Bảng Giá Thuê Thiết Bị Sự Kiện

Thiết bị sự kiện không giống một món hàng chỉ cần chọn mẫu rồi chốt giá. Một bộ loa dùng cho hội nghị 80 khách trong phòng kín sẽ khác hoàn toàn với hệ thống âm thanh cho gala dinner 500 khách ngoài trời. Một sân khấu chỉ dùng để phát biểu sẽ khác với sân khấu có biểu diễn, LED nền, ánh sáng chuyển cảnh và nhiều cue kỹ thuật.

Giá thuê thiết bị thường thay đổi theo ba phần chính: cấu hình thiết bị, điều kiện thi công và nhân sự kỹ thuật đi kèm. Nếu chỉ hỏi “thuê âm thanh bao nhiêu tiền” mà chưa có địa điểm, số lượng khách và format chương trình, báo giá đưa ra rất dễ bị lệch. Lúc chạy thật mới phát sinh thêm loa, thêm micro, thêm đèn hoặc thêm kỹ thuật trực bàn control thì ngân sách sẽ bị đội lên.

Với những chương trình cần nhiều hạng mục đi cùng nhau, doanh nghiệp nên xem thiết bị như một phần trong tổng vận hành sự kiện. Nếu cần thuê trọn bộ theo từng loại chương trình, có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói để đội kỹ thuật tính cấu hình sát với không gian và timeline.

Các mức dưới đây chỉ nên dùng để dự trù ngân sách ban đầu. Giá thực tế cần chốt lại theo địa điểm, thời gian set up, thời lượng sử dụng, số lượng thiết bị, yêu cầu kỹ thuật, khoảng cách vận chuyển và nhân sự vận hành tại sự kiện.

Âm thanh và ánh sáng là hai hạng mục dễ bị báo thiếu nhất nếu chỉ tính theo số lượng khách. Một phòng hội nghị 200 khách trần thấp, kín và ít tiếng ồn có thể dùng cấu hình khác với một khu tiệc ngoài trời 200 khách, nơi âm thanh bị loãng, gió ảnh hưởng đến hướng loa và sân khấu cần ánh sáng đủ mạnh để quay chụp.

Với âm thanh, chi phí thường nằm ở loa chính, loa phụ, mixer, micro, dây tín hiệu, chân loa, loa monitor cho sân khấu và kỹ thuật trực chương trình. Nếu có ca sĩ, ban nhạc, trình diễn nội bộ hoặc nhiều người phát biểu, cấu hình sẽ phải tính kỹ hơn để tránh tình trạng micro hú, tiếng nói bị mỏng hoặc nhạc nền lấn lời MC.

Với ánh sáng, giá không chỉ nằm ở số lượng đèn. Cần xem sân khấu dùng để phát biểu, trao giải, biểu diễn hay quay hình. Một sân khấu có vinh danh, văn nghệ, mở màn và bốc thăm cần cue ánh sáng rõ hơn so với hội nghị chỉ có phát biểu và trình chiếu. Nếu chương trình cần xử lý sâu phần này, doanh nghiệp có thể xem riêng dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng trọn gói để chọn cấu hình đúng hơn.

Màn hình LED thường được báo theo mét vuông, nhưng đơn giá chỉ là một phần. Phần cần kiểm tra thêm là độ phân giải, loại LED trong nhà hay ngoài trời, khoảng cách nhìn của khách, khung treo, thời gian lắp đặt và kỹ thuật xử lý file trình chiếu.

Có chương trình chọn LED quá nhỏ nên khách ngồi xa không đọc được nội dung. Có chương trình dùng máy chiếu trong không gian quá sáng, hình bị nhạt và phần trình bày mất lực. Cũng có trường hợp file video có hình nhưng không có tiếng, hoặc laptop của diễn giả không tương thích cổng kết nối với thiết bị tại bàn control. Những lỗi này không lớn trên giấy báo giá, nhưng gây ảnh hưởng trực tiếp trong lúc chạy chương trình.

Nếu sự kiện có nhiều nội dung trình chiếu như video tổng kết, slide phát biểu, clip thương hiệu, countdown, motion background hoặc livestream nội bộ, phần thiết bị hình ảnh nên được test trước ngày chạy. Không nên để đến lúc khách đã ngồi đủ mới phát hiện sai tỷ lệ màn hình hoặc thiếu dây chuyển tín hiệu.

Sân khấu lắp ghép thường được tính theo mét vuông, nhưng giá còn phụ thuộc chiều cao, mặt bằng thi công, loại thảm, bậc lên xuống, viền sân khấu và yêu cầu chịu tải. Một sân khấu dùng cho phát biểu đơn giản sẽ khác với sân khấu có tiết mục nhảy, múa, ban nhạc hoặc nhiều đại biểu cùng đứng lên làm nghi thức.

Khung truss cũng vậy. Nếu chỉ dựng khung để treo banner nhẹ, cấu hình sẽ khác với khung treo đèn, treo LED hoặc làm cổng kỹ thuật ngoài trời. Phần này cần tính đúng tải trọng và điểm neo, nhất là khi tổ chức ở sân trường, bãi xe, khu resort, nhà máy hoặc không gian mở có gió.

Với các chương trình ngoài trời, doanh nghiệp nên dự trù thêm nguồn điện, mái che thiết bị, phương án chống mưa và thời gian set up dài hơn. Thiết bị đẹp nhưng đặt sai vị trí hoặc thiếu điện ổn định thì ngày chạy vẫn có thể lệch nhịp.

Khi xem báo giá, nhiều khách chỉ cộng tiền loa, đèn, LED, sân khấu rồi nghĩ đó là chi phí cuối cùng. Nhưng trong ngày triển khai, một số khoản khác thường xuất hiện nếu không tính từ đầu.

Chi phí vận chuyển phụ thuộc khoảng cách, số lượng thiết bị và điều kiện bốc dỡ. Nếu địa điểm nằm trên lầu, trong trung tâm thương mại, khu vực hạn chế giờ giao hàng hoặc phải dùng thang hàng riêng, thời gian thi công sẽ lâu hơn. Với sự kiện ở tỉnh hoặc resort, cần tính thêm xe tải, nhân sự đi xa, lưu trú hoặc chi phí chờ.

Chi phí nhân sự kỹ thuật cũng không nên bỏ qua. Một chương trình có nhiều cue âm thanh, ánh sáng, LED, micro phát biểu và biểu diễn cần kỹ thuật trực tại bàn control. Nếu chỉ giao thiết bị rồi không có người xử lý trong lúc chạy, đội nội bộ sẽ rất khó xoay khi micro mất tiếng, file trình chiếu sai bản hoặc đèn sân khấu chưa vào đúng cảnh.

Ngoài ra còn có chi phí tăng ca set up, tháo dỡ ban đêm, nguồn điện dự phòng, vật tư phụ, dây tín hiệu dài, bộ chuyển đổi, mái che thiết bị hoặc thiết bị backup. Đây là những phần nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng đến báo giá cuối cùng.

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên kiểm tra từng dòng theo cách chương trình sẽ vận hành, không chỉ theo tên thiết bị. Ví dụ, báo giá có micro không dây nhưng cần xem có bao nhiêu micro, dùng cho MC, đại biểu hay tiết mục. Báo giá có LED thì cần xem diện tích bao nhiêu, loại LED nào, đã gồm khung dựng và kỹ thuật xử lý hình ảnh chưa.

Với âm thanh, cần hỏi rõ cấu hình có phù hợp số lượng khách và không gian tổ chức không. Với ánh sáng, cần biết đèn dùng để chiếu mặt phát biểu hay tạo hiệu ứng biểu diễn. Với sân khấu, phải kiểm tra diện tích, chiều cao, thảm, bậc lên xuống và phương án an toàn. Với máy phát điện, nên hỏi công suất có đủ cho toàn bộ thiết bị hay chỉ hỗ trợ một phần.

Một báo giá tốt không nhất thiết là báo giá thấp nhất. Quan trọng là báo giá đó có giải thích được vì sao cần từng hạng mục, phần nào có thể giảm, phần nào không nên cắt và đâu là thiết bị cần giữ để chương trình chạy ổn.

Với hội nghị, hội thảo hoặc lễ ký kết, phần cần ưu tiên thường là âm thanh phát biểu rõ, micro ổn định, màn hình trình chiếu dễ nhìn và ánh sáng đủ sáng cho quay chụp. Không nhất thiết phải dùng quá nhiều hiệu ứng, nhưng phải đảm bảo người nói trên sân khấu được nghe rõ và nội dung trình chiếu không bị lỗi.

Với gala dinner, Year End Party hoặc tiệc tất niên, thiết bị phải tính theo nhịp chương trình. Phần phát biểu cần trang trọng, phần vinh danh cần ánh sáng đẹp, phần biểu diễn cần âm thanh đủ lực, phần bốc thăm hoặc game cần micro và cue rõ. Nếu nhà hàng ra món lệch timeline mà bàn kỹ thuật không theo sát MC, sân khấu rất dễ bị loãng.

Với lễ khai trương, khánh thành hoặc khởi công, thiết bị cần hỗ trợ nghi thức. Micro phát biểu phải ổn định, nhạc nền vào đúng lúc, LED hoặc backdrop hiển thị đúng nội dung, âm thanh ngoài trời phải đủ phủ khu vực khách mời. Phần nghi thức thường chỉ diễn ra trong vài phút, nhưng nếu thiết bị lỗi ở đúng khoảnh khắc đó thì rất khó sửa lại.

Với team building hoặc sự kiện ngoài trời, cần kiểm tra thêm nguồn điện, loa công suất, micro cầm tay, thiết bị chống mưa, vị trí đặt bàn kỹ thuật và phương án di chuyển thiết bị. Không gian càng rộng thì càng không nên lấy cấu hình trong nhà để áp ra ngoài trời.

Trước khi gửi báo giá, Key Events cần nắm các thông tin cơ bản: loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm, thời gian tổ chức, không gian trong nhà hay ngoài trời, kích thước sân khấu dự kiến, có trình chiếu hay không, có biểu diễn hay không, có cần LED, âm thanh, ánh sáng, sân khấu, truss, máy phát điện hoặc kỹ thuật trực chương trình không.

Sau đó, đội phụ trách sẽ đề xuất cấu hình theo đúng nhu cầu. Hạng mục nào cần giữ để đảm bảo chương trình vận hành ổn, hạng mục nào có thể giảm để tiết kiệm ngân sách, phần nào nên chuẩn bị thiết bị dự phòng. Cách làm này giúp doanh nghiệp không phải thuê dư, nhưng cũng không cắt nhầm vào những phần ảnh hưởng trực tiếp đến ngày chạy.

Nếu chương trình nằm trong một kế hoạch sự kiện lớn hơn, doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm với bảng giá dịch vụ tổ chức sự kiện để thấy thiết bị đang chiếm phần nào trong tổng ngân sách, từ đó phân bổ lại cho sân khấu, nhân sự, trang trí, quay chụp hoặc tiệc.

Để nhận báo giá sát thực tế, doanh nghiệp nên gửi trước địa điểm tổ chức, số lượng khách, thời gian set up, thời gian chạy chương trình, loại không gian, kích thước sân khấu mong muốn, nhu cầu âm thanh, ánh sáng, LED, máy chiếu, sân khấu, truss, máy phát điện và các tiết mục có trong timeline.

Nếu đã có layout, hình ảnh địa điểm, agenda hoặc kịch bản sơ bộ, nên gửi kèm để đội kỹ thuật kiểm tra. Chỉ cần biết sân khấu đặt ở đâu, khách ngồi hướng nào, bàn control nằm vị trí nào và thiết bị cần chạy những cue gì, báo giá sẽ chính xác hơn nhiều.

Một bảng giá đúng không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách. Nó giúp ngày chạy bớt rủi ro: MC không phải chờ micro, diễn giả không phải đổi laptop giữa chừng, màn hình không bị sai tỷ lệ và đội nội bộ không phải chạy đi tìm kỹ thuật khi chương trình đang diễn ra.