Bạn đang lập ngân sách cho một chương trình activation? Hiểu rõ các hạng mục và cách phân bổ chi phí thông minh sẽ giúp bạn tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng chương trình. Bài viết này sẽ gợi ý các mức chi phí activation hợp lý theo từng quy mô và loại hình activation khác nhau.
Chi phí tổ chức một chiến dịch activation (kích hoạt thương hiệu) có thể dao động rất lớn tùy thuộc vào quy mô, hình thức và khu vực triển khai. Để lập ngân sách hợp lý và tránh phát sinh ngoài kiểm soát, bạn cần hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng chính đến chi phí activation, bao gồm:
Mỗi loại hình có mức chi phí khác nhau:
Sampling (phát mẫu thử): thường có chi phí thấp hơn, chủ yếu gồm sản phẩm + nhân sự phát + vật dụng trưng bày.
Roadshow: tốn kém hơn do cần xe chuyên dụng, trang trí, nhân sự di chuyển, giấy phép lưu hành, âm thanh...
Trải nghiệm thực tế (brand experience): thường chi phí cao nhất do cần setup không gian, hoạt cảnh, đạo cụ, công nghệ tương tác...
Trung tâm thương mại: phí thuê mặt bằng cao nhưng dễ tiếp cận khách hàng mục tiêu.
Ngoài trời (phố đi bộ, công viên): chi phí xin phép, bảo vệ, dọn vệ sinh tăng cao.
Tại điểm bán (POS): chi phí thấp nhưng cần thương lượng với hệ thống bán lẻ.
Địa điểm càng "hot", mật độ người qua lại càng cao thì chi phí càng lớn.
Bao gồm MC, PG, nhân sự vận hành, đội kỹ thuật, an ninh,...
Số lượng càng đông và thời gian càng dài thì chi phí càng đội lên.
Một số chương trình cần thuê KOL/Influencer → tăng chi phí đáng kể.
Thiết kế booth, backdrop, gian hàng, đạo cụ... cần đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp.
Vật liệu thi công (nhựa, gỗ, LED, máy móc...) và chi phí vận chuyển, lắp dựng cũng là khoản lớn.
Yếu tố thời tiết (mưa, nắng) ảnh hưởng đến loại vật liệu chọn → ảnh hưởng ngân sách.
Nếu activation đi kèm truyền thông đa kênh (online + offline) → chi phí sẽ gồm:
Quay phim, chụp ảnh, livestream sự kiện.
Chạy ads Facebook, TikTok, Google.
Mời báo chí, KOL đưa tin.
Chi phí xin giấy phép & pháp lý
Tùy địa phương mà mức lệ phí xin phép tổ chức, phát loa, dựng sân khấu... có thể khác nhau.
Nếu làm tại nhiều địa điểm (roadshow), bạn phải xin phép từng nơi → chi phí tăng theo quy mô.
Quà tặng cho khách trải nghiệm, tham gia trò chơi hoặc tương tác là phần không thể thiếu.
Cần tính toán kỹ để không vượt ngân sách mà vẫn gây ấn tượng.
Chi phí dự phòng cho: hư hỏng thiết bị, đổi ngày vì thời tiết, nhân sự nghỉ đột xuất, thay đổi kế hoạch...
Nên để 10–15% tổng ngân sách cho khoản dự phòng này.
Bảng phân bổ ngân sách mẫu cho ba mô hình activation phổ biến: Sampling, Roadshow, và Trải nghiệm thực tế (Brand Experience Booth). Mỗi bảng có tỉ lệ % tương đối để bạn dễ dàng tùy biến theo tổng ngân sách cụ thể (ví dụ: 50 triệu – 500 triệu).
Mô Hình Sampling (Phát Mẫu Thử)
|
Hạng mục |
Tỷ lệ % ngân sách |
Ghi chú |
|
Sản phẩm dùng thử |
30% |
Mẫu thử + bao bì, túi đựng |
|
Nhân sự (PG, giám sát) |
20% |
2–3 người/điểm, lương theo ca/ngày |
|
Trang phục PG/MC |
5% |
Áo đồng phục in logo, phụ kiện đi kèm |
|
Booth mini / xe đẩy |
15% |
Thiết kế, thi công nhẹ, dễ di chuyển |
|
Giấy phép + pháp lý địa phương |
5% |
Tùy khu vực tổ chức |
|
Quà tặng kèm / minigame |
10% |
Tặng thêm quà nhỏ (móc khóa, voucher...) |
|
Truyền thông & hình ảnh |
10% |
Chụp ảnh, nội dung đăng fanpage, reel ngắn |
|
Dự phòng |
5% |
Hỏng hóc, đổi địa điểm, sự cố thời tiết... |
|
Hạng mục |
Tỷ lệ % ngân sách |
Ghi chú |
|
Thuê xe roadshow + trang trí |
30% |
Xe tải/mô tô/dàn xe điện + dán decal/logo |
|
Nhân sự (PG, dancer, MC, kỹ thuật) |
25% |
Gồm đội biểu diễn, kỹ thuật âm thanh, bảo vệ |
|
Âm thanh – ánh sáng lưu động |
10% |
Loa, mic không dây, máy phát điện |
|
Quà tặng + vật phẩm phát |
10% |
Tờ rơi, quà khuyến mãi, voucher, quà mini |
|
Giấy phép + bảo hiểm sự kiện |
5% |
Xin phép lưu hành, giấy phép phát loa ngoài trời |
|
Truyền thông – tư liệu hậu kỳ |
10% |
Livestream, flycam, quay highlight |
|
Dự phòng |
10% |
Phát sinh do thời tiết, trễ lịch trình, phát sinh phí |
|
Hạng mục |
Tỷ lệ % ngân sách |
Ghi chú |
|
Thiết kế & thi công booth |
35% |
Gồm vật liệu, thiết bị, thi công, dỡ gian hàng |
|
Trải nghiệm công nghệ (AR, VR...) |
10% |
Nếu có ứng dụng kỹ thuật số |
|
Nhân sự vận hành |
15% |
Gồm lễ tân, hướng dẫn, kỹ thuật viên |
|
Quà tặng + trò chơi tương tác |
10% |
Quay số, bốc thăm, minigame |
|
Truyền thông – nội dung số |
15% |
Quay clip, viết bài, thiết kế key visual |
|
Giấy phép, vệ sinh, an ninh |
5% |
Đặc biệt quan trọng tại TTTM hoặc nơi công cộng |
|
Dự phòng |
10% |
Cho rủi ro hư hỏng, thêm vật tư, nhân sự bổ sung |
Một số mẹo tối ưu chi phí khi tổ chức activation mà vẫn đảm bảo hiệu quả truyền thông và trải nghiệm khách hàng:
Tập trung vào đúng đối tượng – đúng thời điểm
Tiết kiệm chi phí lan man bằng cách xác định chính xác khách hàng mục tiêu, từ đó chọn khu vực và thời gian tổ chức phù hợp nhất.
Ví dụ: phát mẫu thử tại trường học nếu bạn nhắm vào sinh viên, hoặc tại chợ/phố đi bộ nếu hướng tới nội trợ hoặc gia đình.
Tận dụng mối quan hệ với đối tác & nhà cung cấp
Đàm phán với nhà tài trợ, đơn vị sản xuất, hoặc agency lâu năm để có chiết khấu hoặc hỗ trợ hiện vật (quà tặng, backdrop...).
Hợp tác "win-win": bạn cho họ đồng hành thương hiệu – họ giúp tiết kiệm một phần ngân sách.
Sử dụng booth mô-đun, bảng hiệu, trang phục... có thể dùng cho nhiều chương trình khác nhau, thay vì làm mới hoàn toàn.
Tận dụng đội ngũ PG/MC nội bộ nếu phù hợp thay vì thuê ngoài hoàn toàn.
Tập trung vào chất lượng hình ảnh, video hậu kỳ, biến một activation offline thành một chuỗi nội dung>Tận dụng KOL/micro-influencer địa phương để tăng độ lan tỏa chi phí thấp.
Tránh phát sinh bằng cách chia ngân sách theo phần trăm từng phần (booth, nhân sự, quà, truyền thông…).
Luôn dành ra ít nhất 5–10% ngân sách dự phòng.
Làm một đợt thử nghiệm (pilot) ở khu vực nhỏ trước, sau đó tối ưu, điều chỉnh để tránh lãng phí khi tổ chức diện rộng.
Bảng so sánh chi phí giữa hai hình thức triển khai activation: tổ chức nội bộ (tự làm) và thuê ngoài (agency tổ chức trọn gói):
|
Hạng mục |
Tổ chức nội bộ |
Thuê ngoài (agency) |
|
Nhân sự điều phối |
Có thể tận dụng nhân sự công ty |
Bao gồm trong gói dịch vụ của agency |
|
PG, PB, MC |
Phải thuê ngoài lẻ (giá theo ca/ngày) |
Agency cung cấp đồng bộ, giá trọn gói |
|
Quản lý hiện trường |
Phải cử người theo sát từng điểm |
Agency lo toàn bộ |
|
Tổng kết |
Tốn công điều phối & kiểm soát |
Cao hơn nhưng tiết kiệm thời gian quản lý |
|
Hạng mục |
Tổ chức nội bộ |
Thuê ngoài |
|
Thiết kế ấn phẩm (booth, backdrop...) |
Tự thuê designer/agency riêng |
Agency lo theo concept đồng bộ |
|
In ấn, thi công |
Tự liên hệ nhiều bên |
Agency làm việc với đối tác riêng, có chiết khấu |
|
Quà tặng, vật phẩm |
Phải tự tìm nhà cung cấp giá tốt |
Agency có nguồn giá sỉ |
|
Tổng kết |
Tiết kiệm nếu có kinh nghiệm |
Chi phí gộp cao hơn, nhưng ít rủi ro và đồng bộ |
|
Hạng mục |
Tổ chức nội bộ |
Thuê ngoài |
|
Quản lý tiến độ |
Cần người giám sát liên tục |
Agency lập timeline và báo cáo tiến độ |
|
Kinh nghiệm xử lý rủi ro |
Phụ thuộc vào đội nội bộ |
Agency có quy trình chuyên nghiệp |
|
Thời gian triển khai |
Dài hơn, dễ phát sinh |
Nhanh hơn, đúng tiến độ hơn |
|
Tổng kết |
Tốn sức và tiềm ẩn rủi ro |
Chi phí cao hơn nhưng an tâm hơn |
Công ty chuyên tổ chức Activation
KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS
ĐT/ Zalo: 084 72 72 772
Email: [email protected]
Website: keyevents.vn
Facebook: https://facebook.com/keyevents
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Chi Phí Tổ Chức Activation Bao Nhiêu Là Hợp Lý?
