Thuê Bàn Ghế Sự Kiện – Bàn Bar, Bàn Tròn, Bàn Cocktail, Bàn Bar LED Chuyên Nghiệp

Nhiều chương trình bắt đầu bằng việc hỏi thuê bao nhiêu bàn, bao nhiêu ghế. Nhưng với sự kiện, con số chỉ là một phần. Quan trọng hơn là khách sẽ ngồi cố định hay di chuyển, chương trình dùng tiệc bàn tròn hay tiệc đứng, có khu VIP không, có khu networking không, có cần bàn bar cho khách đứng trao đổi nhanh hay không.

Cùng là 200 khách, một hội nghị khách hàng cần sơ đồ ghế rõ ràng, lối đi đủ rộng, hàng ghế đầu cho đại biểu và khu kỹ thuật không bị chắn tầm nhìn. Một gala dinner lại cần bàn tròn, khoảng cách phục vụ món, lối đi cho MC, đội quay chụp và nhân sự nhà hàng. Một buổi khai trương hoặc activation có thể không cần quá nhiều ghế ngồi, nhưng lại cần bàn cocktail, bàn bar hoặc cụm bàn nhỏ để khách dừng lại giao lưu.

Vì vậy, bàn ghế không nên được chọn theo cảm tính. Phải nhìn mặt bằng trước.

Nếu tổ chức trong nhà hàng hoặc hội trường, nhiều nơi đã có sẵn bàn ghế. Tuy nhiên, mẫu ghế, màu áo ghế, kích thước bàn, số lượng hoặc cách bố trí có thể không khớp với concept chương trình. Có nơi bàn quá lớn làm sân khấu bị xa khách. Có nơi ghế quá cồng kềnh khiến lối đi hẹp lại. Có nơi thiếu bàn cocktail cho khu đón khách, làm khách phải cầm ly nước đứng rải rác quanh sảnh.

Với sự kiện ngoài trời, việc thuê bàn ghế riêng gần như cần tính từ đầu. Mặt bằng trống không có sẵn thiết bị, số lượng khách có thể thay đổi, thời tiết ảnh hưởng đến cách bố trí và khu kỹ thuật thường phải chia riêng với khu khách. Nếu dùng bàn ghế không phù hợp mặt nền, ghế dễ cập kênh, bàn không cân hoặc khu ngồi nhìn rất tạm.

Doanh nghiệp nên thuê bàn ghế riêng khi muốn kiểm soát hình ảnh sân khấu, khu khách, khu check-in, khu tiệc và khu giao lưu. Đặc biệt với chương trình có quay chụp, livestream hoặc khách mời quan trọng, bàn ghế cần nhìn đồng bộ với toàn bộ không gian.

Bàn tròn thường dùng cho gala dinner, Year End Party, tiệc tất niên, hội nghị khách hàng có dùng tiệc hoặc các chương trình cần khách ngồi theo nhóm. Ưu điểm là tạo cảm giác gần gũi, dễ trò chuyện và phù hợp với phục vụ món. Khi dùng bàn tròn, cần tính khoảng cách giữa các bàn để nhân sự phục vụ, quay chụp và khách di chuyển không bị vướng.

Bàn bar và bàn cocktail phù hợp với tiệc đứng, khai trương, activation, khu networking, khu welcome drink hoặc khu sảnh trước khi vào chương trình chính. Dạng bàn này giúp khách có điểm đặt ly, brochure, name card hoặc vật phẩm nhỏ trong lúc giao lưu. Nếu đặt đúng vị trí, khu sảnh nhìn có điểm dừng và khách không bị đứng lộn xộn trước cửa vào.

Bàn dài thường dùng cho khu check-in, bàn gallery, bàn quà tặng, bàn trưng bày sản phẩm, bàn kỹ thuật, bàn ban tổ chức hoặc khu workshop. Đây là loại bàn dễ bị xem nhẹ, nhưng lại ảnh hưởng nhiều đến vận hành. Bàn check-in thiếu chiều dài sẽ khiến khách xếp hàng lâu. Bàn kỹ thuật đặt sai vị trí thì đội control khó nhìn sân khấu để nhận cue.

Ghế sự kiện có nhiều kiểu: ghế banquet, ghế Tiffany, ghế nhựa, ghế inox, ghế bar, ghế sofa, ghế lounge hoặc ghế có áo phủ tùy tính chất chương trình. Không phải cứ ghế đẹp là phù hợp. Ghế dùng cho hội nghị cần ngồi lâu thoải mái; ghế dùng ngoài trời cần chắc; ghế khu cocktail cần cao vừa với bàn bar; ghế VIP cần đồng bộ với khu vực đại biểu.

Khu bàn bar và bàn cocktail thường được đặt ở sảnh, gần khu welcome drink, khu photobooth, cạnh booth thương hiệu hoặc phía sau khu khách ngồi. Điểm dễ sai là đặt quá sát cửa vào. Khi khách vừa check-in, vừa nhận nước, vừa dừng lại nói chuyện, lối vào sẽ bị chặn rất nhanh.

Nếu chương trình có photobooth hoặc backdrop chụp hình, bàn cocktail nên đặt lệch sang một bên, đủ gần để khách sử dụng nhưng không chắn hàng chờ chụp ảnh. Với tiệc networking, nên chia bàn thành nhiều cụm nhỏ thay vì dồn một hàng dài, vì khách thường đứng theo nhóm 3–5 người. Khi có quá ít điểm đặt ly, khách sẽ đặt ly lên bàn check-in, bàn quà hoặc cả bục trang trí. Nhìn rất lộn xộn.

Với khu vực ngoài trời, bàn bar và bàn cocktail cần tránh nơi gió mạnh, nền nghiêng hoặc gần dây điện kỹ thuật. Nếu có ô che, dù sự kiện hoặc nhà bạt, nên tính vị trí bàn cùng hướng che nắng mưa để khách không phải di chuyển liên tục.

Bàn tròn đẹp nhất khi khoảng cách giữa các bàn đủ thoáng. Nhưng trong thực tế, nhiều chương trình cố nhồi thêm bàn vì số lượng khách tăng sát ngày. Khi bàn quá dày, nhân sự phục vụ món khó đi, khách ngồi phía trong khó ra ngoài, đội quay chụp cũng không có góc máy sạch. Phần sân khấu vẫn chạy, nhưng trải nghiệm dưới bàn bị giảm.

Với gala dinner, cần tính lối đi từ bếp ra khu khách, lối di chuyển của MC nếu có giao lưu dưới bàn, lối lên sân khấu cho đại diện nhận giải và vị trí camera. Nếu bàn tròn đặt quá gần sân khấu, khách hàng đầu phải ngửa cổ xem. Nếu đặt quá xa, phần phát biểu và trao giải dễ bị loãng.

Với hội nghị khách hàng, sơ đồ bàn còn liên quan đến vị trí đại biểu, đối tác, khách VIP và đội ngũ sales chăm sóc khách. Chỉ cần xếp sai nhóm khách hoặc thiếu bảng tên, đội lễ tân sẽ phải xử lý lại ngay trong lúc khách đang vào phòng.

Chương trình ngồi 30 phút khác hoàn toàn chương trình ngồi 3 tiếng. Với hội thảo, hội nghị, lễ ký kết hoặc lễ kỷ niệm có phần phát biểu dài, ghế phải đủ thoải mái, khoảng cách giữa các hàng không quá sát và lối đi giữa phòng phải rõ. Nếu ghế xếp quá dày, khách khó di chuyển, đội quay chụp khó tác nghiệp và nhân sự điều phối cũng khó mời đại biểu lên sân khấu đúng lúc.

Với sự kiện ngắn như khai trương, khánh thành hoặc activation, ghế có thể đơn giản hơn nhưng vẫn cần đúng số lượng cho đại biểu, khách VIP, báo chí hoặc khách mời lớn tuổi. Không nên để đại biểu đứng quá lâu chỉ vì “chương trình diễn ra nhanh”. Trong phần nghi thức, khu ghế đại biểu xuất hiện rất rõ trong ảnh tổng thể.

Với tiệc ngoài trời, cần chọn ghế phù hợp mặt nền. Nền cỏ, nền đất, nền gạch hoặc sân bê tông đều cho cảm giác khác nhau. Ghế chân nhỏ trên nền mềm dễ lún, ghế quá nhẹ ở khu vực có gió dễ xô lệch, còn ghế màu quá sáng nếu không vệ sinh kỹ sẽ lộ vết bẩn khi khách ngồi gần.

Khi tư vấn bàn ghế, Key Events không chỉ hỏi khách cần bao nhiêu bộ. Chúng tôi thường xem loại chương trình, số lượng khách, mặt bằng, thời lượng, có dùng tiệc hay không, khách ngồi cố định hay di chuyển, có khu VIP không, có khu check-in, photobooth, sân khấu, booth hoặc khu kỹ thuật đi kèm hay không.

Nếu khách đang chuẩn bị nhiều thiết bị cùng lúc như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, bục phát biểu, bàn ghế, dù nhà bạt, quạt, máy lạnh di động hoặc thiết bị phụ trợ, nên tính bàn ghế trong cùng phương án cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói. Khi các hạng mục được lên cùng một layout, đội set up sẽ dễ kiểm soát hơn: bàn đặt ở đâu, lối đi rộng bao nhiêu, khu kỹ thuật có bị chắn không và phần nào cần tháo dời sau khi khai mạc.

Với chương trình doanh nghiệp có nhiều phần việc cùng lúc, khách cũng có thể tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói. Khi có đội điều phối tổng thể, bàn ghế không chỉ được giao đúng số lượng, mà còn được đặt theo kịch bản, sơ đồ khách mời, timeline đón khách và luồng vận hành trong ngày chạy.

Chi phí thuê bàn ghế sự kiện phụ thuộc vào loại bàn ghế, số lượng, thời gian thuê, địa điểm tổ chức, yêu cầu vận chuyển, thời gian set up, tháo dỡ, áo ghế, khăn bàn, nơ ghế, phụ kiện trang trí và việc bàn ghế có thuê riêng lẻ hay đi kèm trong gói thiết bị sự kiện.

Bàn tròn dùng cho gala dinner sẽ có cách tính khác với bàn cocktail cho khu sảnh, bàn bar LED cho activation hoặc bàn dài cho check-in. Ghế banquet, ghế Tiffany, ghế bar, ghế sofa hoặc ghế lounge cũng có mức giá khác nhau tùy mẫu, số lượng và tình trạng hàng tại thời điểm thuê.

Nếu khách đang cần dự trù ngân sách tổng thể, có thể xem thêm bảng giá thuê thiết bị sự kiện. Tuy nhiên, với bàn ghế, báo giá thực tế vẫn nên dựa trên layout, số lượng khách và yêu cầu set up, vì cùng 100 khách nhưng kiểu bàn tròn, cocktail hay hội nghị sẽ cho ra chi phí khác nhau.

•  Loại bàn
• Số lượng
• Thời gian thuê
• Địa điểm
• Yêu cầu setup

👉 Không có giá cố định – cần tư vấn đúng nhu cầu.

Duới đây là các hạng mục cổng hơi - rối hơi cho thuê kèm theo kích thước và giá thuê:

*Lưu ý:Giá thuê trên chưa bao gồm vận chuyển và VAT

Danh mục hình ảnh tham khảo theo các hạng mục trên:

Lỗi đầu tiên là thuê đủ số lượng nhưng thiếu phương án bố trí. Có bàn, có ghế, nhưng không biết đặt theo sơ đồ nào, lối đi rộng bao nhiêu, khu nào dành cho khách VIP, khu nào dành cho ekip, khu nào cần chừa cho camera. Đến lúc set up, đội hiện trường phải vừa kéo bàn vừa chỉnh layout, rất mất thời gian.

Lỗi thứ hai là không tính bàn phụ. Ngoài bàn khách ngồi, chương trình thường còn cần bàn check-in, bàn ký tên, bàn để quà, bàn kỹ thuật, bàn đạo cụ, bàn tea break, bàn sản phẩm hoặc bàn cho ban tổ chức. Những bàn này nếu thiếu, nhân sự sẽ phải đặt đồ tạm lên ghế, thùng carton hoặc khu vực không đúng vị trí.

Lỗi thứ ba là chọn mẫu bàn ghế không hợp không gian. Bàn cocktail quá cao so với tệp khách lớn tuổi, ghế bar không phù hợp chương trình gia đình, bàn tròn quá lớn trong phòng nhỏ, ghế có áo phủ nhưng màu không ăn với backdrop. Mỗi lỗi đều nhỏ, nhưng cộng lại sẽ làm không gian thiếu gọn.

Lỗi thứ tư là không tính thời gian vận chuyển và tháo dỡ. Bàn ghế thường chiếm nhiều diện tích xe, cần nhân sự bốc xếp và cần thời gian sắp đúng layout. Nếu địa điểm ở tầng cao, thang máy nhỏ, hầm gửi xe xa hoặc khu set up bị giới hạn giờ vào hàng, phải tính trước để không ảnh hưởng các hạng mục khác.

Sự kiện ngoài trời luôn có thêm biến số: nắng, mưa, gió, mặt nền, khoảng cách từ xe tải vào khu set up và vị trí che chắn. Bàn ghế đặt trên sân cỏ cần kiểm tra độ bằng phẳng. Bàn ghế dưới nhà bạt cần tính khoảng cách với chân trụ. Khu tiệc ngoài trời cần tránh hướng nắng xiên buổi chiều, vì khách có thể ngồi đúng dưới mái nhưng vẫn bị nắng hắt ngang mặt.

Nếu chương trình có dùng dù sự kiện hoặc nhà bạt, nên chốt layout bàn ghế cùng lúc với phương án che. Không nên dựng bạt xong mới đặt bàn, vì cột bạt có thể rơi vào giữa lối đi, chắn tầm nhìn sân khấu hoặc làm bàn tròn bị lệch đội hình.

Để Key Events tư vấn đúng mẫu và đúng số lượng, khách nên gửi trước loại sự kiện, số lượng khách, địa điểm tổ chức, thời gian set up, chương trình trong nhà hay ngoài trời, khách ngồi cố định hay di chuyển, có dùng tiệc hay không, có khu VIP không và có bản layout mặt bằng nếu đã có.

Nếu chương trình có sân khấu, backdrop, photobooth, check-in, booth thương hiệu, tea break hoặc khu kỹ thuật, nên gửi kèm các hạng mục này để bàn ghế được bố trí đúng vị trí ngay từ đầu. Với chương trình có khách mời quan trọng, cần gửi thêm sơ đồ chỗ ngồi hoặc yêu cầu phân khu để tránh chỉnh sửa sát giờ đón khách.

Nếu khách đang chuẩn bị hội nghị, gala dinner, khai trương, khánh thành, tiệc ngoài trời, activation, hội chợ hoặc chương trình doanh nghiệp cần bàn tròn, bàn bar, bàn cocktail, ghế sự kiện hoặc bàn phụ trợ, hãy gửi trước thông tin về loại chương trình, số lượng khách, địa điểm, thời gian, mặt bằng và yêu cầu set up. Key Events sẽ tư vấn mẫu bàn ghế phù hợp, số lượng cần thuê, cách bố trí theo luồng khách và các hạng mục thiết bị đi kèm để không gian sự kiện nhìn gọn và vận hành ổn hơn.