Bảng Giá Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện

Mức giá dưới đây chỉ nên dùng để dự trù ngân sách ban đầu. Báo giá thực tế còn phụ thuộc vào địa điểm, số lượng khách, thời lượng chương trình, mức độ trang trí, thiết bị sân khấu, nhân sự điều phối, tiết mục biểu diễn, quay chụp và yêu cầu vận hành tại hiện trường.

Cùng 150 khách, một chương trình hội nghị khách hàng tại khách sạn và một gala dinner có sân khấu, LED, tiết mục mở màn, vinh danh, bốc thăm, quay chụp sẽ không thể có cùng mức giá. Số lượng khách chỉ là một biến. Phần làm giá thay đổi nhiều hơn thường nằm ở cách chương trình vận hành.

Có sự kiện chỉ cần một backdrop gọn, một bộ âm thanh vừa đủ và vài nhân sự hỗ trợ check-in. Nhưng cũng có chương trình phải chia luồng khách VIP, kiểm soát kịch bản phát biểu, chạy video đúng cue, giữ nhịp tiệc, xử lý ánh sáng sân khấu theo tiết mục và bố trí đội hậu trường theo từng mốc timeline. Nhìn trên giấy thì giống nhau: đều là “tổ chức sự kiện”. Khi chạy thật, độ phức tạp khác hẳn.

Một yếu tố khác là địa điểm. Hội trường trần thấp sẽ giới hạn sân khấu và màn hình. Nhà hàng có lối vào hẹp dễ ùn ở bàn check-in. Không gian ngoài trời đẹp nhưng thiếu nguồn điện, thiếu mái che hoặc không có khu hậu trường riêng thì chi phí dự phòng phải tính kỹ hơn. Bỏ qua phần này, bảng giá ban đầu nhìn có vẻ nhẹ, nhưng ngày set up rất dễ phát sinh.

Một bảng giá tổ chức sự kiện thường không nên gom thành một con số duy nhất. Nếu chỉ nhìn tổng tiền mà không biết bên trong gồm gì, doanh nghiệp rất khó so sánh giữa các đơn vị. Cùng một mức giá 100 triệu, có bên đã gồm điều phối, thiết bị, trang trí cơ bản và nhân sự hiện trường; có bên chỉ mới tính phần sân khấu, âm thanh, ánh sáng.

Đây là phần nhiều doanh nghiệp dễ đánh giá thấp. Một chương trình không chỉ cần danh sách hạng mục, mà cần người giữ nhịp: ai đón khách, ai báo cue cho MC, ai kiểm tra video, ai xác nhận người phát biểu đã có mặt, ai làm việc với nhà hàng nếu món ăn ra lệch timeline.

Với sự kiện nhỏ, phần điều phối có thể khá gọn. Nhưng với hội nghị khách hàng, gala dinner, lễ kỷ niệm hoặc Year End Party, chi phí này cần được tính đúng vì nó quyết định ngày chạy có mượt hay không.

Thiết bị là phần rất dễ làm báo giá chênh nhau. Không gian trong nhà, ngoài trời, trần cao hay thấp, số lượng khách, vị trí sân khấu và yêu cầu trình chiếu đều ảnh hưởng đến cấu hình thiết bị. Một bộ âm thanh cho workshop 50 khách không thể giống cấu hình cho gala 300 khách có biểu diễn và nhạc nền xuyên suốt.

Khi doanh nghiệp cần bóc riêng phần kỹ thuật, có thể xem thêm cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói để biết những hạng mục thường phải tính cùng nhau như âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu, bàn control và nhân sự kỹ thuật.

Nhân sự không chỉ là “đủ người đứng”. Vị trí nào cần lễ tân, vị trí nào cần điều phối, ai giữ danh sách khách, ai dẫn khách VIP, ai đứng hậu trường gọi tiết mục, ai làm việc với bàn kỹ thuật — những phần này phải được chia trước.

Với chương trình có lượng khách đến cùng lúc, phần check-in thường là nơi dễ nghẽn nhất. Nếu khách phải chờ lâu từ đầu chương trình, trải nghiệm sau đó sẽ bị ảnh hưởng dù sân khấu có đẹp. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm cung cấp nhân sự sự kiện trọn gói khi cần lễ tân, nhân sự check-in, điều phối, hậu trường hoặc hỗ trợ booth.

Trang trí sự kiện không chỉ để chụp hình đẹp. Nó còn liên quan đến luồng di chuyển, vị trí check-in, lối vào hội trường, khu vực khách VIP và cách khách nhận diện chương trình ngay khi đến nơi. Có những địa điểm nhìn rộng trên bản vẽ, nhưng khi đặt bàn gallery, photobooth, standee và quầy check-in vào thì cửa vào bị hẹp lại.

Nếu chương trình cần bóc riêng phần backdrop, photobooth, standee, hashtag, mô hình hoặc khu vực đón khách, doanh nghiệp có thể xem thêm bảng giá trang trí sự kiện để dự trù kỹ hơn cho phần hình ảnh và thi công.

Khi tự lập ngân sách, nhiều doanh nghiệp thường nhớ các khoản nhìn thấy rõ như sân khấu, âm thanh, backdrop, MC. Nhưng phần phát sinh lại thường nằm ở những chi tiết vận hành: thời gian set up kéo dài, địa điểm yêu cầu thi công ngoài giờ, cần thêm bộ đàm, thêm dây tín hiệu, thêm nhân sự giữ cửa, thêm máy phát điện dự phòng hoặc đổi layout sát ngày.

Một khoản khác hay bị bỏ sót là chi phí vận chuyển và bốc xếp. Với thiết bị nặng, backdrop lớn, sân khấu, LED hoặc mô hình check-in, chi phí này không nên xem là phụ. Nếu địa điểm ở tầng cao, không có thang hàng, thời gian thi công bị giới hạn hoặc xe tải không vào sát được khu set up, đội thi công sẽ cần thêm nhân lực và thời gian.

Phần ăn uống, phòng chờ, khu hậu trường cho MC, nghệ sĩ, đội kỹ thuật cũng nên được hỏi rõ. Không phải chương trình nào cũng cần, nhưng với gala dinner, lễ kỷ niệm, hội nghị khách hàng hoặc chương trình có biểu diễn, bỏ qua phần này dễ làm hậu trường rối vào đúng giờ cao điểm.

Một bảng báo giá tốt nên cho doanh nghiệp thấy rõ ba phần: hạng mục chính, phạm vi đã bao gồm và điều kiện có thể phát sinh. Ví dụ, âm thanh đã gồm kỹ thuật trực suốt chương trình hay chỉ giao thiết bị? Backdrop đã gồm thiết kế, in ấn, khung dựng, thi công và tháo dỡ chưa? Nhân sự check-in làm mấy tiếng, có mặc đồng phục không, có cần training trước không?

Nếu bảng giá chỉ ghi “gói tổ chức sự kiện trọn gói” mà không bóc hạng mục, doanh nghiệp sẽ rất khó kiểm soát. Ngày chạy chương trình, chỉ cần MC cần thêm màn hình confidence monitor, khách VIP tăng số lượng, khu check-in phải mở thêm line hoặc tiết mục đổi cue, chi phí có thể phát sinh mà hai bên không chuẩn bị trước.

Cách an toàn hơn là yêu cầu báo giá theo từng nhóm: kịch bản và điều phối, thiết bị, sân khấu, trang trí, nhân sự, quay chụp, tiết mục, tiệc và các khoản dự phòng. Khi cần cắt ngân sách, doanh nghiệp cũng biết nên cắt ở đâu mà không làm chương trình mất kiểm soát.

Tại Key Events, phần báo giá không bắt đầu bằng việc đưa ngay một gói cố định. Mỗi doanh nghiệp có một mục tiêu khác nhau: có bên cần một hội nghị khách hàng gọn và chuẩn, có bên cần gala dinner có cảm xúc, có bên chỉ cần đội kỹ thuật và nhân sự hiện trường vì nội bộ đã có sẵn concept.

Việc đầu tiên là làm rõ chương trình đang cần gì: số lượng khách, địa điểm, thời gian, tính chất sự kiện, mức độ trang trọng, có cần sân khấu không, có trình chiếu không, có tiết mục không, có khu check-in hay photobooth không, có cần nhân sự điều phối toàn bộ hay chỉ hỗ trợ từng phần.

Sau khi có brief, Key Events sẽ bóc hạng mục theo mức cần thiết. Phần nào doanh nghiệp đã có sẵn thì không ép đưa vào. Phần nào dễ rủi ro trong ngày chạy, như âm thanh, cue kỹ thuật, check-in, timeline phát biểu, hậu trường tiết mục hoặc trang trí chắn luồng khách, sẽ được tư vấn kỹ hơn để hạn chế phát sinh.

Để báo giá không bị quá chung, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước một vài thông tin cơ bản: loại sự kiện, số lượng khách dự kiến, ngày tổ chức, địa điểm hoặc khu vực tổ chức, thời lượng chương trình, ngân sách mong muốn và các hạng mục đã có sẵn.

Nếu đã có mặt bằng hoặc layout địa điểm, nên gửi kèm để kiểm tra sân khấu, lối vào, khu check-in, bàn kỹ thuật, màn hình, nguồn điện và khu hậu trường. Nếu đã có kịch bản nội bộ, nên gửi bản gần nhất để đội vận hành xem các điểm cần cue: phát biểu, trình chiếu, vinh danh, trao quà, tiết mục, bốc thăm hoặc nghi thức đặc biệt.

Càng rõ từ đầu, báo giá càng sát. Và quan trọng hơn, chương trình sẽ ít bị chỉnh gấp vào sát ngày chạy.

Nếu doanh nghiệp đang cần dự trù chi phí tổ chức sự kiện, có thể gửi trước các thông tin: loại chương trình, số lượng khách, thời gian tổ chức, địa điểm dự kiến, ngân sách khoảng bao nhiêu, mục tiêu chính của sự kiện và các hạng mục cần hỗ trợ như sân khấu, âm thanh ánh sáng, nhân sự, trang trí, quay chụp, tiết mục hoặc tiệc.

Từ những dữ liệu đó, Key Events sẽ xem chương trình đang cần phần nào, phần nào dễ phát sinh, phần nào nên ưu tiên trước để bảng giá không chỉ đẹp trên file mà còn đủ để chạy được ngoài hiện trường.