Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới là quá trình phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kiểm soát rủi ro. Cùng điểm qua những lưu ý tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới quan trọng giúp sự kiện diễn ra thành công và tạo dấu ấn với khách hàng.
Trong bất kỳ sự kiện nào, đặc biệt là lễ ra mắt sản phẩm – nơi thương hiệu đặt kỳ vọng lớn về hình ảnh và ấn tượng ban đầu – việc kiểm soát rủi ro đóng vai trò then chốt để đảm bảo chương trình không bị gián đoạn hay ảnh hưởng tiêu cực.
Rủi ro về thời tiết (với sự kiện ngoài trời): mưa, gió lớn, nắng nóng…
Sự cố kỹ thuật: âm thanh, ánh sáng, màn LED, livestream, điện…
Nhân sự chủ chốt vắng mặt: MC, khách mời, diễn giả không thể tham dự.
Lỗi sản phẩm: sản phẩm mẫu bị lỗi, trục trặc khi trình diễn.
Sự cố an ninh – an toàn: chen lấn, mất mát tài sản, sự cố y tế.
Truyền thông tiêu cực: phát ngôn nhạy cảm, khâu kiểm duyệt nội dung chưa kỹ.
Biện pháp kiểm soát & ứng phó
Chuẩn bị trước tối thiểu 1 ngày để tổng duyệt toàn bộ chương trình.
Có thiết bị dự phòng: micro, loa, máy chiếu, máy phát điện.
Có kỹ thuật viên trực trong suốt sự kiện.
Với sự kiện ngoài trời, nên có phương án dự phòng:
Có MC/diễn giả dự phòng nếu nhân sự chính không đến được.
Chuẩn bị kịch bản linh hoạt để người khác có thể thay thế vai trò nếu cần.
Kiểm tra kỹ lưỡng sản phẩm mẫu, demo thử nhiều lần trước chương trình.
Mang theo sản phẩm thay thế nếu có thể.
Phân công bảo vệ, nhân viên hỗ trợ, hướng dẫn khách mời.
Chuẩn bị tủ thuốc sơ cứu, liên hệ cơ sở y tế gần nhất phòng khi cần hỗ trợ.
Kiểm duyệt kỹ nội dung bài phát biểu, clip, hình ảnh.
Có đội ngũ truyền thông kiểm soát nội dung đăng tải, phản hồi nhanh nếu có sự cố.
Giám sát và đánh giá trong & sau sự kiện
Có trưởng nhóm điều phối tổng thể, theo dõi tiến trình thực hiện theo kịch bản.
Duy trì liên lạc thông suốt giữa các bộ phận bằng bộ đàm hoặc nhóm chat nội bộ.
Sau sự kiện, tổ chức họp rút kinh nghiệm, đánh giá lại các tình huống đã xảy ra và cách xử lý.
Bên cạnh việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc đảm bảo đầy đủ và rõ ràng quyền lợi cho đối tác và nhà tài trợ chính là yếu tố thể hiện sự tôn trọng, uy tín, và là nền tảng cho những mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững.
Trong một sự kiện, dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì vẫn có thể phát sinh những tình huống bất ngờ. Việc chuẩn bị trước các phương án và giải quyết sự cố một cách kịp thời, linh hoạt chính là chìa khóa để giữ vững sự chuyên nghiệp và thành công của chương trình.
Giữ vững tinh thần chuyên nghiệp khi xử lý
Họp nhanh sau sự cố
Việc kiểm tra kỹ thuật trước “giờ G” là bước then chốt đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp. Nội dung chương trình có hấp dẫn đến đâu, nếu âm thanh, ánh sáng hay trình chiếu gặp trục trặc thì trải nghiệm người tham dự sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng
Âm thanh: micro, loa, mixer, ampli, tai nghe kiểm âm.
Ánh sáng: đèn sân khấu, đèn nền, đèn chiếu điểm.
Trình chiếu: máy chiếu, màn hình LED, laptop điều khiển, dây kết nối HDMI/VGA.
Thiết bị livestream (nếu có): camera, đường truyền internet, phần mềm xử lý hình ảnh.
Nguồn điện: hệ thống điện chính, ổ cắm, dây kéo, thiết bị dự phòng (máy phát điện).
Tiến hành chạy thử toàn bộ chương trình, từ phần mở đầu đến kết thúc, cùng với MC, kỹ thuật viên, người trình bày...
Kiểm tra hiệu ứng sân khấu, âm thanh khi phát video, chuyển cảnh, ánh sáng...
Kiểm tra độ trễ, âm lượng, độ rõ của micro, đặc biệt là micro không dây.
Luôn chuẩn bị micro, laptop, dây kết nối, bóng đèn, nguồn điện... dự phòng.
Với sự kiện ngoài trời, cần có phương án che chắn và bảo vệ thiết bị khỏi mưa gió.
Bố trí ít nhất 1 – 2 kỹ thuật viên phụ trách riêng từng mảng: âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
Đảm bảo người trực kỹ thuật có thể phản ứng nhanh khi sự cố xảy ra, có quyền điều chỉnh chương trình kỹ thuật nếu cần.
Kiểm tra trước ít nhất 2 – 4 tiếng nếu có thể.
Không thay đổi thiết bị hoặc phần mềm ngay trước sự kiện nếu không thật sự cần thiết.
Trong bất kỳ sự kiện nào, việc đảm bảo an toàn cho con người và bảo vệ tài sản là yếu tố tiên quyết, điều thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của đơn vị tổ chức, không chỉ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ mà còn tạo cảm giác an tâm, tin tưởng cho tất cả khách tham dự.
Bố trí lối thoát hiểm rõ ràng, không gian đủ rộng, không để vật cản che chắn.
Có biển chỉ dẫn, sơ đồ mặt bằng, bảng nội quy an toàn tại khu vực tổ chức.
Chuẩn bị đội ngũ y tế trực hoặc tủ thuốc sơ cứu, đặc biệt với sự kiện có đông người.
Với sự kiện ngoài trời hoặc khu vực công cộng, cần lưu ý các yếu tố thời tiết, môi trường, khu vực nguy hiểm.
Có nhân sự bảo vệ túc trực tại khu vực sân khấu, thiết bị kỹ thuật, gian hàng trưng bày…
Với thiết bị có giá trị (âm thanh, ánh sáng, LED, camera...), nên dán mã nhận diện, đánh số, lập danh sách quản lý cụ thể.
Đảm bảo thiết bị được lắp đặt an toàn, cố định chắc chắn, tránh rơi đổ, va đập.
Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày, cần có kế hoạch niêm phong – khóa thiết bị qua đêm.
Cảnh báo trước cho khách mời giữ gìn tư trang cá nhân, tránh mang tài sản có giá trị lớn nếu không cần thiết.
Bố trí khu gửi đồ, tủ khóa an toàn (nếu có) hoặc bộ phận hỗ trợ khi khách bị mất đồ.
Gắn camera an ninh, hoặc có người tuần tra khu vực thường xuyên.
Với sự kiện lớn, nên ký hợp đồng bảo hiểm sự kiện, hoặc có các điều khoản rõ ràng về bồi thường khi xảy ra sự cố mất mát, hư hỏng tài sản.
Đảm bảo các nhà cung cấp dịch vụ cam kết chịu trách nhiệm với thiết bị do họ cung cấp.
Công ty chuyên tổ chức Ra Mắt Sản Phẩm
KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS
ĐT/ Zalo: 084 72 72 772
Email: [email protected]
Website: keyevents.vn
Facebook: https://facebook.com/keyevents
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Những Lưu Ý Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới Thành Công
