Chi Phí Tổ Chức Ngày Hội Gia Đình: Dự Trù & Tối Ưu Hiệu Quả

Chi phí thuê địa điểm chiếm một phần đáng kể trong tổng ngân sách tổ chức ngày hội gia đình. Mức giá sẽ dao động tùy theo loại hình địa điểm (ngoài trời hay trong nhà), vị trí (gần trung tâm hay xa nội thành), thời gian thuê (nửa ngày, trọn ngày, hay theo khung giờ đặc biệt) và dịch vụ đi kèm.

Địa điểm ngoài trời như công viên, resort, khu du lịch sinh thái thường mang lại trải nghiệm thư giãn và gần gũi với thiên nhiên, nhưng cần dự trù thêm chi phí cho mái che, dụng cụ che nắng, hệ thống âm thanh – ánh sáng cơ động. Trong khi đó, nếu chọn trung tâm hội nghị, sảnh tiệc hay không gian trong nhà, bạn có thể tiết kiệm chi phí về hậu cần, nhưng sẽ giới hạn về không gian vận động.

Để tối ưu chi phí, bạn có thể chọn những địa điểm có sẵn cơ sở vật chất như: sân khấu, bàn ghế, phòng thay đồ, khu WC riêng biệt, bãi giữ xe miễn phí,… nhằm giảm thiểu phát sinh cho thuê thêm thiết bị.

Ẩm thực là phần không thể thiếu trong mọi ngày hội gia đình. Tùy vào quy mô và hình thức tổ chức, chi phí đồ ăn có thể dao động từ mức đơn giản như tiệc finger food, buffet nhẹ cho đến suất ăn cá nhân hoặc bàn tiệc gia đình hoàn chỉnh.

Một số đơn vị tổ chức chọn hình thức tiệc tự phục vụ (self-service), trong khi nhiều chương trình có khu vực ẩm thực riêng với nhiều quầy hàng để khách tự do lựa chọn. Bên cạnh đó, đừng quên dự trù chi phí cho nước uống: nước suối, nước ngọt, trà trái cây hoặc thậm chí là các thức uống trang trí như nước detox, sữa hạt cho trẻ nhỏ.

Để tiết kiệm, có thể phối hợp cùng các nhà tài trợ F&B, các thương hiệu đồ uống hoặc đặt combo dịch vụ trọn gói với nhà hàng/khu du lịch – vừa đảm bảo chất lượng, vừa dễ kiểm soát ngân sách.

Ẩm thực là phần không thể thiếu trong mọi ngày hội gia đình. Tùy vào quy mô và hình thức tổ chức, chi phí đồ ăn có thể dao động từ mức đơn giản như tiệc finger food, buffet nhẹ cho đến suất ăn cá nhân hoặc bàn tiệc gia đình hoàn chỉnh.

Một số đơn vị tổ chức chọn hình thức tiệc tự phục vụ (self-service), trong khi nhiều chương trình có khu vực ẩm thực riêng với nhiều quầy hàng để khách tự do lựa chọn. Bên cạnh đó, đừng quên dự trù chi phí cho nước uống: nước suối, nước ngọt, trà trái cây hoặc thậm chí là các thức uống trang trí như nước detox, sữa hạt cho trẻ nhỏ.

Để tiết kiệm, có thể phối hợp cùng các nhà tài trợ F&B, các thương hiệu đồ uống hoặc đặt combo dịch vụ trọn gói với nhà hàng/khu du lịch – vừa đảm bảo chất lượng, vừa dễ kiểm soát ngân sách.

Trang trí không chỉ là yếu tố thẩm mỹ mà còn là cách tạo ra dấu ấn riêng cho ngày hội. Khoản chi này bao gồm: thiết kế concept hình ảnh, backdrop chụp ảnh, banner, standee, cổng chào, khu vực check-in, photobooth, trang trí bàn tiệc và sân khấu.

Nếu tổ chức theo chủ đề (ví dụ: “Gia đình rực rỡ sắc màu”, “Hành trình yêu thương”, “Family Festival”), bạn nên đầu tư vào sự đồng bộ từ màu sắc, kiểu chữ, đồ họa đến từng chi tiết nhỏ như tem dán, bảng tên, dây đeo, huy hiệu gia đình… để tạo sự chuyên nghiệp và trải nghiệm thị giác ấn tượng.

Để tiết kiệm, có thể sử dụng các vật liệu thân thiện như gỗ, vải bố, bảng phấn viết tay, cây xanh… vừa mang tính sáng tạo, vừa tái sử dụng được. Ngoài ra, hãy cân nhắc làm việc với các đơn vị trang trí đã có sẵn kho đạo cụ – họ có thể cung cấp các gói decor trọn gói với chi phí hợp lý và đẹp mắt.

Quà tặng không chỉ đơn thuần là vật phẩm, mà còn mang thông điệp tri ân, kết nối và tạo dấu ấn đặc biệt cho người tham dự. Một món quà nhỏ nhưng được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp:

• Tăng cường sự gắn bó giữa nhân viên và doanh nghiệp.

• Mang lại niềm vui, sự bất ngờ và không khí sôi nổi cho ngày hội.

• Ghi dấu ấn thương hiệu qua các vật phẩm in logo công ty.

Khi lập kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình, việc xác định ngân sách cho quà tặng là bước không thể bỏ qua. Bạn nên cân nhắc về Đối tượng nhận quà, loại quà tặng và chi phí quà tặng.

Để vừa ý nghĩa vừa tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể tham khảo các lựa chọn sau:

• Quà lưu niệm có logo: Bình nước, túi vải, áo thun, mũ...

• Đồ chơi/sách cho trẻ em: Ưu tiên đồ chơi phát triển trí tuệ hoặc quà ăn vặt an toàn.

• Phiếu quà tặng/phiếu mua hàng: Linh hoạt, dễ sử dụng.

• Đồ gia dụng nhỏ, vật phẩm văn phòng: Làm giải thưởng cho các trò chơi, cuộc thi.

Để tối ưu chi phí quà tặng cho ngày hội gia đình, hãy áp dụng một số chiến lược sau:

• Mua theo lô lớn: Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá tốt.

• Chọn quà thực tế: Những món quà dễ sử dụng luôn được người nhận yêu thích hơn.

• Tận dụng tài trợ: Kêu gọi sự đồng hành từ các nhãn hàng để giảm chi phí hoặc tăng giá trị quà tặng.

• Tự sản xuất quà tặng handmade: Vừa ý nghĩa, vừa tiết kiệm nếu có sự tham gia từ nội bộ.

Công ty chuyên tổ chức Family Days tại TP. Hồ Chí Minh

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents