Khách mời chính là “trái tim” của một buổi Gala Dinner thành công. Việc lên danh sách khách mời Gala Dinner, gửi thư mời đúng cách, tiếp đón chu đáo và tạo trải nghiệm đáng nhớ sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm mạnh mẽ trong lòng đối tác, nhân viên và khách hàng.
Xây dựng danh sách khách mời là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị Gala Dinner. Một danh sách hợp lý không chỉ đảm bảo đủ thành phần tham dự mà còn thể hiện tầm vóc và mục tiêu của sự kiện. Cần phân loại rõ ràng các nhóm khách như: ban lãnh đạo, đối tác, khách hàng thân thiết, nhân sự nội bộ, nghệ sĩ biểu diễn, nhà tài trợ...
Việc xác định số lượng và cơ cấu khách mời giúp điều phối ngân sách, lựa chọn địa điểm phù hợp, thiết kế không gian đúng quy mô và tạo nên bầu không khí đúng “chất” sự kiện. Danh sách này nên cập nhật liên tục trong suốt quá trình tổ chức, có cột ghi chú trạng thái (đã mời, đã xác nhận, vắng mặt…) để tiện theo dõi và xử lý kịp thời.
Thiệp mời không chỉ đơn thuần là lời mời tham dự – mà còn là “bức thư giới thiệu” đầu tiên về sự chuyên nghiệp và tinh thần của buổi Gala. Một tấm thiệp được thiết kế đẹp, nội dung rõ ràng, sang trọng và nhất quán với chủ đề sự kiện sẽ ghi điểm mạnh mẽ trong lòng khách mời.
Thiệp mời có thể được gửi theo hình thức in ấn truyền thống hoặc bản điện tử qua email, Zalo, hoặc các nền tảng doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù hình thức nào, cũng cần đảm bảo thông tin chuẩn xác: thời gian, địa điểm, nội dung chính, dresscode (nếu có) và hình thức xác nhận tham dự.
Đối với khách VIP hoặc đối tác đặc biệt, thiệp nên được cá nhân hoá (gửi riêng, gọi điện trước hoặc kèm lời chúc), thể hiện sự trân trọng tối đa.
Sau khi gửi thiệp, bước xác nhận tham dự là yếu tố sống còn để điều phối các hạng mục hậu cần chính xác: bố trí bàn ghế, suất ăn, quà tặng, nhân sự tiếp đón... Đừng để tình trạng “mời mười, tới ba” làm ảnh hưởng đến sự chuẩn bị!
Thông thường, nên có bộ phận phụ trách gọi điện, nhắn tin hoặc gửi email xác nhận lại với khách mời trước ngày diễn ra sự kiện 3–5 ngày. Với sự kiện lớn, có thể dùng các biểu mẫu điện tử để khách điền form xác nhận nhanh chóng.
Tất cả thông tin cần được tổng hợp lại thành bảng theo dõi, lọc rõ người chắc chắn tham dự, người bận, người có thể đến trễ... để xử lý linh hoạt trong ngày diễn ra.
Dịch vụ lễ tân là “bộ mặt đầu tiên” tiếp xúc với khách mời – và vì thế, cần được đầu tư kỹ lưỡng cả về con người lẫn quy trình. Lễ tân cần được đào tạo bài bản về thái độ, cách chào đón, nhận diện khách mời, hướng dẫn chỗ ngồi, phát tài liệu, quà tặng hoặc bảng tên...
Tùy tính chất Gala Dinner, lễ tân có thể mặc đồng phục phù hợp với chủ đề sự kiện, được bố trí theo nhóm (đón khách, hướng dẫn vào sảnh, phụ trách khu vực bàn VIP, hỗ trợ check-in điện tử…). Ngoài ra, khu vực lễ tân nên có backdrop sang trọng để khách chụp ảnh, tạo không gian đón tiếp chuyên nghiệp và gợi sự hứng thú ngay từ đầu chương trình.
Công ty chuyên tổ chức Gala Dinner
KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS
ĐT/ Zalo: 084 72 72 772
Email: [email protected]
Website: keyevents.vn
Facebook: https://facebook.com/keyevents
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Khách Mời Gala Dinner – Bí Quyết Mời, Tiếp Đón Và Gắn Kết Ấn Tượng
