Khách mời vừa đến khu check-in, đội PG đang chuẩn bị mẫu sản phẩm để trưng bày, màn hình LED cần kiểm tra lại video giới thiệu, MC chờ xác nhận thứ tự phát biểu, còn người phụ trách demo sản phẩm vẫn đang rà lại thiết bị kết nối trên sân khấu. Lễ ra mắt sản phẩm nhìn bên ngoài có vẻ là một chương trình giới thiệu đơn giản. Nhưng khi chạy thật, chỉ cần demo lỗi, slide sai phiên bản hoặc khách không hiểu điểm mới của sản phẩm, chương trình sẽ mất đi mục tiêu quan trọng nhất.
Dịch vụ tổ chức lễ ra mắt sản phẩm của Key Events được triển khai cho các chương trình giới thiệu sản phẩm mới, ra mắt dòng sản phẩm, công bố thương hiệu, giới thiệu bộ sưu tập, ra mắt dịch vụ mới hoặc tổ chức buổi trải nghiệm sản phẩm cho khách mời, đại lý, đối tác, báo chí, KOL/KOC và người dùng mục tiêu.
Một buổi ra mắt sản phẩm thường có nhiều phần nhìn thấy được: sân khấu, backdrop, màn hình LED, video giới thiệu, khu trưng bày, MC, khách mời, chụp hình và phần demo. Nhưng điểm quan trọng nhất lại nằm ở việc khách tham dự có hiểu sản phẩm mới ở đâu, đáng chú ý ở điểm nào và vì sao họ nên quan tâm hay không.
Nếu chương trình chỉ đẹp về hình ảnh nhưng nội dung giới thiệu rời rạc, khách sẽ nhớ sân khấu hơn là nhớ sản phẩm. Nếu demo quá dài, người xem dễ mất tập trung. Nếu khu trải nghiệm bố trí không hợp lý, khách đi ngang qua nhưng không thật sự tương tác. Nếu phần trình chiếu lỗi hoặc video không phát đúng cue, thông điệp ra mắt sẽ bị ngắt ngay ở đoạn quan trọng.
Vì vậy, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm cần được nhìn như một chương trình vừa có sân khấu, vừa có trải nghiệm, vừa có thông điệp truyền thông. Không chỉ dựng một không gian đẹp, mà phải tính cách khách mời tiếp cận sản phẩm từ lúc bước vào, ngồi xem chương trình, nghe giới thiệu, trải nghiệm thử và chụp hình sau sự kiện.
Nếu chỉ giới thiệu sản phẩm trong nội bộ nhỏ, không có khách mời quan trọng, không cần sân khấu và không có hoạt động truyền thông, đội nội bộ có thể tự chuẩn bị. Nhưng khi sản phẩm cần được ra mắt trước khách hàng, đại lý, đối tác, nhà phân phối, báo chí, KOL/KOC hoặc nhóm người dùng mục tiêu, việc thuê đơn vị tổ chức sẽ giúp chương trình có cấu trúc rõ hơn và hạn chế lỗi vận hành.
Lễ ra mắt sản phẩm thường có nhiều điểm cần kiểm soát cùng lúc. Khách mời phải được đón đúng nhóm. Sản phẩm trưng bày cần đặt ở vị trí dễ nhìn. Video giới thiệu phải đúng phiên bản. Người phát biểu phải nắm thông điệp chính. Demo cần được tổng duyệt trước. Khu trải nghiệm cần đủ nhân sự tư vấn. Nếu có báo chí hoặc KOL, khu chụp hình và thời điểm ghi hình cũng phải được tính từ đầu.
Dịch vụ tổ chức trọn gói phù hợp khi chương trình không chỉ cần diễn ra cho có, mà cần tạo ấn tượng ban đầu tốt cho sản phẩm. Đặc biệt với các sản phẩm mới, sản phẩm chủ lực, dòng sản phẩm cần truyền thông mạnh hoặc chương trình ra mắt gắn với chiến dịch bán hàng, phần tổ chức cần được chuẩn bị kỹ hơn một buổi giới thiệu thông thường.
Một lỗi thường gặp khi tổ chức lễ ra mắt sản phẩm là bắt đầu từ thiết kế sân khấu, màu sắc, tiết mục hoặc quà tặng trước khi làm rõ thông điệp chính. Sản phẩm này mới ở điểm nào? Giải quyết vấn đề gì? Dành cho nhóm khách nào? Khách cần nhớ điều gì sau khi rời sự kiện? Nếu những câu hỏi này chưa rõ, chương trình dễ bị đẹp nhưng thiếu trọng tâm.
Với lễ ra mắt sản phẩm, thông điệp cần được lặp lại một cách tự nhiên qua nhiều điểm: lời dẫn MC, video mở màn, bài phát biểu, slide giới thiệu, phần demo, khu trải nghiệm, backdrop, tài liệu, quà tặng và hình ảnh chụp sau sự kiện. Khi các phần này không đồng bộ, khách tham dự sẽ nhận thông tin rời rạc.
Key Events thường bắt đầu bằng việc làm rõ mục tiêu chương trình: ra mắt để bán hàng, để truyền thông, để giới thiệu với đại lý, để tạo trải nghiệm cho khách hàng, để thu hút báo chí/KOL hay để công bố định vị mới của thương hiệu. Từ mục tiêu đó mới tính tiếp kịch bản, sân khấu, khu trưng bày, nhân sự, thiết bị và cách điều phối ngày chạy.
Một chương trình ra mắt sản phẩm thường gồm nhiều phần nối với nhau: tư vấn concept, xây dựng timeline, kịch bản MC, thiết kế sân khấu, backdrop, màn hình LED, âm thanh ánh sáng, khu check-in, photobooth, khu trưng bày sản phẩm, khu trải nghiệm, tài liệu giới thiệu, quà tặng, nhân sự lễ tân, PG/PB, MC, quay chụp, livestream nếu cần và điều phối chương trình.
Với sản phẩm cần demo, phần kỹ thuật phải được chuẩn bị kỹ hơn bình thường. Thiết bị demo có cần nguồn điện riêng không, có cần mạng internet không, có cần kết nối laptop với màn hình không, có cần camera quay cận cảnh sản phẩm không, ai là người thao tác trên sân khấu, ai xử lý nếu demo không chạy đúng như tổng duyệt. Những điểm này phải được chốt trước, không nên để sát giờ mới kiểm tra.
Với sản phẩm cần trải nghiệm trực tiếp, khu trưng bày và khu dùng thử rất quan trọng. Khách cần biết đi đâu, thử như thế nào, hỏi ai, nhận tài liệu ở đâu và có bước tiếp theo sau khi trải nghiệm không. Nếu khu trải nghiệm thiếu người phụ trách, sản phẩm dù được đặt đẹp vẫn khó tạo tương tác thật.
Sân khấu trong lễ ra mắt sản phẩm không chỉ cần đẹp, mà phải hỗ trợ tốt cho nội dung giới thiệu. Nếu có video mở màn, màn hình cần đủ lớn và âm thanh phải rõ. Nếu có demo, sân khấu cần đủ không gian cho người trình bày, sản phẩm, bàn demo hoặc đạo cụ. Nếu có phần chụp hình công bố sản phẩm, ánh sáng phải đủ để ảnh không bị tối mặt hoặc lóa nền LED.
Một số chương trình có sân khấu rất đẹp trên phối cảnh nhưng khi vào địa điểm thật lại phát sinh lỗi: màn hình đặt quá cao so với tầm nhìn, khách ngồi xa không đọc được nội dung, bàn demo che mất sản phẩm, ánh sáng phản chiếu vào bề mặt sản phẩm hoặc bàn kỹ thuật không thấy sân khấu để nhận cue.
Với chương trình cần hệ thống kỹ thuật đồng bộ, ban tổ chức có thể tham khảo cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói. Nếu phần ra mắt cần âm thanh rõ, ánh sáng sân khấu, màn hình trình chiếu, cue nhạc, video và hiệu ứng mở màn, hạng mục cho thuê âm thanh ánh sáng trọn gói nên được tính ngay từ giai đoạn khảo sát địa điểm.
Với lễ ra mắt sản phẩm, khu trưng bày không nên chỉ đặt cho đẹp. Đây là nơi khách mời nhìn gần, chạm thử, hỏi thông tin, chụp hình và có cảm nhận trực tiếp về sản phẩm. Nếu khu này đặt khuất, thiếu ánh sáng hoặc không có người tư vấn, khách sẽ đi qua rất nhanh.
Luồng khách cần được tính từ lúc check-in. Khách bước vào sẽ thấy gì đầu tiên? Có đi qua khu trưng bày trước khi vào hội trường không? Sau phần giới thiệu trên sân khấu, khách có quay lại trải nghiệm sản phẩm không? Có cần phân nhóm khách để tránh ùn không? Có cần bàn tư vấn, khu nhận tài liệu hoặc khu đăng ký thông tin sau trải nghiệm không?
Với các sản phẩm cần tương tác trực tiếp, nhân sự hỗ trợ tại khu trải nghiệm rất quan trọng. Có thể cần PG/PB giới thiệu sản phẩm, nhân sự hướng dẫn dùng thử, người phụ trách lấy thông tin khách hàng hoặc đội hỗ trợ booth nếu chương trình có nhiều gian trưng bày. Trường hợp cần đội ngũ giới thiệu sản phẩm tại chỗ, ban tổ chức có thể tham khảo cho thuê PG, PB sự kiện.
Lễ ra mắt sản phẩm thường cần hình ảnh truyền thông sau chương trình. Vì vậy, khu check-in và photobooth không chỉ để khách chụp lưu niệm, mà còn là nơi tạo hình ảnh nhận diện cho sản phẩm mới. Nếu khu này thiếu ánh sáng, bố cục rối hoặc đặt sai vị trí, ảnh sau sự kiện sẽ khó dùng cho truyền thông.
Một khu check-in tốt cần có logo, tên sản phẩm, thông điệp chính, vị trí chụp đủ rộng và luồng khách không bị nghẽn. Nếu có báo chí, KOL/KOC hoặc khách mời cần chụp hình riêng, nên chuẩn bị vị trí đứng, góc máy và người điều phối để tránh tình trạng nhiều nhóm khách dồn lại cùng lúc.
Với chương trình có danh sách khách mời, đối tác, đại lý hoặc báo chí, hạng mục cho thuê lễ tân, nhân sự check-in sự kiện sẽ giúp khâu đón tiếp rõ ràng hơn. Nếu cần khu chụp hình theo nhận diện sản phẩm, có thể triển khai thiết kế và thi công photobooth, hashtag, standee, mô hình check-in sự kiện để hình ảnh trước và sau chương trình đồng bộ hơn.
MC trong lễ ra mắt sản phẩm không chỉ làm nhiệm vụ dẫn chương trình. MC cần hiểu sản phẩm ở mức đủ để chuyển ý tự nhiên, giới thiệu đúng người phát biểu, dẫn vào video, dẫn phần demo, nhắc khách trải nghiệm sản phẩm và xử lý các khoảng trống nếu sân khấu cần thêm thời gian chuẩn bị.
Người trình bày sản phẩm cũng cần được tổng duyệt kỹ. Nếu bài nói quá dài, khách sẽ mệt. Nếu dùng quá nhiều thuật ngữ, khách không hiểu điểm mới. Nếu demo chưa được tập với thiết bị thật, rủi ro lỗi kết nối hoặc thao tác sai trên sân khấu rất cao. Với sản phẩm công nghệ, mỹ phẩm, thời trang, thực phẩm, thiết bị hoặc dịch vụ mới, cách trình bày sẽ khác nhau và cần được thiết kế riêng theo nhóm khách tham dự.
Nếu chương trình cần người dẫn có khả năng giữ nhịp sân khấu, xử lý phần phát biểu, demo và giao lưu, ban tổ chức có thể tham khảo cho thuê MC sự kiện doanh nghiệp. MC nên được brief trước về sản phẩm, thông điệp chính, tên khách mời quan trọng và các điểm cần tránh khi dẫn.
Nếu lễ ra mắt sản phẩm có báo chí, KOL/KOC, đối tác hoặc khách mời quan trọng, phần đón tiếp cần được chuẩn bị kỹ hơn một chương trình thông thường. Không nên để tất cả khách đi cùng một luồng nếu có nhóm cần phỏng vấn, chụp hình, nhận tài liệu riêng hoặc tham gia khu trải nghiệm trước.
Với báo chí, cần chuẩn bị thông tin sản phẩm, thông cáo, hình ảnh, người đại diện trả lời và khu vực phỏng vấn nếu có. Với KOL/KOC, cần rõ lịch trình: check-in, chụp hình, tham dự chương trình, trải nghiệm sản phẩm, quay nội dung và thời điểm rời sự kiện. Nếu không có người điều phối nhóm này, chương trình dễ bị thiếu hình ảnh quan trọng hoặc bỏ lỡ các khoảnh khắc truyền thông.
Những phần này cần được đưa vào timeline chính, không nên xử lý như việc phát sinh bên ngoài chương trình. Khi đội check-in, truyền thông, quay chụp, MC và điều phối cùng nắm rõ nhóm khách mời đặc biệt, hình ảnh sau sự kiện sẽ đầy đủ và dễ sử dụng hơn.
Kịch bản lễ ra mắt sản phẩm không nên chỉ là mở màn, phát biểu, chiếu video, demo rồi kết thúc. Một kịch bản tốt cần dẫn khách theo một hành trình rõ: tạo tò mò, giới thiệu vấn đề, công bố sản phẩm, giải thích điểm mới, trình diễn hoặc demo, mời trải nghiệm và chốt lại thông điệp chính.
Nếu mở màn quá dài, khách dễ mất tập trung trước khi sản phẩm xuất hiện. Nếu công bố sản phẩm quá sớm nhưng phần sau không có gì để giữ sự chú ý, chương trình sẽ bị hụt. Nếu demo đặt quá muộn, khách có thể đã mệt. Nếu không có phần trải nghiệm sau sân khấu, khách chỉ nghe mà chưa thật sự tiếp xúc với sản phẩm.
Với các chương trình ra mắt sản phẩm nằm trong nhóm sự kiện doanh nghiệp, ban tổ chức có thể tham khảo thêm kịch bản và ý tưởng tổ chức sự kiện doanh nghiệp. Riêng với lễ ra mắt sản phẩm, kịch bản cần ưu tiên sự rõ ràng, có điểm nhấn công bố và có đoạn chuyển hợp lý từ sân khấu sang khu trải nghiệm.
Chi phí tổ chức lễ ra mắt sản phẩm phụ thuộc vào quy mô khách mời, địa điểm, thời lượng chương trình, mức độ đầu tư sân khấu, màn hình LED, âm thanh ánh sáng, khu trưng bày, photobooth, nhân sự PG/PB, MC, quay chụp, livestream, tài liệu, quà tặng, demo sản phẩm và mức độ Key Events tham gia điều phối tổng thể.
Một buổi ra mắt nhỏ có thể chỉ cần khu check-in, backdrop, âm thanh cơ bản, màn hình trình chiếu, MC và khu trưng bày gọn. Nhưng một chương trình ra mắt có báo chí, KOL, trình diễn sản phẩm, sân khấu lớn, LED, hiệu ứng mở màn, khu trải nghiệm và đội quay chụp riêng sẽ cần ngân sách cao hơn.
Để dự trù chi phí sát hơn, ban tổ chức có thể tham khảo bảng giá dịch vụ tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, báo giá cụ thể vẫn cần dựa trên mặt bằng thật, số lượng khách, yêu cầu kỹ thuật, mức độ dàn dựng sản phẩm và các hạng mục truyền thông cần triển khai.
Tối ưu chi phí tổ chức sự kiện là một “cơn đau đầu” của không ít doanh nghiệp khi muốn ra mắt sản phẩm mới mà vẫn muốn giữ chất lượng và hiệu quả truyền thông.
Để giúp doanh nghiệp thoải mái “quyết định túi tiền”, Key Events xây dựng bảng giá minh bạch, chi tiết bên dưới. Điều này không chỉ giúp khách hàng dự trù rõ ràng mà còn dễ dàng so sánh các hạng mục, từ đó chọn lựa những dịch vụ “đáng đồng tiền bát gạo”.
Thực tế, giá tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm không có công thức cố định – mọi thứ đều phụ thuộc vào quy mô, cách thức tổ chức, ý tưởng sáng tạo và ngân sách doanh nghiệp mong muốn đầu tư. Cũng như các dịch vụ tùy chỉnh, mỗi yếu tố từ số lượng khách mời, thiết bị, địa điểm, đến công nghệ trình chiếu đều ảnh hưởng đến chi phí.
Khi đã nắm rõ yêu cầu và ngân sách dự trù, Key Events cam kết xây dựng một báo giá “trúng phóc” nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo từng chi phí được chi tiết rõ ràng. Điều này giúp khách hàng không chỉ kiểm soát tài chính hiệu quả mà còn tận hưởng một sự kiện “trên cả mong đợi”.
Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Bước chọn địa điểm giống như đặt nền móng cho một “ngôi nhà sự kiện.” Địa điểm không chỉ là nơi diễn ra mà còn thể hiện độ chuyên nghiệp và đẳng cấp của thương hiệu. Tuy nhiên, để chọn được nơi “vừa túi tiền” mà vẫn xịn sò thì không dễ. Hãy điểm qua vài khoản “phải chi” mà doanh nghiệp cần cân nhắc:
Nhiều doanh nghiệp thích chọn trung tâm tổ chức sự kiện vì đây là cách thể hiện đẳng cấp và cũng giúp tối ưu hóa thời gian chuẩn bị. Trung tâm có đủ thiết bị và đội ngũ hỗ trợ, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào nội dung sự kiện.
Dưới đây là báo giá của 5 trung tâm tổ chức sự kiện mà Key Events từng có cơ hội hợp tác, bạn có thể tham khảo nhé:
| Trung tâm | Sức chứa | Mức giá | Thông tin bổ sung |
| GEM Center | 500 – 1,800 | Từ 15,000,000 – 100,000,000+ | Không gian hiện đại, có thể tùy chỉnh linh hoạt theo chủ đề. GEM Center là lựa chọn cao cấp cho các sự kiện lớn, thương hiệu |
| White Palace | 300 – 1,500 | 20,000,000 – 80,000,000+ | Kiến trúc sang trọng, nhiều sảnh đẹp và rộng. White Palace thường được chọn cho các sự kiện đẳng cấp và hội nghị |
| Adora Center | 500 – 2,000 | 15,000,000 – 70,000,000+ | Tọa lạc tại nhiều vị trí ở TP.HCM, thích hợp cho các sự kiện lớn, giá cả hợp lý hơn so với các trung tâm cao cấp |
| Luxury Palace | 200 – 1,000 | 10,000,000 – 60,000,000+ | Phong cách tân cổ điển, sảnh có thiết kế sang trọng. Phù hợp với các sự kiện trung bình và lớn, với dịch vụ chuyên nghiệp. |
| Riverside Palace | 300 – 1,200 | 15,000,000 – 65,000,000+ | Vị trí ven sông, thiết kế mang lại cảm giác sang trọng và thoáng đãng, phù hợp cho tiệc cưới và sự kiện ngoài trời |
Tuy nhiên, nếu muốn tiết kiệm hơn, một số công ty chọn tận dụng ngay không gian văn phòng hoặc showroom của mình. Đây là cách vừa thân thiện với ngân sách mà vẫn tạo cảm giác gần gũi.
Chi phí trang thiết bị
Khi đã chốt xong địa điểm, bước tiếp theo chính là “lên đồ” cho sân khấu – phần nhìn của sự kiện ra mắt sản phẩm! Một sân khấu chỉnh chu, sáng tạo và mới mẻ sẽ để lại dấu ấn sâu sắc cho khách mời và đối tác.
Bên cạnh đó, hệ thống âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp cũng là yếu tố quan trọng để đẩy cảm xúc, tạo sự bùng nổ tại sự kiện.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hạng mục âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình hiển thị… thường ngốn một khoản chi phí đáng kể, chiếm tầm 20% ngân sách.
Dưới đây là 1 số trang thiết bị cần thiết cho 1 sự kiện ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp:
| Thiết bị | Đơn vị | Giá tham khảo (VNĐ) | Ghi chú |
| Âm thanh | |||
| Loa Full (công suất lớn) | 1 chiếc | 1,500,000 – 2,500,000 | Tùy công suất và thương hiệu, sử dụng cho hội trường lớn |
| Loa Sub | 1 chiếc | 2,000,000 – 3,500,000 | Đảm bảo chất lượng âm bass sâu, dùng cho sự kiện đông khách |
| Micro không dây | 1 bộ | 500,000 – 1,200,000 | Bao gồm micro và bộ thu sóng |
| Mixer kỹ thuật số | 1 chiếc | 2,000,000 – 5,000,000 | Dành cho âm thanh chất lượng cao |
| Ánh sáng | |||
| Đèn Par Led | 1 đèn | 250,000 – 400,000 | Đèn nhuộm màu sân khấu, tiết kiệm năng lượng |
| Đèn Moving Head Beam | 1 đèn | 800,000 – 1,500,000 | Hiệu ứng ánh sáng chuyển động, phù hợp sân khấu chuyên nghiệp |
| Đèn Follow | 1 đèn | 1,200,000 – 2,500,000 | Đèn theo dõi di chuyển, tập trung vào MC hoặc diễn giả |
| Màn hình & Hiển thị | |||
| Màn hình LED P3 | 1 m² | 5,000,000 – 7,000,000 | Độ phân giải cao, cho hình ảnh sắc nét, thích hợp cho sân khấu |
| Máy chiếu (công suất 6000+ Lumens) | 1 chiếc | 2,000,000 – 4,000,000 | Sử dụng cho trình chiếu video quảng bá sản phẩm |
| TV LED 50 inch | 1 chiếc | 1,500,000 – 2,000,000 | Dùng để hiển thị hình ảnh phụ trợ cho sự kiện |
| Trang trí sân khấu | |||
| Backdrop in bạt Hiflex | 1 backdrop | 3,000,000 – 6,000,000 | Trang trí nền sân khấu, giá tùy thuộc vào kích thước |
| Thảm trải sân khấu | 1 bộ | 500,000 – 1,500,000 | Đảm bảo sự sang trọng và chuyên nghiệp cho sân khấu |
| Cột đèn và cột trang trí | 1 cột | 200,000 – 500,000 | Tăng cường độ sáng và hiệu ứng không gian |
| Khác | |||
| Hệ thống loa di động | 1 bộ | 1,000,000 – 1,800,000 | Dùng cho các sự kiện nhỏ hơn hoặc tại các khu vực phụ |
| Máy khói (Fog Machine) | 1 chiếc | 500,000 – 1,500,000 | Tạo hiệu ứng sân khấu độc đáo, giúp ánh sáng nổi bật hơn |
Lưu ý: Bảng giá trên là mức tham khảo và có thể thay đổi tùy vào nhà cung cấp, chất lượng thiết bị, và yêu cầu của từng sự kiện. Để có báo giá chi tiết và sát nhất, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với đơn vị tổ chức nhé.
Chi phí tiệc
Tổ chức tiệc chiêu đãi trong sự kiện ra mắt sản phẩm không chỉ đơn thuần là phục vụ ăn uống cho khách mời mà còn là cơ hội để tạo nên không gian kết nối, giúp doanh nghiệp ghi điểm với khách hàng và đối tác.
Tuy nhiên, làm thế nào để có một buổi tiệc vừa “chất” mà chi phí vẫn tối ưu luôn là câu hỏi đau đầu cho các nhà tổ chức. Các hình thức tiệc phổ biến như tiệc trà, mini buffet, hoặc thậm chí tiệc tại nhà hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tùy theo quy mô và phong cách của sự kiện.
Ngày nay, kiểu tiệc mini buffet và trà chiều đang lên ngôi bởi sự tinh gọn, hiện đại, phù hợp với các sự kiện nhỏ gọn hoặc mang tính kết nối nhẹ nhàng.
Tuy nhiên, đừng nhầm lẫn rằng những bữa tiệc “nhỏ mà có võ” này sẽ giúp tiết kiệm ngân sách. Giá thành cho một buổi tiệc ra trò tại sự kiện không hề rẻ. Chính vì thế, “nghiên cứu thị trường” kỹ lưỡng là điều doanh nghiệp cần làm – khảo sát và so sánh giá từ nhiều đơn vị cung cấp để chọn được đối tác có mức giá hợp lý mà chất lượng phục vụ vẫn xứng tầm.
Một điểm cộng của việc tổ chức tiệc là nó có thể được tùy chỉnh từ các món ăn, đồ uống đến dịch vụ phục vụ. Như vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh chi phí sao cho phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo yếu tố sang trọng và chuyên nghiệp của sự kiện.
Chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự luôn là một trong những yếu tố đáng kể và không thể thiếu khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Không chỉ là khoản đầu tư cho con người, mà còn là đảm bảo sự kiện diễn ra mượt mà, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng với khách mời.
| Vị trí nhân sự | Giá tham khảo (VNĐ) |
| Kỹ thuật viên | 5,000,000 – 20,000,000 (mỗi kỹ thuật viên) |
| Thiết kế sân khấu | 10,000,000 – 50,000,000 |
| Nhân viên hỗ trợ | 500,000 – 1,000,000 (mỗi người/ ngày) |
| Dẫn chương trình | 5,000,000 – 20,000,000 (tùy MC nổi tiếng hay không) |
| Nghệ sĩ biểu diễn | 10,000,000 – 50,000,000 (mỗi tiết mục) |
| Photographer | 5,000,000 – 15,000,000 |
| Videographer | 8,000,000 – 20,000,000 |
| Nhân viên hậu cần, dọn dẹp | 3,000,000 – 7,000,000 |
Lưu ý:
Chi phí truyền thông và quảng cáo
Chi phí truyền thông cho sự kiện ra mắt sản phẩm là một khoản đầu tư đáng giá, giúp tăng độ nhận diện và thu hút khách hàng.
Để tối ưu hóa, các doanh nghiệp có thể kết hợp giữa in ấn các vật phẩm trực quan như banner, standee và quảng bá online qua mạng xã hội, hợp tác với báo chí, hoặc hợp tác với KOLs để lan tỏa sự kiện.
Một chiến lược truyền thông bài bản không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nhắm đúng đối tượng, tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ và xây dựng uy tín cho thương hiệu một cách chuyên nghiệp và bền vững.
| Hạng mục | Mô tả | Đơn vị tính | Giá thành (VND) | Lưu ý |
| In danh thiếp/Name card | In trên giấy Couches | 100 thiệp/hộp | 30.000 | In tối thiểu 5 hộp |
| Thiệp mời + phong bì | In trên giấy Couches, kích thước 100x300mm | Bộ | 15.000 | |
| Tờ rơi, brochure | In trên giấy Couches | Tờ | Liên hệ | |
| Standee | Standee chữ X, kích thước 0,8×1,8m | Cái | 45.000 | |
| Standee hộp, kích thước 0,8x2m | Cái | 60.000 | ||
| Standee A3 để bàn, kích thước 0,3×0,4m | Cái | 20.000 | ||
| Backdrop | In bạt Hiflex | m2 | 500.000 | Đã bao gồm khung sắt + chi phí lắp đặt, tháo dỡ |
| Quảng cáo Facebook + Google | Chạy theo ngân sách khách hàng | Gói | Liên hệ |
Với các chương trình tổ chức tại TPHCM, việc chọn địa điểm ảnh hưởng rất nhiều đến cách set up. Nếu tổ chức ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị, cần làm rõ thời gian thi công, đường vận chuyển thiết bị, quy định âm thanh, nguồn điện và khu vực trưng bày sản phẩm. Nếu tổ chức tại showroom, cửa hàng hoặc văn phòng, cần tính kỹ luồng khách, lối vào, khu trải nghiệm và vị trí sân khấu.
Nếu chương trình có báo chí, KOL hoặc khách mời từ nhiều khu vực, điểm đậu xe, bảng chỉ dẫn và thời gian check-in cần được thông báo rõ. Một chương trình ra mắt sản phẩm có thể bị ảnh hưởng đáng kể nếu khách đến trễ, không tìm được khu vực tổ chức hoặc bị ùn ở bàn check-in.
Nếu cần một đơn vị quen xử lý nhiều dạng địa điểm tại thành phố, ban tổ chức có thể tham khảo thêm công ty tổ chức sự kiện tại TPHCM. Kinh nghiệm khảo sát và xử lý hiện trường giúp hạn chế nhiều lỗi nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến ngày ra mắt.
Tùy mức độ đã chuẩn bị, Key Events có thể hỗ trợ trọn gói hoặc từng phần. Có chương trình đã có sản phẩm, thông điệp và địa điểm, chỉ cần sân khấu, âm thanh ánh sáng, check-in, MC, PG/PB và điều phối ngày chạy. Có chương trình cần tư vấn từ đầu: chọn format, xây dựng kịch bản công bố, thiết kế khu trưng bày, bố trí khu trải nghiệm, lên timeline, chuẩn bị nhân sự, quay chụp và phối hợp với truyền thông.
Trong quá trình triển khai, Key Events sẽ rà các điểm dễ phát sinh: sản phẩm trưng bày đặt ở đâu, demo cần thiết bị gì, ai duyệt slide cuối cùng, ai giữ cue video, ai bám MC, ai phụ trách khách VIP, ai điều phối báo chí/KOL nếu có, ai hướng dẫn khách trải nghiệm và ai xử lý nếu chương trình lệch timeline.
Nếu lễ ra mắt sản phẩm là một phần trong chiến dịch sự kiện lớn hơn như hội nghị khách hàng, lễ khai trương, chương trình tri ân hoặc sự kiện nội bộ, có thể kết nối thêm dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói để đồng bộ phần sân khấu, nhân sự, kịch bản và hình ảnh thương hiệu.
Để Key Events tư vấn sát hơn, ban tổ chức nên chuẩn bị trước một số thông tin: loại sản phẩm ra mắt, mục tiêu chương trình, số lượng khách, nhóm khách mời chính, thời gian tổ chức, địa điểm dự kiến, ngân sách, có cần demo không, có cần khu trải nghiệm không, có báo chí/KOL không, có cần MC, PG/PB, photobooth, quay chụp, livestream, âm thanh ánh sáng hoặc màn hình LED không.
Nếu đã có địa điểm, nên gửi thêm hình ảnh không gian, sơ đồ mặt bằng, chiều cao trần, vị trí sân khấu dự kiến, khu vực trưng bày, nguồn điện, quy định âm thanh, thời gian được set up và các hạng mục địa điểm đã bao gồm. Nếu sản phẩm có yêu cầu đặc biệt như nguồn điện, ánh sáng, bảo quản, kết nối mạng hoặc thao tác demo, thông tin này cần được chia sẻ sớm để phương án vận hành không bị thiếu.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới
