Bảng Giá Trang Trí Sự Kiện

Trang trí sự kiện không thể báo chính xác chỉ bằng một câu “làm backdrop bao nhiêu tiền?”. Một backdrop 3m đặt trong phòng họp khác hoàn toàn backdrop sân khấu 8m có khung sắt, foam nổi, đèn viền và thi công ở khách sạn. Một photobooth nhỏ để khách chụp hình lưu niệm cũng khác khu check-in có mô hình 3D, hashtag, bục trưng bày sản phẩm và nhân sự hỗ trợ khách xếp hàng.

Điểm làm giá thay đổi nhiều nhất thường nằm ở kích thước, chất liệu, độ phức tạp của thiết kế, số lượng hạng mục và điều kiện thi công. Nếu địa điểm cho set up từ tối hôm trước, chi phí sẽ khác với trường hợp chỉ có vài tiếng buổi sáng để đưa vật tư vào, dựng khung, dán decal, chỉnh ánh sáng và dọn sạch khu vực trước khi khách đến.

Vì vậy, trước khi chốt ngân sách, doanh nghiệp nên xác định rõ trang trí phục vụ mục tiêu gì: tạo khu check-in, làm sân khấu trang trọng, tăng nhận diện thương hiệu, trưng bày sản phẩm hay tạo không gian chụp hình cho khách mời. Nếu cần xem tổng thể các hạng mục có thể triển khai, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ trang trí sự kiện để hình dung cách chia phần từ sân khấu, lối vào đến khu chụp ảnh.

Các mức giá dưới đây dùng để doanh nghiệp dự trù ngân sách ban đầu. Giá thực tế cần chốt lại theo kích thước, chất liệu, thiết kế, số lượng hạng mục, thời gian set up, địa điểm thi công và yêu cầu tháo dỡ sau chương trình.

Yếu tố đầu tiên là kích thước. Backdrop càng lớn, photobooth càng rộng, khu check-in càng nhiều lớp thì vật tư, khung dựng, nhân công và thời gian thi công càng tăng. Nhiều chương trình chỉ nhìn phối cảnh 3D thấy đẹp, nhưng khi ra kích thước thật mới thấy khối lượng thi công lớn hơn dự kiến.

Yếu tố thứ hai là chất liệu. In bạt sẽ khác formex, formex khác mica, mica khác inox, gỗ, decal xuyên sáng hoặc chi tiết đèn LED. Một logo in phẳng trên backdrop sẽ rẻ hơn logo nổi có đèn hắt. Một mô hình trang trí đặt trong nhà sẽ khác mô hình đặt ngoài trời cần gia cố chống gió, chống nghiêng và chống thấm.

Yếu tố thứ ba là mức độ thiết kế riêng. Nếu chỉ dùng bố cục đơn giản theo nhận diện có sẵn, thời gian thiết kế và thi công sẽ gọn hơn. Nếu doanh nghiệp muốn concept riêng, mô hình riêng, phối cảnh theo chủ đề hoặc khu check-in có nhiều điểm chụp hình, chi phí sẽ tăng vì cần xử lý cả ý tưởng, bản vẽ, vật liệu và thi công thực tế.

Yếu tố thứ tư là điều kiện set up. Khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà máy, khu ngoài trời, resort hoặc trung tâm thương mại đều có quy định thi công khác nhau. Có nơi giới hạn giờ đưa hàng, có nơi yêu cầu bảo vệ sàn, có nơi không cho khoan bắt, có nơi phải tháo dỡ ngay trong đêm. Những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến nhân công và chi phí triển khai.

Backdrop sân khấu là hạng mục nhiều doanh nghiệp hỏi giá đầu tiên. Nhưng để dự trù đúng, cần biết backdrop dùng cho chương trình nào: hội nghị, khai trương, Year End Party, gala dinner, lễ kỷ niệm hay ra mắt sản phẩm. Mỗi loại chương trình cần mức độ trang trí khác nhau.

Với hội nghị hoặc lễ ký kết, backdrop thường cần rõ thông tin, nhận diện thương hiệu gọn và đủ trang trọng khi lên hình. Không nhất thiết quá nhiều chi tiết, nhưng phải đúng tỷ lệ sân khấu, không bị thấp, không bị rỗng hai bên và không vướng màn hình trình chiếu.

Với gala dinner, tiệc tất niên hoặc lễ kỷ niệm, backdrop không chỉ làm nền. Nó còn xuất hiện trong ảnh trao giải, ảnh vinh danh, video recap và các khoảnh khắc khách mời chụp lại. Lúc này, ngân sách cần tính thêm chiều sâu sân khấu, ánh sáng, chi tiết nổi, bục phát biểu, vị trí trao quà và lối lên xuống để không bị rối khi chạy chương trình.

Photobooth thường là nơi khách tiếp xúc đầu tiên với hình ảnh sự kiện. Nếu làm quá nhỏ, khách đứng đông sẽ che hết logo. Nếu đặt sai vị trí, khu chụp hình có thể chắn cửa vào hoặc làm nghẽn bàn check-in. Nếu thiếu ánh sáng, ảnh chụp lên không đẹp dù thiết kế nhìn ngoài khá ổn.

Chi phí photobooth phụ thuộc vào kích thước, concept, chất liệu, phụ kiện trang trí, hashtag, bục sản phẩm, đèn và độ phức tạp của phần dựng hình. Với chương trình có yêu cầu chụp ảnh nhiều, doanh nghiệp nên tính photobooth cùng luồng khách từ đầu, thay vì chỉ xem nó như một mảng decor đặt thêm sau cùng.

Nếu muốn làm khu chụp hình đồng bộ hơn, doanh nghiệp có thể xem thêm hạng mục thiết kế và thi công photobooth, hashtag, standee, mô hình check-in sự kiện. Đây là nhóm hạng mục thường đi kèm với trang trí sự kiện, nhất là khi chương trình cần ảnh đẹp để truyền thông nội bộ hoặc đăng fanpage sau sự kiện.

Bàn gallery, khu đón khách, cổng chào và bảng chỉ dẫn thường không chiếm ngân sách lớn như sân khấu, nhưng lại ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm khách mời. Khách vừa tới đã cần biết đi đâu, check-in ở đâu, chụp hình ở đâu, nhận quà ở đâu và vào khu vực tiệc theo hướng nào.

Một lỗi hay gặp là đặt quá nhiều vật trang trí ở lối vào. Nhìn phối cảnh thì đầy đủ, nhưng khi khách đến cùng lúc, khu vực này trở thành điểm nghẽn. Bàn gallery chiếm lối đi, standee đặt sát cửa, photobooth nằm ngay cạnh bàn check-in khiến khách đứng chụp hình lẫn với khách đang xếp hàng.

Khi tính ngân sách trang trí, doanh nghiệp nên yêu cầu bố trí theo layout thật của địa điểm. Đẹp là một chuyện. Có giúp khách di chuyển mượt hay không mới là phần cần kiểm tra kỹ.

Sự kiện ngoài trời có nhiều biến số hơn trong nhà. Gió, nắng, mưa, mặt bằng không phẳng, thiếu điểm treo, thiếu nguồn điện hoặc khoảng cách vận chuyển xa đều có thể làm chi phí tăng. Backdrop, cổng chào, mô hình và bảng chỉ dẫn ngoài trời cần gia cố chắc hơn để đảm bảo an toàn.

Vật liệu dùng ngoài trời cũng phải được chọn kỹ. Một số chất liệu đẹp trong phòng lạnh nhưng ra nắng dễ cong, bạc màu hoặc bong mép decal. Nếu chương trình kéo dài nhiều giờ, cần tính thêm phương án che chắn, đèn chiếu khi trời tối và nhân sự kiểm tra khu trang trí trước khi khách đến.

Với các chương trình ngoài trời như khai trương, khánh thành, team building, family day hoặc activation, ngân sách trang trí nên được tính cùng phần kỹ thuật và vận hành. Không nên cắt quá sâu vào khung dựng, điểm neo hoặc vật liệu chịu thời tiết, vì đây là phần liên quan đến an toàn hiện trường.

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên kiểm tra xem mỗi hạng mục đã gồm những gì. Backdrop đã bao gồm khung dựng chưa, hay chỉ mới tính phần in ấn? Photobooth đã gồm thiết kế, thi công, vận chuyển, lắp đặt và tháo dỡ chưa? Hashtag là in formex hay mica? Standee là loại chữ X cơ bản hay mô hình đứng có chân đế?

Cũng cần xem báo giá đã tính thời gian set up và nhân sự thi công chưa. Có những hạng mục nhìn đơn giản nhưng cần nhiều người đưa vật tư vào, căn chỉnh, dán decal, dựng khung và xử lý tại chỗ. Nếu địa điểm thi công khó, chi phí nhân công có thể ảnh hưởng không nhỏ.

Một báo giá tốt nên giúp doanh nghiệp hiểu phần nào là hạng mục chính, phần nào là vật tư phụ, phần nào có thể giảm và phần nào không nên cắt. Ví dụ có thể giảm bớt chi tiết trang trí phụ, nhưng không nên cắt phần khung chịu lực của backdrop ngoài trời hoặc ánh sáng cần thiết cho khu photobooth.

Trước khi báo giá, Key Events cần nắm rõ loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm, không gian trong nhà hay ngoài trời, khu vực cần trang trí, kích thước sân khấu, yêu cầu nhận diện thương hiệu, thời gian set up và mức ngân sách dự kiến.

Nếu doanh nghiệp đã có concept, logo, màu chủ đạo hoặc hình ảnh địa điểm, đội phụ trách sẽ dựa vào đó để đề xuất hạng mục phù hợp. Nếu chưa có ý tưởng cụ thể, Key Events có thể tư vấn theo mục tiêu chương trình: cần trang trọng, trẻ trung, cao cấp, ấm cúng, nổi bật sản phẩm hay tạo nhiều góc chụp hình cho khách.

Điểm quan trọng là không phải chương trình nào cũng cần làm thật nhiều decor. Có sự kiện chỉ cần sân khấu gọn, khu check-in rõ và vài điểm nhận diện đủ đẹp. Có chương trình lại cần đầu tư mạnh vào photobooth, cổng chào và khu trưng bày vì đó là nơi khách tương tác nhiều nhất. Báo giá nên đi theo mục tiêu đó, thay vì dàn đều ngân sách cho mọi hạng mục.

Trang trí không nên tách rời khỏi tổng ngân sách sự kiện, nhất là với chương trình có sân khấu, âm thanh ánh sáng, nhân sự đón khách, quay chụp và tiệc. Nếu chỉ chốt trang trí riêng mà chưa tính ánh sáng, khu chụp hình có thể đẹp ngoài đời nhưng lên ảnh lại tối. Nếu chỉ làm backdrop mà chưa tính vị trí bàn control, lối lên sân khấu hoặc khu phát biểu, ngày chạy vẫn có thể bị lệch nhịp.

Với các chương trình doanh nghiệp cần dự trù tổng thể hơn, có thể đối chiếu thêm bảng giá dịch vụ tổ chức sự kiện để biết phần trang trí đang chiếm tỷ lệ nào so với thiết bị, nhân sự, sân khấu, quay chụp, tiết mục và vận hành.

Để nhận báo giá sát thực tế, doanh nghiệp nên gửi trước loại sự kiện, ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách, hình ảnh khu vực set up, kích thước sân khấu hoặc khu check-in, logo thương hiệu, màu chủ đạo, hạng mục mong muốn và ngân sách dự kiến.

Nếu đã có layout mặt bằng, timeline hoặc hình ảnh sự kiện mẫu, nên gửi kèm để đội thiết kế và thi công kiểm tra. Chỉ cần biết khách đi vào từ đâu, sân khấu đặt hướng nào, khu check-in nằm ở đâu và khách sẽ chụp hình tại vị trí nào, báo giá sẽ sát hơn nhiều.

Một phương án trang trí tốt không nhất thiết là phương án nhiều chi tiết nhất. Đúng hơn, nó phải làm rõ tinh thần chương trình, giúp khách di chuyển thuận tiện, lên hình đẹp và không gây thêm áp lực cho đội vận hành trong ngày chạy.