Rối nhất là đoạn bản thiết kế gặp mặt bằng thật.
Trên file, mọi thứ thường gọn gàng. Backdrop nằm đúng giữa. Photobooth đặt ở góc đẹp. Bàn gallery vừa đủ rộng. Nhưng khi vào địa điểm, mới thấy trần thấp hơn dự kiến, cửa ra vào hẹp, ổ điện nằm lệch, thang máy vận chuyển không vừa khung lớn, sảnh khách sạn lại có quy định không được khoan treo.
Chưa kể, có nơi ánh sáng vàng quá mạnh làm màu thương hiệu bị lệch. Có nơi khu vực đặt backdrop đẹp nhưng ngay sau lưng là cửa toilet. Có nơi photobooth đặt xong thì khách đứng chụp ảnh che luôn lối vào hội trường.
Trang trí sự kiện vì vậy không chỉ là làm cho đẹp. Nó phải được tính cùng check-in, sân khấu, bàn VIP, khu vực kỹ thuật, lối đi của khách, lối di chuyển của nhân sự hậu trường và cả góc máy quay chụp.
Nếu chỉ là một buổi họp nhỏ nội bộ, doanh nghiệp có thể tự chuẩn bị vài hạng mục đơn giản như standee, hoa bàn, bảng tên hoặc màn hình trình chiếu. Nhưng khi chương trình có khách hàng, đối tác, ban lãnh đạo, truyền thông nội bộ hoặc cần hình ảnh chỉn chu để quay chụp, doanh nghiệp nên thuê dịch vụ trang trí sự kiện riêng.
Nhất là các chương trình như khai trương, khánh thành, hội nghị khách hàng, gala dinner, Year End Party, tiệc tất niên, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm, family day hoặc team building có khu vực check-in riêng. Những sự kiện này không chỉ cần một phông nền đẹp, mà cần cả một cách bố trí hợp lý để khách đi vào thấy thuận, đứng chụp thấy đẹp, lên sân khấu thấy rõ và đội vận hành không phải chạy lòng vòng để xử lý.
Có chương trình khách đến sớm 20 phút, trong khi khu photobooth chưa hoàn thiện hoa, bàn gallery vẫn còn đồ nghề thi công, lễ tân chưa có đủ bảng tên. Lúc đó mới thấy trang trí không tách rời vận hành. Set up chậm một chút là kéo theo cả check-in, đón khách và khai mạc.
Nhiều doanh nghiệp chuẩn bị sự kiện bằng cách gửi vài mẫu tham khảo rồi nói muốn làm “giống vậy”. Tham khảo thì được. Nhưng bê nguyên một mẫu vào chương trình của mình thường không ổn.
Một buổi hội nghị khách hàng cần sự gọn, rõ, nhận diện thương hiệu tốt và không làm phân tán khỏi sân khấu. Một lễ khai trương cần cổng chào, line cắt băng, bục phát biểu, hoa tươi, thảm, trụ barrier và vị trí chụp hình rõ ràng. Một gala dinner lại cần không khí ấm hơn, ánh sáng mềm hơn, backdrop và photobooth đủ bắt mắt để khách muốn đứng lại chụp.
Cùng là thiết kế trang trí sự kiện, nhưng mỗi loại chương trình có một điểm cần ưu tiên khác nhau. Nếu không xác định mục tiêu trước, rất dễ chọn sai phong cách: chương trình cần sang thì thành rối, chương trình cần trẻ thì lại quá cứng, chương trình cần nhận diện thương hiệu thì logo bị chìm giữa quá nhiều chi tiết trang trí.
Với một chương trình doanh nghiệp, phần trang trí thường xoay quanh vài khu vực chính: cổng chào, khu check-in, backdrop, photobooth, sân khấu, bàn gallery, bàn đại biểu, hoa tươi, standee, bảng chỉ dẫn và các chi tiết nhận diện thương hiệu.
Nhưng không phải sự kiện nào cũng cần làm hết.
Với hội nghị khách hàng, khu vực đón tiếp và sân khấu thường quan trọng hơn các tiểu cảnh trang trí quá nhiều. Khách cần thấy logo rõ, biết chỗ check-in, biết chỗ ngồi, dễ chụp hình lưu niệm và bước vào hội trường thuận. Với gala dinner, photobooth và sân khấu lại cần có không khí hơn, vì khách thường chụp ảnh nhiều trước khi vào tiệc. Với khai trương, cổng chào, thảm đỏ, hoa chúc mừng, khu vực cắt băng và bục phát biểu là những điểm không nên làm qua loa.
Trang trí tốt không phải cứ thêm nhiều đồ. Nhiều khi chỉ cần chọn đúng một backdrop sạch, ánh sáng tốt, hoa đặt vừa đủ, lối đi thoáng và bảng chỉ dẫn rõ là chương trình đã gọn hơn rất nhiều.
Backdrop là điểm xuất hiện nhiều nhất trong hình ảnh sự kiện. Khách chụp ảnh ở đó, ban lãnh đạo đứng ở đó, đối tác cũng thường check-in ở đó. Vì vậy, backdrop cần rõ thông tin, đúng tỉ lệ, không quá nhiều chữ và không bị chi tiết trang trí che mất logo chính.
Photobooth thì khác một chút. Nó cần có cảm giác thu hút hơn, để khách muốn đứng lại chụp. Nhưng nếu đặt sai chỗ, photobooth rất dễ làm nghẽn luồng di chuyển.
Một lỗi khá phổ biến là đặt photobooth ngay sát bàn check-in. Khách đang nhận bảng tên, người khác đứng chụp hình, đội lễ tân lại phải hướng dẫn chỗ ngồi. Ba luồng việc dồn vào một điểm. Rối ngay.
Khi khảo sát, Key Events thường nhìn rất kỹ khu vực này: khách đi từ đâu vào, đứng chờ ở đâu, chụp ảnh xong đi hướng nào, có chắn cửa không, có vướng bàn gallery không, có đủ khoảng lùi cho nhiếp ảnh không. Vì photobooth đẹp mà khách không đứng chụp được thoải mái thì cũng phí.
Nhiều người nghĩ trang trí là chuyện của backdrop, hoa và đạo cụ. Nhưng thực ra ánh sáng ảnh hưởng rất mạnh đến cảm giác trang trí.
Một backdrop in màu đẹp nhưng đèn chiếu sai góc thì lên hình bị tối. Hoa tươi đặt đúng concept nhưng ánh sáng quá gắt sẽ mất độ mềm. Sân khấu trang trí nhiều lớp nhưng không tính chỗ đặt đèn, đến lúc chạy chương trình người phát biểu đứng vào lại bị bóng đổ lên mặt.
Với sự kiện có quay chụp, ánh sáng càng phải tính kỹ hơn. Không chỉ nhìn bằng mắt tại hiện trường, mà phải nhìn qua camera. Có những màu ngoài đời thấy ổn, lên ảnh lại bị cháy sáng hoặc lệch tông.
Đó là lý do trang trí sân khấu sự kiện không nên làm tách khỏi thiết bị. Backdrop, LED, ánh sáng, bục phát biểu, hoa sân khấu và vị trí người đứng đều phải được đặt trong cùng một layout.
Tại Key Events, chúng tôi không bắt đầu bằng việc nhồi thật nhiều hạng mục vào báo giá. Việc đầu tiên là xem doanh nghiệp đang tổ chức loại chương trình gì, khách mời là ai, địa điểm ra sao, số lượng khách bao nhiêu, cần hình ảnh trang trọng hay trẻ trung, có quay chụp nhiều không và phần nào dễ rối khi khách đến.
Có doanh nghiệp đã có sẵn concept, chỉ cần Key Events hỗ trợ thi công đúng bản thiết kế. Có bên mới có ý tưởng sơ bộ, cần chúng tôi tư vấn lại khu vực check-in, backdrop, photobooth, sân khấu và luồng di chuyển. Cũng có chương trình cần làm từ thiết kế, sản xuất, thi công đến tháo dỡ sau sự kiện.
Cách làm hợp lý là xem doanh nghiệp đang thiếu đoạn nào rồi trám đúng đoạn đó. Nếu địa điểm đã đẹp, không cần trang trí quá dày. Nếu sảnh đón khách hẹp, phải ưu tiên luồng di chuyển trước khi nghĩ đến tiểu cảnh. Nếu sân khấu là điểm chính, backdrop và ánh sáng phải được xử lý kỹ hơn bàn gallery.
Nói thẳng ra, trang trí sự kiện mà chỉ chăm chăm làm cho “nhiều đồ” thì rất dễ loãng. Làm vừa đủ, đúng chỗ, đúng mục tiêu mới khó.
Chi phí trang trí sự kiện doanh nghiệp phụ thuộc vào quy mô khách, địa điểm, diện tích trang trí, chất liệu thi công, số lượng hạng mục, thời gian set up, yêu cầu nhận diện thương hiệu và mức độ chi tiết của concept.
Một backdrop formex đơn giản sẽ khác với backdrop nhiều lớp có đèn, hoa, khung sắt hoặc chi tiết 3D. Photobooth dùng hoa lụa, hoa tươi, mica, decal, gỗ, vải hay đèn LED cũng sẽ có mức chi phí khác nhau. Sự kiện trong nhà thường dễ thi công hơn ngoài trời, vì ngoài trời phải tính thêm gió, mưa, nền sàn, khung chịu lực và phương án bảo vệ vật liệu.
Ngoài ra còn có chi phí thiết kế, sản xuất, vận chuyển, nhân sự thi công, set up ngoài giờ, tháo dỡ và xử lý phát sinh tại địa điểm. Những khoản này nên được làm rõ từ đầu để tránh báo giá nhìn thấp nhưng khi triển khai lại đội lên.
Key Events thường cần khách gửi trước vài thông tin: loại sự kiện, địa điểm, số lượng khách, thời gian tổ chức, khu vực cần trang trí, phong cách mong muốn, màu nhận diện thương hiệu và ngân sách dự kiến. Có đủ thông tin, phương án đưa ra sẽ sát hơn nhiều.
Lỗi đầu tiên là chọn mẫu đẹp nhưng không đo mặt bằng. Backdrop cao quá so với trần, photobooth rộng quá so với sảnh, bàn gallery đặt xong chắn cửa, standee dựng lên che bảng chỉ dẫn của địa điểm. Những lỗi này không lớn trên giấy, nhưng rất phiền ở hiện trường.
Lỗi thứ hai là dùng quá nhiều chi tiết nhận diện thương hiệu. Logo xuất hiện khắp nơi chưa chắc làm thương hiệu mạnh hơn. Đôi khi chỉ cần logo đúng vị trí, màu đúng tông, thông điệp chính rõ và hình ảnh sạch là đã đủ.
Lỗi thứ ba là quên ánh sáng. Trang trí đẹp mà thiếu sáng thì hình chụp không dùng được. Còn ánh sáng quá gắt lại làm không gian mất cảm giác sang hoặc làm mặt khách bị bóng.
Lỗi thứ tư là không tính thời gian thi công. Một số địa điểm chỉ cho set up trong khung giờ nhất định. Nếu đội thi công vào trễ, thang máy vận chuyển đông, bảo vệ yêu cầu đăng ký ra vào, hoặc vật liệu cần lắp ráp nhiều hơn dự kiến, toàn bộ timeline chuẩn bị sẽ bị kéo căng.
Lỗi cuối cùng là không có người quyết nhanh tại hiện trường. Có những chi tiết khi set up mới thấy cần đổi: dịch backdrop sang trái một chút, bỏ bớt hoa ở lối vào, xoay bàn gallery, hạ chiều cao standee. Nếu không ai được quyền chốt, đội thi công sẽ chờ, còn thời gian thì trôi.
Tùy tính chất chương trình, Key Events có thể tư vấn nhiều nhóm hạng mục khác nhau: thi công backdrop sự kiện, trang trí photobooth sự kiện, trang trí bàn gallery sự kiện, trang trí sân khấu sự kiện, thi công cổng chào sự kiện, trang trí lễ khai trương, trang trí hội nghị khách hàng, trang trí gala dinner và trang trí tiệc tất niên. Mỗi hạng mục cần được đặt trong tổng thể mặt bằng, timeline set up và mục tiêu hình ảnh của chương trình, thay vì chọn rời rạc theo mẫu đẹp.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình, có thể gửi trước vài thông tin: loại sự kiện, số lượng khách, thời gian tổ chức, địa điểm dự kiến, khu vực cần trang trí, màu nhận diện thương hiệu, phong cách mong muốn, ngân sách và có cần sân khấu, thiết bị, nhân sự, quay chụp hoặc tiệc đi kèm không.
Từ đó, Key Events sẽ xem chương trình nên ưu tiên khu vực nào, hạng mục nào cần làm kỹ, phần nào có thể tiết chế, luồng khách có bị nghẽn không và cách set up ra sao để ngày chạy không phải dời đồ liên tục.
Trang trí sự kiện không chỉ để có một góc chụp đẹp. Nó còn giúp khách bước vào chương trình thấy đúng không khí, đúng tinh thần và đúng sự chuẩn bị của doanh nghiệp.
