá nhịp chương trình và người nội bộ không phải chạy khắp nơi chữa cháy.
Ngày vui thì nên là ngày vui. Đừng biến nó thành một ca trực hiện trường quá dài.
