Cho Thuê Quạt Công Nghiệp, Quạt Hơi Nước, Máy Lạnh Sự Kiện

Nhiều chương trình chỉ bắt đầu nghĩ đến quạt khi thấy địa điểm quá nóng trong ngày set up. Lúc đó mới phát hiện nguồn điện không đủ, dây kéo quá xa, quạt đặt vào thì chắn lối đi, còn máy lạnh di động lại không có vị trí xả nóng phù hợp.

Thiết bị làm mát cần được tính như một phần của mặt bằng sự kiện. Khu vực nào khách ngồi lâu, khu vực nào khách chỉ đi ngang, khu vực nào có nhiều đèn, khu vực nào gần bếp, khu vực nào cần giữ yên tĩnh để phát biểu hoặc hội thảo. Mỗi khu vực sẽ cần cách làm mát khác nhau.

Quạt công nghiệp phù hợp để tạo luồng gió mạnh cho không gian mở hoặc khu vực hậu trường. Quạt hơi nước phù hợp với một số không gian cần giảm cảm giác nóng nhanh hơn, nhưng phải tính độ ẩm và hướng gió. Máy lạnh sự kiện hoặc máy lạnh di động cần kiểm tra kỹ hơn về điện, ống xả nóng, vị trí đặt máy và độ kín tương đối của không gian.

Quạt công nghiệp thường được dùng ở khu vực ngoài trời, nhà bạt, khu hậu trường, khu kỹ thuật, khu chờ của nhân sự, khu vực ăn uống hoặc những điểm cần lưu thông không khí mạnh. Ưu điểm là dễ bố trí, tạo gió nhanh và phù hợp với không gian không cần làm lạnh sâu.

Tuy nhiên, quạt công nghiệp không nên đặt tùy tiện. Nếu đặt thổi thẳng vào sân khấu, micro có thể bắt tiếng gió. Nếu đặt gần bàn tiệc, khăn bàn, hoa hoặc giấy tờ có thể bị xô lệch. Nếu đặt ngay lối khách đi, dây điện và chân quạt sẽ trở thành điểm vướng.

Với sự kiện có phát biểu, biểu diễn hoặc quay phim, hướng gió cần được kiểm soát kỹ hơn. Gió quá mạnh có thể làm tóc, trang phục, backdrop nhẹ, màn vải hoặc tài liệu trên bục phát biểu bị ảnh hưởng. Nhìn nhỏ vậy thôi, nhưng lên hình rất dễ thấy.

Quạt hơi nước thường được chọn khi khu vực sự kiện nóng, đông người và cần tạo cảm giác mát rõ hơn quạt thường. Loại thiết bị này phù hợp với sảnh mở, khu vực ngoài trời có mái che, khu đón khách, khu nghỉ chân, khu vực booth hoặc không gian bán mở có luồng thoát khí.

Điểm cần lưu ý là quạt hơi nước không phải lúc nào cũng phù hợp. Với không gian quá kín, độ ẩm cao hoặc có nhiều thiết bị điện tử, cần cân nhắc kỹ vị trí đặt và hướng phun hơi. Nếu đặt quá gần bàn tài liệu, màn hình, loa, ổ điện hoặc khu vực trưng bày sản phẩm, hơi ẩm có thể gây bất tiện.

Khi dùng quạt hơi nước cho sự kiện, nên tính trước nguồn nước, thời gian châm nước, vị trí thoát hơi, hướng gió và người phụ trách kiểm tra trong chương trình. Không nên chỉ đưa thiết bị đến rồi để tự chạy suốt buổi mà không có ai theo dõi.

Máy lạnh sự kiện phù hợp hơn với khu vực cần không khí ổn định: phòng hội nghị tạm, khu VIP, phòng thay đồ nghệ sĩ, phòng chờ đại biểu, khu trưng bày sản phẩm nhạy nhiệt hoặc không gian nhà bạt có thiết kế tương đối kín. Với các chương trình quan trọng, khu vực này không thể chỉ dùng quạt để xử lý qua loa.

Máy lạnh di động cần được bố trí đúng kỹ thuật. Phải có vị trí xả nóng, nguồn điện phù hợp, khoảng cách đặt máy hợp lý và phương án đi dây an toàn. Nếu đặt máy lạnh trong không gian hở hoàn toàn, hiệu quả làm mát sẽ giảm nhiều, trong khi điện tiêu thụ và tiếng ồn vẫn phát sinh.

Vì vậy, trước khi thuê máy lạnh cho sự kiện, cần xem không gian đó có đủ điều kiện để làm mát hay không. Có vách che không, có cửa mở liên tục không, số lượng người trong khu vực bao nhiêu, thiết bị đèn và màn hình có tỏa nhiệt nhiều không, máy cần chạy trong bao lâu. Những thông tin này quyết định nên dùng máy lạnh, quạt hơi nước hay kết hợp nhiều thiết bị.

Thiết bị làm mát thường bị xem là hạng mục phụ, nhưng khi thời tiết nóng hoặc chương trình đông khách, nó ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm. Khách ngồi không thoải mái thì phần phát biểu dài thêm vài phút cũng trở nên nặng. Nhân sự hậu trường làm việc trong khu vực bí gió thì khả năng xử lý cue, bưng bê, điều phối cũng giảm đi.

Khi lên layout, cần đánh dấu trước các điểm đặt quạt, máy lạnh, dây điện, ổ cắm, khu vực cần tránh gió trực tiếp và khu vực cần ưu tiên làm mát. Nếu sự kiện có nhà bạt, sân khấu, booth, khu ăn uống, bàn check-in và lối di chuyển khách, các thiết bị này phải được bố trí sao cho không chắn lối, không gây ồn quá gần sân khấu và không làm mất thẩm mỹ tổng thể.

Với các chương trình có nhiều hạng mục thiết bị cùng lúc, doanh nghiệp nên gom phần làm mát vào nhóm cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói để đội kỹ thuật kiểm soát nguồn điện, vị trí đặt thiết bị và thời gian set up đồng bộ hơn.

Khu vực khách ngồi là nơi cần được ưu tiên đầu tiên, nhất là với chương trình ngoài trời, nhà bạt, tiệc trưa, lễ khai trương, khánh thành hoặc sự kiện kéo dài nhiều giờ. Nếu khách phải ngồi lâu trong không gian nóng, chương trình sẽ rất khó giữ sự tập trung.

Khu vực check-in cũng dễ bị nóng vì khách đến cùng lúc, nhân sự đứng lâu, máy in thẻ hoặc laptop hoạt động liên tục. Nếu bàn check-in đặt ngoài sảnh mở hoặc gần cửa kính, cần bố trí quạt hợp lý để nhân sự không bị quá tải ngay từ đầu chương trình.

Hậu trường, khu thay đồ, khu kỹ thuật, phòng chờ đại biểu, khu vực booth và khu ăn uống cũng cần được xem xét. Đây là những nơi không phải lúc nào khách cũng nhìn thấy, nhưng nếu thiếu thiết bị làm mát, đội vận hành sẽ rất vất vả trong suốt thời gian chạy chương trình.

Lỗi đầu tiên là thuê theo số lượng cảm tính. Thấy không gian rộng thì thuê thật nhiều quạt, nhưng khi đưa vào hiện trường lại không có đủ ổ điện, không có vị trí đặt hoặc hướng gió làm ảnh hưởng đến sân khấu. Ngược lại, có chương trình thuê quá ít thiết bị, đến lúc khách đông mới thấy không khí bị hầm.

Lỗi thứ hai là không tính tiếng ồn. Quạt công nghiệp và máy lạnh di động nếu đặt quá gần khu vực phát biểu, bàn VIP hoặc booth tư vấn có thể làm khách khó nghe. Với hội nghị, hội thảo hoặc lễ ký kết, tiếng thiết bị cần được kiểm soát kỹ hơn so với các chương trình tiệc hoặc hoạt động ngoài trời.

Lỗi thứ ba là bỏ qua nguồn điện. Thiết bị làm mát cần nguồn ổn định, đặc biệt khi dùng cùng lúc với âm thanh, ánh sáng, LED, máy chiếu, booth trải nghiệm hoặc thiết bị bếp. Nếu không tính tải điện từ đầu, ngày chạy rất dễ phải kéo thêm dây, đổi vị trí thiết bị hoặc tắt bớt một số hạng mục.

Chi phí thuê thiết bị làm mát phụ thuộc vào loại thiết bị, số lượng, công suất, thời gian sử dụng, địa điểm tổ chức, chi phí vận chuyển, nhân sự set up, yêu cầu trực kỹ thuật và điều kiện mặt bằng. Một chương trình trong sảnh nhỏ sẽ khác với sự kiện ngoài trời có nhà bạt, nhiều khu vực khách ngồi và thời gian vận hành kéo dài.

Nếu chương trình cần vừa quạt công nghiệp, vừa quạt hơi nước, vừa máy lạnh cho khu VIP hoặc hậu trường, nên gửi layout để tính số lượng và vị trí đặt phù hợp. Cách này giúp báo giá sát hơn, tránh thuê thiếu rồi phát sinh gấp trong ngày chạy.

Doanh nghiệp có thể tham khảo trước bảng giá thuê thiết bị sự kiện để hình dung nhóm chi phí, nhưng với thiết bị làm mát, báo giá thực tế vẫn nên dựa trên diện tích, số lượng khách, thời gian sử dụng và điều kiện địa điểm.

Tại Key Events, việc tư vấn quạt và máy lạnh không chỉ dựa trên câu hỏi “cần bao nhiêu cái”. Đội phụ trách sẽ xem loại sự kiện, mặt bằng, số lượng khách, thời gian tổ chức, khu vực nóng nhất, khu vực cần yên tĩnh, nguồn điện có sẵn và các hạng mục thiết bị đang dùng cùng chương trình.

Từ đó, Key Events đề xuất nên dùng quạt công nghiệp, quạt hơi nước, máy lạnh di động hoặc kết hợp nhiều loại thiết bị. Với khu vực khách ngồi, cần ưu tiên luồng gió dễ chịu. Với khu check-in, cần làm mát nhưng không thổi bay giấy tờ. Với hậu trường, cần đủ thoáng để nhân sự làm việc. Với khu VIP hoặc phòng chờ, cần sự ổn định và ít ồn hơn.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị một chương trình có nhiều phần việc như sân khấu, nhà bạt, thiết bị, nhân sự, trang trí và vận hành, có thể kết hợp hạng mục làm mát trong dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói để toàn bộ layout, timeline và kỹ thuật được tính cùng nhau ngay từ đầu.