Lễ ra mắt sản phẩm mới là cột mốc quan trọng trong việc giới thiệu thương hiệu đến khách hàng. Để sự kiện thành công, việc chuẩn bị lễ ra mắt sản phẩm kỹ lưỡng từ kế hoạch, ngân sách, đến thiết kế không gian là yếu tố không thể bỏ qua.
Lễ ra mắt sản phẩm là một sự kiện quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu chính thức của sản phẩm trên thị trường. Để tạo được ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, đối tác và truyền thông, cần có một kế hoạch tổ chức chi tiết, bài bản và sáng tạo, đảm bảo cả yếu tố truyền thông lẫn trải nghiệm thực tế.
Mục tiêu chương trình
Thời gian - địa điểm
Nội dung chương trình chi tiết
|
Thời gian |
Hoạt động |
|
17h00–18h00 |
Đón khách – Check-in – Welcome drink |
|
18h00–18h10 |
Tuyên bố lý do – Giới thiệu đại biểu |
|
18h10–18h25 |
Giới thiệu sản phẩm mới (video + phát biểu) |
|
18h25–18h40 |
Demo sản phẩm / Trình diễn tính năng |
|
18h40–19h00 |
Phát biểu từ đại diện đối tác / khách hàng tiêu biểu |
|
19h00–19h15 |
Chương trình giao lưu, hỏi đáp |
|
19h15–19h30 |
Bốc thăm / minigame trúng thưởng (nếu có) |
|
19h30–20h30 |
Tiệc nhẹ / networking |
|
20h30–21h00 |
Chụp hình lưu niệm – kết thúc chương trình |
Phân công nhân sự
|
Hạng mục |
Dự trù (VNĐ) |
|
Địa điểm, trang trí |
80,000,000 |
|
Thiết bị kỹ thuật |
50,000,000 |
|
Nhân sự sự kiện (MC, PG, chụp hình...) |
30,000,000 |
|
Truyền thông – PR – Livestream |
40,000,000 |
|
Tiệc nhẹ – Ẩm thực |
25,000,000 |
|
Quà tặng – Tài liệu – Demo |
20,000,000 |
|
Chi phí dự phòng (10–15%) |
25,000,000 |
|
Tổng |
270,000,000 |
Kiểm soát rủi ro
Để đảm bảo chương trình được triển khai hiệu quả và đúng tiến độ, việc dự trù ngân sách là bước quan trọng giúp kiểm soát chi phí và phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng hạng mục. Dưới đây là bảng dự toán ngân sách tổng thể cho sự kiện lễ ra mắt sản phẩm.
DỰ TRÙ NGÂN SÁCH SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM
|
Hạng mục |
Chi phí ước tính (VNĐ) |
|
Địa điểm tổ chức & thuê thiết bị |
60,000,000 – 100,000,000 |
|
Trang trí không gian & concept |
40,000,000 – 70,000,000 |
|
Âm thanh – ánh sáng – kỹ thuật |
50,000,000 – 80,000,000 |
|
Nhân sự (MC, PG, lễ tân, kỹ thuật) |
20,000,000 – 40,000,000 |
|
Thiết kế & in ấn ấn phẩm sự kiện |
10,000,000 – 20,000,000 |
|
Quà tặng – tài liệu – demo sản phẩm |
20,000,000 – 30,000,000 |
|
Tiệc nhẹ / Tea break |
20,000,000 – 35,000,000 |
|
Truyền thông – PR – Livestream |
30,000,000 – 60,000,000 |
|
Chi phí dự phòng (10–15%) |
20,000,000 – 30,000,000 |
|
Tổng ngân sách dự kiến |
270,000,000 – 465,000,000 |
Không gian sự kiện là yếu tố tạo nên ấn tượng đầu tiên và cảm xúc chủ đạo cho khách mời. Thiết kế không gian cần được đầu tư kỹ lưỡng, vừa đảm bảo tính thẩm mỹ, vừa phù hợp với concept sản phẩm, đồng thời thuận tiện cho việc di chuyển, trưng bày và tổ chức các hoạt động tương tác.
Thiết kế backdrop nổi bật với logo và hình ảnh sản phẩm.
Có khu chụp hình lưu niệm, bàn tiếp tân – nhận thư mời hoặc quà.
Có thể sử dụng màn hình LED hoặc hiệu ứng công nghệ (quét QR, check-in tự động).
Thiết kế sân khấu theo tone màu và hình ảnh chủ đạo của sản phẩm.
Bố trí màn hình LED lớn trình chiếu video giới thiệu, clip mở màn, hiệu ứng 3D.
Trang bị đầy đủ hệ thống ánh sáng, âm thanh, hiệu ứng (confetti, khói lạnh...).
Bố trí các booth trưng bày sản phẩm với thông tin rõ ràng, dễ quan sát.
Có nhân viên hỗ trợ giới thiệu – demo sản phẩm nếu cần.
Thiết kế tương tác: trải nghiệm sản phẩm, màn hình cảm ứng, minigame...
Khu vực khách ngồi / tiệc nhẹ
Bố trí ghế ngồi hợp lý theo sơ đồ (ghế rời, bàn cocktail hoặc ghế salon).
Khu vực tiệc đứng hoặc tiệc nhẹ gần lối di chuyển nhưng không ảnh hưởng sân khấu.
Trang trí hoa tươi, ánh sáng dịu nhẹ để tạo cảm giác sang trọng – ấm cúng.
Khu hậu cần: kỹ thuật, lưu trữ thiết bị, đội ngũ hỗ trợ.
WC, khu vực hút thuốc (nếu cần).
Lối thoát hiểm và bảng hướng dẫn rõ ràng đảm bảo an toàn.
Để sự kiện diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ, việc phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức là điều không thể thiếu. Một cơ cấu nhân sự hợp lý, phối hợp nhịp nhàng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, hạn chế rủi ro và phản ứng kịp thời với các tình huống phát sinh.
|
Nhóm phụ trách |
Chức năng – Nhiệm vụ |
|
Ban tổ chức chính |
Lên kế hoạch tổng thể, phê duyệt nội dung chương trình, giám sát tiến độ và ngân sách |
|
Trưởng điều phối sự kiện |
Điều hành toàn bộ sự kiện tại hiện trường, xử lý sự cố, đảm bảo đúng timeline |
|
MC / Dẫn chương trình |
Dẫn dắt chương trình theo kịch bản, tạo không khí, giao lưu với khách mời |
|
Bộ phận kỹ thuật |
Quản lý âm thanh – ánh sáng – màn hình LED – livestream – thiết bị trình chiếu |
|
Bộ phận hậu cần |
Chuẩn bị tài liệu, quà tặng, hỗ trợ đón tiếp, sắp xếp nhân sự phục vụ sự kiện |
|
Nhân sự đón khách |
Hướng dẫn check-in, trao thẻ tên, phát tài liệu, đưa khách vào khu vực chỗ ngồi |
|
PG – Lễ tân sự kiện |
Đứng tại booth sản phẩm, hỗ trợ giới thiệu – demo, hỗ trợ chụp hình |
|
Bộ phận truyền thông |
Ghi hình, chụp ảnh, quản lý fanpage, đăng bài PR, hỗ trợ truyền thông trước và sau sự kiện |
|
Bảo vệ – An ninh |
Đảm bảo an toàn cho khách mời, kiểm soát ra vào, bảo vệ tài sản thiết bị sự kiện |
Trong một sự kiện quan trọng như lễ ra mắt sản phẩm, việc kiểm soát và giám sát toàn bộ quá trình tổ chức giữ vai trò then chốt để đảm bảo mọi công đoạn đều được thực hiện đúng kế hoạch, đúng chất lượng và kịp tiến độ.
Công ty chuyên tổ chức Ra Mắt Sản Phẩm
KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS
ĐT/ Zalo: 084 72 72 772
Email: [email protected]
Website: keyevents.vn
Facebook: https://facebook.com/keyevents
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Các Bước Chuẩn Bị Cho Lễ Ra Mắt Sản Phẩm Mới Thành Công
