Để một chiến dịch activation thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình bài bản từ khâu lên ý tưởng, triển khai đến đo lường hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình tổ chức activation chi tiết từng bước để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra mượt mà và đúng mục tiêu.
Trước khi bắt tay vào triển khai bất kỳ chiến dịch activation nào, bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là xác định rõ mục tiêu và đối tượng mục tiêu. Đây là kim chỉ nam giúp đảm bảo các hoạt động sau đó đi đúng hướng, phù hợp và đạt hiệu quả tối đa.
Tuỳ vào giai đoạn phát triển thương hiệu hoặc chiến lược marketing tổng thể, mục tiêu activation có thể thuộc một trong những nhóm chính sau:
Tăng độ nhận diện thương hiệu (Brand Awareness): phù hợp với các thương hiệu mới, sản phẩm mới ra mắt.
Tạo sự tương tác và trải nghiệm thực tế (Brand Engagement): giúp khách hàng trực tiếp dùng thử, cảm nhận sản phẩm/dịch vụ.
Kích thích doanh số, đẩy hàng (Sales Push): kết hợp ưu đãi, quà tặng, hoạt động dùng thử để thúc đẩy hành vi mua hàng.
Thu thập dữ liệu khách hàng (Lead Generation): thông qua đăng ký tham gia, khảo sát, chơi game để xây dựng tệp khách hàng tiềm năng.
Đối tượng mục tiêu
Xác định rõ ai là người bạn muốn tiếp cận sẽ quyết định đến cách chọn thông điệp, địa điểm, hình thức activation:
Theo độ tuổi: trẻ em, học sinh – sinh viên, người đi làm, người trung niên...
Theo giới tính: tùy vào sản phẩm, ví dụ mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, đồ công nghệ...
Theo hành vi & thói quen: người dùng hay mua sắm tại siêu thị, người dùng yêu thích công nghệ, người thường xuyên di chuyển ngoài đường...
Theo khu vực địa lý: thành thị, nông thôn, các thành phố lớn...
Gợi ý cách xác định hiệu quả:
Đặt câu hỏi: “Khách hàng của bạn là ai?”, “Họ ở đâu?”, “Họ cần gì?”, “Làm sao để họ thấy bạn nổi bật?”
Tận dụng dữ liệu cũ (từ CRM, social media...) để phân tích hành vi khách hàng.
Tổ chức khảo sát nhanh hoặc test thị trường trước khi triển khai diện rộng.
Sau khi xác định được mục tiêu và đối tượng, bước tiếp theo cực kỳ quan trọng là lên kế hoạch chi tiết và lập ngân sách cụ thể.
Một kế hoạch tổ chức activation cần được chia nhỏ theo từng đầu mục công việc. Càng rõ ràng và cụ thể, càng dễ kiểm soát tiến độ và ngân sách:
Thời gian & địa điểm tổ chức: lựa chọn địa điểm phù hợp với đối tượng mục tiêu, xin giấy phép nếu cần.
Hạng mục triển khai:
Thiết kế booth, backdrop, POSM
Nhân sự PG – PB – điều phối viên
Hoạt động chính: sampling, trò chơi, tương tác, trưng bày sản phẩm
Thiết bị kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, điện năng, xe lưu động (nếu có)
Tài liệu marketing, quà tặng
Truyền thông hỗ trợ:> phân chia theo tuần, từng giai đoạn: chuẩn bị – triển khai – kết thúc – báo cáo.
Phân công trách nhiệm: liệt kê cụ thể ai phụ trách từng hạng mục, để tránh chồng chéo hoặc bỏ sót.
Lập ngân sách rõ ràng và hợp lý
Khi lên ngân sách, bạn cần đảm bảo tính đủ – đúng – có phần dự phòng. Các khoản chính bao gồm:
|
Hạng Mục |
Ước Tính Tỉ Trọng (%) |
|
Thiết kế và thi công booth |
25–35% |
|
Nhân sự sự kiện |
15–25% |
|
Vật phẩm & quà tặng |
10–15% |
|
Thiết bị kỹ thuật |
10–15% |
|
Phí địa điểm & giấy phép |
5–10% |
|
Chi phí truyền thông |
10–15% |
|
Dự phòng rủi ro |
5–10% |
Lưu ý: Luôn dành ít nhất 5-10% ngân sách dự phòng cho các tình huống phát sinh như: thay đổi lịch trình, hỏng hóc thiết bị, phát sinh nhân sự, hoặc mưa gió (với sự kiện ngoài trời).
Sử dụng bảng tính Google Sheet/Excel để dễ chia nhóm, ghi chú và theo dõi từng hạng mục.
Hỏi báo giá từ 2–3 nhà cung cấp để có mức so sánh thực tế.
Ưu tiên những đơn vị có kinh nghiệm tổ chức activation, vì họ sẽ có nhiều giải pháp tối ưu chi phí hơn.
Đừng bỏ qua phần đo lường hiệu quả sau sự kiện, giúp rút kinh nghiệm cho lần sau.
Sau khi kế hoạch và ngân sách đã sẵn sàng, bước tiếp theo là đưa mọi thứ vào thực tế, đồng thời giám sát kỹ lưỡng trong suốt quá trình triển khai. Đây là giai đoạn then chốt quyết định thành công của một activation, bởi dù kế hoạch có chi tiết đến đâu, nếu không kiểm soát được thực tế hiện trường thì rất dễ phát sinh lỗi.
Kiểm tra checklist từng hạng mục trước ngày triển khai: địa điểm, giấy phép, vật phẩm, nhân sự, thiết bị kỹ thuật.
Setup và dàn dựng không gian: gian hàng, sân khấu, bảng hiệu, khu vực trải nghiệm sản phẩm, line check-in, backdrop chụp ảnh...
Brief đội ngũ nhân sự: phân công cụ thể PG/PB, MC, điều phối viên, kỹ thuật viên, quay phim – chụp ảnh.
Test kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, mic, laptop trình chiếu, thiết bị điện tử, các hoạt động tương tác (máy in ảnh, minigame…).
Cử ít nhất 1 – 2 người giám sát chính để đảm bảo:
Đúng timeline hoạt động.
Nhân sự có mặt đầy đủ, mặc đồng phục, thực hiện đúng nhiệm vụ.
Quà tặng, vật phẩm sampling không bị thiếu hụt.
Tình trạng thiết bị kỹ thuật hoạt động ổn định.
Kiểm tra liên tục khu vực trọng yếu: nơi khách tiếp xúc đầu tiên, sân khấu trung tâm, booth demo sản phẩm.
Ghi nhận phản hồi tại chỗ từ khách hàng (có thể giao cho team khảo sát thực địa/nhân sự quan sát).
Dù chuẩn bị kỹ lưỡng, nhưng một sự kiện ngoài trời hay hoạt động thực địa luôn có rủi ro. Hãy luôn dự trù và có phương án xử lý nhanh cho các tình huống sau:
|
Tình huống sự cố |
Hướng xử lý đề xuất |
|
Mưa bất ngờ (activation ngoài trời) |
Chuẩn bị mái che, dù lớn, hoặc chuyển về phương án trong nhà dự phòng |
|
Thiết bị kỹ thuật hỏng giữa chừng |
Luôn có thiết bị dự phòng (loa, mic, laptop…) |
|
Nhân sự thiếu hoặc đến trễ |
Có đội dự bị stand-by hoặc thuê agency có cam kết thay người |
|
Phát sinh xung đột với chính quyền địa phương |
Có giấy phép đầy đủ và cử 1 người phụ trách xử lý hành chính, truyền thông tốt |
|
Khách quá đông, mất kiểm soát |
Tăng cường bảo vệ, bố trí thêm barrier, vạch ngăn lối đi |
|
Quà tặng hoặc vật phẩm không đủ |
Theo dõi lượng khách từ đầu, chia nhỏ theo khung giờ để phát dần |
Luôn mang theo bộ dụng cụ khẩn cấp: dây điện, pin sạc, bút – giấy, kéo, băng dính, máy phát dự phòng (nếu sự kiện dài).
Lập nhóm Zalo/Viber nội bộ để cập nhật tình hình nhanh chóng giữa các team>Ghi nhận sự cố bằng hình ảnh – video để làm báo cáo cuối chương trình và rút kinh nghiệm.
Sau khi chương trình kết thúc, việc đo lường hiệu quả không chỉ giúp bạn biết chiến dịch có thành công hay không, mà còn là căn cứ quan trọng để báo cáo với cấp trên, đối tác hoặc quyết định tái triển khai ở những khu vực khác.
Xác định tiêu chí đánh giá phù hợp với mục tiêu
Trước khi đo lường, cần quay lại mục tiêu ban đầu của chiến dịch để xác định các chỉ số phù hợp. Ví dụ:
|
Mục tiêu chiến dịch |
Chỉ số đánh giá (KPIs) |
|
Tăng nhận diện thương hiệu |
- Lượng người tiếp cận (foot traffic) - Lượt tương tác trên mạng xã hội - Lượt chụp hình – check-in |
|
Kích thích trải nghiệm sản phẩm |
- Số lượt dùng thử / demo - Lượng sản phẩm phát sampling - Phản hồi trực tiếp từ khách hàng |
|
Tăng doanh số bán hàng |
- Doanh thu tại chỗ / sau activation - Mã giảm giá được sử dụng (track từ mã sự kiện) |
|
Thu thập dữ liệu khách hàng |
- Số form đăng ký / quét QR - Tỷ lệ chuyển đổi thông tin |
|
Tạo nội dung truyền thông |
- Lượt chia sẻ nội dung sự kiện - Số lượng hình ảnh/video sử dụng lại cho marketing |
Sử dụng team khảo sát trực tiếp tại sự kiện để hỏi nhanh khách hàng (5–7 câu hỏi ngắn).
Gắn QR Code khảo sát/đăng ký tại khu vực trải nghiệm hoặc booth quà tặng.
Ghi nhận bằng công cụ số: Google Form, app khảo sát, phần mềm CRM tích hợp.
Thu thập tương tác MXH qua hashtag riêng, số lượt mention hoặc phản hồi từ page chính thức.
Sử dụng camera đếm người qua lại tại các khu vực chính.
Ghi nhận ý kiến của nhân sự> sau sự kiện – giúp bổ sung thông tin từ nhiều góc nhìn.
Đối chiếu chỉ số đạt được so với mục tiêu KPI ban đầu.
Tính toán chi phí/hiệu quả, ví dụ:
Chi phí mỗi lượt tương tác: Tổng chi phí chia cho số lượt tiếp cận thực tế.
Chi phí mỗi khách hàng tiềm năng (lead): Tổng chi phí chia cho số data khách hàng thu được.
Xác định ROI (Return> nếu có mục tiêu doanh thu:
ROI (%) = (Lợi nhuận thu được – Chi phí đầu tư) / Chi phí đầu tư x 100
Tổng hợp các số liệu – hình ảnh – insight thực tế vào báo cáo cuối chương trình.
Đánh giá điểm mạnh – điểm yếu trong quá trình triển khai.
Gợi ý điều chỉnh kế hoạch cho các khu vực kế tiếp (nếu campaign triển khai nhiều điểm).
Thu thập phản hồi từ:
Đội ngũ nội bộ
Đơn vị thực hiện (agency/production house)
Khách hàng – qua khảo sát hoặc MXH
Công ty chuyên tổ chức Activation
KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS
ĐT/ Zalo: 084 72 72 772
Email: [email protected]
Website: keyevents.vn
Facebook: https://facebook.com/keyevents
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Quy Trình Tổ Chức Một Chiến Dịch Activation Chuyên Nghiệp
