Quy trình tổ chức Lễ Kỉ Niệm chuyên nghiệp từ A-Z

 Mục tiêu tổ chức

Tri ân nhân sự và đối tác sau chặng đường phát triển.

Củng cố tinh thần đoàn kết và gắn bó nội bộ.

Khẳng định hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp, uy tín.

Ghi dấu mốc phát triển: [ví dụ: 5 năm, 10 năm thành lập, đạt mốc doanh thu, mở chi nhánh mới…]

Thời gian – Địa điểm dự kiến

• Thời gian: [ngày, giờ cụ thể]
  
  
• Địa điểm: [tên địa điểm – kèm phương án dự phòng nếu ngoài trời]
  
  
• Thời lượng chương trình: [ví dụ: 3 tiếng, 1 buổi chiều, cả ngày…]

Đối tượng tham dự

• Ban lãnh đạo công ty
  
  
• Toàn thể cán bộ nhân viên
  
  
• Khách mời: đối tác, khách hàng thân thiết
  
  
• Đại diện truyền thông (nếu có)

Chủ đề – Thông điệp sự kiện

• Chủ đề chính: [ví dụ: “Vững bước – Vươn xa” / “Kết nối – Tri ân – Phát triển”]
  
  
• Thông điệp truyền tải: [giá trị cốt lõi, tinh thần đoàn kết, tương lai bền vững...]

Kịch bản chương trình tổng thể (có thể điều chỉnh theo thời lượng)

Phân công nhiệm vụ

Tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện

• Tỷ lệ khách mời tham dự / được mời
  
  
• Mức độ hài lòng (qua khảo sát nội bộ hoặc phản hồi)
  
  
• Chất lượng chương trình, hình ảnh thương hiệu thể hiện
  
  
• Chi phí thực tế so với ngân sách
  
  
• Sản phẩm truyền thông thu được sau chương trình

Để đảm bảo quá trình tổ chức lễ kỷ niệm diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đúng định hướng đề ra, việc xây dựng một bảng dự trù ngân sách chi tiết là bước không thể thiếu. Phần dự toán sẽ giúp Ban tổ chức chủ động về tài chính, đồng thời kiểm soát chi phí phù hợp với quy mô và mục tiêu sự kiện.

 Dự kiến cho quy mô: 100 – 150 khách tham dự

 Có thể điều chỉnh linh hoạt theo số lượng, loại hình địa điểm và hình thức tổ chức (trong nhà/ngoài trời)

Tổng dự kiến ≈ 177.100.000 VNĐ

Lưu ý khi lập ngân sách

• Nên báo giá từ 2–3 nhà cung cấp để so sánh.
• Các chi phí có thể co giãn theo số lượng người và phong cách tổ chức (trang trọng – đơn giản – sáng tạo).
• Luôn để ít nhất 10–15% dự phòng cho những khoản phát sinh phút chót như mưa, khách mời tăng thêm, thay đổi MC, thay phông bạt…

Phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng hạng mục trong kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm công ty rõ ràng sẽ giúp quá trình triển khai mạch lạc, hạn chế chồng chéo, đồng thời nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận:

Lưu ý khi triển khai phân công:

• Nên có 1 điều phối viên tổng thể (Trưởng BTC) để theo dõi tiến độ từng bộ phận.
• Sử dụng bảng tiến độ (timeline + deadline) kèm người phụ trách để giám sát hàng ngày.
• Trong buổi lễ cần có nhân sự trực từng khu vực (kỹ thuật, tiếp khách, sân khấu, hậu cần) nhằm xử lý phát sinh kịp thời.

Khi ngày diễn ra sự kiện đến gần, công tác giám sát và điều phối cần được chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo các phần việc được thực hiện đúng tiến độ, không bị chồng chéo hay gián đoạn. Đây là giai đoạn “chạy nước rút” đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và chủ động giữa các bộ phận tổ chức

 Vai trò của giám sát và điều phối

• Đảm bảo mọi hoạt động trong sự kiện diễn ra đúng thời gian, đúng người, đúng nhiệm vụ.
• Xử lý sự cố phát sinh nhanh chóng, tránh ảnh hưởng đến trải nghiệm khách mời.
• Là đầu mối liên lạc chính giữa các bộ phận tổ chức, nhà cung cấp và MC/sân khấu.
• Góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp thông qua cách vận hành sự kiện.

Nhân sự giám sát – điều phối

Công việc trước sự kiện

• Họp kỹ thuật tổng duyệt chương trình: chia timeline, phân vai rõ ràng.
  
  
• Kiểm tra toàn bộ thiết bị: âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, hệ thống điện.
  
  
• Kiểm tra bố trí không gian: bàn ghế, quà tặng, khu vực check-in, biển chỉ dẫn.
  
  
• Đặt sẵn kịch bản chương trình và phân công cụ thể từng phút cho MC và các bộ phận.

 Công việc trong sự kiện

• Theo sát timeline chương trình từng phút.
  
  
• Liên tục trao đổi qua bộ đàm/zalo nhóm để cập nhật tình hình các khu vực.
  
  
• Kịp thời xử lý: MC quên lời dẫn, khách mời đến trễ, sự cố kỹ thuật, thiếu ghế, âm thanh quá lớn…
  
  
• Hỗ trợ và điều tiết dòng người di chuyển giữa các khu vực (check-in → chỗ ngồi → chụp hình → lấy quà...)

Công việc sau sự kiện

• Tổ chức thu dọn, kiểm kê vật dụng, bàn giao lại địa điểm.
  
  
• Ghi nhận sự cố, điểm tốt – điểm chưa ổn để tổng kết kinh nghiệm.
  
  
• Họp tổng kết nội bộ: đánh giá mức độ hoàn thành của các bộ phận.
  
  
• Phối hợp bộ phận truyền thông để xuất bản nội dung hậu kỳ (ảnh – clip).

Một số lưu ý thực tế

• Luôn có file timeline chi tiết + sơ đồ mặt bằng trên tay hoặc điện thoại.
  
  
• Mang theo bộ đàm / điện thoại đủ pin / bộ phát wifi dự phòng.
  
  
• Chuẩn bị "túi khẩn cấp" gồm: băng dính, kéo, ghim, kim băng, dây rút, thuốc cơ bản.
  
  
• Có bảng phân công nhân sự cầm tay ghi rõ tên + vai trò + số điện thoại.

Công ty chuyên tổ chức lễ kỷ niệm

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents