Lập Ngân Sách Gala Dinner Hợp Lý – Tối Ưu Chi Phí, Vẫn Đảm Bảo Ấn Tượng

Chi phí địa điểm là hạng mục đầu tiên cần được tính toán kỹ lưỡng trong ngân sách tổ chức gala dinner. Đây không chỉ là nơi diễn ra toàn bộ chương trình mà còn góp phần tạo nên ấn tượng đầu tiên với khách mời. Tùy vào tính chất sự kiện và số lượng người tham dự, bạn có thể lựa chọn tổ chức tại nhà hàng, khách sạn cao cấp, trung tâm hội nghị hay thậm chí là không gian ngoài trời độc đáo như rooftop, resort hay khu sân vườn.

Khi chọn địa điểm, cần lưu ý đến vị trí giao thông thuận tiện, sức chứa phù hợp, cơ sở vật chất đi kèm (âm thanh, ánh sáng, bãi xe…) và phong cách thiết kế. Nên làm việc sớm với đơn vị cho thuê để giữ chỗ đẹp, có được mức giá ưu đãi và tránh bị đội chi phí vào mùa cao điểm. Ngoài ra, cũng cần dự trù một khoản phí phát sinh cho các yêu cầu phụ trợ như trang trí, bảo vệ, vệ sinh hoặc kéo dài thời lượng sử dụng địa điểm

Ẩm thực là điểm nhấn quan trọng quyết định sự hài lòng của khách mời, vì thế phần chi phí cho menu không nên cắt giảm quá nhiều. Tùy theo định dạng tiệc (set menu, buffet, finger food…), bạn nên chọn thực đơn cân bằng giữa món truyền thống và hiện đại, đa dạng khẩu vị, đồng thời đảm bảo về chất lượng nguyên liệu, quy trình chế biến và cách trình bày đẹp mắt.

Ngoài món ăn chính, cần tính cả chi phí nước uống (nước suối, nước ngọt, rượu vang...), món tráng miệng và các dịch vụ đi kèm như phục vụ bàn, setup bàn tiệc, ly tách. Nếu muốn tạo dấu ấn riêng, bạn có thể chọn món đặc trưng gắn với thương hiệu doanh nghiệp hoặc cá nhân hóa menu để khách mời cảm thấy được trân trọng hơn. Việc thử món trước khi chốt cũng rất cần thiết để đảm bảo chất lượng thực tế đúng với mong đợi

Không khí chương trình phụ thuộc rất lớn vào yếu tố giải trí, nên đây là khoản chi phí cần được đầu tư hợp lý. Tùy vào concept sự kiện, bạn có thể thuê MC chuyên nghiệp để dẫn dắt xuyên suốt, mời ca sĩ biểu diễn live, nhóm múa nghệ thuật, ảo thuật gia, hài kịch hoặc các tiết mục mang màu sắc văn hóa riêng biệt.

Ngoài phần biểu diễn chính, các hoạt động tương tác như trò chơi minigame, rút thăm trúng thưởng, sân khấu tri ân hoặc countdown cũng cần được tính vào ngân sách giải trí. Nếu có đội ngũ sản xuất sự kiện, phần kỹ thuật ánh sáng, âm thanh, sân khấu, hiệu ứng đặc biệt cũng sẽ nằm trong hạng mục này. Một chương trình được dàn dựng mượt mà, hấp dẫn sẽ tạo cảm xúc tích cực và để lại dư âm đẹp trong lòng người tham dự

Bên cạnh những khoản mục chính, bạn không nên bỏ qua các chi phí phụ trợ như thiết kế và in ấn backdrop, standee, thư mời, bảng tên, vé mời hoặc tài liệu sự kiện. Đây là những chi tiết nhỏ nhưng góp phần hoàn thiện tổng thể chương trình, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

Ngoài ra, chi phí cho đội ngũ nhân sự hậu cần, quay phim – chụp ảnh, livestream, bảo an, y tế, giữ xe hay thuê MC phụ, PG hỗ trợ cũng cần được liệt kê rõ ràng. Nếu sự kiện diễn ra ngoài trời, đừng quên tính thêm ngân sách cho mái che, hệ thống làm mát, đèn chiếu sáng và các phương án dự phòng thời tiết.

Cuối cùng, hãy để lại một khoản ngân sách dự phòng khoảng 5–10% tổng chi phí để xử lý kịp thời những phát sinh vào phút chót như tăng số lượng khách, thay đổi thực đơn hoặc thêm tiết mục đặc biệt. Dự trù kỹ lưỡng là bước then chốt để gala dinner diễn ra suôn sẻ, đẹp mắt và trong tầm kiểm soát ngân sách

Công ty chuyên tổ chức Gala Dinner

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents