Đội kỹ thuật vừa dựng xong khung sân khấu, bên trang trí bắt đầu treo backdrop, bên âm thanh chuẩn bị kéo loa, còn MC hỏi lại vị trí bước lên từ cánh trái hay cánh phải. Nếu mặt bằng không phẳng, truss chưa siết đủ khóa, sàn sân khấu bị võng hoặc lối lên xuống quá hẹp, phần còn lại của chương trình sẽ luôn có cảm giác thiếu chắc chắn. Với sân khấu, chỉ đẹp thôi chưa đủ. Phải an toàn trước.
Cho thuê sân khấu sự kiện – nhà giàn – truss an toàn là hạng mục cần tính rất sớm khi chuẩn bị chương trình, đặc biệt với lễ khai trương, khánh thành, hội nghị, gala dinner, sự kiện ngoài trời, roadshow, activation, ngày hội gia đình, lễ hội trường học hoặc chương trình có biểu diễn. Sân khấu không chỉ là nơi đặt backdrop và micro. Đây là khu vực chịu tải, nhận ánh sáng, treo thiết bị, đón người phát biểu, nghệ sĩ, khách VIP và toàn bộ các khoảnh khắc quan trọng nhất của sự kiện.
Nhiều khách khi hỏi thuê sân khấu thường bắt đầu bằng kích thước: 4x6m, 6x8m, 8x10m hoặc lớn hơn. Kích thước là cần, nhưng chưa đủ. Cùng một sân khấu 6x8m, nếu đặt trong hội trường nền phẳng sẽ khác hoàn toàn khi dựng ngoài sân bê tông, bãi cỏ, khu đất trống hoặc khu vực có độ dốc nhẹ.
Sân khấu còn phải tính theo người đứng trên đó. Một buổi hội nghị chỉ có MC và đại diện phát biểu sẽ khác với chương trình có múa, ca sĩ, ban nhạc, màn hình LED, bục phát biểu, bộ nghi thức, bàn ghế tọa đàm hoặc cùng lúc nhiều người lên nhận giải. Tải trọng, mặt sàn, độ cao sân khấu, bậc lên xuống và khoảng trống hai bên cánh đều cần được kiểm tra trước.
Phần nhà giàn và truss cũng vậy. Truss không chỉ để nhìn cho “đúng chất sân khấu”. Truss dùng để treo đèn, màn, banner, hiệu ứng, loa hoặc tạo khung không gian. Nếu chọn sai loại truss, đặt sai chân đỡ, thiếu gia cố hoặc không tính sức gió với sự kiện ngoài trời, rủi ro sẽ nằm ngay phía trên đầu người tham dự.
Không phải chương trình nào cũng cần dựng sân khấu lớn. Nhưng nếu sự kiện có phần phát biểu, nghi thức, biểu diễn, trao giải, ra mắt sản phẩm, cắt băng, bấm nút, trình chiếu hoặc cần hình ảnh quay chụp đẹp, sân khấu gần như là hạng mục nên có. Vấn đề là chọn đúng quy mô và kết cấu.
Nhóm sự kiện này thường cần sân khấu chắc, dễ nhìn từ xa và chịu được điều kiện mặt bằng ngoài trời. Có chương trình dựng ở sân nhà máy, có chương trình đặt trước mặt tiền showroom, có chương trình làm tại công trường hoặc khu đất dự án. Mỗi mặt bằng có một kiểu xử lý khác nhau.
Với lễ khai trương hoặc khánh thành, sân khấu thường đi cùng backdrop, thảm, bục phát biểu, bộ nghi thức, âm thanh, ánh sáng và khu vực đại biểu. Nếu sân khấu quá thấp, khách phía sau khó nhìn. Nếu quá cao mà bậc lên xuống không thuận, khách VIP sẽ di chuyển không thoải mái. Nếu nhà giàn che chưa tính hướng nắng, phần phát biểu buổi sáng có thể bị chói hoặc nóng.
Với gala dinner hoặc Year End Party, sân khấu phải phục vụ nhiều nhịp khác nhau: phát biểu, vinh danh, biểu diễn, bốc thăm, trò chơi, ca nhạc hoặc văn nghệ nội bộ. Một sân khấu nhỏ có thể đủ cho MC đứng dẫn, nhưng chưa chắc đủ cho nhóm múa, ban nhạc hoặc tiết mục cần di chuyển nhiều.
Điểm dễ rối ở nhóm chương trình này là sân khấu bị chiếm diện tích bởi quá nhiều hạng mục: màn LED, bục phát biểu, hoa trang trí, loa monitor, đạo cụ biểu diễn, thảm đỏ, bục trao giải. Nhìn trên phối cảnh thì đẹp, nhưng đến lúc chạy thật, người diễn không còn đủ khoảng trống để vào vị trí. Vì vậy, phần sân khấu cần được tính cùng timeline và tiết mục, không nên chốt riêng như một món thiết bị độc lập.
Với activation, roadshow hoặc hội chợ, sân khấu thường cần gọn, lắp nhanh, tháo nhanh và phù hợp với luồng khách đông. Có chương trình cần sân khấu thấp để MC tương tác gần với khách. Có chương trình cần khung truss để treo banner thương hiệu, đèn hoặc màn hình. Có chương trình lại cần nhà giàn nhỏ để che khu kỹ thuật, bàn trải nghiệm hoặc khu vực trình diễn sản phẩm.
Dạng sự kiện này cần chú ý nhiều đến giấy phép, mặt bằng, thời gian set up và an toàn khu vực công cộng. Sân khấu không được lấn lối thoát hiểm, dây điện không được nằm lộ trên đường đi, chân truss cần được cố định rõ và khu vực kỹ thuật phải có người kiểm soát trong suốt thời gian diễn ra chương trình.
Thuê sân khấu không chỉ gồm vài tấm sàn ghép lại. Tùy chương trình, hệ sân khấu có thể bao gồm sàn, khung, chân đỡ, thảm phủ, bậc lên xuống, truss, nhà giàn, mái che, backdrop, màn LED, âm thanh, ánh sáng, bục phát biểu, bục trao giải và nhân sự kỹ thuật. Nếu thiếu một phần, ngày chạy rất dễ phải xử lý gấp.
Sàn sân khấu là phần chịu lực trực tiếp. Sàn cần chắc, không võng, không rung quá mạnh khi người di chuyển, không tạo khe hở giữa các tấm ghép và không bị trượt khi phủ thảm. Với sân khấu có nhóm nhảy, múa, trống hội hoặc tiết mục vận động, mặt sàn càng phải được kiểm tra kỹ hơn.
Độ cao sân khấu thường được chọn theo không gian và số lượng khách. Chương trình trong nhà có khách ngồi gần có thể dùng sân khấu vừa phải. Sự kiện ngoài trời, khách đông hoặc khu vực rộng hơn cần sân khấu cao hơn để người phía sau vẫn nhìn thấy. Nhưng sân khấu càng cao thì bậc lên xuống, tay vịn, lối vào cánh gà và an toàn di chuyển càng phải rõ.
Nhà giàn thường dùng cho sự kiện ngoài trời hoặc chương trình cần che nắng, che mưa nhẹ, bảo vệ thiết bị và tạo khung sân khấu ổn định. Với các lễ khai trương, khánh thành, động thổ, hội chợ hoặc sự kiện công cộng, nhà giàn giúp chương trình chủ động hơn trước thời tiết.
Tuy nhiên, nhà giàn không nên chọn chỉ theo kích thước nhìn đẹp. Cần tính chiều cao, khẩu độ, vị trí chân, hướng gió, khu vực thoát nước nếu mưa, không gian treo banner và khoảng cách với khu vực khách ngồi. Nếu nhà giàn che kín nhưng quá thấp, sân khấu dễ bí và ánh sáng khó bố trí. Nếu dựng quá cao mà không gia cố đủ, sự kiện ngoài trời sẽ có rủi ro lớn hơn.
Truss là khung chịu lực dùng để treo đèn, banner, màn, loa, hiệu ứng hoặc tạo cổng sân khấu. Với chương trình có ánh sáng sân khấu, truss giúp bố trí đèn đúng góc, không phải đặt quá nhiều chân đèn dưới sàn gây vướng lối đi.
Khi dùng truss, cần xác định rõ treo gì, tải bao nhiêu, treo ở vị trí nào và có cần gia cố thêm không. Đèn moving head, par led, màn, loa, banner hoặc vật trang trí đều có trọng lượng riêng. Không nên treo thêm thiết bị phát sinh vào phút cuối nếu chưa kiểm tra khả năng chịu tải của hệ khung.
Bậc lên xuống là chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm người lên sân khấu. Người phát biểu, khách VIP, nghệ sĩ, trẻ em hoặc người nhận giải đều cần bước lên dễ dàng. Bậc quá cao, quá hẹp hoặc đặt sai vị trí sẽ làm phần di chuyển thiếu tự nhiên.
Thảm phủ giúp sân khấu sạch và đẹp hơn, nhưng phải được căng phẳng, cố định chắc, không nhăn ở mép và không tạo điểm vấp. Với chương trình có camera, màu thảm cũng nên phối với backdrop, ánh sáng và nhận diện thương hiệu để khung hình không bị lệch tông.
Một hệ sân khấu an toàn phải được kiểm tra từ lúc khảo sát, set up, tổng duyệt đến khi chương trình kết thúc. Không nên chỉ dựng xong rồi xem như hoàn tất. Trong quá trình chạy, người lên xuống liên tục, thiết bị có thể được thay đổi vị trí, đạo cụ có thể được đưa lên sân khấu, dây điện có thể phát sinh thêm và nhân sự hậu trường di chuyển nhiều hơn dự kiến.
Các điểm cần kiểm tra gồm độ chắc của sàn, khóa ghép, chân đỡ, độ cân bằng mặt bằng, tải trọng trên sân khấu, vị trí dây điện, điểm treo truss, khả năng chống trượt, lối thoát và khu vực cánh gà. Với sự kiện ngoài trời, cần thêm phương án cho mưa, gió, nắng, nguồn điện dự phòng và cách bảo vệ thiết bị.
Đặc biệt với chương trình có trẻ em, khách lớn tuổi hoặc nhiều người lên sân khấu cùng lúc, phần an toàn phải được ưu tiên hơn yếu tố trang trí. Một bậc lên xuống chắc, có người hướng dẫn và đủ ánh sáng đôi khi quan trọng hơn rất nhiều chi tiết đẹp mắt khác.
Khảo sát mặt bằng giúp xác định sân khấu có thể đặt ở đâu, hướng nhìn của khách như thế nào, xe tải có vào được không, thiết bị đi theo lối nào, nguồn điện ở đâu, mặt nền có bằng không và khu vực hậu trường còn đủ chỗ hay không. Nếu bỏ qua bước này, bản vẽ đẹp đến đâu cũng có thể gặp vấn đề khi triển khai.
Có địa điểm trần thấp nên không thể dựng truss cao như mong muốn. Có nhà hàng lối vào hẹp, các tấm sàn lớn phải chuyển từng phần. Có sân ngoài trời nhìn rộng nhưng nền lại nghiêng, cần kê chỉnh nhiều hơn. Có khu vực tổ chức gần cây, mái hiên hoặc biển hiệu, khiến khung nhà giàn không thể đặt đúng vị trí ban đầu.
Khi khảo sát, đội kỹ thuật cũng cần xem luồng khách và luồng hậu trường. Khách đi vào từ đâu, MC chờ ở đâu, người phát biểu bước lên lối nào, nhóm biểu diễn tập kết ở vị trí nào, thiết bị kỹ thuật đặt ở đâu để nhận cue. Sân khấu không chỉ là một mặt phẳng. Nó là điểm giao giữa rất nhiều bộ phận vận hành.
Khi tư vấn sân khấu, Key Events sẽ xem chương trình thuộc dạng nào, tổ chức trong nhà hay ngoài trời, số lượng khách bao nhiêu, có biểu diễn không, có màn LED không, có cần nhà giàn che không, có treo đèn hoặc banner trên truss không và địa điểm có điều kiện set up như thế nào. Từ đó mới xác định kích thước sân khấu, chiều cao, loại sàn, kết cấu khung, thời gian lắp đặt và số lượng nhân sự kỹ thuật phù hợp.
Với những chương trình cần thuê nhiều hạng mục cùng lúc, khách có thể tham khảo thêm cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói để đồng bộ sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình, bàn ghế, nhà bạt, thảm và nhân sự vận hành. Khi các hạng mục được tính chung, đội kỹ thuật dễ kiểm soát tải sân khấu, vị trí đặt thiết bị, thời gian set up và thứ tự tháo dỡ sau chương trình hơn.
Với sự kiện doanh nghiệp cần triển khai từ nội dung đến vận hành, bài dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói cũng là phần nên xem cùng. Sân khấu khi đó không chỉ được dựng cho đẹp, mà phải ăn khớp với kịch bản, phần phát biểu, vinh danh, trình chiếu, biểu diễn, quay chụp và trải nghiệm khách mời.
Chi phí thuê sân khấu sự kiện phụ thuộc vào kích thước, chiều cao, loại sàn, thời gian sử dụng, địa điểm tổ chức, yêu cầu vận chuyển, thời gian set up, mức độ hoàn thiện, có thảm phủ hay không, có nhà giàn, mái che, truss, backdrop, màn LED, âm thanh ánh sáng hoặc nhân sự kỹ thuật đi kèm hay không.
Một sân khấu nhỏ trong hội trường, nền phẳng, thời gian lắp đặt thuận lợi sẽ khác với sân khấu ngoài trời cần nhà giàn, truss treo đèn, mái che, gia cố mặt bằng và lắp đặt từ đêm hôm trước. Nếu địa điểm ở xa, xe tải khó vào, phải bốc vác qua nhiều tầng, set up ngoài giờ hoặc cần tháo dỡ gấp sau chương trình, phần nhân công và vận chuyển cũng sẽ thay đổi.
Khách đang cần dự trù ngân sách có thể xem thêm bảng giá thuê thiết bị sự kiện để hình dung các nhóm chi phí thường gặp. Tuy nhiên, với sân khấu và nhà giàn, báo giá sát nhất vẫn nên dựa trên mặt bằng thực tế, kích thước mong muốn, tải trọng sử dụng và các hạng mục treo/lắp kèm theo.
Lỗi đầu tiên là chọn sân khấu theo kích thước mà không tính người sử dụng. Một sân khấu 4x6m có thể đủ cho phát biểu, nhưng nếu thêm nhóm múa, bục trao giải, MC, hoa trang trí và LED, phần đứng sẽ trở nên rất chật. Khi đó, người diễn phải né thiết bị, người nhận giải không biết đứng đâu, đội media khó lấy góc rộng.
Lỗi thứ hai là không khảo sát mặt bằng trước. Nền không phẳng, lối vận chuyển khó, trần thấp, nguồn điện xa hoặc khu vực dựng bị vướng cây, mái hiên, biển hiệu đều có thể làm phương án sân khấu thay đổi. Nếu phát hiện quá muộn, đội kỹ thuật phải xử lý tại chỗ, vừa mất thời gian vừa dễ ảnh hưởng đến timeline tổng duyệt.
Lỗi thứ ba là xem nhẹ phần truss và điểm treo. Truss phải được tính theo thiết bị treo lên đó. Không nên thấy còn chỗ trống là treo thêm đèn, banner hoặc hiệu ứng. Với sự kiện ngoài trời, càng phải tính đến gió, tải và phương án cố định.
Lỗi thứ tư là thiếu bậc lên xuống hoặc đặt bậc sai vị trí. Người phát biểu, khách VIP, nghệ sĩ, trẻ em hoặc người nhận giải đều cần di chuyển rõ ràng. Nếu bậc nằm khuất, quá cao hoặc bị che bởi loa, hoa, backdrop phụ, phần lên xuống sân khấu sẽ bị lúng túng.
Lỗi cuối cùng là không tính thời gian set up và tháo dỡ. Sân khấu, nhà giàn và truss không thể lắp trong vài phút. Cần có thời gian đưa thiết bị vào, dựng khung, cân chỉnh, phủ thảm, kiểm tra an toàn, bàn giao cho các bộ phận âm thanh ánh sáng, trang trí và tổng duyệt. Nếu ép thời gian quá gấp, rủi ro vận hành sẽ tăng.
Để tư vấn nhanh và sát, khách nên gửi trước loại sự kiện, ngày giờ tổ chức, địa điểm, không gian trong nhà hay ngoài trời, số lượng khách, kích thước sân khấu mong muốn nếu đã có, chương trình có biểu diễn không, có màn LED không, có cần nhà giàn, mái che, truss treo đèn hoặc banner không, địa điểm có cho xe tải vào không và thời gian được phép set up.
Nếu có hình ảnh mặt bằng, sơ đồ khu vực, bản vẽ sân khấu, kịch bản chương trình hoặc danh sách tiết mục, nên gửi kèm để Key Events kiểm tra chiều cao, tải trọng, hướng nhìn, lối lên xuống, vị trí kỹ thuật và khu vực hậu trường. Những thông tin này giúp tránh tình trạng sân khấu dựng xong mới phát hiện thiếu diện tích cho biểu diễn hoặc không còn chỗ đặt thiết bị.
Sân khấu tốt không nhất thiết phải lớn nhất. Sân khấu tốt là sân khấu đúng kích thước, chắc, an toàn, hợp mặt bằng, đủ không gian cho người diễn và ăn khớp với toàn bộ chương trình. Khi phần này được tính kỹ từ đầu, ngày chạy sẽ nhẹ hơn rất nhiều.
Khách nên cung cấp loại sự kiện, ngày tổ chức, địa điểm, không gian trong nhà hay ngoài trời, số lượng khách, kích thước sân khấu mong muốn, có biểu diễn hay không, có LED, âm thanh ánh sáng, nhà giàn, truss hoặc mái che đi kèm không. Nếu có hình ảnh mặt bằng, việc tư vấn sẽ sát hơn.
Nên cân nhắc nếu chương trình có sân khấu, thiết bị kỹ thuật, khách VIP hoặc thời lượng diễn ra dài. Nhà giàn giúp che nắng, che mưa nhẹ và tạo khung sân khấu ổn định hơn. Tuy nhiên, cần khảo sát mặt bằng, hướng gió, chiều cao và phương án cố định trước khi dựng.
Truss thường dùng để treo đèn, banner, màn, loa, hiệu ứng hoặc tạo khung sân khấu. Khi dùng truss, cần tính tải trọng thiết bị, vị trí treo, chiều cao và độ an toàn của hệ khung. Không nên treo thêm thiết bị phát sinh nếu chưa kiểm tra khả năng chịu tải.
Có thể bao gồm tùy gói thuê và yêu cầu chương trình. Khi tư vấn, Key Events sẽ làm rõ phần sàn sân khấu, thảm phủ, bậc lên xuống, khung truss, nhà giàn, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ và nhân sự kỹ thuật để khách nắm rõ phạm vi.
Chi phí phụ thuộc vào kích thước, chiều cao, loại sàn, địa điểm, thời gian thuê, yêu cầu vận chuyển, set up, tháo dỡ, thảm phủ, nhà giàn, truss, mái che và các thiết bị đi kèm. Với sân khấu ngoài trời hoặc chương trình có yêu cầu tải trọng lớn, nên khảo sát trước để báo giá chính xác hơn.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Cho Thuê Sân Khấu Sự Kiện – Nhà Giàn – Truss An Toàn
