Lựa Chọn Địa Điểm Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới Phù Hợp

Địa điểm là yếu tố quan trọng góp phần quyết định sự thành công của một sự kiện. Một địa điểm phù hợp giúp tối ưu quá trình tổ chức, tạo ấn tượng với khách mời và hỗ trợ truyền tải trọn vẹn thông điệp của chương trình.

Tiêu chí chọn địa điểm phù hợp: 

Phù hợp với quy mô và tính chất sự kiện

• Không gian cần đủ sức chứa theo số lượng khách mời dự kiến.
  
  
• Kiến trúc, bố cục và thiết kế cần phù hợp với concept và tính chất chương trình (trang trọng, sáng tạo, thân mật…).

Vị trí thuận tiện, dễ tiếp cận

• Ưu tiên các địa điểm nằm ở khu vực trung tâm hoặc gần trục giao thông chính.
  
  
• Có bãi đậu xe thuận tiện, rõ ràng và dễ dàng di chuyển cho cả khách mời và nhân sự tổ chức.
  

Cơ sở vật chất đầy đủ, dịch vụ hỗ trợ tốt

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu, kết nối internet phải đảm bảo chất lượng và ổn định.
  
  
• Nên chọn địa điểm có đầy đủ tiện nghi như khu vực hậu cần, phòng chờ, nhà vệ sinh sạch sẽ và khu vực kỹ thuật.

Chi phí hợp lý, rõ ràng

• Giá thuê phải phù hợp với ngân sách dự kiến.
  
  
• Điều khoản hợp đồng cần minh bạch, tránh các khoản phụ thu không báo trước.

An toàn, an ninh và phương án dự phòng

• Địa điểm cần đảm bảo an toàn về phòng cháy chữa cháy và có lối thoát hiểm rõ ràng.
  
  
• Với sự kiện ngoài trời, nên chọn nơi có phương án che chắn khi thời tiết xấu hoặc có khu vực trong nhà để chuyển đổi linh hoạt.

Gợi ý các địa điểm nổi bật, phù hợp để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm: 

GEM Center – Quận 1

• Không gian đẳng cấp, sức chứa lớn (từ 200–1.000 khách), phù hợp các sự kiện có quy mô và tính thương hiệu.
  
  
• Trang bị sẵn màn hình LED, âm thanh ánh sáng cao cấp.
  
  
• Rất phù hợp cho các thương hiệu muốn tạo dấu ấn chuyên nghiệp, hiện đại.

White Palace (Phạm Văn Đồng hoặc Quận Phú Nhuận)

• Sảnh tiệc sang trọng, dễ thiết kế theo chủ đề riêng.
  
  
• Hỗ trợ tốt về kỹ thuật, dịch vụ chuyên nghiệp.
  
  
• Thích hợp cho cả lễ ra mắt sản phẩm công nghệ, thời trang, bất động sản...

Riverside Palace – Quận 4

• Vị trí gần trung tâm, có view sông tạo cảm giác thư giãn, đẳng cấp.
  
  
• Thiết kế hiện đại, nhiều sảnh lớn nhỏ phù hợp từng quy mô.

The Adora Grand View / Center / Dynasty

• Là chuỗi trung tâm sự kiện đa dạng, giá hợp lý, phục vụ tốt.
  
  
• Phù hợp cho cả doanh nghiệp tầm trung lẫn cao cấp.

 HÀ NỘI

Trung tâm Hội nghị Quốc gia – Nam Từ Liêm

• Địa điểm lớn, uy tín, phù hợp ra mắt sản phẩm quy mô lớn, có truyền hình/livestream.
  
  
• Có sảnh VIP, phòng họp riêng, khu trưng bày sản phẩm.

Almaz Convention Center – Long Biên

• Sang trọng, chuẩn 5 sao, sức chứa lớn, tiện nghi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
  
  
• Có không gian sân vườn hoặc trong nhà linh hoạt.

Khách sạn JW Marriott / Lotte Hotel / Melia Hanoi

• Dành cho các thương hiệu cao cấp, yêu cầu tính bảo mật và dịch vụ 5 sao.
  
  
• Đội ngũ phục vụ và kỹ thuật giàu kinh nghiệm tổ chức lễ ra mắt, hội nghị khách hàng.

ĐÀ NẴNG – HỘI AN – TP. BIỂN

Ariyana Convention Centre – Đà Nẵng

• Địa điểm quốc tế, đã tổ chức APEC, rất phù hợp cho các sản phẩm quy mô quốc tế hoặc mang tính khu vực.
  
  
• Không gian đẹp, gần biển, hỗ trợ truyền thông tốt.

Palm Garden Resort – Hội An

• View biển – sân vườn – sảnh tiệc ấn tượng, dễ tổ chức lễ ra mắt theo phong cách sáng tạo hoặc thiên nhiên.

Lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức lễ ra mắt sản phẩm:

• Đảm bảo trang thiết bị kỹ thuật hiện đại (âm thanh – ánh sáng – màn LED – hệ thống livestream).
• Không gian linh hoạt để trưng bày sản phẩm, khu vực check-in, khu chụp hình và khu trình diễn.
• Dễ dàng tiếp cận giao thông, đặc biệt nếu mời truyền thông và khách hàng VIP.
• Hỗ trợ các dịch vụ đi kèm như phục vụ, bảo vệ, hậu cần, backdrop, MC…

Để đảm bảo mọi công tác tổ chức diễn ra đúng kế hoạch và hạn chế tối đa các rủi ro, việc khảo sát và kiểm tra toàn bộ địa điểm cũng như trang thiết bị trước sự kiện là bước không thể thiếu. Giai đoạn này đóng vai trò như một lần “tổng duyệt” giúp phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.

Khảo sát địa điểm tổ chức

• Xác minh lại kích thước, sức chứa và bố trí không gian theo sơ đồ chương trình.
  
  
• Kiểm tra khu vực sân khấu, khu trưng bày, check-in, khu hậu cần và lối di chuyển.
  
  
• Đảm bảo các khu vực vệ sinh, an ninh và cứu hộ đáp ứng đúng tiêu chuẩn an toàn.

Kiểm tra thiết bị kỹ thuật

• Âm thanh – ánh sáng – màn hình LED: chạy thử toàn bộ kịch bản chính, đặc biệt phần trình chiếu video, MC, âm nhạc chuyển cảnh.
  
  
• Internet – WiFi: đảm bảo kết nối ổn định cho các thiết bị vận hành và khách mời (nếu cần).
  
  
• Thiết bị livestream, quay phim – chụp ảnh: cài đặt đúng vị trí, kiểm tra nguồn điện, pin dự phòng.

Kiểm tra hậu cần và nhân sự

• Đối chiếu checklist vật dụng, đạo cụ, quà tặng, tài liệu… theo kế hoạch.
  
  
• Rà soát danh sách nhân sự phụ trách từng khu vực, đảm bảo ai cũng nắm rõ vai trò và thời gian làm việc.
  
  
• Xác nhận lại menu, số lượng phần ăn/uống nếu có phục vụ tiệc.

Dự phòng rủi ro

• Chuẩn bị phương án thay thế khi gặp sự cố: âm thanh lỗi, điện chập, mưa (với sự kiện ngoài trời)…
  
  
• Có bộ dụng cụ kỹ thuật cơ bản (dây điện, loa kéo, pin dự phòng, USB backup…).

Không gian sự kiện là nơi diễn ra các hoạt động, llà yếu tố quan trọng tạo nên cảm xúc và ấn tượng đầu tiên cho khách tham dự. Thiết kế không gian theo concept chủ đạo sẽ giúp truyền tải thông điệp của chương trình một cách đồng nhất, sinh động và chuyên nghiệp.

Xác định concept chủ đạo

Dựa trên thông điệp sản phẩm, giá trị thương hiệu hoặc đối tượng khách mời, từ đó xây dựng concept tổng thể phù hợp.
Ví dụ: công nghệ hiện đại, tối giản tinh tế, gần gũi thiên nhiên, nghệ thuật đương đại, v.v.

Phân chia không gian hợp lý

• Khu vực đón tiếp / check-in: thiết kế backdrop theo concept, có booth chụp hình, quầy tiếp tân.
• Sân khấu chính: đồng bộ phong cách với tổng thể, sử dụng màn LED, ánh sáng, hiệu ứng phù hợp concept.
• Khu trưng bày sản phẩm: bày trí khoa học, đẹp mắt, dễ tiếp cận và tương tác.
• Không gian thư giãn / ẩm thực / networking: sắp xếp thoáng đãng, đảm bảo tính riêng tư nhưng không rời rạc.

Ứng dụng màu sắc và vật liệu

• Màu chủ đạo, phông nền, chất liệu trang trí đều nên được lựa chọn nhất quán với concept.
• Kết hợp ánh sáng và âm thanh để tăng tính tương tác và chiều sâu cho không gian.

Đưa vào các điểm nhấn sáng tạo

Có thể sử dụng các chi tiết như logo 3D, đường dẫn ánh sáng, mô hình sản phẩm, khu trải nghiệm tương tác, giúp khách mời ghi nhớ và lan tỏa hình ảnh chương trình.

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, bên cạnh nội dung hấp dẫn và không gian ấn tượng, việc đảm bảo đầy đủ các tiện ích kỹ thuật là yếu tố then chốt. Hệ thống kỹ thuật cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, kiểm tra nhiều lần và có phương án dự phòng để kịp thời xử lý sự cố nếu xảy ra

Đảm bảo các tiện ích kĩ thuật cần thiết

Âm thanh – ánh sáng

• Lắp đặt và chạy thử hệ thống loa, micro, mixer đảm bảo âm thanh rõ, không hú, không nhiễu.
  
  
• Điều chỉnh ánh sáng sân khấu, vùng trưng bày và khu vực check-in sao cho phù hợp với concept và thời lượng từng tiết mục.

 Màn hình LED và trình chiếu

• Chuẩn bị màn hình LED chính và màn hình phụ (nếu cần) có độ phân giải cao, tỉ lệ chuẩn với nội dung trình chiếu.
  
  
• Thiết lập phần mềm trình chiếu, video, hiệu ứng chuyển cảnh sẵn sàng theo kịch bản.

 Kết nối internet và hệ thống livestream (nếu có)

• Kiểm tra đường truyền internet ổn định, tốc độ cao, đặc biệt nếu sự kiện có phát trực tiếp hoặc tương tác>
  
  
• Bố trí kỹ thuật viên giám sát riêng cho phần livestream và máy quay.

Hệ thống điện và nguồn dự phòng

• Đảm bảo hệ thống điện hoạt động ổn định, có ổ cắm – dây dẫn – bộ chia điện phù hợp từng khu vực.
  
  
• Sử dụng máy phát điện dự phòng hoặc UPS cho các thiết bị quan trọng như máy chiếu, màn hình LED, hệ thống âm thanh.

Thiết bị hỗ trợ

• Máy lạnh, quạt điều hòa, hệ thống chiếu sáng phụ trợ, máy scan QR, tablet check-in... đều cần được kiểm tra trước giờ G.
  
  
• Chuẩn bị các thiết bị thay thế nhanh như: pin dự phòng, micro không dây thay thế, dây HDMI, laptop backup…

Công ty chuyên tổ chức Ra Mắt Sản Phẩm

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents