Vai Trò Của MC Và KOL Trong Activation – Cách Chọn Người Phù Hợp

Nhiều chương trình activation bị nhầm ở đoạn này. MC được mời để khuấy động, dẫn mini game, gọi khách tham gia, giữ nhịp tại khu vực booth. KOL được mời để tăng độ chú ý, tạo sự tin cậy hoặc giúp thương hiệu có thêm nội dung truyền thông trước, trong và sau sự kiện.

Hai vai trò này có thể hỗ trợ nhau, nhưng không thay thế nhau hoàn toàn.

Một MC giỏi có thể giữ đám đông ở lại lâu hơn, nhưng chưa chắc tạo được độ tin cậy cho sản phẩm nếu khách cần nghe trải nghiệm từ một gương mặt phù hợp. Ngược lại, một KOL có lượng theo dõi tốt vẫn có thể làm activation bị chùng nếu không quen tương tác trực tiếp, không biết bắt nhịp với MC hoặc chỉ xuất hiện như một khách mời chụp hình.

Với các chương trình Tổ Chức Activation, phần nhân sự không nên chọn theo cảm tính. MC, KOL, PG, PB, điều phối, kỹ thuật âm thanh và đội phụ trách quà tặng phải được chia vai từ đầu, nếu không ngày chạy rất dễ bị lẫn việc.

MC activation khác MC sân khấu hội nghị hay gala dinner. Không phải cứ nói trôi chảy, giọng tốt là phù hợp. Activation thường diễn ra ở trung tâm thương mại, siêu thị, khu dân cư, trường học, hội chợ, cửa hàng hoặc không gian ngoài trời. Khách không ngồi sẵn dưới sân khấu để nghe từ đầu đến cuối. Họ đi ngang qua, dừng lại vài giây, rồi quyết định có tham gia hay không.

Vì vậy MC phải đọc được luồng khách.

Khi khu vực booth vắng, MC cần biết kéo sự chú ý bằng câu dẫn ngắn, rõ, không quá ồn và không làm khách thấy bị ép. Khi khách bắt đầu đông, MC phải chuyển nhịp nhanh hơn: mời tham gia thử sản phẩm, hướng dẫn mini game, gọi đội PG hỗ trợ, nhắc khu vực nhận quà, đồng thời không để âm thanh lấn át khu tư vấn.

Một MC phù hợp cho activation thường cần các năng lực sau:

• Biết nói ngắn, đúng ý, không kéo dài phần giới thiệu thương hiệu quá mức khiến khách mất kiên nhẫn.
• Biết tạo đám đông ban đầu nhưng vẫn giữ luồng di chuyển thông thoáng cho booth.
• Phối hợp được với PG, PB, điều phối viên và kỹ thuật âm thanh để nhận cue đúng lúc.
• Hiểu sản phẩm ở mức đủ để dẫn dắt khách dùng thử, không nói sai công dụng hoặc cam kết quá đà.
• Xử lý được tình huống khách ngại tham gia, khách chen hàng, thiếu quà, lỗi micro hoặc mini game bị lệch luật.

Điểm khó của MC activation là vừa phải có năng lượng, vừa phải có kiểm soát. Nói quá ít thì booth chìm. Nói quá nhiều thì khách mệt, đội tư vấn không còn khoảng trống để làm việc.

KOL không chỉ là người đến chụp hình với sản phẩm. Nếu dùng đúng, KOL có thể giúp chương trình activation có lý do để khách dừng lại, có nội dung để truyền thông và có thêm độ tin cậy khi giới thiệu sản phẩm.

Tuy nhiên, không phải chương trình nào cũng cần KOL lớn. Có những ngành hàng cần một gương mặt quen thuộc với tệp mẹ và bé. Có chương trình lại hợp với creator trẻ, có khả năng quay nội dung nhanh tại điểm bán. Có activation dành cho sản phẩm công nghệ, tài chính, giáo dục hoặc chăm sóc sức khỏe thì người được chọn cần có hình ảnh tin cậy hơn là chỉ đông người theo dõi.

Điểm cần kiểm tra không chỉ là số follower. Doanh nghiệp nên nhìn vào ba yếu tố: tệp người theo dõi có gần với khách mục tiêu không, phong cách của KOL có hợp với sản phẩm không, và người đó có đủ khả năng tương tác ngoài đời thật không.

Đây là đoạn nhiều thương hiệu dễ chọn sai. Một KOL có hình ảnh đẹp trên mạng xã hội chưa chắc phù hợp để đứng tại booth, cầm sản phẩm, nói chuyện với khách, chụp hình, ký tặng, tham gia mini game hoặc xử lý tình huống đông người. Activation là môi trường trực tiếp, không phải chỉ là một bài đăng đã được chỉnh sửa kỹ.

Nếu mục tiêu chính là kéo khách dừng lại, tăng lượt tham gia mini game, điều phối luồng người tại booth và giữ không khí tại điểm bán, MC gần như là nhân sự cần có. MC giúp chương trình có tiếng nói trung tâm, tránh cảnh PG phải tự mời khách rời rạc từng người một.

Nếu mục tiêu chính là tạo sự chú ý cho sản phẩm mới, tăng độ tin cậy, có thêm nội dung truyền thông hoặc kéo một nhóm khách cụ thể đến địa điểm activation, KOL sẽ đáng cân nhắc hơn.

Trong nhiều chương trình, cách tốt nhất là dùng cả hai nhưng phân vai rõ. MC giữ nhịp chương trình, dẫn hoạt động và kết nối các nhóm nhân sự. KOL xuất hiện theo khung giờ đã chốt, tham gia một số hoạt động có chủ đích như dùng thử sản phẩm, giao lưu ngắn, chụp hình với khách, livestream, quay nội dung hoặc trao quà cho người tham gia.

Nếu không phân vai từ đầu, KOL có thể bị đưa vào thế khó: đến nơi nhưng chỉ đứng cạnh booth, không biết nói gì, không biết làm gì ngoài chụp hình. MC cũng khó xử vì không rõ nên giới thiệu KOL lúc nào, kéo phần giao lưu bao lâu, kết thúc ra sao để không làm lệch timeline.

Với MC activation, hồ sơ đẹp chưa đủ. Video dẫn sân khấu cũng chỉ phản ánh một phần. Doanh nghiệp nên hỏi kỹ kinh nghiệm dẫn các chương trình bán hàng, sampling, roadshow, booth hội chợ, ra mắt sản phẩm tại điểm bán hoặc sự kiện thương hiệu có tương tác trực tiếp với khách.

Một MC phù hợp thường biết tự điều chỉnh theo không gian. Ở trung tâm thương mại, âm lượng và lời dẫn phải gọn để không ảnh hưởng khu vực xung quanh. Ở hội chợ, MC phải cạnh tranh sự chú ý với nhiều gian hàng khác nhưng vẫn không làm chương trình quá ồn. Ở khu dân cư hoặc trường học, cách dẫn cần thân thiện, rõ luật chơi, tránh đẩy trẻ em hoặc phụ huynh vào tình huống chen lấn.

Khi duyệt MC, doanh nghiệp nên xem cách MC xử lý các đoạn sau:

• Mở đầu khi booth chưa có khách.
• Mời khách dùng thử sản phẩm mà không tạo cảm giác chèo kéo.
• Dẫn mini game ngắn, dễ hiểu, không làm khách phải đứng quá lâu.
• Chuyển khách từ khu vực sân khấu nhỏ sang bàn tư vấn hoặc quầy nhận quà.
• Xử lý khi âm thanh lỗi, khách đông hơn dự kiến hoặc quà tặng chưa kịp bổ sung.

Nếu MC chỉ mạnh ở phần nói hay nhưng yếu ở điều phối hiện trường, activation vẫn có thể bị rối. Người đứng micro phải biết nhìn booth, nhìn đội tư vấn, nhìn hàng chờ và nhìn cả bàn kỹ thuật.

Với KOL, câu hỏi đầu tiên không nên là “người này nổi không?”. Câu hỏi nên là: người này có khiến khách mục tiêu tin và muốn dừng lại không?

Nếu sản phẩm hướng đến gia đình, một KOL có hình ảnh đời sống tích cực, gần gũi với phụ huynh có thể hiệu quả hơn một gương mặt quá giải trí. Nếu sản phẩm làm đẹp, cần xem phong cách nội dung, độ tin cậy khi review và nhóm người theo dõi có đúng độ tuổi, giới tính, khu vực hay không. Nếu activation diễn ra tại cửa hàng, cần thêm một yếu tố nữa: KOL có kéo được khách đến địa điểm thật hay chỉ tạo tương tác online.

Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu rõ phạm vi công việc của KOL trước khi ký: số bài đăng, số story, thời lượng xuất hiện tại điểm, có livestream không, có tham gia mini game không, có dùng thử sản phẩm trước không, có cho phép dùng lại hình ảnh sau chương trình không. Những điểm này nếu nói miệng rất dễ lệch.

Quan trọng hơn, KOL cần được brief kỹ. Không thể đến ngày chạy mới đưa sản phẩm và yêu cầu “nói vài câu cho vui”. Với những ngành hàng có thông tin nhạy cảm, cam kết về hiệu quả sử dụng, giá bán hoặc chính sách khuyến mãi, phần nội dung KOL nói tại hiện trường phải được kiểm soát trước.

Activation không chỉ có người cầm micro và người nổi tiếng. Ở hiện trường, khách thường đi qua nhiều điểm: thấy booth, nghe MC mời, nhìn KOL xuất hiện, tham gia hoạt động, nhận tư vấn, dùng thử, để lại thông tin, nhận quà hoặc mua hàng. Chỉ cần một điểm bị nghẽn, toàn bộ trải nghiệm sẽ chậm lại.

Vì vậy, MC và KOL phải được đặt trong cùng một luồng vận hành với đội Cho Thuê Nhân Sự Hỗ Trợ Gian Hàng, Booth Activation. Người điều phối cần biết khi nào MC gọi khách, khi nào PG đón khách, khi nào PB hỗ trợ xếp hàng, khi nào KOL xuất hiện, khi nào đội kỹ thuật bật nhạc hoặc chuẩn bị micro phụ.

Đội Cho Thuê PG, PB Sự Kiện cũng không nên chỉ đứng phát quà. Trong activation, PG PB thường là người tiếp xúc trực tiếp với khách sau khi MC đã kéo được sự chú ý. Nếu PG PB không nắm rõ thông tin sản phẩm, không biết điều hướng khách hoặc không phối hợp với MC, lượng khách đứng quanh booth có thể đông nhưng chuyển đổi lại thấp.

Lỗi đầu tiên là chọn người theo độ nổi mà không bám vào mục tiêu. Một KOL có lượng theo dõi lớn có thể tạo ồn ào ban đầu, nhưng nếu tệp người theo dõi không liên quan đến sản phẩm, hiệu quả tại điểm bán sẽ không rõ. Với MC cũng vậy, người dẫn sân khấu tốt chưa chắc đã phù hợp với booth activation có không gian nhỏ, thời lượng ngắn và khách liên tục di chuyển.

Lỗi thứ hai là không có kịch bản phối hợp. MC nói phần của MC, KOL đến theo lịch riêng, PG PB phát quà theo cách riêng, đội tư vấn lại chờ khách tự bước vào. Nhìn bên ngoài vẫn đông người, nhưng bên trong thiếu luồng xử lý.

Lỗi thứ ba là brief quá sơ sài. MC không nắm ưu đãi mới nhất, KOL chưa được dùng thử sản phẩm, đội PG không biết câu trả lời khi khách hỏi giá hoặc chương trình khuyến mãi. Những lỗi này không lớn khi nhìn trên giấy, nhưng tại hiện trường chúng làm khách mất niềm tin rất nhanh.

Lỗi thứ tư là không tính thời điểm xuất hiện. KOL đến lúc booth còn vắng, chưa có khách nền để tạo không khí. Hoặc KOL xuất hiện đúng lúc khách đang chen nhận quà, MC không thể giới thiệu rõ, đội chụp hình không có góc đẹp, âm thanh bị lẫn với khu vực bên cạnh. Một khung giờ sai có thể làm chi phí booking bị lãng phí.

Trước ngày chạy, nên có một bản phân vai ngắn nhưng đủ rõ. MC cần biết mục tiêu chương trình, thông điệp cần nói, các câu không được nói, luật mini game, vị trí đội PG PB, thời điểm KOL xuất hiện và người điều phối chính. KOL cần biết mình tham gia phần nào, nói nội dung gì, đứng ở đâu, tương tác với nhóm khách nào, có cần livestream hay quay video ngắn không.

Trong ngày chạy, nên có một người giữ timeline tại hiện trường. Người này không nhất thiết cầm micro, nhưng phải là người nhìn toàn cảnh: booth đang đông hay vắng, quà còn đủ không, khách có bị ùn không, kỹ thuật đã chuẩn bị micro cho KOL chưa, đội quay chụp đã vào vị trí chưa.

Với các chương trình có KOL, nên có khoảng đệm trước khi KOL xuất hiện. MC có thể kéo khách bằng mini game nhẹ, giới thiệu hoạt động sắp diễn ra, sau đó mới đưa KOL vào phần giao lưu. Nếu KOL vừa xuất hiện đã bị yêu cầu nói ngay trong lúc âm thanh chưa kiểm tra hoặc khách chưa tập trung, phần xuất hiện rất dễ bị loãng.

Chi phí MC thường phụ thuộc vào kinh nghiệm, thời lượng làm việc, số ca trong ngày, địa điểm, tính chất chương trình và yêu cầu về kịch bản. MC activation tại điểm bán vài giờ sẽ khác MC chạy roadshow nhiều điểm hoặc sự kiện có sân khấu, âm thanh, mini game và livestream.

Chi phí KOL phụ thuộc vào độ nhận diện, tệp người theo dõi, số lượng nội dung cần đăng, thời gian xuất hiện trực tiếp, quyền sử dụng hình ảnh, ngành hàng, mức độ ràng buộc độc quyền và yêu cầu sản xuất nội dung. Nếu chỉ booking theo “một lần xuất hiện” mà không làm rõ các đầu việc này, rất dễ phát sinh thêm sau đó.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị trước ngân sách dự kiến, mục tiêu chương trình, chân dung khách hàng, địa điểm activation, số ngày chạy, số khung giờ cao điểm và loại nội dung cần thu về. Có đủ thông tin này, việc chọn MC hay KOL sẽ thực tế hơn nhiều.

Tại Key Events, việc chọn MC và KOL thường bắt đầu từ câu hỏi: activation này cần khách làm gì sau khi dừng lại? Nếu mục tiêu là dùng thử sản phẩm, đội vận hành phải thiết kế luồng trải nghiệm đủ nhanh. Nếu mục tiêu là thu lead, khu vực nhập thông tin phải rõ và có người hướng dẫn. Nếu mục tiêu là bán hàng tại điểm, MC và KOL chỉ là phần kéo sự chú ý; phần tư vấn, ưu đãi và chốt đơn mới quyết định kết quả sau cùng.

Key Events có thể hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn format activation, phân vai nhân sự, đề xuất MC phù hợp, lên phương án phối hợp KOL, chuẩn bị booth, âm thanh, PG PB, nhân sự điều phối và kịch bản hiện trường. Phần nào doanh nghiệp đã có sẵn thì giữ lại. Phần nào dễ rối thì bổ sung đúng người, đúng vị trí.

Trước khi tìm người, doanh nghiệp nên chuẩn bị vài thông tin cơ bản: sản phẩm hoặc dịch vụ cần activation, nhóm khách mục tiêu, địa điểm tổ chức, thời gian chạy, số lượng khách dự kiến, mục tiêu chính, ngân sách, yêu cầu về hình ảnh thương hiệu và các hoạt động dự kiến tại booth.

Nếu đã có danh sách MC hoặc KOL muốn cân nhắc, nên gửi kèm hồ sơ, video dẫn, kênh mạng xã hội, báo giá và phạm vi công việc. Từ đó có thể so sánh theo mức độ phù hợp thay vì chỉ nhìn vào tên tuổi hoặc giá booking.