Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới

Tối ưu chi phí tổ chức sự kiện là một “cơn đau đầu” của không ít doanh nghiệp khi muốn ra mắt sản phẩm mới mà vẫn muốn giữ chất lượng và hiệu quả truyền thông. Để giúp doanh nghiệp thoải mái “quyết định túi tiền”, Key Events xây dựng bảng giá minh bạch, chi tiết bên dưới. Điều này không chỉ giúp khách hàng dự trù rõ ràng mà còn dễ dàng so sánh các hạng mục, từ đó chọn lựa những dịch vụ “đáng đồng tiền bát gạo”.

Thực tế, giá tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm không có công thức cố định – mọi thứ đều phụ thuộc vào quy mô, cách thức tổ chức, ý tưởng sáng tạo và ngân sách doanh nghiệp mong muốn đầu tư. Cũng như các dịch vụ tùy chỉnh, mỗi yếu tố từ số lượng khách mời, thiết bị, địa điểm, đến công nghệ trình chiếu đều ảnh hưởng đến chi phí.

Khi đã nắm rõ yêu cầu và ngân sách dự trù, Key Events cam kết xây dựng một báo giá “trúng phóc” nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo từng chi phí được chi tiết rõ ràng. Điều này giúp khách hàng không chỉ kiểm soát tài chính hiệu quả mà còn tận hưởng một sự kiện “trên cả mong đợi”.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Bước chọn địa điểm giống như đặt nền móng cho một “ngôi nhà sự kiện.” Địa điểm không chỉ là nơi diễn ra mà còn thể hiện độ chuyên nghiệp và đẳng cấp của thương hiệu. Tuy nhiên, để chọn được nơi “vừa túi tiền” mà vẫn xịn sò thì không dễ. Hãy điểm qua vài khoản “phải chi” mà doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Chi phí đặt cọc địa điểm: Cọc sớm để “chắc suất” là điều nên làm, đặc biệt là khi địa điểm đẹp luôn có người đặt trước.
• Chi phí bảo hiểm sự kiện: Đây là khoản bắt buộc, để bảo đảm an toàn tối đa cho khách mời, đội ngũ, và tránh các sự cố bất ngờ.
• Chi phí thuê bãi đỗ xe: Nếu sự kiện lớn, bãi đỗ xe rộng rãi là điểm cộng lớn, giúp khách mời thấy thoải mái và không phải bận tâm về chỗ gửi xe.

Nhiều doanh nghiệp thích chọn trung tâm tổ chức sự kiện vì đây là cách thể hiện đẳng cấp và cũng giúp tối ưu hóa thời gian chuẩn bị. Trung tâm có đủ thiết bị và đội ngũ hỗ trợ, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào nội dung sự kiện. 

Dưới đây là báo giá của 5 trung tâm tổ chức sự kiện mà Key Events từng có cơ hội hợp tác, bạn có thể tham khảo nhé:

Tuy nhiên, nếu muốn tiết kiệm hơn, một số công ty chọn tận dụng ngay không gian văn phòng hoặc showroom của mình. Đây là cách vừa thân thiện với ngân sách mà vẫn tạo cảm giác gần gũi.

Chi phí trang thiết bị

Khi đã chốt xong địa điểm, bước tiếp theo chính là “lên đồ” cho sân khấu – phần nhìn của sự kiện ra mắt sản phẩm! Một sân khấu chỉnh chu, sáng tạo và mới mẻ sẽ để lại dấu ấn sâu sắc cho khách mời và đối tác. 

Bên cạnh đó, hệ thống âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp cũng là yếu tố quan trọng để đẩy cảm xúc, tạo sự bùng nổ tại sự kiện.

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hạng mục âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình hiển thị… thường ngốn một khoản chi phí đáng kể, chiếm tầm 20% ngân sách.

Dưới đây là 1 số trang thiết bị cần thiết cho 1 sự kiện ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp:

Lưu ý: Bảng giá trên là mức tham khảo và có thể thay đổi tùy vào nhà cung cấp, chất lượng thiết bị, và yêu cầu của từng sự kiện. Để có báo giá chi tiết và sát nhất, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với đơn vị tổ chức nhé.

Chi phí tiệc

Tổ chức tiệc chiêu đãi trong sự kiện ra mắt sản phẩm không chỉ đơn thuần là phục vụ ăn uống cho khách mời mà còn là cơ hội để tạo nên không gian kết nối, giúp doanh nghiệp ghi điểm với khách hàng và đối tác. 

Tuy nhiên, làm thế nào để có một buổi tiệc vừa “chất” mà chi phí vẫn tối ưu luôn là câu hỏi đau đầu cho các nhà tổ chức. Các hình thức tiệc phổ biến như tiệc trà, mini buffet, hoặc thậm chí tiệc tại nhà hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tùy theo quy mô và phong cách của sự kiện.

Ngày nay, kiểu tiệc mini buffet và trà chiều đang lên ngôi bởi sự tinh gọn, hiện đại, phù hợp với các sự kiện nhỏ gọn hoặc mang tính kết nối nhẹ nhàng. 

Tuy nhiên, đừng nhầm lẫn rằng những bữa tiệc “nhỏ mà có võ” này sẽ giúp tiết kiệm ngân sách. Giá thành cho một buổi tiệc ra trò tại sự kiện không hề rẻ. Chính vì thế, “nghiên cứu thị trường” kỹ lưỡng là điều doanh nghiệp cần làm – khảo sát và so sánh giá từ nhiều đơn vị cung cấp để chọn được đối tác có mức giá hợp lý mà chất lượng phục vụ vẫn xứng tầm.

Một điểm cộng của việc tổ chức tiệc là nó có thể được tùy chỉnh từ các món ăn, đồ uống đến dịch vụ phục vụ. Như vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh chi phí sao cho phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo yếu tố sang trọng và chuyên nghiệp của sự kiện.

Chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự luôn là một trong những yếu tố đáng kể và không thể thiếu khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Không chỉ là khoản đầu tư cho con người, mà còn là đảm bảo sự kiện diễn ra mượt mà, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng với khách mời.

Lưu ý:

• Phí cuối tuần hoặc dịp lễ: Các chi phí trên có thể tăng từ 10-20% nếu sự kiện diễn ra vào cuối tuần hoặc các ngày lễ.
• Phụ phí đi lại: Đối với các sự kiện ngoài khu vực trung tâm thành phố, doanh nghiệp có thể phải chi trả thêm phí đi lại cho nhân sự.
• Tùy chọn gói thuê trọn gói: Nếu khách hàng chọn nhân sự trọn gói, sẽ bao gồm giảm giá khi thuê nhiều vị trí cùng lúc.

Chi phí truyền thông và quảng cáo

Chi phí truyền thông cho sự kiện ra mắt sản phẩm là một khoản đầu tư đáng giá, giúp tăng độ nhận diện và thu hút khách hàng.

Để tối ưu hóa, các doanh nghiệp có thể kết hợp giữa in ấn các vật phẩm trực quan như banner, standee và quảng bá online qua mạng xã hội, hợp tác với báo chí, hoặc hợp tác với KOLs để lan tỏa sự kiện. 

Một chiến lược truyền thông bài bản không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nhắm đúng đối tượng, tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ và xây dựng uy tín cho thương hiệu một cách chuyên nghiệp và bền vững.

Chạy Ra Mắt Sản Phẩm không khó nhưng cần đủ kinh nghiệm, thời gian và công sức để tổ chức được. Dưới đây là quy trình tổ chức Ra Mắt Sản Phẩm cơ bản:

Bước 1: Xác định mong muốn và mục tiêu truyền thông 

Bước 2: Lên kịch bản chạy Ra Mắt Sản Phẩm gồm: ý tưởng, thời gian, địa điểm, số lượng phương tiện và các tuyến đường Ra Mắt Sản Phẩm

Bước 3: Dự trù thời gian và nắm rõ các bước xin giấy phép từ cơ quan chức năng, Sở Văn hóa và Thể thao cũng như các bên liên quan.

Bước 4: Chuẩn bị nhân sự tham gia gồm có PG hoặc PB, nhân sự quản lý điều phối, nhân sự quay chụp

Bước 5: Tiến hành sản xuất và trang trí các phương tiện tham gia Ra Mắt Sản Phẩm 

Bước 6: Trong quá trình triển khai chiến dịch cần có điều phối viên đi cùng để nhanh chóng hỗ trợ và giải quyết các tình huống phát sinh.

Bước 7: Nghiệm thu dự án, hiệu quả đạt được, các ấn phẩm truyền thông gồm video và hình ảnh. 

Trên đây là bài viết chia sẻ thông tin để bạn hiểu hơn về Ra Mắt Sản Phẩm là gì cùng các hình thức Ra Mắt Sản Phẩm phổ biến, hi vọng bạn có thông tin hữu ích để chọn hình thức Ra Mắt Sản Phẩm phù hợp.

Công ty chuyên tổ chức Ra Mắt Sản Phẩm

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents