Thiết Kế & Thi Công Backdrop Sự Kiện

Backdrop là một trong những hạng mục được khách nhìn thấy rất sớm. Với sự kiện doanh nghiệp, khách thường check-in trước backdrop, chụp ảnh cùng đồng nghiệp, đối tác hoặc ban lãnh đạo. Với lễ khai trương, khánh thành, ra mắt sản phẩm, backdrop thường nằm sau sân khấu hoặc khu nghi thức. Với gala dinner, Year End Party, hội nghị khách hàng, backdrop lại xuất hiện liên tục trong ảnh vinh danh, phát biểu, trao giải và video tổng kết.

Vì vậy, khi thiết kế backdrop, không nên chỉ hỏi “màu gì đẹp” hoặc “kích thước bao nhiêu”. Cần hỏi rõ backdrop dùng để làm gì: chụp ảnh check-in, làm nền sân khấu, đặt trong sảnh đón khách, che khu vực kỹ thuật, làm background livestream, hay dùng cho khu vực trao giải. Mỗi mục đích sẽ kéo theo cách thiết kế và thi công khác nhau.

Một backdrop check-in cần đủ khoảng lùi để chụp ảnh nhóm. Backdrop sân khấu cần tính khoảng cách từ người phát biểu đến nền phía sau, vị trí màn LED, bục phát biểu, hoa trang trí và ánh sáng. Backdrop cho khu ra mắt sản phẩm lại cần làm nổi sản phẩm, logo và thông điệp chính, không nên nhồi quá nhiều chi tiết khiến khung hình bị rối.

Hầu hết các chương trình có khách tham dự, có quay chụp hoặc cần nhận diện thương hiệu đều nên có backdrop. Vấn đề là chọn đúng kiểu backdrop, đúng chất liệu và đúng vị trí đặt. Không phải sự kiện nào cũng cần backdrop lớn, nhưng chương trình nào có hình ảnh truyền thông sau đó thì không nên làm qua loa.

Hội nghị, hội thảo và hội nghị khách hàng

Với hội nghị, hội thảo hoặc hội nghị khách hàng, backdrop thường giữ vai trò nền chính cho sân khấu. Đây là nơi thể hiện tên chương trình, logo doanh nghiệp, chủ đề, thời gian, địa điểm và đôi khi có thêm logo đối tác hoặc nhà tài trợ. Phần này cần sạch, rõ, dễ đọc từ xa và không bị ánh sáng sân khấu làm lóa chữ.

Nếu backdrop đặt phía sau bàn tọa đàm, chiều cao chữ và logo phải tính theo người ngồi, không chỉ theo bản thiết kế phẳng. Nếu đặt sau bục phát biểu, cần tránh để logo bị che bởi micro, bục podium hoặc người đứng. Những lỗi này nhỏ khi xem trên màn hình máy tính, nhưng rất rõ trên ảnh chụp sự kiện.

Gala dinner, Year End Party và lễ vinh danh

Với gala dinner hoặc Year End Party, backdrop thường có hai nhóm: backdrop sân khấu và backdrop check-in. Backdrop sân khấu cần hợp với concept chương trình, ánh sáng, màn LED, tiết mục biểu diễn và phần trao giải. Backdrop check-in lại cần đẹp ở khoảng cách gần, đủ rộng cho nhóm 3 - 6 người đứng chụp, không bị bóng đổ mạnh và có chỗ để khách xếp hàng chụp ảnh.

Ở các chương trình có phần vinh danh, backdrop phía sau sân khấu ảnh hưởng trực tiếp đến ảnh trao giải. Nếu tên chương trình đặt quá thấp, người nhận giải đứng lên sẽ che mất chữ. Nếu logo nằm sát mép, ảnh crop dọc hoặc crop ngang đều dễ mất nhận diện. Đây là lý do file thiết kế backdrop nên được kiểm tra theo góc chụp thật, không chỉ kiểm tra bố cục trên màn hình.

Khai trương, khánh thành, ra mắt sản phẩm và activation

Với khai trương, khánh thành hoặc ra mắt sản phẩm, backdrop thường gắn với nghi thức chính. Có thể là nền sân khấu cắt băng, nền khu trưng bày sản phẩm, nền chụp ảnh khách mời hoặc nền cho khu vực phát biểu. Những chương trình này cần backdrop chắc, sạch và đúng nhận diện vì ảnh thường được dùng cho truyền thông thương hiệu.

Với activation hoặc roadshow, backdrop cần linh hoạt hơn. Có chương trình dựng trong trung tâm thương mại, có chương trình dựng ngoài trời, có chương trình chỉ có vài giờ set up. Khi đó, vật liệu, khung dựng, độ bền, khả năng tháo lắp và vận chuyển phải được tính kỹ ngay từ đầu.

Backdrop có nhiều dạng khác nhau, tùy ngân sách, thời gian thi công, địa điểm và mức độ hoàn thiện mà khách mong muốn. Không nên chọn chất liệu chỉ vì giá rẻ hoặc vì nhìn phối cảnh đẹp. Cần xem backdrop đặt ở đâu, dùng trong bao lâu, có khách đứng sát không, có cần quay chụp cận không và có phải vận chuyển nhiều không.

Backdrop in bạt hiflex

Đây là dạng phổ biến vì chi phí hợp lý, thi công nhanh và phù hợp nhiều chương trình. Backdrop hiflex thường dùng cho hội nghị, khai trương, sân khấu ngoài trời, chương trình cộng đồng, sự kiện có thời gian chuẩn bị ngắn hoặc cần diện tích lớn.

Điểm cần chú ý là độ căng bạt và khung dựng. Nếu bạt không được căng đều, bề mặt sẽ nhăn, chữ bị cong và khi lên hình nhìn thiếu gọn. Nếu backdrop đặt ngoài trời, cần tính gió, điểm neo và độ chắc của khung. Một tấm backdrop lớn nhưng chân đỡ yếu sẽ rất rủi ro khi thời tiết thay đổi.

Backdrop format, PP, decal hoặc vật liệu phẳng

Những chất liệu này thường cho bề mặt đẹp hơn, phù hợp với không gian trong nhà, sự kiện doanh nghiệp, khu check-in, triển lãm, hội nghị khách hàng hoặc các chương trình cần hình ảnh sạch. Bề mặt phẳng giúp ảnh chụp đẹp hơn, ít nhăn hơn và dễ kết hợp với mô hình chữ nổi, logo nổi hoặc đèn trang trí.

Nhược điểm là cần vận chuyển và thi công cẩn thận hơn. Nếu các tấm ghép không khít, đường nối sẽ lộ. Nếu mặt bằng thi công hẹp, việc đưa tấm lớn vào sảnh hoặc thang máy cũng cần kiểm tra trước. Đây là phần nhiều khách hay quên khi chỉ duyệt thiết kế qua file.

Backdrop 3D, backdrop mô hình và backdrop theo concept

Với sự kiện cần hình ảnh nổi bật hơn, backdrop có thể kết hợp mô hình 3D, chữ nổi, hoa, đèn, hộp mica, chất liệu gỗ, formex, alu, vải, lụa, khung vòm hoặc các lớp trang trí theo chiều sâu. Dạng này phù hợp với gala dinner, ra mắt sản phẩm, lễ kỷ niệm, tiệc cuối năm, sự kiện thương hiệu hoặc khu check-in cần tạo ấn tượng mạnh.

Điểm cần tính kỹ là thời gian thi công và độ chắc của từng chi tiết. Mô hình đẹp nhưng quá mỏng, chữ nổi dán không chắc, đèn đi dây lộ hoặc khung vòm thiếu gia cố đều có thể làm khu check-in mất điểm. Nếu khách đứng sát backdrop để chụp ảnh, mức hoàn thiện phải tốt hơn nhiều so với backdrop chỉ nhìn từ xa.

Backdrop kết hợp photobooth và khu check-in

Nhiều sự kiện hiện nay không chỉ làm một tấm nền phẳng, mà kết hợp backdrop với photobooth, hashtag, standee, mô hình check-in hoặc khu trưng bày sản phẩm. Nếu khách cần khu chụp ảnh hoàn chỉnh hơn, có thể xem thêm thiết kế & thi công photobooth, hashtag, standee, mô hình check-in sự kiện để tính đồng bộ giữa nền chụp, mô hình trang trí, logo, ánh sáng và luồng khách đứng chờ.

Dạng kết hợp này phù hợp với chương trình cần nhiều ảnh truyền thông. Tuy nhiên, càng nhiều chi tiết thì càng cần kiểm soát bố cục. Nếu hashtag quá lớn, khách đứng vào bị che nền. Nếu mô hình đặt ngay lối đi, khu check-in bị nghẽn. Nếu ánh sáng chỉ đẹp ở một góc, ảnh nhóm đông người sẽ bị tối mặt ở hai bên.

Trước khi thiết kế, cần biết backdrop đặt ở đâu. Trong sảnh khách sạn, trên sân khấu, ngoài trời, trong gian hàng, trước cửa showroom hay trong trung tâm thương mại đều có điều kiện khác nhau. Chiều cao trần, khoảng cách lùi, ánh sáng sẵn có, hướng khách đi vào và vị trí chụp ảnh đều ảnh hưởng đến bố cục.

Nếu khách chỉ đứng cách backdrop 1 - 2m, thiết kế cần thoáng, chữ không quá sát mép và logo không đặt ở vị trí dễ bị che bởi đầu người. Nếu backdrop dùng cho ảnh nhóm đông, chiều ngang phải đủ rộng. Nếu backdrop nằm trên sân khấu, cần tính vị trí MC, bục phát biểu, màn LED, loa monitor, hoa trang trí và đường di chuyển của người nhận giải.

Một lỗi thường gặp là thiết kế backdrop rất đẹp trên file vuông hoặc ngang, nhưng khi in đúng kích thước thực tế thì chữ quá nhỏ, chi tiết quá nhiều hoặc logo bị đặt ở vùng không lên hình. Vì vậy, file thiết kế nên được kiểm tra theo tỉ lệ thật và theo khung chụp dự kiến.

Thi công backdrop là khâu dễ phát sinh lỗi nếu thiếu khảo sát. Có địa điểm cho dựng khung thoải mái, có địa điểm không cho khoan, không cho dán lên tường, không cho che lối thoát hiểm hoặc giới hạn thời gian set up. Có sảnh trần thấp nên không thể dựng backdrop đúng chiều cao mong muốn. Có khu vực gió mạnh, cần gia cố chân và điểm neo nhiều hơn.

Trước khi thi công, nên kiểm tra các điểm sau:

• Kích thước thực tế: chiều ngang, chiều cao, khoảng lùi chụp ảnh, trần, cột, cửa ra vào và các vật cản xung quanh.
• Vị trí đặt khung: backdrop có chắn lối đi, che biển chỉ dẫn, che cửa kỹ thuật hoặc gây nghẽn khu check-in không.
• Chất liệu phù hợp: sự kiện trong nhà, ngoài trời, dùng ngắn hạn, dùng nhiều ngày hay cần tháo lắp di chuyển nhiều lần.
• Ánh sáng: có cần đèn phụ không, ánh sáng có bị hắt bóng, lóa mặt chữ hoặc làm sai màu nhận diện không.
• Thời gian set up: địa điểm cho vào thi công lúc nào, có cần set up ban đêm, có đủ thời gian chỉnh sửa trước giờ đón khách không.

Backdrop càng lớn, khâu lắp đặt càng phải chắc. Với backdrop ngoài trời, cần tính thêm gió, mưa nhẹ, mặt nền và vị trí neo. Với backdrop trong nhà, cần giữ khu vực thi công sạch, không làm ảnh hưởng đến sảnh khách sạn, tường, sàn hoặc các hạng mục trang trí có sẵn của địa điểm.

Backdrop sân khấu thường được nhìn từ xa, xuất hiện phía sau MC, người phát biểu, tiết mục biểu diễn hoặc phần nghi thức. Vì vậy, chữ cần đủ lớn, bố cục rõ, logo không bị che và màu sắc phải hợp với ánh sáng sân khấu. Backdrop sân khấu cũng cần tính đến camera, màn LED, bục phát biểu, hoa trang trí, truss, loa và đường di chuyển.

Backdrop check-in lại được nhìn gần hơn. Khách đứng sát để chụp ảnh, nên bề mặt, chi tiết, vật liệu và ánh sáng cần đẹp hơn ở khoảng cách gần. Khu vực này cũng cần có khoảng trống để khách xếp hàng, đặt túi xách, chỉnh trang phục và chụp ảnh nhóm. Nếu đặt quá gần cửa vào, khách dừng chụp ảnh có thể làm nghẽn luồng check-in.

Một chương trình có thể cần cả hai loại backdrop, nhưng không nên bê nguyên một thiết kế dùng cho cả hai. Backdrop sân khấu cần rõ thông tin. Backdrop check-in cần đẹp khi có người đứng vào khung hình. Nếu ngân sách cho phép, nên thiết kế đồng bộ nhận diện nhưng khác bố cục để mỗi khu vực làm đúng vai trò của nó.

Khi tư vấn backdrop, Key Events sẽ xem trước loại sự kiện, địa điểm, số lượng khách, mục đích sử dụng backdrop, vị trí đặt, phong cách chương trình và yêu cầu nhận diện thương hiệu. Từ đó mới xác định kích thước, chất liệu, bố cục thiết kế, phương án khung dựng, thời gian thi công và các hạng mục cần đi kèm.

Với các chương trình cần nhiều hạng mục trang trí cùng lúc, khách có thể tham khảo thêm trang trí sự kiện để đồng bộ backdrop với sân khấu, photobooth, cổng chào, bàn gallery, hoa, thảm, khu check-in và không gian tổng thể. Khi các phần này được tính chung, backdrop sẽ không bị lạc tông hoặc đặt sai vị trí so với luồng khách.

Nếu khách cần dự trù ngân sách cho toàn bộ chương trình, bài bảng giá dịch vụ tổ chức sự kiện cũng là phần nên xem cùng. Chi phí backdrop thường không đứng riêng một mình, mà liên quan đến thiết kế, in ấn, chất liệu, khung, vận chuyển, thi công, tháo dỡ, ánh sáng và các hạng mục trang trí xung quanh.

Chi phí backdrop phụ thuộc vào kích thước, chất liệu, độ phức tạp của thiết kế, số lượng mặt dựng, địa điểm thi công, thời gian set up, yêu cầu vận chuyển, có cần khung sắt, truss, mô hình 3D, chữ nổi, đèn, hoa, phụ kiện trang trí hoặc nhân sự trực hiện trường hay không.

Backdrop hiflex đơn giản thường có chi phí gọn hơn backdrop 3D nhiều lớp. Backdrop trong nhà dễ thi công hơn backdrop ngoài trời cần gia cố. Backdrop đặt tại tầng trệt, xe tải vào được sẽ khác với backdrop phải vận chuyển lên tầng cao, qua thang máy nhỏ hoặc thi công trong khung giờ giới hạn của trung tâm thương mại, khách sạn.

Để báo giá sát, khách nên gửi trước các thông tin: loại sự kiện, ngày tổ chức, địa điểm, kích thước mong muốn, vị trí đặt backdrop, mục đích sử dụng, có cần thiết kế mới không, có sẵn nhận diện thương hiệu chưa, backdrop dùng trong nhà hay ngoài trời, có cần photobooth, hashtag, mô hình check-in hoặc ánh sáng phụ không.

Chi phí thiết kế backdrop

Chi phí in ấn Phông nền Backdrop

Test màu in để khách duyệt trước khi tiến hành in

Chi phí thi công backdrop

Chi phí trang trí backdrop

Lỗi đầu tiên là thiết kế quá nhiều thông tin. Tên chương trình, slogan, logo công ty, logo đối tác, nhà tài trợ, thời gian, địa điểm, hình nền, icon, hoa văn đều được đưa vào cùng một mặt backdrop. Khi lên hình, không có điểm chính. Khách đứng vào thì che chữ, ảnh chụp ra nhìn rối.

Lỗi thứ hai là không tính khoảng lùi chụp ảnh. Backdrop rộng nhưng đặt trong sảnh hẹp, photographer không lùi được, ảnh nhóm bị méo góc hoặc không lấy đủ khung. Với khu check-in, khoảng lùi quan trọng không kém kích thước backdrop.

Lỗi thứ ba là chọn sai chất liệu. Sự kiện cần ảnh đẹp ở cự ly gần nhưng lại dùng bạt căng chưa kỹ, bề mặt bị nhăn. Sự kiện ngoài trời dùng vật liệu nhẹ nhưng thiếu gia cố. Sự kiện nhiều ngày dùng vật liệu dễ cong, dễ bong mép. Những lỗi này thường chỉ lộ khi thi công xong, lúc đó sửa rất tốn thời gian.

Lỗi thứ tư là không kiểm tra ánh sáng. Backdrop đẹp nhưng khách đứng vào bị tối mặt, chữ bị lóa hoặc màu thương hiệu bị lệch vì đèn sảnh quá vàng. Với sự kiện có quay chụp, nên tính ánh sáng cho backdrop như một phần của thiết kế, không phải phần bổ sung sau cùng.

Lỗi cuối cùng là đặt backdrop sai luồng khách. Khu chụp ảnh nằm ngay cửa vào, khách dừng lại quá lâu làm check-in bị nghẽn. Backdrop sân khấu đặt quá gần khu kỹ thuật, dây điện và loa lộ trong khung hình. Backdrop trưng bày sản phẩm đặt khuất, khách đi qua không thấy. Đây là lỗi mặt bằng, không phải lỗi thiết kế.

Để tư vấn nhanh và sát, khách nên gửi trước loại sự kiện, ngày tổ chức, địa điểm, không gian trong nhà hay ngoài trời, số lượng khách, mục đích dùng backdrop, vị trí dự kiến đặt, kích thước mong muốn, file nhận diện thương hiệu nếu có, phong cách thiết kế mong muốn và ngân sách dự kiến.

Nếu có hình ảnh mặt bằng, sơ đồ sân khấu, ảnh sảnh check-in hoặc phối cảnh sự kiện, nên gửi kèm để Key Events kiểm tra khoảng lùi, ánh sáng, lối đi, chiều cao trần và phương án thi công. Với các chương trình có sân khấu, photobooth, cổng chào hoặc khu trưng bày sản phẩm, nên tính backdrop cùng tổng thể ngay từ đầu để bố cục không bị rời rạc.

Một backdrop tốt không cần lúc nào cũng cầu kỳ. Quan trọng là đúng vai trò, đúng vị trí, đúng chất liệu, thi công chắc và lên hình rõ. Khi phần này được chuẩn bị kỹ, khách check-in thoải mái hơn, đội media dễ làm việc hơn và hình ảnh sau sự kiện cũng sạch hơn rất nhiều.