Sau kỳ nghỉ Tết, mọi người quay lại văn phòng nhưng nhịp làm việc chưa hẳn đã vào guồng. Có người còn kẹt lịch di chuyển, có phòng ban chưa đủ quân số, phần lì xì đầu năm chưa chia xong, MC cần bản lời chúc mới nhất, còn lãnh đạo muốn lồng thêm định hướng kinh doanh vào phần khai xuân. Nếu không giữ timeline kỹ, một buổi tiệc tân niên tưởng nhẹ nhàng vẫn có thể bị kéo dài và mất không khí đầu năm.
Với dịch vụ tổ chức tiệc tân niên, Key Events hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị chương trình khai xuân đầu năm theo hướng gọn, sáng, đúng tinh thần và dễ vận hành. Trọng tâm không phải làm sân khấu thật lớn, mà là tạo một buổi gặp mặt đầu năm có nhịp: đón khách ổn, lời chúc đúng lúc, phần phát biểu vừa đủ, lì xì hoặc bốc thăm may mắn không bị lúng túng, và đội ngũ có cảm giác được khởi động lại sau kỳ nghỉ.
Tiệc tất niên thường nhìn lại một năm đã qua. Chương trình hay có video tổng kết, vinh danh, bốc thăm cuối năm, văn nghệ nội bộ và phần tiệc kéo dài hơn. Cảm xúc chính là tổng kết, tri ân và khép lại.
Tiệc tân niên lại nằm ở đầu năm. Không khí cần sáng hơn, gọn hơn và hướng về phía trước. Doanh nghiệp thường muốn gửi lời chúc năm mới, chia sẻ mục tiêu, tạo tinh thần khai xuân, lì xì may mắn, kết nối lại đội ngũ và khởi động một năm làm việc mới. Vì vậy, kịch bản tân niên không nên quá nặng phần báo cáo. Nếu biến buổi tân niên thành một cuộc họp dài, không khí đầu năm sẽ bị nặng.
Điểm khó của tiệc tân niên nằm ở sự cân bằng. Chương trình cần đủ trang trọng để lãnh đạo chia sẻ định hướng, nhưng cũng đủ nhẹ để nhân sự cảm thấy thoải mái. Cần có không khí Tết, nhưng không nên trang trí quá rườm rà. Cần có lời chúc, lì xì, nâng ly hoặc bốc thăm lộc xuân, nhưng mọi phần phải chạy nhanh và rõ cue.
Rối đầu tiên là thời điểm. Sau Tết, lịch làm việc của từng bộ phận có thể chưa ổn định. Có người đi làm sớm, có người xin thêm ngày phép, có đội sales đã ra thị trường, có phòng ban còn thiếu nhân sự. Nếu không chốt danh sách khách mời kỹ, khu check-in, số bàn tiệc, quà đầu năm và phần lì xì có thể bị lệch.
Rối thứ hai là phần phát biểu. Đầu năm, lãnh đạo thường muốn gửi lời chúc, chia sẻ mục tiêu, nhắc lại định hướng và tạo khí thế cho đội ngũ. Đây là phần quan trọng, nhưng nếu không kiểm soát thời lượng, chương trình sẽ bị nặng. Khách mời vừa quay lại sau kỳ nghỉ, tâm lý còn cần được kéo nhẹ nhàng, không nên để phần sân khấu kéo dài quá lâu trước khi vào tiệc hoặc giao lưu.
Rối thứ ba nằm ở các chi tiết nhỏ: phong bao lì xì chưa chia theo nhóm, quà may mắn chưa có người phụ trách, nhạc khai xuân chưa test, slide mục tiêu năm mới còn sai số liệu, micro phát biểu lúc được lúc mất, hoặc bàn kỹ thuật không nhận cue khi MC mời lãnh đạo nâng ly. Những lỗi này không lớn trên giấy. Nhưng khi xảy ra trước toàn bộ nhân sự, chương trình sẽ mất sự liền mạch.
Thời điểm phù hợp thường là tuần làm việc đầu tiên hoặc tuần thứ hai sau kỳ nghỉ Tết, tùy lịch hoạt động của doanh nghiệp. Nếu tổ chức quá sớm, nhân sự có thể chưa quay lại đủ. Nếu để quá trễ, không khí khai xuân giảm dần và chương trình dễ mất ý nghĩa đầu năm.
Với doanh nghiệp quy mô nhỏ, tiệc tân niên có thể tổ chức ngay tại văn phòng, showroom, nhà hàng gần công ty hoặc một không gian nội bộ đủ ấm cúng. Chương trình không cần quá nhiều hạng mục, chỉ cần khu đón khách, backdrop nhỏ, MC, phần chúc Tết, lì xì, dùng tiệc nhẹ và một vài hoạt động giao lưu.
Với doanh nghiệp đông nhân sự hoặc có khách mời, đối tác, ban lãnh đạo tham dự, chương trình nên được chuẩn bị như một sự kiện đầu năm đúng nghĩa. Khi đó cần tính đến sân khấu, âm thanh ánh sáng, LED hoặc màn chiếu, khu check-in, nhân sự đón khách, timeline phát biểu, nghi thức khai xuân, quay chụp và phương án điều phối hiện trường.
Key Events không bắt đầu bằng việc đưa sẵn một gói hạng mục cố định. Mỗi doanh nghiệp có một kiểu tân niên khác nhau: có bên chỉ cần buổi gặp mặt nội bộ gọn nhẹ, có bên muốn làm gala khai xuân, có bên cần kết hợp du xuân, khen thưởng đầu năm hoặc gặp mặt đối tác. Việc đầu tiên là xác định chương trình này cần tạo cảm giác gì cho người tham dự.
Concept tiệc tân niên nên có màu sắc tươi sáng, tích cực và dễ triển khai. Các chủ đề như khai xuân, khởi đầu mới, bứt phá năm mới, lộc xuân, vững bước, cùng nhau tăng tốc hoặc chào năm mới có thể được biến thành sân khấu, backdrop, photobooth, thiệp mời, hashtag và hoạt động giao lưu.
Điều cần tránh là chọn concept quá lớn nhưng không đủ ngân sách hoặc không phù hợp với không gian tổ chức. Một chương trình tại văn phòng không nên cố dựng quá nhiều chi tiết cồng kềnh. Ngược lại, nếu tổ chức tại nhà hàng hoặc trung tâm sự kiện, phần hình ảnh cần được làm đủ rõ để tạo không khí đầu năm ngay từ khu vực check-in.
Kịch bản tiệc tân niên nên ngắn hơn tất niên. Phần mở đầu cần có nhạc xuân, đón khách, chụp hình, khai mạc, lời chúc năm mới, phát biểu định hướng, nghi thức khai xuân, lì xì hoặc bốc thăm lộc xuân, dùng tiệc và giao lưu. Nếu có văn nghệ hoặc tiết mục biểu diễn, nên đặt ở vị trí giúp chương trình sáng hơn chứ không làm timeline bị nặng.
Key Events chuẩn bị kịch bản không chỉ cho MC, mà còn cho cả đội vận hành. Khi MC mời lãnh đạo lên sân khấu, ai đưa micro? Khi phát phong bao lì xì, ai chuẩn bị khay? Khi bốc thăm may mắn, ai giữ thùng phiếu, ai đối chiếu danh sách, ai trao quà? Các cue này cần rõ trước khi chương trình bắt đầu.
Khu vực check-in là nơi khách cảm nhận không khí đầu tiên. Với tiệc tân niên, backdrop nên có màu sắc tươi sáng, bố cục sạch, dễ chụp hình và có thông điệp đầu năm rõ ràng. Nếu không gian nhỏ, photobooth cần đặt sao cho không chắn lối di chuyển. Nếu khách đến cùng một khung giờ, bàn đón khách và khu chụp hình phải được tách hợp lý để tránh ùn ở cửa vào.
Sân khấu không nhất thiết phải quá lớn, nhưng cần đủ cho phần phát biểu, chúc Tết, nâng ly, trao lì xì hoặc bốc thăm. Với chương trình có trình chiếu mục tiêu năm mới, LED hoặc màn chiếu cần được test trước về tỷ lệ hình ảnh, font chữ, âm thanh và thứ tự file.
Tiệc tân niên có nhiều khoảnh khắc cần âm thanh rõ: phát biểu đầu năm, MC dẫn khai xuân, nhạc nền, bốc thăm, trò chơi và phần nâng ly. Nếu dùng micro không ổn định, người phát biểu sẽ bị mất nhịp. Nếu nhạc vào trễ, phần mở màn sẽ giảm không khí. Nếu ánh sáng sân khấu quá yếu, ảnh chụp đầu năm sẽ không đẹp.
Key Events tính cấu hình thiết bị theo không gian, số lượng khách và nội dung chương trình. Một buổi tân niên văn phòng cần thiết bị khác với một gala khai xuân tại nhà hàng. Điểm quan trọng là không để kỹ thuật trở thành phần gây lo lắng trong ngày chạy.
Tiệc tân niên thường không cần quá nhiều nhân sự như các sự kiện lớn, nhưng cần đúng vị trí. Lễ tân phụ trách đón khách, hướng dẫn chụp hình, hỗ trợ sơ đồ bàn hoặc phát quà đầu năm. Điều phối sân khấu giữ timeline, nhắc MC, báo kỹ thuật, chuẩn bị người phát biểu và kiểm tra các phần nghi thức.
Ở hậu trường, cần có người theo dõi quà, phong bao lì xì, danh sách bốc thăm, slide trình chiếu, nhạc nền và thứ tự khách lên sân khấu. Nếu để phòng nhân sự hoặc hành chính tự xoay hết trong ngày chạy, họ sẽ rất khó vừa tiếp khách, vừa tham dự chương trình, vừa xử lý các cue nhỏ phát sinh.
Một chương trình tân niên có thể bắt đầu bằng phần đón khách và chụp hình tại backdrop. Nhạc nền nên có màu sắc đầu năm nhưng không quá ồn để khách dễ chào hỏi. Sau đó MC khai mạc, mời đại diện lãnh đạo gửi lời chúc năm mới và chia sẻ định hướng chính trong năm.
Tiếp theo có thể là nghi thức khai xuân, nâng ly, lì xì may mắn hoặc bốc thăm lộc xuân. Nếu doanh nghiệp muốn tạo tinh thần thi đua, có thể lồng phần vinh danh ngắn cho các cá nhân, phòng ban hoặc dự án nổi bật trước Tết. Tuy nhiên phần này nên gọn, tránh biến tiệc tân niên thành buổi tổng kết lần hai.
Sau phần chính, chương trình nên chuyển sang dùng tiệc, giao lưu, trò chơi nhẹ hoặc biểu diễn nghệ thuật. Với tân niên, các hoạt động nên dễ tham gia, không gây áp lực và không cần chuẩn bị quá phức tạp. Mục tiêu là kéo lại năng lượng làm việc sau kỳ nghỉ, không phải tạo một sân khấu quá dày tiết mục.
Chi phí tổ chức tiệc tân niên phụ thuộc vào quy mô khách, địa điểm, hình thức tiệc, sân khấu, âm thanh ánh sáng, backdrop, photobooth, MC, nhân sự lễ tân, tiết mục biểu diễn, quà đầu năm, quay chụp và mức độ điều phối. Cùng là tân niên, một buổi gặp mặt 50 người tại văn phòng sẽ khác hoàn toàn với một chương trình 300 khách tại nhà hàng có sân khấu, LED và nghi thức khai xuân.
Một khoản doanh nghiệp hay đánh giá thấp là phần chuẩn bị hình ảnh và kỹ thuật. Backdrop, hashtag, standee, slide mục tiêu năm mới, nhạc nền, micro, ánh sáng và khu chụp hình đều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách. Nếu các phần này làm rời rạc, chương trình đầu năm sẽ thiếu sự liền mạch.
Để dự trù ngân sách sát hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo bảng giá dịch vụ tổ chức sự kiện trước khi chốt phạm vi triển khai. Báo giá thực tế vẫn cần dựa trên số lượng khách, địa điểm, thời gian tổ chức, hạng mục cần thuê và mức độ vận hành trong ngày diễn ra chương trình.
Bảng Báo Giá Tổ Chức Sự Kiện tân Niên Cho 100 Khách
| STT | HẠNG MỤC | MÔ TẢ CHI TIẾT | ĐVT | SỐ LƯỢNG | Đơn giá | Thành tiền | GHI CHÚ |
| A. NHÂN SỰ | 28.000.000 | ||||||
| 1 | MC | MC nam/nữ tiếng Việt, chuyên nghiệp.Ngoại hình xinh đẹp, tác phong chuyên nghiệp,dẫn theo kịch bản có sẵn.Đã bao gồm trang phục và kịch bản.Thời gian làm việc: 4 tiếng | Người | 1 | 4.000.000 | 4.000.000 | Giá giao động từ 4.000.000+++ tùy profile MC |
| 2 | PG | MC nam/nữ tiếng Việt, có kinh nghiệm dẫn chương trình.2 PG checkin, 2 PG khu vực trưng bày + mockup sản phẩm + 2 đón kháchNgoại hình xinh đẹp, tác phong chuyên nghiệp,dẫn theo kịch bản có sẵn.Đã bao gồm trang phục và kịch bản.Thời gian làm việc: 4 tiếng | Người | 6 | 800.000 | 4.800.000 | |
| 3 | Tiết mục mở màn | Nhóm nhảy gồm 4 – 6 người | Người | 4 | 800.000 | 3.200.000 | |
| 4 | Quay phim | Quay toàn bộ highlight và key moment trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, dựng thành clip highlight/recap sau chương trình thời lượng 3-5 phútGiao file đã edit sau 3-5 ngày kể từ khi chương trình kết thúc. Chỉnh sửa tối đa 3 lầnThời gian làm việc 4 tiếng | Gói | 1 | 4.000.000 | 4.000.000 | |
| 5 | Photographer | Chụp hình tổng quan sự kiệnGiao file retouch sau 24-48h kể từ khi chương trình kết thúcThời gian làm việc 4 tiếng | Người | 2 | 2.500.000 | 5.000.000 | |
| 6 | Band nhạc | Bao gồm 3 nhạc công và 2 voice, có 2 set diễn mỗi set 30 – 45p | gói | 1 | 7.000.000 | 7.000.000 | |
| B. THIẾT BỊ SỰ KIỆN | 36.650.000 | ||||||
| 1 | Hệ thống âm thanh | Thiết bị bao gồm:– 04Loa Full– 02 Loa Subass– 02 Monitor– 04 Mic UHF– 01 Bộ xử lý điện 3 phase– 01 Bộ công suất + xử lý âm thanh– 01 Laptop chỉnh nhạc, phụ kiện đi kèm– 01 Kỹ thuật viên phụ trách | Gói | 1 | 7.000.000 | 7.000.000 | |
| 2 | Hệ thống ánh sáng | Thiết bị gồm:– 8 Parled 18x10W 4in1– 4 Beam – 4 pharled vàng trắng– 2 chân trụ chữ T bọc vải đen– 1 bộ nâng tín hiệu DMX– 1 bộ xử lý điện 3 phase– 1 tủ nguồn và dây tín hiệu | Gói | 1 | 6.500.000 | 6.500.000 | |
| 3 | Photobooth | Photobooth checkin, chất liệu bạt hiflex 2 da, in pp theo file thiết kếKích thước: 5m x 3m | m2 | 15 | 180.000 | 2.700.000 | |
| 4 | Bộ chữ “TÊN THƯƠNG HIỆU”, không sáng đèn, chất liệu formexKích thước: 2m x 1m | Gói | 1 | 4.000.000 | 4.000.000 | ||
| 5 | Sàn sân khấu checkin, khung sắt lót vát gỗKích thước: 5m x 2m | m2 | 10 | 160.000 | 1.600.000 | ||
| 6 | Màn hình LED | Màn hình Led Indoor P3.91Kích thước: 6m x 3m | m2 | 18 | 750.000 | 13.500.000 | |
| 7 | Rượu champagne | Rượu champagne nổ, dùng trong khai tiệc sự kiện | Chai | 1 | 350.000 | 350.000 | |
| 8 | Standee chữ X | Standee chân X, bao gồm in ấn pp theo file thiết kế, khoen 4 gócChưa bao gồm chi phí thiết kế | Cái | 2 | 250.000 | 500.000 | |
| 9 | Hashtag cầm tay | 5 hashtag cầm tay chụp ảnh checkin | Cái | 5 | 100.000 | 500.000 | |
| C. CHI PHÍ KHÁC | 9.000.000 | ||||||
| 1 | Chi phí vận chuyển | Chi phí vận chuyển thiết bị sự kiện | Lượt | 2 | 2.000.000 | 4.000.000 | |
| 2 | Chi phí setup | Nhân sự setup/dọn dẹp sự kiện | Gói | 1 | 2.000.000 | 2.000.000 | |
| 3 | Chi phí thiết kế | Thiết kế 2D, bao gồm: photobooth, hashtag cầm tay, KV | Gói | 1 | 3.000.000 | 3.000.000 | |
| TỔNG CHI PHÍ TRƯỚC THUẾ | 73.650.000 | ||||||
| THUẾ VAT 8% | 5.892.000 | ||||||
| TỔNG CHI PHÍ ĐÃ BAO GỒM VAT 8% | 79.542.000 | ||||||
Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Chi Phí
Chi phí tổ chức tân niên có thể dao động đáng kể tùy thuộc vào nhiều yếu tố:
Tiệc tân niên thường nằm trong nhóm sự kiện nội bộ đầu năm, nên có thể kết nối với nhiều dịch vụ khác của Key Events tùy mục tiêu chương trình.
Nếu doanh nghiệp muốn xem tiệc tân niên như một phần trong kế hoạch sự kiện nội bộ dài hạn, có thể tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói. Trang này phù hợp khi doanh nghiệp không chỉ làm tân niên, mà còn cần hội nghị khách hàng, lễ kỷ niệm, gala dinner, khai trương, sự kiện nội bộ hoặc chương trình truyền thông trong năm.
Nếu muốn phân biệt rõ chương trình đầu năm và cuối năm, doanh nghiệp có thể xem thêm dịch vụ tổ chức tiệc tất niên. Tất niên thường tập trung vào tổng kết, tri ân và khép lại năm cũ; còn tân niên nên hướng đến khai xuân, khởi động tinh thần và truyền thông mục tiêu năm mới.
Với các doanh nghiệp muốn chương trình có không khí sôi động hơn, tiệc tân niên có thể kết hợp phong cách dịch vụ tổ chức Gala Dinner cho doanh nghiệp nếu tổ chức vào buổi tối tại nhà hàng hoặc khách sạn. Khi đó cần chú ý nhiều hơn đến nhịp tiệc, ánh sáng, biểu diễn, ra món và trải nghiệm khách mời.
Ở phần vận hành, khu đón khách đầu năm nên có đủ người hướng dẫn, phát quà hoặc hỗ trợ chụp hình. Với chương trình đông khách, cho thuê lễ tân, nhân sự check-in sự kiện giúp giảm tải cho đội nội bộ, nhất là khi khách đến dồn trong cùng một khung giờ.
Phần sân khấu và kỹ thuật nên được tính theo không gian thật. Nếu chương trình có phát biểu, trình chiếu, biểu diễn hoặc bốc thăm, cho thuê âm thanh ánh sáng trọn gói sẽ giúp kiểm soát tốt hơn chất lượng micro, nhạc nền, ánh sáng sân khấu và cue kỹ thuật.
Riêng khu chụp hình đầu năm, thiết kế và thi công photobooth, hashtag, standee, mô hình check-in sự kiện nên được chuẩn bị sớm để đồng bộ với concept khai xuân. Phần này không chỉ để chụp ảnh, mà còn tạo cảm giác chương trình đã được chuẩn bị kỹ ngay từ lúc khách bước vào.
Lỗi đầu tiên là làm chương trình quá dài. Tân niên nên là buổi khởi động đầu năm, không nên biến thành một buổi họp tổng kết mở rộng. Nếu phần phát biểu kéo dài, khách mời sẽ khó giữ sự tập trung và không khí đầu năm bị nặng.
Lỗi thứ hai là chuẩn bị thiếu người giữ cue. MC có thể dẫn chương trình, nhưng MC không thể tự kiểm tra hết phong bao lì xì, danh sách bốc thăm, người phát biểu, slide trình chiếu, quà trao và nhạc nền. Chỉ cần thiếu một điều phối viên giữ nhịp, các phần tưởng đơn giản vẫn có thể bị lệch.
Lỗi thứ ba là xem nhẹ khu vực đón khách. Sau Tết, mọi người thường muốn chào hỏi, chúc năm mới và chụp hình. Nếu backdrop đặt sai chỗ, bàn check-in thiếu người hoặc quà đầu năm chưa sắp xếp rõ, khu vực cửa vào sẽ nhanh chóng bị ùn.
Lỗi thứ tư là không test kỹ file và thiết bị. Slide mục tiêu năm mới, video khai xuân, nhạc mở màn, micro, ánh sáng và màn hình cần được kiểm tra trước giờ khách đến. Những lỗi kỹ thuật đầu chương trình thường tạo cảm giác thiếu chuẩn bị, dù các phần sau có làm tốt đến đâu.
Để tư vấn sát nhu cầu, Key Events cần biết số lượng khách dự kiến, thời gian tổ chức, địa điểm đã có hay chưa, chương trình tổ chức buổi sáng, trưa hay tối, ngân sách khoảng bao nhiêu, có cần dùng tiệc không, có lãnh đạo hoặc đối tác tham dự không, có lì xì, bốc thăm, vinh danh, biểu diễn hoặc quay chụp không.
Nếu doanh nghiệp đã có địa điểm, Key Events có thể khảo sát không gian, đề xuất layout sân khấu, khu check-in, vị trí photobooth, âm thanh ánh sáng và nhân sự điều phối. Nếu chưa có địa điểm, đội ngũ sẽ tư vấn phương án phù hợp với quy mô khách, thời điểm đầu năm và mức ngân sách dự kiến.
Một buổi tân niên tốt không cần quá nhiều hạng mục. Điều quan trọng là chương trình đúng tinh thần đầu năm, không khí sáng, timeline gọn, thông điệp rõ và người phụ trách nội bộ không phải liên tục rời bàn để xử lý hậu trường. Đó là phần Key Events ưu tiên giữ khi nhận tổ chức tiệc tân niên cho doanh nghiệp.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Tổ Chức Tiệc Tân Niên
