Cho Thuê Bàn Ghế & Thiết Bị Phụ Trợ Sự Kiện Trọn Gói

Khi chuẩn bị sự kiện, doanh nghiệp thường chú ý nhiều đến sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, backdrop hoặc tiết mục biểu diễn. Bàn ghế và thiết bị phụ trợ hay bị để sau cùng vì nghĩ rằng đây chỉ là phần “có là được”. Nhưng đến lúc chạy thật, những hạng mục nhỏ này lại ảnh hưởng trực tiếp đến cách khách đứng, ngồi, di chuyển, check-in, dùng tiệc và tham gia chương trình.

Một khu vực check-in thiếu bàn sẽ làm đội lễ tân xử lý khách chậm hơn. Ghế đại biểu bố trí không đúng hàng làm khách VIP khó nhận diện vị trí. Bàn cocktail đặt sai chỗ có thể làm lối đi bị hẹp. Thiếu bục phát biểu, thiếu trụ barie, thiếu thảm đỏ hoặc thiếu dù ngoài trời đều có thể làm chương trình mất đi cảm giác chỉn chu. Đây là phần không quá nổi bật trên hình ảnh truyền thông, nhưng lại quyết định rất nhiều đến trải nghiệm thật tại sự kiện.

Tùy tính chất chương trình, bàn ghế sự kiện có thể gồm bàn tròn tiệc, bàn dài hội nghị, bàn cocktail, bàn bar, bàn gallery, bàn check-in, bàn ký tên, bàn đại biểu, ghế banquet, ghế hội nghị, ghế Tiffany, ghế bar, ghế sofa lounge hoặc các loại bàn ghế decor theo concept. Mỗi loại không chỉ khác kiểu dáng, mà còn khác cách bố trí và mục đích sử dụng.

Hội nghị khách hàng thường cần bàn check-in, bàn đại biểu, ghế ngồi thẳng hàng, bàn tài liệu và khu vực chờ gọn. Gala dinner cần bàn tiệc, bàn cocktail, bàn gallery, khu chụp hình và đôi khi có khu lounge để khách giao lưu. Lễ khai trương hoặc khánh thành lại cần ghế đại biểu, bàn ký tên, bàn để khay nghi thức, bàn tiếp khách, thảm đỏ và khu vực đứng chờ trước sân khấu.

Nếu chỉ chọn bàn ghế theo số lượng khách mà không tính format chương trình, hiện trường rất dễ phát sinh lỗi. Có đủ ghế nhưng thiếu bàn check-in. Có đủ bàn tiệc nhưng không có bàn kỹ thuật. Có bàn gallery đẹp nhưng không có khoảng lùi để khách đứng xem. Vì vậy, phần bàn ghế cần được tính cùng layout chứ không nên chốt rời.

Thiết bị phụ trợ là nhóm hạng mục giúp chương trình vận hành gọn hơn: bục phát biểu, bục trao giải, trụ barie, cột chắn inox dây nhung, thảm đỏ, dù che, nhà bạt, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, máy lạnh di động, bảng chỉ dẫn, kệ tài liệu, quầy lễ tân, tủ đựng đồ, dây điện, ổ cắm, thùng rác sự kiện, vật tư che chắn và các thiết bị hỗ trợ set up theo từng mặt bằng.

Nhiều chương trình chỉ phát hiện thiếu thiết bị phụ trợ khi đã gần đến giờ đón khách. Bục phát biểu chưa có nên phải đặt micro tạm trên bàn. Khu VIP không có trụ phân luồng nên khách đi lẫn vào khu kỹ thuật. Sự kiện ngoài trời thiếu dù che nên khách phải đứng nắng trong lúc chờ nghi thức. Những lỗi này không quá phức tạp nếu được chuẩn bị từ đầu, nhưng xử lý gấp tại hiện trường sẽ làm đội vận hành mất nhiều thời gian.

Thiết bị phụ trợ tốt không nhất thiết phải nhiều. Quan trọng là đúng chỗ. Khu nào cần phân luồng, khu nào cần che nắng, khu nào cần bàn phụ, khu nào cần ghế chờ, khu nào cần bục, khu nào cần quạt hoặc máy lạnh hỗ trợ. Khi layout được đọc kỹ, danh sách thiết bị sẽ rõ hơn và hạn chế tình trạng thuê dư món không dùng tới nhưng lại thiếu món cần ngay trong ngày chạy.

Bố trí bàn ghế phải đi cùng luồng di chuyển của khách

Bàn ghế sự kiện không nên đặt theo cảm tính. Một layout tốt phải tính từ hướng khách bước vào, vị trí check-in, khu vực chụp hình, lối vào sảnh, lối lên sân khấu, khu vực đại biểu, bàn kỹ thuật, khu tiệc và lối thoát khi cần. Nếu bàn ghế đặt kín nhưng không có khoảng trống cho khách di chuyển, chương trình sẽ rất dễ bị nghẽn ở các điểm chuyển tiếp.

Với hội nghị, ghế ngồi cần bảo đảm tầm nhìn lên sân khấu và lối đi giữa các dãy. Với tiệc, khoảng cách giữa các bàn phải đủ để phục vụ di chuyển, khách đứng lên chụp hình hoặc nhân sự nhà hàng ra món. Với khu check-in, bàn phải đủ rộng cho danh sách khách, thẻ tên, tài liệu, quà tặng và thiết bị quét mã nếu có. Nếu tất cả bị dồn vào một mặt bàn nhỏ, đội lễ tân sẽ rất khó xử lý khi khách đến đông cùng lúc.

Đây là lý do Key Events thường xem bàn ghế như một phần của vận hành, không chỉ là hạng mục cho thuê. Bàn ghế đúng layout sẽ giúp khách đi đúng luồng, nhân sự đứng đúng vị trí và chương trình giữ được nhịp ngay từ khâu đón khách.

Với chương trình ngoài trời, bàn ghế và thiết bị phụ trợ cần được chuẩn bị kỹ hơn. Nắng, gió, mưa, nền đất, mặt bằng không phẳng, nguồn điện xa hoặc khu vực khách đứng chờ lâu đều ảnh hưởng đến cách chọn thiết bị. Một bộ bàn ghế đẹp nhưng đặt ngoài trời không có dù che, khách vẫn khó ngồi thoải mái. Một khu nghi thức có sân khấu nhưng thiếu nhà bạt hoặc phương án che chắn, chương trình sẽ bị động nếu thời tiết thay đổi.

Dù sự kiện, nhà bạt, quạt công nghiệp, quạt hơi nước, máy lạnh di động hoặc vật tư che chắn không phải lúc nào cũng cần đủ. Nhưng với các chương trình khai trương, khánh thành, khởi công, activation, roadshow hoặc sự kiện cộng đồng, đây là nhóm hạng mục nên được kiểm tra từ sớm. Nếu đến sát giờ mới bổ sung, việc vận chuyển, lắp đặt và bố trí lại mặt bằng sẽ khó hơn nhiều.

Không gian ngoài trời cũng cần tính tải trọng, vị trí neo giữ, hướng gió và lối đi của khách. Thiết bị phụ trợ nếu đặt sai vị trí có thể chắn tầm nhìn sân khấu, chắn lối xe ra vào hoặc làm khu vực check-in bị hẹp. Vì vậy, phần này nên được khảo sát cùng mặt bằng, không nên chốt chỉ bằng số lượng khách.

Doanh nghiệp nên thuê trọn gói khi chương trình có nhiều khu vực cần set up cùng lúc: sân khấu, check-in, khu khách VIP, khu tiệc, khu photobooth, khu trưng bày, khu nghi thức, bàn kỹ thuật hoặc khu vực ngoài trời. Nếu mỗi nhóm hạng mục thuê từ một bên khác nhau, hiện trường rất dễ phát sinh chuyện giao thiếu, giao trễ, sai mẫu hoặc không ai chịu trách nhiệm điều chỉnh layout tổng thể.

Thuê trọn gói giúp việc kiểm soát dễ hơn: cùng một đầu mối nắm số lượng bàn ghế, loại thiết bị, thời gian giao hàng, thứ tự set up, khu vực đặt thiết bị và thời điểm tháo dỡ. Với các sự kiện doanh nghiệp cần nhiều hạng mục kỹ thuật, doanh nghiệp có thể xem thêm Cho Thuê Thiết Bị Sự Kiện Trọn Gói để gom phần bàn ghế, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, LED và thiết bị phụ trợ về cùng một kế hoạch vận hành.

Tại Key Events, phần bàn ghế và thiết bị phụ trợ không được tư vấn bằng cách hỏi số lượng khách rồi chốt nhanh một danh sách. Đội ngũ cần biết chương trình tổ chức ở đâu, khách đến theo luồng nào, có check-in không, có khu VIP không, có sân khấu hay nghi thức không, có tiệc không, không gian trong nhà hay ngoài trời và thời gian set up được phép là bao lâu.

Sau khi nắm các thông tin chính, Key Events sẽ đề xuất loại bàn ghế, số lượng, vị trí đặt, nhóm thiết bị phụ trợ cần có và thứ tự triển khai tại hiện trường. Với chương trình có nhiều khu vực, việc này giúp tránh được tình trạng khu đón khách thì thiếu bàn, khu sân khấu thì thiếu bục, khu ngoài trời thì thiếu dù, còn khu tiệc lại dư ghế không dùng đến.

Nếu doanh nghiệp cần thuê riêng nhóm bàn ghế theo từng loại như bàn bar, bàn tròn, bàn cocktail hoặc các mẫu bàn ghế phục vụ tiệc và check-in, có thể tham khảo thêm Thuê Bàn Ghế Sự Kiện – Bàn Bar, Bàn Tròn, Bàn Cocktail. Trường hợp cần gom thêm các thiết bị khác, Key Events sẽ tư vấn theo layout tổng thể để tránh thuê rời rạc từng món.

Chi phí thuê bàn ghế không chỉ phụ thuộc vào số lượng. Cùng là 200 khách, nhưng hội nghị trong khách sạn, gala dinner ngoài trời, lễ khai trương có nghi thức hay chương trình activation nhiều điểm đứng sẽ có cách tính khác nhau. Loại bàn ghế, chất liệu, mẫu mã, số lượng khu vực set up, thời gian sử dụng, khoảng cách vận chuyển và yêu cầu nhân sự thi công đều ảnh hưởng đến báo giá.

Với thiết bị phụ trợ, chi phí còn phụ thuộc vào hạng mục cần thuê: bục phát biểu, bục trao giải, trụ barie, thảm đỏ, dù, nhà bạt, quạt, máy lạnh di động, bảng chỉ dẫn, quầy lễ tân hoặc vật tư hỗ trợ ngoài trời. Một số hạng mục cần lắp đặt, cố định, kéo điện hoặc vận chuyển bằng xe riêng nên không thể tính chung như bàn ghế thông thường.

Nếu doanh nghiệp đang cần dự trù ngân sách cho nhiều nhóm thiết bị, có thể tham khảo trước Bảng Giá Thuê Thiết Bị Sự Kiện. Sau đó, Key Events sẽ điều chỉnh cấu hình theo mặt bằng, số lượng khách, thời gian tổ chức và mức độ cần hỗ trợ trong ngày chạy.

Lỗi đầu tiên là chỉ tính theo số lượng khách, không tính theo khu vực sử dụng. Khách ngồi tiệc cần ghế, đội check-in cũng cần bàn ghế, bàn kỹ thuật cần vị trí riêng, khu VIP cần bố trí khác, khu photobooth có thể cần bàn phụ để đặt đạo cụ hoặc quà. Nếu chỉ lấy số khách làm căn cứ duy nhất, rất dễ thiếu ở các khu vận hành.

Lỗi thứ hai là không kiểm tra kích thước thật. Bàn tròn, bàn cocktail, bàn bar, ghế hội nghị, bục phát biểu, trụ barie hoặc nhà bạt đều có kích thước và yêu cầu bố trí khác nhau. Trên giấy nhìn vẫn đủ chỗ, nhưng khi vào venue thật có thể chắn lối đi, sát sân khấu quá gần hoặc không còn khoảng trống cho nhân sự phục vụ.

Lỗi thứ ba là không chốt thời gian giao – nhận rõ ràng. Bàn ghế và thiết bị phụ trợ thường vào hiện trường cùng lúc với nhiều đội khác: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí, tiệc, quay phim. Nếu không có timeline set up, việc giao đồ trễ hoặc đặt sai khu vực sẽ kéo theo nhiều phần khác bị chậm.

Để tư vấn đúng và báo giá sát hơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị một số thông tin: loại sự kiện, thời gian tổ chức, địa điểm, số lượng khách, chương trình trong nhà hay ngoài trời, có tiệc hay không, có khu check-in không, có khu VIP không, có sân khấu hoặc nghi thức không, thời gian được phép set up và ngân sách dự kiến.

Nếu đã có sơ đồ mặt bằng, layout sân khấu, hình ảnh venue hoặc danh sách hạng mục mong muốn, nên gửi kèm ngay từ đầu. Những thông tin này giúp Key Events đề xuất số lượng bàn ghế, loại thiết bị phụ trợ và phương án bố trí phù hợp hơn. Nếu chưa có layout, doanh nghiệp vẫn có thể gửi mục tiêu chương trình để được tư vấn khu vực nào nên ưu tiên trước.

Với các sự kiện doanh nghiệp, phần bàn ghế và thiết bị phụ trợ thường liên quan đến nhiều hạng mục khác: kịch bản, đón khách, phân luồng, nghi thức, tiệc, sân khấu, nhân sự, âm thanh ánh sáng và trang trí. Nếu chỉ thuê riêng từng món mà không có người giữ tổng thể, ngày chạy dễ phát sinh những khoảng trống rất khó xử lý nhanh.

Trường hợp doanh nghiệp muốn giao một đầu mối xử lý cả phần thiết bị, nhân sự, sân khấu, trang trí và vận hành chương trình, có thể tham khảo thêm Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Doanh Nghiệp Trọn Gói. Khi bàn ghế và thiết bị phụ trợ được tính cùng tổng thể sự kiện, layout sẽ gọn hơn, timeline set up rõ hơn và đội vận hành dễ kiểm soát hiện trường hơn.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị tổ chức sự kiện, có thể gửi trước cho Key Events các thông tin: loại chương trình, thời gian, địa điểm, số lượng khách, không gian trong nhà hay ngoài trời, các khu vực cần set up, hạng mục thiết bị mong muốn và ngân sách dự kiến. Từ đó, Key Events sẽ tư vấn danh sách bàn ghế, thiết bị phụ trợ và phương án bố trí phù hợp với mặt bằng thực tế.

Liên hệ Key Events qua hotline 0568 340 936 – 0967 029 277 để được tư vấn dịch vụ cho thuê bàn ghế & thiết bị phụ trợ sự kiện trọn gói theo nhu cầu chương trình.