Kế Hoạch Tổ Chức Company Trip Chuyên Nghiệp và Hiệu Quả

Việc xác định rõ ràng mục tiêu giúp định hướng toàn bộ quá trình tổ chức. Khi mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địa điểm, nội dung chương trình và cách tổ chức phù hợp.

Giúp gắn kết nội bộ: tăng cường tinh thần đoàn kết giữa các phòng ban, cá nhân.
Tri ân nhân viên: ghi nhận, khen thưởng sự đóng góp trong suốt một năm làm việc.

Tái tạo năng lượng, giúp nhân viên thư giãn, tái tạo tinh thần và thể chất.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: truyền tải thông điệp, giá trị, bản sắc doanh nghiệp qua các hoạt động.
Kết hợp đào tạo/teambuilding: tổ chức các trò chơi, hội thảo nhằm nâng cao kỹ năng và sự phối hợp làm việc nhóm.

Ngân sách là yếu tố then chốt để đảm bảo chuyến đi được tổ chức hợp lý, hiệu quả và không vượt chi phí dự kiến. Ngân sách không chỉ quyết định quy mô, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của company trip. 

Các bước xác định ngân sách:

• Tổng ngân sách được duyệt: do công ty cấp hoặc do đóng góp từ nhân viên (hoặc kết hợp)
• Xác định chi phí trung bình/người từ đó nhân với tổng số lượng người tham gia.
• Phân bổ ngân sách theo hạng mục: Chi phí di chuyển (xe, máy bay, tàu…), Chi phí lưu trú (khách sạn, resort…), Ăn uống , Vé tham quan/hoạt động ngoài trời, Chi phí tổ chức teambuilding, gala dinner, Chi phí quà tặng, banner, bảo hiểm, phát sinh khác.

Lưu ý:

• Luôn dành khoảng 5-10% cho chi phí dự phòng phát sinh.
• Ưu tiên cân bằng giữa chi phí và trải nghiệm, tránh cắt giảm quá mức làm ảnh hưởng chất lượng chuyến đi.

Mỗi nhân viên đều có sở thích và kỳ vọng khác nhau đối với chuyến đi. Chính vì vậy, việc lấy ý kiến trước sẽ giúp ban tổ chức lên kế hoạch sát thực tế và phù hợp hơn với tập thể, đảm bảo chương trình tổ chức phù hợp với sở thích, kỳ vọng và điều kiện của đa số nhân viên.
Việc khảo sát nhu cầu và mong muốn của nhân viên còn giúp ban tổ chức đưa ra quyết định chính xác về:
Thời gian tổ chức
Địa điểm yêu thích
Hình thức chuyến đi (du lịch nghỉ dưỡng, khám phá, kết hợp teambuilding…)
Hoạt động mong muốn có trong chương trình (gala, trò chơi, bốc thăm, tham quan…) - Có các hình thức khảo sát như: Google Form, bảng khảo sát nội bộ, phiếu giấy hoặc khảo sát trực tiếp theo phòng ban.

Lợi ích: 

Khảo sát không đơn thuần là thu thập ý kiến mà còn là cầu nối giúp ban tổ chức và người tham gia đồng hành hiệu quả hơn trong việc tạo nên một chuyến đi trọn vẹn

Tăng tính dân chủ, minh bạch trong tổ chức sự kiện nội bộ.
Tạo cảm giác nhân viên được tôn trọng và lắng nghe.
Giúp ban tổ chức tối ưu hóa ngân sách và nâng cao mức độ hài lòng sau chuyến đi.

Sau khi nắm bắt được nhu cầu của nhân viên và xác định ngân sách phù hợp, bước tiếp theo là lựa chọn địa điểm và phương tiện di chuyển – hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của toàn đoàn

Tiêu chí lựa chọn địa điểm:

• Khoảng cách hợp lý: gần với nơi làm việc hoặc dễ tiếp cận cho đa số nhân viên.
  
  
• Phù hợp với ngân sách: không vượt quá chi phí cho phép trên mỗi người.
  
  
• Thời tiết và thời điểm: ưu tiên các điểm đến có khí hậu dễ chịu trong thời gian tổ chức.
  
  
• Phù hợp với mục tiêu: muốn nghỉ dưỡng nên chọn resort biển. Muốn khám phá kết hợp teambuilding thì chọn vùng núi, sinh thái, vùng ven.
  
  
• An toàn và dịch vụ tốt: có đủ tiện nghi, cơ sở lưu trú, ăn uống và y tế.

Lựa chọn hình thức di chuyển:

Tùy thuộc vào địa điểm, số lượng người và ngân sách, có thể lựa chon các phương tiện di chuyển phù hợp: Xe du lịch, Máy bay (khi di chuyển xa và cần tiết kiệm thời gian), Tàu hỏa (lựa chọn mới mẻ, an toàn, chi phí hợp lý với nhóm lớn), Thuê xe máy, xe đạp tại chỗ (áp dụng cho hoạt động trải nghiệm tự do ở điểm đến)

 Lưu ý khi lên phương án di chuyển: 

• Ưu tiên an toàn, thoải mái và hạn chế mệt mỏi cho nhân viên.
  
  
• Cân nhắc thời gian di chuyển để tối ưu thời lượng vui chơi.
  
  
• Dự phòng phương án thay thế nếu gặp thời tiết xấu hoặc sự cố kỹ thuật.
  
  
• Lên lịch trình cụ thể để phối hợp tốt với nhà xe, sân bay, khách sạn…

Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị như xác định mục tiêu, lựa chọn địa điểm và xây dựng kịch bản chương trình, việc phân công nhiệm vụ rõ ràng và quản lý rủi ro hiệu quả là yếu tố then chốt giúp đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ và thành công.

Để tránh tình trạng chồng chéo công việc hoặc bỏ sót các khâu quan trọng, ban tổ chức nên xây dựng một bảng phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng thành viên tham gia tổ chức.

Trưởng ban tổ chức: tổng điều phối, giám sát tiến độ và xử lý các vấn đề phát sinh chung.

Nhóm hậu cần: phụ trách liên hệ phương tiện di chuyển, ăn uống, lưu trú và vật dụng cần thiết.

Nhóm truyền thông – MC: chuẩn bị nội dung dẫn chương trình, kịch bản, âm thanh ánh sáng, banner, backdrop.

Nhóm quản lý nhân sự: lập danh sách người tham gia, điểm danh, nắm bắt tình hình sức khỏe và hỗ trợ cá nhân cần thiết.

Nhóm trò chơi/hoạt náo: thiết kế và điều phối các hoạt động teambuilding, trò chơi tương tác.

Nhóm y tế/sơ cấp cứu (nếu có): chuẩn bị thuốc cơ bản và xử lý tình huống khẩn cấp.

Sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị, chương trình company trip bước vào giai đoạn triển khai thực tế. Đây là lúc tất cả kế hoạch được hiện thực hóa, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng, giám sát liên tục và đánh giá kịp thời để đảm bảo chất lượng chuyến đi.

Triển Khai

Việc triển khai cần bám sát kịch bản và thời gian biểu đã xây dựng. Ban tổ chức nên có mặt sớm tại địa điểm xuất phát để kiểm tra các hạng mục: phương tiện, danh sách nhân sự, hành lý cần thiết, vật dụng cho trò chơi hoặc chương trình.

Trong quá trình di chuyển và tham quan:

• Nhóm phụ trách nên giữ liên lạc thường xuyên để cập nhật tình hình.
• Các nhiệm vụ được giao phải được thực hiện đúng tiến độ: check-in phòng, sắp xếp ăn uống, tổ chức hoạt động, phát quà tặng nếu có.
• Trưởng nhóm cần kiểm soát bầu không khí và tinh thần chung, xử lý linh hoạt các tình huống bất ngờ.

Giám sát:

Giám sát chặt chẽ không chỉ đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch mà còn giúp kịp thời điều chỉnh nếu có sự cố phát sinh:

• Theo dõi sát thời gian biểu, hạn chế trễ giờ, đảm bảo các hoạt động liền mạch và hiệu quả.
• Ghi nhận phản hồi từ người tham gia, đặc biệt khi có dấu hiệu mệt mỏi, khó chịu, hoặc cần hỗ trợ cá nhân.
• Kiểm tra chất lượng dịch vụ tại các điểm lưu trú, ăn uống, điểm tham quan để kịp thời xử lý hoặc phản ánh với nhà cung cấp.

Đánh giá sau chuyến đi: 

Ngay khi chuyến đi kết thúc, việc đánh giá tổng kết là bước quan trọng để rút ra kinh nghiệm và cải tiến cho các lần tổ chức sau

Tổ chức họp nội bộ ban tổ chức để chia sẻ lại quá trình triển khai, ghi nhận những điểm làm tốt và chưa tốt.
Phát phiếu khảo sát ngắn hoặc tạo biểu mẫu>
Tổng hợp và lập báo cáo đánh giá, trong đó nêu bật những điểm nổi bật, khó khăn gặp phải và đề xuất cải tiến.

Thông qua hoạt động đánh giá, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng tổ chức cho những kỳ company trip tiếp theo, đồng thời gắn kết tinh thần tập thể thông qua việc lắng nghe và cải thiện từ chính phản hồi của nhân sự.

Công ty chuyên tổ chức Company Trip

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents