Cuối năm, phần ngân sách thường bắt đầu rối từ những câu tưởng rất đơn giản: bao nhiêu khách, tổ chức ở đâu, có sân khấu không, có LED không, có văn nghệ nội bộ không, bốc thăm bao nhiêu phần quà, tiệc tính theo set menu hay buffet. Đến lúc chốt báo giá mới phát hiện phần âm thanh chưa đủ cho tiết mục, backdrop chưa tính photobooth, nhân sự check-in chưa có, còn timeline gala lại kéo dài hơn dự kiến.
Vì vậy, khi xem bảng giá tổ chức Year End Party, Gala Dinner, tiệc tất niên, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào con số cuối cùng. Cần xem kỹ trong mức giá đó đã gồm những hạng mục nào: địa điểm, tiệc, sân khấu, âm thanh ánh sáng, LED, MC, nhân sự điều phối, trang trí, kịch bản, tiết mục, quay chụp và các khoản dễ phát sinh trong ngày chạy.
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị một chương trình cuối năm có nhiều phần như tổng kết, vinh danh, dùng tiệc, biểu diễn, bốc thăm và giao lưu nội bộ, nên đặt bảng giá trong tổng thể dịch vụ sự kiện để không tách rời chi phí tiệc khỏi chi phí vận hành. Một buổi gala nhìn đẹp trên sân khấu nhưng thiếu người giữ timeline, thiếu cue kỹ thuật hoặc thiếu nhân sự hậu trường thì vẫn rất dễ lệch nhịp.
Mức giá dưới đây dùng để doanh nghiệp có khung ngân sách ban đầu. Báo giá thực tế sẽ thay đổi theo số lượng khách, địa điểm, thời lượng chương trình, mức độ trang trí, cấu hình thiết bị, kịch bản, nhân sự, tiết mục biểu diễn, quay chụp và yêu cầu vận hành tại hiện trường.
| Quy mô chương trình | Hình thức phù hợp | Ngân sách tham khảo | Ghi chú triển khai |
|---|---|---|---|
| 50 - 80 khách | Tiệc tất niên nội bộ nhỏ, họp mặt cuối năm, gala gọn | Từ 35.000.000 - 80.000.000 VNĐ | Phù hợp khi doanh nghiệp cần MC, âm thanh cơ bản, backdrop, kịch bản ngắn và điều phối nhẹ |
| 100 - 200 khách | Year End Party công ty, Gala Dinner, tiệc tất niên có vinh danh | Từ 80.000.000 - 220.000.000 VNĐ | Cần tính kỹ sân khấu, âm thanh ánh sáng, check-in, nhân sự hậu trường, quay chụp và timeline tiệc |
| 200 - 500 khách | Gala Dinner lớn, Year End Party có LED, tiết mục, bốc thăm, vinh danh nhiều nhóm | Từ 220.000.000 - 600.000.000 VNĐ | Chi phí phụ thuộc mạnh vào địa điểm, thiết bị, sân khấu, concept trang trí, nhân sự điều phối và kịch bản chương trình |
| Trên 500 khách | Đại tiệc cuối năm, gala toàn công ty, chương trình có truyền thông hoặc biểu diễn lớn | Từ 600.000.000 VNĐ trở lên | Cần khảo sát địa điểm, bóc tách từng hạng mục và có phương án tổng duyệt rõ trước ngày chạy |
Cùng là 200 khách, một buổi tiệc tất niên dùng phòng tiệc có sẵn âm thanh cơ bản sẽ khác hoàn toàn với một Year End Party có sân khấu lớn, màn hình LED, tiết mục mở màn, vinh danh, bốc thăm trúng thưởng, video tổng kết và photobooth bên ngoài sảnh. Số lượng khách chỉ là phần nổi. Phần làm giá thay đổi nhiều hơn nằm ở cách chương trình được vận hành.
Gala Dinner thường rối ở nhịp tiệc. Nhà hàng ra món sớm quá, khách tập trung ăn trong lúc lãnh đạo đang phát biểu. Ra món muộn quá, khách chờ lâu và không khí bị chùng. Year End Party lại dễ phát sinh ở văn nghệ nội bộ, video tổng kết, trao giải, bốc thăm và các phần cần phối hợp giữa MC, kỹ thuật, hậu trường, ban tổ chức nội bộ.
Tiệc tất niên nghe có vẻ nhẹ hơn, nhưng nếu có nhiều phòng ban, nhiều tiết mục cây nhà lá vườn, nhiều phần vinh danh và khách mời đối tác, chi phí vận hành vẫn phải tính đủ. Không nên chỉ lấy đơn giá tiệc nhân với số khách rồi xem đó là ngân sách cuối cùng.
Một bảng giá tổ chức Year End Party, Gala Dinner hoặc tiệc tất niên nên được tách theo nhóm hạng mục. Như vậy doanh nghiệp dễ biết phần nào bắt buộc, phần nào có thể điều chỉnh, phần nào nên ưu tiên để chương trình không bị hụt khi chạy thật.
Đây thường là khoản lớn nhất nếu doanh nghiệp tổ chức tại khách sạn, nhà hàng, resort hoặc trung tâm hội nghị. Giá tiệc phụ thuộc vào menu, hình thức phục vụ, số lượng khách, phòng tiệc, âm thanh cơ bản đi kèm, thời gian sử dụng không gian và các điều kiện riêng của địa điểm.
Cần hỏi kỹ các khoản ngoài menu: phí phục vụ, VAT, phí mang thiết bị ngoài vào, phí set up ngoài giờ, chi phí màn hình, máy chiếu, sân khấu có sẵn, phòng chờ nghệ sĩ, phòng thay đồ, bãi xe và thời gian được vào thi công. Có những địa điểm nhìn giá bàn tiệc khá ổn, nhưng phần thi công hoặc kỹ thuật lại giới hạn nhiều.
| Hạng mục | Khoảng giá tham khảo | Lưu ý |
|---|---|---|
| Tiệc set menu | Từ 450.000 - 1.500.000 VNĐ/khách | Phụ thuộc nhà hàng, khách sạn, chất lượng món, đồ uống và khu vực tổ chức |
| Buffet / tiệc đứng | Từ 350.000 - 1.200.000 VNĐ/khách | Phù hợp chương trình giao lưu, networking, tiệc nhẹ hoặc không gian mở |
| Thuê hội trường / phòng tiệc riêng | Từ 10.000.000 - 80.000.000 VNĐ/buổi | Tùy vị trí, sức chứa, thời lượng sử dụng và chính sách của địa điểm |
Đây là phần không nên cắt quá tay. Một chương trình cuối năm thường có phát biểu, video tổng kết, nhạc nền, tiết mục biểu diễn, trao giải, bốc thăm và các đoạn cần MC khuấy động không khí. Nếu âm thanh yếu, micro hú, nhạc vào chậm hoặc LED lỗi tín hiệu, cảm xúc của cả chương trình sẽ bị ảnh hưởng.
Với những chương trình có sân khấu, tiết mục, vinh danh hoặc video, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ phần cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói để biết cấu hình âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu và nhân sự kỹ thuật có đủ cho không gian thực tế hay không.
| Hạng mục kỹ thuật | Khoảng giá tham khảo | Phù hợp với chương trình |
|---|---|---|
| Âm thanh cơ bản | Từ 6.000.000 - 18.000.000 VNĐ | Tiệc nhỏ, họp mặt nội bộ, chương trình ít tiết mục |
| Âm thanh gala / Year End Party | Từ 18.000.000 - 60.000.000 VNĐ | Chương trình có MC, nhạc nền, biểu diễn, bốc thăm, vinh danh |
| Ánh sáng sân khấu | Từ 10.000.000 - 70.000.000 VNĐ | Tùy mức độ biểu diễn, hiệu ứng, sân khấu trong nhà hay ngoài trời |
| Màn hình LED / màn chiếu | Từ 12.000.000 VNĐ trở lên | Phụ thuộc kích thước, độ phân giải, vị trí lắp đặt và thời gian thuê |
| Sân khấu, thảm, bục vinh danh | Từ 10.000.000 - 80.000.000 VNĐ | Tùy diện tích, chiều cao, kết cấu, tải trọng và yêu cầu thẩm mỹ |
Year End Party, Gala Dinner và tiệc tất niên thường không khó vì thiếu hạng mục. Khó ở chỗ các hạng mục phải vào đúng nhịp. MC cần biết lúc nào chuyển từ phát biểu sang tiệc, lúc nào mời vinh danh, lúc nào kéo bốc thăm, lúc nào trả sân khấu cho tiết mục nội bộ. Bàn kỹ thuật cần biết đoạn nào chạy video, đoạn nào tắt đèn, đoạn nào bật nhạc trao giải.
Nếu doanh nghiệp chưa có cấu trúc chương trình, nên chuẩn bị phần kịch bản Year End Party, Gala Dinner, tiệc tất niên cho công ty trước khi chốt báo giá cuối. Khi timeline rõ, phần thiết bị, nhân sự, trang trí và tiệc mới tính sát được.
| Hạng mục | Khoảng giá tham khảo | Ghi chú |
|---|---|---|
| Xây dựng timeline và kịch bản tổng | Từ 5.000.000 - 20.000.000 VNĐ | Tùy độ phức tạp của chương trình, số lần chỉnh và mức độ chi tiết cue vận hành |
| MC sự kiện doanh nghiệp | Từ 4.000.000 - 25.000.000 VNĐ/buổi | Tùy kinh nghiệm, song ngữ hay không, khả năng dẫn gala và xử lý sân khấu |
| Điều phối chương trình | Từ 8.000.000 - 35.000.000 VNĐ | Phụ thuộc số lượng khu vực, số đầu việc và thời gian trực hiện trường |
Chương trình cuối năm thường có một đặc điểm: khách đến dồn trong một khung giờ ngắn. Nếu bàn check-in thiếu người, danh sách khách chưa cập nhật hoặc khu vực chụp hình đặt quá sát cửa vào, sảnh sẽ nhanh chóng bị ùn. Khi đó, MC bên trong có thể phải kéo phần mở đầu, còn đội nội bộ bên ngoài thì xử lý liên tục.
Với chương trình từ 150 khách trở lên, nên tính riêng phần cung cấp nhân sự sự kiện trọn gói để có lễ tân, nhân sự check-in, điều phối hậu trường, người giữ timeline, người hỗ trợ tiết mục và người làm việc với nhà hàng. Đủ người nhưng đứng sai vị trí cũng không giải quyết được vấn đề, nên phần phân công phải rõ từ trước.
| Nhóm nhân sự | Khoảng giá tham khảo | Vai trò thường dùng |
|---|---|---|
| Lễ tân / check-in | Từ 500.000 - 1.200.000 VNĐ/người/buổi | Đón khách, kiểm tra danh sách, phát vòng tay, bảng tên, quà hoặc phiếu bốc thăm |
| Điều phối hậu trường | Từ 800.000 - 2.000.000 VNĐ/người/buổi | Gọi tiết mục, chuẩn bị người vinh danh, trao quà, giữ cue sân khấu |
| Hoạt náo viên / hỗ trợ trò chơi | Từ 700.000 - 1.800.000 VNĐ/người/buổi | Hỗ trợ game, bốc thăm, tương tác khán phòng và các hoạt động nội bộ |
Cuối năm là dịp doanh nghiệp muốn có hình ảnh đẹp để lưu lại và truyền thông nội bộ. Nhưng trang trí không chỉ là làm một backdrop thật lớn. Cần tính lối vào, khu vực check-in, photobooth, standee, bảng chỉ dẫn, bàn gallery, khu trưng bày quà và vị trí khách đứng chụp hình.
Nếu concept chương trình có chủ đề riêng, phần bảng giá trang trí sự kiện nên được tách rõ theo vật liệu, kích thước, khung dựng, in ấn, mô hình, đèn trang trí, thi công và tháo dỡ. Một photobooth đẹp nhưng đặt sai vị trí có thể chắn luồng khách; một backdrop sân khấu quá nhiều chữ lại khó lên hình khi quay chụp.
| Hạng mục trang trí | Khoảng giá tham khảo | Ghi chú |
|---|---|---|
| Backdrop sân khấu | Từ 6.000.000 - 30.000.000 VNĐ | Tùy kích thước, chất liệu, khung dựng, thiết kế và thời gian thi công |
| Photobooth / khu check-in | Từ 10.000.000 - 50.000.000 VNĐ | Tùy concept, mô hình, vật liệu, ánh sáng và diện tích khu vực đón khách |
| Standee, hashtag, bảng chỉ dẫn | Từ 2.000.000 - 18.000.000 VNĐ | Phụ thuộc số lượng, chất liệu và mức độ đồng bộ nhận diện |
| Trang trí theo concept riêng | Từ 35.000.000 VNĐ trở lên | Phù hợp Year End Party, Gala Dinner lớn hoặc chương trình cần nhận diện mạnh |
Khoản đầu tiên là thời gian set up. Nhiều địa điểm chỉ cho thi công trong một khung giờ nhất định. Nếu doanh nghiệp cần vào sớm hơn, làm qua đêm hoặc tháo dỡ sau giờ quy định, chi phí nhân sự và vận chuyển có thể tăng.
Khoản thứ hai là thay đổi kịch bản sát ngày. Thêm một tiết mục, thêm phần vinh danh, thêm video, thêm người phát biểu hoặc tăng số lượng quà bốc thăm đều kéo theo điều chỉnh cue, nhân sự, thời lượng, thiết bị và đôi khi cả layout sân khấu.
Khoản thứ ba là chi phí vận chuyển, bốc xếp và điều kiện thi công. Backdrop lớn, LED, sân khấu, loa, đèn, mô hình check-in không thể chỉ tính giá thuê thiết bị. Nếu địa điểm ở tầng cao, thang hàng nhỏ, xe tải không vào sát được hoặc khu set up cách xa cửa giao nhận, phần nhân công phải tính lại.
Khoản cuối cùng là dự phòng. Dự phòng micro, laptop trình chiếu, dây tín hiệu, nhân sự hỗ trợ, phương án mưa nếu ngoài trời, thậm chí phương án kéo timeline nếu lãnh đạo phát biểu lâu hơn dự kiến. Những khoản này không phải lúc nào cũng lớn, nhưng thiếu thì rất dễ làm ngày chạy căng.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần một buổi tiệc tất niên gọn cho nội bộ, ngân sách có thể ưu tiên vào địa điểm, menu, MC, backdrop và âm thanh vừa đủ. Không nhất thiết phải làm sân khấu quá lớn, nhưng cần giữ phần đón khách và timeline tiệc cho mượt.
Với Gala Dinner, ngân sách nên chia đều hơn cho sân khấu, ánh sáng, âm thanh, kịch bản, MC, điều phối và quay chụp. Gala thường cần giữ cảm xúc, nên phần chuyển nhịp giữa phát biểu, dùng tiệc, biểu diễn và vinh danh rất quan trọng.
Với Year End Party, nên tính mạnh hơn cho concept, trang trí, hoạt động nội bộ, video tổng kết, vinh danh, bốc thăm và các điểm tạo không khí. Nếu công ty có nhiều phòng ban biểu diễn, phải tính thêm thời gian tổng duyệt, hậu trường thay đồ, người gọi tiết mục và kỹ thuật nhận cue.
Một bảng giá rẻ chưa chắc là tiết kiệm nếu trong đó thiếu những phần bắt buộc. Doanh nghiệp nên kiểm tra từng dòng: âm thanh đã gồm kỹ thuật trực chương trình chưa, LED đã gồm dựng và vận hành chưa, backdrop đã gồm thiết kế và tháo dỡ chưa, nhân sự check-in làm mấy tiếng, MC có nhận kịch bản trước không, điều phối có tham gia tổng duyệt không.
Cũng cần xem kỹ phần nào do nhà hàng cung cấp, phần nào do đơn vị sự kiện cung cấp. Nếu hai bên không thống nhất, ngày chạy dễ xảy ra khoảng trống: nhà hàng nghĩ đơn vị sự kiện lo micro, đơn vị sự kiện nghĩ địa điểm có sẵn; MC cần màn hình nhưng trong báo giá chưa có; video cần phát trên LED nhưng chưa test định dạng.
Cách an toàn là yêu cầu báo giá theo từng nhóm hạng mục: tiệc, địa điểm, sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn hình, trang trí, nhân sự, kịch bản, MC, tiết mục, quay chụp và dự phòng. Khi cần giảm ngân sách, doanh nghiệp sẽ biết nên điều chỉnh phần nào mà không làm chương trình mất kiểm soát.
Tại Key Events, phần báo giá không nên bắt đầu bằng một gói cố định cho mọi doanh nghiệp. Có công ty chỉ cần một tiệc tất niên gọn cho 80 nhân sự. Có công ty cần Gala Dinner có khách hàng, đối tác và ban lãnh đạo. Có công ty muốn Year End Party thật nhiều cảm xúc, có vinh danh, video tổng kết, biểu diễn nội bộ và bốc thăm lớn.
Việc đầu tiên là làm rõ mục tiêu chương trình: tri ân nhân sự, tổng kết kinh doanh, vinh danh đội nhóm, gặp gỡ đối tác, tạo không khí cuối năm hay kết hợp nhiều mục tiêu cùng lúc. Sau đó mới bóc tiếp các phần: địa điểm, tiệc, sân khấu, thiết bị, trang trí, kịch bản, nhân sự, tiết mục và vận hành.
Phần nào doanh nghiệp đã có sẵn thì không cần tính lại. Phần nào dễ rủi ro trong ngày chạy, như check-in, video tổng kết, micro phát biểu, tiết mục nội bộ, bốc thăm, ra món, trao giải hoặc hậu trường, cần được tư vấn kỹ hơn để hạn chế phát sinh.
Nếu doanh nghiệp đang cần báo giá tổ chức Year End Party, Gala Dinner hoặc tiệc tất niên, có thể gửi trước các thông tin: số lượng khách, thời gian tổ chức, địa điểm dự kiến, ngân sách mong muốn, hình thức tiệc, mục tiêu chương trình, có cần sân khấu, âm thanh ánh sáng, LED, MC, nhân sự, trang trí, quay chụp, tiết mục, quà tặng hoặc bốc thăm không.
Từ những dữ liệu đó, Key Events sẽ bóc tách hạng mục theo mức cần thiết, chỉ ra phần nào nên ưu tiên, phần nào có thể điều chỉnh và phần nào cần dự phòng để chương trình cuối năm không chỉ đẹp trên báo giá mà còn chạy ổn ngoài hiện trường.
Tùy phạm vi doanh nghiệp yêu cầu. Có báo giá bao gồm cả địa điểm và tiệc, có báo giá chỉ gồm phần sự kiện như sân khấu, âm thanh ánh sáng, MC, nhân sự, trang trí và điều phối. Khi nhận báo giá, nên kiểm tra rõ phần menu, đồ uống, phí phục vụ và VAT đã được tính hay chưa.
Với 100 khách, ngân sách thường dao động từ khoảng 60.000.000 - 150.000.000 VNĐ nếu chương trình có tiệc, MC, âm thanh, backdrop, kịch bản và điều phối cơ bản. Nếu có LED, sân khấu lớn, concept riêng, tiết mục biểu diễn hoặc quà tặng nhiều, ngân sách sẽ tăng.
Gala Dinner thường cần tính kỹ hơn phần sân khấu, ánh sáng, MC, kịch bản, biểu diễn và nhịp tiệc. Tiệc tất niên có thể gọn hơn nếu chủ yếu là ăn uống, tổng kết và giao lưu nội bộ. Tuy nhiên, nếu tiệc tất niên có vinh danh, văn nghệ, bốc thăm và video tổng kết, chi phí vận hành có thể tương đương gala.
Có thể điều chỉnh mức độ trang trí, quy mô photobooth, số lượng tiết mục, quà tặng hoặc hiệu ứng sân khấu. Không nên cắt quá mạnh phần âm thanh, nhân sự điều phối, check-in, kỹ thuật trình chiếu và các phần ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách mời.
Với chương trình nhỏ, nên chuẩn bị trước ít nhất 3 - 4 tuần. Với Year End Party, Gala Dinner hoặc tiệc tất niên từ 200 khách trở lên, nên làm sớm hơn 6 - 8 tuần để còn thời gian chọn địa điểm, chốt concept, duyệt thiết kế, khóa kịch bản, đặt thiết bị và tổng duyệt.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Bảng Giá Tổ Chức Year End Party, Gala Dinner, Tiệc Tất Niên
