Lên Kế Hoạch Tiệc Tất Niên Hoàn Hảo Từ A-Z

• Mục tiêu:

Tổng kết, nhìn lại một năm đã qua: Ghi nhận những thành quả, khó khăn và nỗ lực của tập thể trong suốt năm vừa qua.

Tri ân và tôn vinh: Gửi lời cảm ơn đến các cá nhân, tập thể đã có đóng góp tích cực trong hoạt động chung

Gắn kết tinh thần tập thể: Tạo cơ hội giao lưu, chia sẻ, tăng cường sự đoàn kết, thân thiện giữa các thành viên.
Tạo không khí vui tươi, đón chào năm mới: Khép lại một năm cũ ý nghĩa, hướng đến năm mới với nhiều kỳ vọng và năng lượng tích cực.

• Đối tượng tham dự:

Toàn thể thành viên của tổ chức/lớp học/doanh nghiệp/câu lạc bộ… đã tham gia hoạt động trong năm vừa qua.

Khách mời: Có thể bao gồm cựu thành viên, lãnh đạo, giáo viên, đối tác, người thân… tùy vào quy mô và hình thức tổ chức.
Ban tổ chức và cộng tác viên: Những người phụ trách chuẩn bị, điều phối và điều hành sự kiện

Việc lên danh sách khách mời là một bước quan trọng trong quá trình tổ chức tiệc tất niên, nhằm đảm bảo sự chuẩn bị chu đáo về quy mô, không gian, ngân sách và hình thức đón tiếp. Danh sách khách mời cần được xác định rõ ràng, phù hợp với mục đích của buổi tiệc và năng lực tổ chức của đơn vị.

Thông thường, khách mời bao gồm:

• Ban lãnh đạo/giáo viên/cán bộ quản lý – những người có vai trò chủ chốt trong tổ chức hoặc đơn vị chủ trì.
• Toàn thể thành viên nội bộ – là lực lượng chính tham gia, bao gồm nhân viên, học sinh, sinh viên, thành viên câu lạc bộ…
• Khách mời bên ngoài – có thể là cựu thành viên, đối tác, phụ huynh, người thân hoặc bạn bè, tùy thuộc vào tính chất buổi tiệc.

Việc xác định đúng và đầy đủ khách mời giúp:

• Tạo không khí trang trọng, ấm cúng và gắn kết.
• Chủ động trong việc sắp xếp chỗ ngồi, suất ăn, quà tặng hoặc phần phát biểu.
• Hạn chế tình trạng thiếu sót, trùng lặp hoặc vượt quá dự kiến.

Một địa điểm phù hợp sẽ giúp buổi tiệc diễn ra suôn sẻ, tạo ấn tượng tốt với người tham dự.

Khi chọn địa điểm, cần cân nhắc các yếu tố sau:

• Quy mô khách mời: địa điểm phải đủ rộng để đáp ứng số lượng người tham dự, có không gian tổ chức chương trình, ăn uống và các hoạt động đi kèm.
• Vị trí địa lý: nên ưu tiên nơi thuận tiện về giao thông, dễ tìm, an toàn và phù hợp với điều kiện đi lại của khách mời.
• Cơ sở vật chất: cần đảm bảo có đầy đủ bàn ghế, hệ thống âm thanh – ánh sáng, màn chiếu (nếu cần), khu vực vệ sinh, chỗ đậu xe, v.v.
• Chi phí thuê địa điểm: phù hợp với ngân sách tổng thể của buổi tiệc; nên khảo sát nhiều lựa chọn để cân đối giữa chất lượng và giá cả.
• Phong cách không gian: tùy theo tính chất buổi tiệc (ấm cúng, trang trọng, ngoài trời, trong nhà…), lựa chọn nhà hàng, hội trường, khu du lịch, quán cà phê sân vườn hoặc tổ chức tại trụ sở đơn vị.

Một số lựa chọn phổ biến:

• Nhà hàng, khách sạn có dịch vụ trọn gói tổ chức tiệc.
• Hội trường cơ quan, trường học (đối với tổ chức nội bộ)
• Không gian ngoài trời (sân trường, công viên, sân vườn…).
• Khu du lịch sinh thái, dã ngoại kết hợp teambuilding.

Việc lập ngân sách cần dựa trên:

• Số lượng khách mời
• Địa điểm tổ chức
• Hình thức chương trình (ăn uống, văn nghệ, trò chơi, tặng quà...)
• Khả năng tài chính thực tế của tập thể, đơn vị tài trợ, hoặc đóng góp của các thành viên

Nguyên tắc khi xây dựng kịch bản dựa trên:

• Phù hợp với mục tiêu và đối tượng tham dự
• Có sự cân bằng giữa phần lễ và phần hội
• Tạo được không khí ấm cúng, vui vẻ và gắn kết
• Có điểm nhấn đặc biệt để ghi dấu ấn với người tham gia

Vai trò trang trí và themes:

• Tạo điểm nhấn thẩm mỹ cho không gian tổ chức.
• Thể hiện tinh thần chung của tập thể (sáng tạo – gắn kết – phát triển).
• Tăng trải nghiệm tham dự qua các góc chụp ảnh, quà tặng, vật phẩm liên quan đến chủ đề.
• Là nền tảng để thiết kế các trò chơi, tiết mục văn nghệ và đồng phục (nếu có)

Các hạng mục trang trí thường gặp:

• Backdrop chính (sân khấu chụp ảnh, nơi diễn ra chương trình).
• Bảng tên, standee chào mừng
• Bàn lưu niệm, trưng bày hình ảnh, timeline hoạt động trong năm.
• Trang trí bàn tiệc, bong bóng, hoa, đèn dây, câu chúc năm mới.
• Góc check-in, photobooth (nếu tổ chức quy mô lớn hơn).

Chuẩn bị quà tặng và vinh danh cuối năm không chỉ là dịp tri ân những cá nhân, tập thể xuất sắc mà còn là cơ hội truyền cảm hứng, khơi dậy tinh thần phấn đấu cho năm mới, đồng thời thắt chặt sự gắn kết và gửi lời chúc mừng năm mới đến toàn thể thành viên.

Các hình thức vinh danh:

• Khen thưởng cá nhân/tập thể xuất sắc: Dựa trên thành tích trong học tập, làm việc, cống hiến.
• Danh hiệu vui – sáng tạo: “Người truyền cảm hứng”, “Ngôi sao thân thiện”, “Siêu nhân gánh team”, v.v.
• Trao giấy khen, bảng vinh danh, hoa, biểu tượng lưu niệm.
• Vinh danh theo nhóm: Tổ, phòng ban, nhóm học tập, nhóm tình nguyện…

Các loại quà tặng có thể chuẩn bị:

• Quà kỷ niệm: Ly sứ in logo, móc khóa, sổ tay, túi vải, lịch năm mới…
• Quà thiết thực: Bao lì xì, bánh kẹo, thẻ quà tặng, voucher mua sắm.
• Quà vui nhộn: Dành cho trò chơi – minigame (bút thần kỳ, gấu bông, khung ảnh…).
• Quà handmade: Nếu có thời gian – ý nghĩa và tiết kiệm chi phí

• Dựa trên năng lực, kinh nghiệm và sở trường của từng thành viên.
• Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể và hợp lý.
• Có người phụ trách chính và hỗ trợ cho từng phần việc.
• Cập nhật thường xuyên, đảm bảo mọi người nắm được vai trò của mình.

• Đảm bảo các công tác chuẩn bị hoàn tất đúng tiến độ.
• Kiểm tra thiết bị, đạo cụ, không gian trang trí, ánh sáng – âm thanh.
• Tập dợt chương trình theo đúng kịch bản: MC, văn nghệ, trò chơi, trao thưởng…
• Phân công, dặn dò lại các vị trí nhân sự phụ trách.
• Phát hiện và xử lý rủi ro tiềm ẩn trước giờ G.

Lưu ý:

• Thực hiện tổng duyệt trước ít nhất 1 ngày, nếu có thể thì tổng duyệt tại địa điểm tổ chức thật.
• Ghi chú các vấn đề phát sinh và lên phương án xử lý nhanh chóng.
• MC và điều phối cần có bản kịch bản in giấy, đánh dấu từng mốc thời gian.
• Cần có người đứng quan sát tổng thể để đưa ra góp ý chỉnh sửa ngay tại chỗ.

Mục đích:

• Xác định mức độ thành công của buổi tiệc: về nội dung, hình thức, cảm xúc người tham gia.
• nhận và cảm ơn sự đóng góp của các cá nhân/tập thể tổ chức.
• Phát hiện những điểm hạn chế để rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.
• Tổng hợp chi phí, hình ảnh, tư liệu phục vụ báo cáo hoặc truyền thông nội bộ

Hình thức đánh giá:

• Họp nội bộ ban tổ chức để chia sẻ cảm nhận và đóng góp ý kiến.
• Phát phiếu/biểu mẫu đánh giá nhanh đối với người tham dự (nếu cần).
• Tổng hợp hình ảnh – video và viết báo cáo/nghị quyết/hồ sơ lưu trữ.
• Gửi lời cảm ơn đến người tham gia và cập nhật lại các kênh truyền thông (nội bộ/fanpage...).

Rút kinh nghiệm và đề xuất:Ghi lại những điểm mạnh cần phát huy:

• Nhận diện những thiếu sót để khắc phục (về thời gian, khâu tổ chức, truyền thông...).
• Đề xuất cải tiến cho lần tổ chức tiếp theo (nâng tầm quy mô, chuyên nghiệp hơn...).

Công ty chuyên tổ chức Tiệc Tất Niên

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents