Cho Thuê PG, PB Sự Kiện

Nhiều người khi nhắc đến PG, PB thường nghĩ ngay đến ngoại hình, đồng phục và việc đứng tại booth để tạo sự thu hút. Những yếu tố đó có vai trò nhất định, nhưng nếu chỉ dừng ở phần hình ảnh thì chưa đủ. Trong một chương trình thật, PG và PB thường là nhóm nhân sự tiếp xúc với khách sớm nhất, nhiều nhất và trực tiếp nhất.

Khách muốn hỏi sản phẩm, ai trả lời? Khách cần biết khu trải nghiệm ở đâu, ai hướng dẫn? Khách nhận quà nhưng chưa hiểu cách tham gia minigame, ai giải thích? Đại lý đến hội nghị cần nhận tài liệu, ai hỗ trợ? Nếu PG, PB chỉ đứng đúng vị trí nhưng không được brief rõ nhiệm vụ, chương trình vẫn có thể bị rối ở khâu tương tác.

Vì vậy, thuê PG, PB sự kiện không nên chỉ nhìn vào số lượng người. Cần tính đúng vai trò, vị trí đứng, nội dung cần giới thiệu, cách giao tiếp với khách và người điều phối trực tiếp trong ngày chạy chương trình.

PG, PB phù hợp khi chương trình có sản phẩm cần giới thiệu, khu vực cần hướng dẫn khách, booth cần người hỗ trợ, hoạt động cần phát mẫu thử, quà tặng, catalogue hoặc phiếu thông tin. Đặc biệt với các sự kiện có nhiều khách di chuyển tự do, nhóm nhân sự này giúp khách không bị lúng túng khi tiếp cận khu vực trải nghiệm.

Trong lễ ra mắt sản phẩm, PG/PB có thể hỗ trợ trưng bày, giới thiệu tính năng cơ bản, hướng dẫn khách dùng thử, phát tài liệu và hỗ trợ khu chụp hình. Với hội nghị khách hàng, nhóm này có thể hỗ trợ phát quà, dẫn khách đến khu trưng bày, hướng dẫn khách nhận tài liệu hoặc hỗ trợ khu vực demo sản phẩm sau phần sân khấu.

Với khai trương, booth activation hoặc triển lãm, PG/PB thường cần linh hoạt hơn vì khách đến không theo cùng một thời điểm. Có lúc phải mời khách tiếp cận booth, có lúc phải giải thích chương trình, có lúc phải hỗ trợ phát mẫu thử, có lúc phải ghi nhận thông tin khách quan tâm. Nếu không có người điều phối, rất dễ xảy ra tình trạng chỗ đông khách thì thiếu người, chỗ vắng khách lại đứng quá nhiều.

Tùy loại chương trình, PG và PB có thể đảm nhận nhiều nhóm việc khác nhau. Với sự kiện giới thiệu sản phẩm, nhiệm vụ thường là đứng tại khu trưng bày, giới thiệu thông tin cơ bản, hướng dẫn khách trải nghiệm, phát brochure, hỗ trợ chụp hình hoặc điều hướng khách đến khu tư vấn sâu hơn.

Với booth activation, PG/PB có thể hỗ trợ mời khách tham gia, giải thích thể lệ, phát quà, ghi nhận thông tin, hướng dẫn khách quét mã QR, dùng thử sản phẩm hoặc tham gia minigame. Với hội nghị, triển lãm hoặc lễ ra mắt, nhóm này có thể hỗ trợ khu vực check-in phụ, khu phát tài liệu, khu tặng quà và khu trải nghiệm sản phẩm.

Điểm quan trọng là nhiệm vụ phải được chia rõ trước chương trình. Một người phụ trách mời khách sẽ khác người phụ trách giới thiệu sản phẩm. Một người đứng tại booth sẽ khác người hỗ trợ khu vực sân khấu. Nếu gom tất cả vào một mô tả chung, đến ngày chạy rất dễ thiếu người ở đúng điểm cần nhất.

Với các chương trình có sản phẩm hoặc dịch vụ cần giới thiệu, brief nhân sự là bước rất quan trọng. PG/PB cần biết sản phẩm tên gì, điểm nổi bật là gì, khách thường hỏi gì, câu nào được trả lời, câu nào nên chuyển cho nhân sự tư vấn chính. Nếu không brief kỹ, nhân sự có thể trả lời sai thông tin hoặc chỉ đứng hỗ trợ hình ảnh mà không tạo được tương tác thật.

Brief cũng cần có phần vận hành. Nhân sự phải biết giờ có mặt, đồng phục, vị trí đứng, người phụ trách trực tiếp, thời gian nghỉ, khu vực phát tài liệu, quy trình phát quà, cách xử lý khi khách đông và cách báo lại nếu có vấn đề phát sinh. Những việc này nghe nhỏ, nhưng ngày chạy chương trình thường rối chính ở các điểm nhỏ như vậy.

Tại Key Events, PG/PB thường được sắp theo vị trí và mục tiêu cụ thể, không chỉ đưa đủ số lượng người đến hiện trường. Nếu chương trình cần đội nhân sự rộng hơn, khách có thể tham khảo thêm cung cấp nhân sự sự kiện trọn gói để kết hợp PG/PB với lễ tân, check-in, hoạt náo viên, điều phối hoặc nhân sự hỗ trợ booth.

Trong lễ ra mắt sản phẩm, khách mời không chỉ đến nghe giới thiệu trên sân khấu. Họ thường muốn nhìn gần, cầm thử, hỏi thêm thông tin hoặc chụp hình với sản phẩm. Nếu khu trải nghiệm thiếu nhân sự hỗ trợ, khách có thể đi qua rất nhanh mà chưa thật sự hiểu điểm mới của sản phẩm.

PG/PB trong bối cảnh này cần nắm thông tin sản phẩm ở mức đủ để dẫn khách vào trải nghiệm. Không nhất thiết phải thay đội sales tư vấn chuyên sâu, nhưng phải biết giới thiệu ngắn, hướng dẫn thao tác cơ bản, chỉ khách đến đúng người phụ trách và giữ khu vực trưng bày luôn gọn gàng.

Nếu chương trình đang ở giai đoạn lên kế hoạch ra mắt, có thể tham khảo thêm dịch vụ tổ chức lễ ra mắt sản phẩm. Khi kịch bản sân khấu, khu trưng bày và PG/PB được tính cùng nhau, trải nghiệm khách mời sẽ liền mạch hơn.

Hội nghị khách hàng có đặc thù khác với activation ngoài trời. Không khí thường trang trọng hơn, khách mời có thể là đại lý, đối tác, nhà phân phối hoặc khách hàng quan trọng. Vì vậy, PG/PB cần giao tiếp rõ ràng, tác phong gọn, đồng phục phù hợp và biết giới hạn trong cách tiếp cận khách.

Trong hội nghị, PG/PB có thể hỗ trợ phát tài liệu, hướng dẫn khách đến khu trưng bày, phát quà, hỗ trợ demo sản phẩm hoặc điều hướng khách sau phần trình bày. Nếu chương trình có khu vực trải nghiệm sản phẩm sau hội nghị, nhân sự cần biết cách mời khách di chuyển mà không làm loãng không khí trang trọng của chương trình.

Với các chương trình cần đón tiếp, trình chiếu, phát tài liệu và khu trưng bày sản phẩm đồng bộ, có thể kết nối thêm dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng. PG/PB trong hội nghị nên được xem là một phần của luồng tiếp khách, không phải hạng mục đứng riêng.

Booth activation thường có nhịp nhanh hơn nhiều chương trình trong hội trường. Khách đi ngang, dừng lại vài chục giây, hỏi nhanh, chơi nhanh, nhận quà nhanh rồi đi tiếp. Nếu nhân sự không chủ động, khách sẽ bỏ qua booth. Nếu nhân sự quá vồ vập, khách lại thấy khó chịu. Cân bằng được điểm này cần brief kỹ và chọn đúng người.

Với booth activation, PG/PB thường phải mời khách tiếp cận, giải thích thể lệ, hướng dẫn quét mã, phát mẫu thử, hỗ trợ trò chơi nhỏ, ghi nhận thông tin hoặc chuyển khách cho đội tư vấn. Tất cả cần được chia theo vị trí: người đứng ngoài mời khách, người giải thích, người phát quà, người ghi nhận thông tin, người giữ khu vực booth gọn gàng.

Nếu chương trình cần nhân sự vận hành booth nhiều hơn một nhóm PG/PB cơ bản, có thể tham khảo thêm cho thuê nhân sự hỗ trợ gian hàng, booth activation. Hạng mục này phù hợp khi booth có nhiều hoạt động, nhiều khung giờ cao điểm hoặc cần người theo sát vận hành tại hiện trường.

PG/PB và lễ tân đều là nhân sự tiếp xúc trực tiếp với khách, nhưng vai trò không giống nhau. Lễ tân check-in thường tập trung vào đón khách, xác nhận thông tin, hướng dẫn chỗ ngồi, phát thẻ, phát tài liệu hoặc điều phối khách vào khu vực chương trình. PG/PB thường nghiêng nhiều hơn về giới thiệu sản phẩm, hỗ trợ trải nghiệm, tạo tương tác và vận hành tại booth hoặc khu trưng bày.

Trong một số chương trình, hai vai trò này có thể hỗ trợ nhau, nhưng không nên dùng lẫn nếu chương trình đông khách. Một người đang check-in sẽ khó rời bàn để đi giới thiệu sản phẩm. Một PG đang đứng booth cũng không nên kiêm nhiệm danh sách khách VIP nếu chương trình có yêu cầu đón tiếp rõ.

Nếu chương trình cần đội đón khách riêng, có thể kết hợp thêm cho thuê lễ tân, nhân sự check-in sự kiện. Khi phân đúng vai trò, khâu đón khách và khâu giới thiệu sản phẩm sẽ không chồng chéo lên nhau.

Ngoại hình chỉ là một phần. Với sự kiện thật, PG/PB cần phù hợp với tính chất chương trình, nhóm khách mời, loại sản phẩm và cách giao tiếp cần có. Một chương trình công nghệ cần nhân sự nắm được thao tác demo cơ bản. Một chương trình mỹ phẩm cần nhân sự giao tiếp nhẹ nhàng, biết hướng dẫn trải nghiệm. Một chương trình triển lãm đông khách cần người nhanh nhạy, đứng lâu tốt và xử lý câu hỏi lặp lại nhiều lần.

Ban tổ chức nên xác định trước số lượng nhân sự, giới tính nếu cần, chiều cao hoặc hình ảnh đồng phục, thời gian làm việc, nhiệm vụ chính, địa điểm, ngôn ngữ giao tiếp, có cần training sản phẩm không và ai là người quản lý trực tiếp tại hiện trường.

Nếu chương trình có nhiều ca làm hoặc kéo dài cả ngày, cần tính thời gian nghỉ, thay ca, ăn uống và điểm tập trung nhân sự. Nếu không tính trước, đến giờ cao điểm rất dễ thiếu người đúng lúc khách đông nhất.

Đồng phục PG/PB không nên chọn tách rời với concept chương trình. Với sự kiện trang trọng, đồng phục cần gọn, lịch sự và phù hợp không gian. Với activation ngoài trời, đồng phục có thể nổi bật hơn nhưng vẫn cần thoải mái để nhân sự di chuyển, đứng lâu và làm việc trong nhiều giờ.

Tác phong cũng quan trọng không kém. PG/PB cần đến đúng giờ, nắm rõ vị trí đứng, biết cách chào khách, không tụm lại nói chuyện riêng, không dùng điện thoại khi đang đứng khu vực khách nhìn thấy và biết báo ngay cho điều phối nếu có vấn đề. Đây là những chi tiết ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh chương trình.

Với các sự kiện có khách mời quan trọng, đối tác hoặc báo chí, phần hình ảnh nhân sự cần được kiểm soát kỹ hơn. Một đội PG/PB đồng bộ về đồng phục, vị trí và cách giao tiếp sẽ giúp khu vực sản phẩm hoặc booth nhìn chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Chi phí thuê PG, PB sự kiện phụ thuộc vào số lượng nhân sự, thời gian làm việc, địa điểm, yêu cầu hình ảnh, đồng phục, nhiệm vụ cụ thể, mức độ training sản phẩm, làm việc trong nhà hay ngoài trời, có chia ca hay không và chương trình có cần quản lý nhân sự tại hiện trường không.

Một chương trình ngắn trong hội trường với nhiệm vụ đón khách, phát tài liệu hoặc đứng khu trưng bày sẽ khác chi phí với một activation ngoài trời kéo dài cả ngày, cần mời khách, phát mẫu thử, hướng dẫn trò chơi, ghi nhận thông tin và đứng nhiều khung giờ cao điểm.

Để báo giá sát, Key Events cần biết ngày tổ chức, thời gian làm việc, địa điểm, số lượng PG/PB, nhiệm vụ cụ thể, yêu cầu đồng phục, sản phẩm cần giới thiệu và có cần training trước chương trình không. Nếu chỉ báo giá theo số người mà chưa rõ nhiệm vụ, rất dễ thiếu chi phí phát sinh hoặc bố trí nhân sự không đúng nhu cầu.

Key Events có thể hỗ trợ tư vấn số lượng PG/PB phù hợp theo quy mô chương trình, tính chất sản phẩm và luồng khách. Với chương trình nhỏ, chỉ cần vài nhân sự đứng khu trưng bày hoặc phát tài liệu. Với chương trình lớn hơn, cần chia vị trí: check-in phụ, khu sản phẩm, khu trải nghiệm, khu phát quà, khu booth và nhóm hỗ trợ khách mời.

Trước ngày chạy, Key Events sẽ trao đổi với khách về nhiệm vụ, thời gian, đồng phục, vị trí, nội dung cần brief và người phụ trách tại hiện trường. Nếu chương trình có sản phẩm cần giới thiệu, nên có nội dung training ngắn để nhân sự hiểu điểm chính, câu trả lời cơ bản và cách chuyển khách cho đội tư vấn chuyên sâu.

Trong ngày sự kiện, việc quan trọng là có người giữ đội hình và điều phối nhân sự đúng điểm. PG/PB không nên tự đứng theo cảm tính. Khi khách đông, nhân sự cần được điều sang điểm cần hỗ trợ. Khi khu trải nghiệm vắng, có thể tăng người mời khách hoặc hướng dẫn khách từ khu check-in sang. Điều phối tốt sẽ giúp cùng một số lượng người nhưng hiệu quả vận hành cao hơn.

Để Key Events tư vấn đúng hơn, khách nên chuẩn bị trước một số thông tin: loại sự kiện, ngày tổ chức, thời gian làm việc, địa điểm, số lượng khách dự kiến, cần bao nhiêu PG/PB, nhiệm vụ chính của từng vị trí, yêu cầu giới tính hoặc hình ảnh nếu có, đồng phục do bên nào chuẩn bị, có cần training sản phẩm không và ai là người phụ trách tại hiện trường.

Nếu chương trình có booth, khu trải nghiệm hoặc khu trưng bày sản phẩm, nên gửi thêm sơ đồ mặt bằng, hình ảnh booth, vị trí khách đi qua, thời gian cao điểm và các hoạt động sẽ diễn ra tại từng khu. Những thông tin này giúp chia người hợp lý hơn, tránh tình trạng thuê đủ số lượng nhưng đặt sai vị trí.

Nếu đang cần PG, PB cho lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, booth activation, khai trương, triển lãm, sampling hoặc chương trình trưng bày sản phẩm, khách có thể gửi trước cho Key Events các thông tin: ngày tổ chức, địa điểm, thời gian làm việc, số lượng khách, số lượng nhân sự mong muốn, nhiệm vụ cụ thể và yêu cầu đồng phục. Từ đó, Key Events sẽ tư vấn số lượng, vị trí, cách brief và phương án điều phối phù hợp để đội PG/PB hỗ trợ đúng vai trò trong ngày chạy chương trình.