Thiết Kế & Thi Công Trang Trí Sân Khấu Sự Kiện

Sân khấu là điểm tập trung của gần như toàn bộ chương trình: phát biểu, nghi thức, vinh danh, trình chiếu, biểu diễn, chụp ảnh tập thể. Vì vậy, trang trí sân khấu không thể tách rời khỏi kịch bản vận hành.

Một backdrop đẹp nhưng đặt sai tỷ lệ có thể khiến người đứng phát biểu bị lọt thỏm. Một cụm hoa lớn đặt sát bục sân khấu có thể làm khách mời bước lên khó di chuyển. Một đường line trang trí quá dày phía trước có thể khiến màn hình LED, bục phát biểu hoặc khu vực trao quà bị rối khung hình.

Khi thiết kế sân khấu, cần tính trước ai sẽ đứng ở đâu, có bao nhiêu người lên cùng lúc, có nghi thức cắt băng hay trao chứng nhận không, MC đứng bên nào, lối lên xuống ở đâu, máy ảnh chụp từ hướng nào và bàn kỹ thuật có nhìn rõ cue sân khấu hay không. Nếu bỏ qua các điểm này, sân khấu vẫn có thể đẹp trên phối cảnh nhưng khó chạy khi vào chương trình thật.

Tùy loại chương trình, phần trang trí sân khấu có thể gồm backdrop chính, khung sân khấu, bục phát biểu, thảm sân khấu, hoa trang trí, cụm nhận diện thương hiệu, cánh gà, lối lên sân khấu, bảng tên chương trình, khu vực LED, standee phụ hoặc các chi tiết decor theo concept.

Với sự kiện doanh nghiệp, sân khấu thường cần sự gọn gàng, rõ thông tin và đúng nhận diện. Logo, tên chương trình, thời gian, thông điệp chính phải đủ nổi bật nhưng không lấn át người phát biểu. Với gala dinner, Year End Party hoặc lễ kỷ niệm, sân khấu có thể cần thêm chiều sâu, ánh sáng, hiệu ứng và các lớp decor để khi lên hình không bị phẳng.

Với lễ khai trương, khánh thành, ra mắt sản phẩm hoặc hội nghị khách hàng, sân khấu lại cần ưu tiên tính trang trọng. Những chi tiết như bục phát biểu, hoa sân khấu, khu vực đại biểu đứng chụp ảnh, màn hình trình chiếu và vị trí nghi thức phải được xử lý kỹ hơn để chương trình không bị rối ở các đoạn quan trọng.

Nhiều bản thiết kế sân khấu nhìn trên máy rất đẹp nhưng khi ra địa điểm lại không dùng được như dự kiến. Trần thấp làm giới hạn chiều cao backdrop. Sảnh có cột chắn tầm nhìn. Nhà hàng có sân khấu cố định nhưng kích thước nhỏ hơn nhu cầu. Hội trường có màn hình LED sẵn nhưng vị trí lại lệch so với khu vực khách ngồi.

Vì vậy, trước khi chốt thiết kế, cần khảo sát hoặc ít nhất có đủ thông tin về kích thước sân khấu, chiều cao trần, khoảng cách từ sân khấu đến hàng ghế đầu, vị trí nguồn điện, lối vận chuyển vật tư, khu vực hậu trường và hướng máy quay chính. Những chi tiết này quyết định sân khấu nên làm cao hay thấp, backdrop nên chia lớp thế nào, vật liệu nào phù hợp và phần trang trí nên tiết chế ở đâu.

Đẹp là cần. Nhưng sân khấu sự kiện còn phải dựng được, tháo được, an toàn và không làm đội vận hành bị khó xử trong ngày chạy.

Sân khấu hội nghị, hội thảo thường cần sự rõ ràng, lịch sự và dễ theo dõi. Phần trang trí không nên quá dày, vì người tham dự cần tập trung vào nội dung trình bày, diễn giả và màn hình. Backdrop nên đủ sáng, chữ dễ đọc, màu sắc không làm chói khi chiếu đèn hoặc quay video.

Sân khấu gala dinner, tiệc cuối năm hoặc lễ kỷ niệm lại cần cảm xúc hơn. Không gian thường có ánh sáng sân khấu, tiết mục biểu diễn, vinh danh, bốc thăm hoặc trình chiếu video. Lúc này, phần trang trí cần tạo được chiều sâu nhưng vẫn phải giữ lối di chuyển cho MC, khách mời và đội biểu diễn.

Sân khấu khai trương, khánh thành, ra mắt sản phẩm thường có nhiều khoảnh khắc cần chụp hình chính diện. Bục phát biểu, nghi thức, khu vực đại biểu đứng, vị trí logo và hoa trang trí phải được sắp sao cho khung hình sạch, không che mặt người và không làm lệch bố cục thương hiệu.

Lỗi dễ thấy nhất là làm sân khấu quá nhiều chi tiết. Nhiều hoa, nhiều khối decor, nhiều chữ, nhiều màu, nhiều lớp vật liệu cùng xuất hiện một lúc khiến sân khấu bị nặng. Khi khách nhìn trực tiếp đã khó tập trung, lên hình lại càng rối.

Một lỗi khác là thiết kế không tính đến ánh sáng. Có chất liệu rất đẹp trong bản vẽ nhưng khi chiếu đèn lại phản sáng mạnh, làm chữ khó đọc hoặc khiến camera bị lóa. Ngược lại, có sân khấu dùng màu quá tối, lên hình bị chìm nếu ánh sáng không đủ.

Cũng có trường hợp trang trí sân khấu xong mới phát hiện thiếu không gian cho nghi thức. Người trao hoa không có chỗ đứng, đại biểu lên sân khấu phải đi vòng, MC bị kẹt giữa bục phát biểu và cụm decor. Những lỗi này thường không nằm ở thẩm mỹ, mà nằm ở việc thiết kế chưa đi cùng kịch bản vận hành.

Khi nhận một chương trình, Key Events không bắt đầu bằng việc chọn mẫu sân khấu có sẵn rồi thay logo vào. Việc đầu tiên là xem loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm, mặt bằng, kịch bản chính, các nghi thức trên sân khấu và mức ngân sách dự kiến.

Từ đó, đội phụ trách mới đề xuất phương án thiết kế phù hợp: sân khấu cần trang trọng hay trẻ trung, có cần LED không, có cần bục phát biểu không, phần hoa nên đặt ở đâu, backdrop cần nhấn vào logo hay thông điệp, có cần khu vực chụp ảnh tập thể sau nghi thức hay không.

Nếu chương trình còn nhiều khu vực cần decor ngoài sân khấu như check-in, photobooth, gallery, cổng chào hoặc không gian sảnh, doanh nghiệp có thể xem thêm nhóm trang trí sự kiện để đồng bộ toàn bộ không gian thay vì chỉ làm riêng khu vực sân khấu.

Chi phí trang trí sân khấu thường phụ thuộc vào kích thước sân khấu, chất liệu backdrop, độ phức tạp của thiết kế, số lượng lớp decor, hạng mục hoa tươi hay hoa lụa, có dùng LED hay không, thời gian thi công, địa điểm tổ chức và yêu cầu tháo dỡ sau chương trình.

Một sân khấu hội thảo nhỏ trong phòng họp sẽ khác hoàn toàn sân khấu gala dinner cho vài trăm khách. Sân khấu có sẵn khung, âm thanh, ánh sáng và LED tại địa điểm cũng sẽ khác với chương trình phải dựng mới gần như toàn bộ từ đầu.

Để dự trù ngân sách sát hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo bảng giá trang trí sự kiện trước khi chốt mức đầu tư cho sân khấu, backdrop, hoa, khu vực check-in và các hạng mục decor đi kèm.

Nếu chương trình chỉ là buổi họp nội bộ nhỏ, doanh nghiệp có thể dùng backdrop đơn giản và một số hạng mục trang trí cơ bản. Nhưng với các chương trình có khách mời, lãnh đạo, đối tác, báo chí, quay chụp hoặc nghi thức quan trọng, sân khấu nên được thiết kế và thi công bởi đội có kinh nghiệm hiện trường.

Lý do không chỉ nằm ở phần đẹp. Đơn vị thi công cần biết cách xử lý kích thước thật, vật liệu, khung dựng, ánh sáng, luồng di chuyển, điểm đứng của khách mời và tiến độ set up. Nếu các phần này không khớp, ngày chạy chương trình sẽ phải sửa tại chỗ, vừa tốn thời gian vừa dễ ảnh hưởng đến tổng duyệt.

Với các doanh nghiệp cần vừa tổ chức chương trình vừa xử lý sân khấu, thiết bị, nhân sự, kịch bản và vận hành, có thể kết hợp trang trí sân khấu trong gói dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói để các hạng mục được triển khai đồng bộ hơn.

Để tư vấn nhanh và đúng nhu cầu, doanh nghiệp nên gửi trước loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm tổ chức, kích thước sân khấu nếu có, thời gian set up, thời gian diễn ra chương trình, phong cách mong muốn, màu nhận diện thương hiệu, ngân sách dự kiến và các hạng mục cần có trên sân khấu.

Nếu đã có layout, hình ảnh địa điểm hoặc kịch bản sơ bộ, nên gửi kèm để đội thiết kế kiểm tra trước các điểm dễ phát sinh: chiều cao trần, hướng nhìn của khách, vị trí LED, bục phát biểu, lối lên xuống và khu vực hậu trường. Có đủ dữ liệu từ đầu, phương án thiết kế sẽ thực tế hơn và hạn chế sửa nhiều khi thi công.