Chương trình bắt đầu trễ 7 phút. Khách đã ngồi gần kín phòng, lãnh đạo đang chờ phía dưới, bàn kỹ thuật hỏi lại nhạc mở màn, còn MC vẫn chưa nhận bản kịch bản cuối cùng sau khi doanh nghiệp đổi thứ tự phát biểu. Chỉ cần MC dẫn sai tên đại biểu, bỏ sót phần vinh danh hoặc chuyển đoạn không đúng cue, cả sân khấu sẽ mất nhịp rất nhanh.
Dịch vụ cho thuê MC sự kiện doanh nghiệp của Key Events hỗ trợ doanh nghiệp chọn MC phù hợp với tính chất chương trình, từ hội nghị khách hàng, gala dinner, tiệc tất niên, lễ kỷ niệm, lễ khai trương, lễ khánh thành đến lễ ra mắt sản phẩm. MC không chỉ là người cầm micro đọc lời dẫn, mà là người giữ nhịp sân khấu, kết nối các phần nội dung và xử lý những khoảng chuyển dễ bị khựng trong ngày diễn ra sự kiện.
MC sự kiện doanh nghiệp cần giữ được sự cân bằng giữa trang trọng, linh hoạt và kiểm soát thời lượng. Có những phần cần giọng dẫn chắc, rõ, đúng nghi thức như giới thiệu đại biểu, mời lãnh đạo phát biểu, vinh danh, trao giải hoặc khai mạc. Nhưng cũng có những đoạn cần kéo không khí nhẹ hơn như giao lưu, bốc thăm, văn nghệ nội bộ hoặc chuyển sang phần tiệc.
Khác với MC tiệc thuần giải trí, MC doanh nghiệp thường phải nắm nhiều thông tin nhạy về tên người phát biểu, chức danh, thứ tự đại biểu, tên phòng ban, tên giải thưởng, thông điệp thương hiệu và các cue kỹ thuật. Nếu đọc sai tên lãnh đạo hoặc mời nhầm thứ tự trao thưởng, lỗi đó không chỉ làm chương trình bị khựng mà còn ảnh hưởng đến cảm nhận của khách mời.
MC hoạt náo có thể mạnh về khuấy động và trò chơi, nhưng không phải chương trình doanh nghiệp nào cũng cần năng lượng quá cao. Một hội nghị khách hàng cần sự chỉn chu. Một lễ kỷ niệm thành lập công ty cần cảm xúc. Một gala dinner cần nhịp dẫn mềm nhưng vẫn sang. Một tiệc tất niên cần biết lúc nào giữ trang trọng, lúc nào mở không khí. Vì vậy, chọn đúng MC theo loại sự kiện là bước rất quan trọng.
Doanh nghiệp nên thuê MC sự kiện riêng khi chương trình có nhiều khách mời, có lãnh đạo phát biểu, có phần vinh danh, trao giải, nghi thức, trình chiếu video hoặc nhiều đoạn chuyển giữa sân khấu và tiệc. Với những chương trình này, người dẫn cần đọc đúng, dẫn chắc và hiểu cách phối hợp với bàn kỹ thuật.
Nếu dùng nhân sự nội bộ làm MC, chương trình vẫn có thể thân mật hơn. Tuy nhiên, rủi ro thường nằm ở ngày chạy. Người nội bộ có thể hiểu văn hóa doanh nghiệp, nhưng lại thiếu kinh nghiệm xử lý cue, điều tiết sân khấu, giữ thời lượng phát biểu hoặc xử lý khi micro lỗi, khách lên sân khấu chậm, video chưa chạy hoặc phần trao thưởng bị thiếu người nhận.
Với sự kiện có tính đại diện hình ảnh như hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, gala dinner, lễ kỷ niệm hoặc lễ khánh thành, doanh nghiệp nên dùng MC chuyên nghiệp để giữ chất lượng sân khấu ổn định hơn. Đội nội bộ khi đó có thể tập trung tiếp khách, hỗ trợ lãnh đạo và theo dõi tổng thể chương trình.
Không phải MC nào cũng phù hợp với mọi sự kiện. Có MC mạnh về hội nghị, giọng dẫn trang trọng, rõ chữ, kiểm soát thông tin tốt. Có MC hợp với gala dinner, biết giữ không khí tiệc và chuyển đoạn mềm. Có MC mạnh về hoạt động nội bộ, trò chơi, bốc thăm và tương tác sân khấu. Nếu chọn sai màu MC, chương trình có thể bị lệch tinh thần ngay từ phần mở đầu.
Với hội nghị khách hàng, MC cần dẫn chắc, phát âm rõ, biết giữ nhịp trang trọng và xử lý tốt phần giới thiệu đại biểu. Những chương trình này thường có tài liệu, trình chiếu, phát biểu, ký kết, trao quà hoặc tri ân đối tác. MC cần bám kịch bản kỹ, không tự ứng biến quá đà và không làm chương trình bị mất sự nghiêm túc.
Khi tổ chức hội nghị khách hàng, MC còn phải phối hợp với lễ tân, bàn check-in, đội kỹ thuật và người phụ trách đại biểu. Nếu khách VIP đến muộn hoặc thứ tự phát biểu thay đổi, MC cần đủ bình tĩnh để điều chỉnh lời dẫn mà không làm khách trong phòng nhận ra chương trình đang phải đổi cue.
Với gala dinner, tiệc tất niên hoặc Year End Party, MC cần giữ được hai nhịp: phần đầu chỉn chu, phần sau có không khí. Nếu ngay từ đầu đã dẫn quá vui, phần phát biểu và vinh danh sẽ mất độ trang trọng. Nếu giữ giọng quá nghiêm đến cuối chương trình, phần tiệc, văn nghệ và bốc thăm lại khó tạo cảm xúc.
Trong các chương trình cuối năm như tổ chức Year End Party trọn gói, MC thường phải dẫn qua nhiều đoạn: video tổng kết, phát biểu, vinh danh, khai tiệc, văn nghệ nội bộ, trò chơi, bốc thăm và cảm ơn. Mỗi đoạn cần một cách chuyển khác nhau. Đây là lý do MC phải được gửi kịch bản sớm và có thời gian trao đổi trước với đội điều phối.
Với các chương trình có nghi thức như khai trương, khánh thành hoặc khởi công, MC cần đặc biệt cẩn thận ở phần giới thiệu đại biểu, phát biểu và nghi thức chính. Cắt băng, xúc cát, bấm nút khai trương hoặc mở bảng tên đều cần MC dẫn đúng cue, đúng thứ tự và giữ được sự trang trọng.
Nếu MC mời đại biểu lên sân khấu quá sớm trong khi đội lễ tân chưa chuẩn bị kéo, khay hoặc vị trí đứng, sân khấu sẽ bị chờ. Nếu mời quá chậm, nghi thức lại bị loãng. Vì vậy, MC trong nhóm sự kiện này cần phối hợp sát với điều phối sân khấu, lễ tân và bàn kỹ thuật.
Lễ kỷ niệm thành lập công ty hoặc chương trình vinh danh cần MC có khả năng dẫn cảm xúc nhưng không quá kịch. Phần video hành trình, tri ân nhân sự lâu năm, trao kỷ niệm chương hoặc nhắc lại dấu mốc phát triển cần lời dẫn vừa đủ, không dài dòng và không làm mất trọng tâm của người được vinh danh.
Với chương trình nội bộ, MC cũng cần hiểu tinh thần doanh nghiệp. Có công ty thích không khí trẻ, nhanh, vui. Có công ty cần sự trang trọng và tiết chế. Key Events thường tư vấn màu MC theo văn hóa công ty, số lượng khách, thành phần tham dự và mục tiêu chương trình.
Một MC giỏi vẫn cần đầu vào rõ. Nếu chỉ gửi cho MC một file kịch bản sát giờ chạy, không có danh sách đại biểu, không có thứ tự phát biểu, không có cue kỹ thuật và không biết chương trình ưu tiên phần nào, MC sẽ rất khó dẫn tốt.
Trước sự kiện, doanh nghiệp nên chuẩn bị cho MC các thông tin chính: tên chương trình, mục tiêu sự kiện, thành phần khách mời, danh sách đại biểu, tên người phát biểu, thứ tự các phần, tên giải thưởng hoặc hạng mục vinh danh, thông điệp cần nhấn, các điểm cần tránh và số điện thoại người phụ trách điều phối.
Nếu chương trình có kịch bản nhiều lớp, MC nên được tham gia buổi brief cùng điều phối viên và bàn kỹ thuật. Khi đó, MC biết đoạn nào cần chờ video, đoạn nào cần mời người lên sân khấu, đoạn nào cần tạo khoảng nghỉ để nhà hàng ra món, đoạn nào cần kéo không khí cho phần bốc thăm hoặc giao lưu.
Với những chương trình chưa có kịch bản hoàn chỉnh, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm kịch bản và ý tưởng tổ chức sự kiện doanh nghiệp để định hình trước cấu trúc chương trình, lời dẫn chính, các đoạn chuyển và những điểm cần có cue kỹ thuật.
Tùy nhu cầu của doanh nghiệp, Key Events có thể hỗ trợ MC theo nhiều mức. Có chương trình doanh nghiệp đã có sẵn kịch bản, MC chỉ cần nhận file, brief và dẫn theo nội dung đã duyệt. Có chương trình cần Key Events hỗ trợ chỉnh lời dẫn, sắp xếp lại thứ tự chương trình, làm rõ đoạn chuyển và bổ sung cue cho đội kỹ thuật.
Điểm quan trọng là lời dẫn MC không nên viết quá dài. MC sự kiện doanh nghiệp cần nói rõ, đúng và có nhịp. Phần giới thiệu đại biểu phải chính xác. Phần mời lãnh đạo phát biểu cần trang trọng. Phần chuyển sang tiệc hoặc giao lưu cần mềm. Phần vinh danh cần giữ cảm xúc cho người được gọi tên. Nếu lời dẫn quá dày, MC sẽ bị nặng chữ và chương trình khó thoát nhịp.
Key Events thường rà lại lời dẫn theo mặt bằng chương trình thật: sân khấu có LED hay không, có video không, phần trao thưởng mất bao lâu, khách dùng tiệc ở thời điểm nào, có tiết mục biểu diễn không, bàn kỹ thuật cần nhận cue nào. Lời dẫn tốt phải phục vụ vận hành, không chỉ đọc lên nghe hay.
Lỗi đầu tiên là chọn MC chỉ vì giọng hay hoặc ngoại hình sáng, nhưng chưa xét đến loại chương trình. Một MC dẫn tiệc cưới tốt chưa chắc phù hợp với hội nghị khách hàng. Một MC hoạt náo rất mạnh chưa chắc phù hợp với lễ khánh thành có đại biểu và nghi thức trang trọng.
Lỗi thứ hai là gửi kịch bản quá muộn. MC cần thời gian đọc tên đại biểu, kiểm tra phát âm, hiểu thứ tự chương trình và chuẩn bị cách chuyển đoạn. Nếu đến sát giờ chạy mới đưa file, MC có thể vẫn dẫn được, nhưng khả năng xử lý tinh tế sẽ giảm.
Lỗi thứ ba là không có người kết nối giữa MC và bàn kỹ thuật. MC không thể tự biết khi nào video đã sẵn sàng, khi nào nhạc nền cần vào, khi nào người nhận vinh danh đã đứng đúng vị trí. Cần có điều phối viên hoặc stage manager giữ liên lạc để MC nhận cue đúng lúc.
Lỗi thứ tư là để MC tự kéo chương trình quá nhiều. Với sự kiện doanh nghiệp, MC không nên tự thêm quá nhiều câu đùa, trò chơi hoặc phần tương tác nếu chưa thống nhất trước. Sự linh hoạt là cần thiết, nhưng phải nằm trong giới hạn phù hợp với thương hiệu và khách mời.
Chi phí thuê MC sự kiện doanh nghiệp phụ thuộc vào loại chương trình, thời lượng dẫn, ngôn ngữ sử dụng, mức độ nổi tiếng hoặc kinh nghiệm của MC, thời gian chuẩn bị, yêu cầu tổng duyệt, địa điểm tổ chức và phạm vi công việc đi kèm. Một chương trình hội nghị 2 giờ trong nội thành sẽ khác với gala dinner buổi tối có nhiều phần giao lưu, vinh danh, bốc thăm và biểu diễn.
Nếu chương trình cần MC song ngữ, MC chuyên hội nghị cấp cao, MC truyền hình hoặc MC có kinh nghiệm dẫn sự kiện lớn, ngân sách sẽ khác so với MC nội bộ doanh nghiệp quy mô vừa. Ngoài ra, nếu MC cần tham gia họp kịch bản, tổng duyệt, hỗ trợ chỉnh lời dẫn hoặc đi tỉnh, các phần này cũng cần được tính trong báo giá.
Để báo giá sát hơn, Key Events thường cần biết tên chương trình, ngày giờ tổ chức, địa điểm, thời lượng dự kiến, số lượng khách, loại hình sự kiện, có cần song ngữ không, có tổng duyệt không, chương trình cần MC trang trọng hay linh hoạt, và doanh nghiệp đã có kịch bản hay chưa.
MC là người giữ nhịp trên sân khấu, nhưng để MC dẫn tốt thì phía dưới cần có đội hỗ trợ đúng vị trí. Nếu không có người đón khách, không có điều phối hậu trường, không có người giữ danh sách vinh danh hoặc không có nhân sự hỗ trợ trò chơi, MC sẽ phải xử lý quá nhiều việc ngoài vai trò chính.
Với các chương trình cần đội vận hành đầy đủ, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm cung cấp nhân sự sự kiện trọn gói. Đây là nhóm dịch vụ phù hợp khi chương trình cần MC, lễ tân, check-in, điều phối sân khấu, nhân sự hậu trường, hoạt náo viên hoặc nhân sự hỗ trợ gian hàng.
Nếu sự kiện có đón khách, phân bàn, phát tài liệu, cài hoa đại biểu hoặc hỗ trợ check-in, phần cho thuê lễ tân, nhân sự check-in sự kiện sẽ giúp MC không phải chờ vì khách chưa ổn định chỗ ngồi hoặc đại biểu chưa được hướng dẫn đúng vị trí.
Với chương trình có trò chơi, bốc thăm, giao lưu hoặc cần khuấy động không khí sau phần phát biểu, doanh nghiệp có thể kết hợp thêm cho thuê hoạt náo viên sự kiện. Khi có hoạt náo viên hỗ trợ, MC sẽ giữ được vai trò dẫn chính, còn phần tương tác được điều phối gọn hơn.
Để chọn MC đúng chương trình, Key Events cần biết loại sự kiện, số lượng khách, thời gian tổ chức, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình có lãnh đạo hoặc khách VIP không, có phần phát biểu, vinh danh, nghi thức, tiệc, trò chơi, bốc thăm hoặc biểu diễn không.
Doanh nghiệp cũng nên cho biết mong muốn về phong cách MC: trang trọng, trẻ trung, song ngữ, linh hoạt, hoạt náo vừa phải hay chuyên dẫn hội nghị. Nếu đã có kịch bản, Key Events sẽ rà lại để xem MC cần chuẩn bị phần nào. Nếu chưa có kịch bản, đội ngũ có thể hỗ trợ xây khung chương trình trước rồi mới chọn MC phù hợp.
Một MC phù hợp không phải lúc nào cũng là người nổi tiếng nhất. Quan trọng hơn là MC hiểu tính chất sự kiện, dẫn đúng tinh thần doanh nghiệp, đọc chính xác thông tin quan trọng và phối hợp tốt với đội vận hành. Khi sân khấu có người giữ nhịp tốt, cả chương trình sẽ đỡ căng hơn rất nhiều.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Cho Thuê MC Sự Kiện Doanh Nghiệp
