Nhân sự là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của một chương trình roadshow. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò và quản lý đội ngũ nhân sự roadshow một cách hiệu quả.
Một chương trình roadshow không thể vận hành trơn tru nếu thiếu đi sự phối hợp đồng bộ giữa các thành viên trong đội ngũ nhân sự. Từ khâu chuẩn bị đến triển khai thực tế, mỗi cá nhân đều giữ vai trò nhất định góp phần tạo nên trải nghiệm chuyên nghiệp và hiệu quả cho người tham dự.
|
Vị trí |
Vai trò chính yếu |
|
Trưởng nhóm điều phối (Team Leader) |
Quản lý toàn bộ chương trình, giám sát tiến độ, giải quyết sự cố tại hiện trường, là đầu mối liên hệ với đơn vị tổ chức và đối tác. |
|
Nhân sự điều hành hậu trường |
Phụ trách xe chở thiết bị, lắp đặt gian hàng, dựng booth, dọn dẹp và thu dọn sau chương trình. |
|
MC (Người dẫn chương trình) |
Kết nối khách hàng với thương hiệu, khuấy động không khí, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ rõ ràng, hấp dẫn. |
|
PG/PB (Promotion Girl/Boy) |
Phát tờ rơi, tặng quà, hướng dẫn khách tham gia trò chơi, giới thiệu sản phẩm một cách thân thiện, tạo thiện cảm. |
|
Nhân viên kỹ thuật |
Quản lý âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, micro và các thiết bị điện tử đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định. |
|
Quản lý truyền thông / quay phim - chụp ảnh |
Ghi lại hình ảnh, quay video, đăng tải nội dung lên mạng xã hội, đảm bảo thương hiệu được lan tỏa tốt nhất. |
|
Bảo vệ / an ninh (nếu có) |
Giữ gìn trật tự, hỗ trợ phân luồng người tham gia, ngăn ngừa xung đột, bảo vệ vật tư và thiết bị. |
Dù mỗi người đảm nhận một vị trí khác nhau, nhưng tính phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau là yếu tố then chốt trong vận hành chương trình. Ví dụ:
MC không thể dẫn dắt tốt nếu PG chưa kịp hướng dẫn khách tham gia vào vị trí.
Kỹ thuật viên cần nắm lịch trình từ team điều phối để chuẩn bị âm thanh đúng giờ.
Nhân sự quay phim cần được MC và team PG hỗ trợ để ghi lại những khoảnh khắc đẹp.
Phân công công việc rõ ràng giúp mỗi thành viên hiểu đúng vai trò, chủ động hành động và hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo, rối loạn trong quá trình triển khai.
|
Vị trí |
Trách nhiệm chính |
|
Trưởng nhóm điều phối (Team Leader) |
Xây dựng kế hoạch tổng thể, quản lý lịch trình, liên hệ địa phương, xử lý sự cố, báo cáo kết quả. |
|
Nhân sự hậu cần |
Chuẩn bị và vận chuyển vật tư (booth, quà tặng, loa, bàn ghế...), lắp đặt, tháo dỡ và kiểm kê tài sản. |
|
MC (Người dẫn chương trình) |
Dẫn dắt chương trình, giao lưu với người tham dự, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, kêu gọi tương tác. |
|
PG/PB (Tiếp thị trực tiếp) |
Phát tờ rơi, hướng dẫn trò chơi, demo sản phẩm, mời khách tham gia hoạt động, hỗ trợ MC. |
|
Kỹ thuật viên (Âm thanh – ánh sáng – thiết bị) |
Thiết lập hệ thống kỹ thuật, đảm bảo loa/mic/màn hình vận hành trơn tru, xử lý lỗi kỹ thuật phát sinh. |
|
Quay phim – chụp ảnh – truyền thông |
Ghi hình, chụp ảnh, dựng clip, đăng bài social media, cập nhật hoạt động lên fanpage/zalo/website theo thời gian thực. |
|
Giám sát hiện trường |
Kiểm tra tiến độ, chất lượng làm việc của từng bộ phận, xử lý sự cố nhỏ, báo cáo tình hình cho trưởng nhóm. |
|
An ninh (nếu có) |
Đảm bảo an toàn cho người tham gia, giữ trật tự khu vực tổ chức, giám sát tài sản chung. |
Rõ vai trò – rõ người chịu trách nhiệm cuối cùng
Không phân công chồng chéo – mỗi nhiệm vụ chỉ có một người phụ trách chính
Có backup nhân sự cho các vị trí quan trọng (PG, MC, kỹ thuật)
Tổ chức briefing trước chương trình để phổ biến lịch trình, chia nhóm và phát dụng cụ
Thiết lập nhóm chat vận hành để liên lạc tức thời trong ngày diễn ra
Lợi ích của việc phân công khoa học
Giảm thiểu sai sót, thiếu sót trong hoạt động
Đảm bảo tiến độ và chất lượng chương trình
Tăng tinh thần chủ động và trách nhiệm của từng cá nhân
Hỗ trợ đánh giá nhân sự sau chương trình dựa trên KPI cụ thể
Trong một chương trình roadshow – nơi mọi hoạt động diễn ra liên tục, ngoài trời và nhiều yếu tố khó kiểm soát – người quản lý nhân sự đóng vai trò “nhạc trưởng” để đảm bảo đội ngũ vận hành ăn ý, đúng tiến độ và ứng biến linh hoạt. Việc trang bị đầy đủ kỹ năng quản lý và điều phối sẽ giúp người đứng đầu kiểm soát tình hình tốt hơn, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả thực thi.
Kỹ năng cần thiết của người điều phối nhân sự roadshow
|
Kỹ năng |
Vai trò & ứng dụng |
|
Lập kế hoạch và phân công khoa học |
Biết chia nhỏ công việc, sắp xếp nhân sự theo năng lực, xác định rõ ai làm gì – khi nào – ở đâu. |
|
Giao tiếp rõ ràng – quyết đoán |
Truyền đạt thông tin mạch lạc, chỉ đạo dứt khoát, xử lý xung đột nhanh chóng, giữ tinh thần toàn đội. |
|
Tư duy linh hoạt & giải quyết vấn đề |
Ứng biến trước các tình huống phát sinh như mưa gió, thiếu thiết bị, vắng PG… mà không ảnh hưởng đến tổng thể. |
|
Quản lý thời gian chặt chẽ |
Điều chỉnh timeline thực tế sát với kế hoạch, xử lý các hoạt động chồng chéo, kiểm soát tiến độ từng nhóm. |
|
Khả năng động viên & xây dựng tinh thần đội nhóm |
Tạo không khí làm việc tích cực, hỗ trợ lẫn nhau trong đội, giữ vững tinh thần trong chương trình dài ngày. |
|
Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý |
Ứng dụng Google Sheet, Trello, Zalo nhóm, bản đồ lộ trình, checklist giúp công việc hiệu quả và minh bạch. |
Trước chương trình:
Trong chương trình:
Sau chương trình:
Mẹo nhỏ để điều phối tốt hơn
Luôn có ít nhất 1 nhân sự “dự phòng đa năng”
Chuẩn bị bảng tên, đồng phục, bộ đàm hoặc điện thoại đầy pin
Có sẵn kịch bản xử lý sự cố phổ biến (mất điện, tắc đường, PG vắng...)
Tôn trọng nhân sự – lắng nghe và khen ngợi đúng lúc
Dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu, roadshow vẫn là môi trường dễ phát sinh căng thẳng và xung đột do tính chất di động, áp lực thời gian và sự phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người. Việc xử lý khéo léo các mâu thuẫn phát sinh giúp chương trình không bị gián đoạn, duy trì tinh thần tích cực cho toàn đội.
|
Tình huống |
Nguyên nhân phổ biến |
|
PG/PB mâu thuẫn về phân công vị trí, khối lượng công việc |
Thiếu briefing rõ ràng, không công bằng trong chia nhiệm vụ |
|
MC và kỹ thuật viên tranh cãi về âm thanh, thiết bị |
Thiếu giao tiếp trước chương trình, không kiểm tra kỹ setup |
|
Nhân sự than phiền về điều kiện làm việc |
Thời tiết xấu, thiếu nước/đồ ăn, lịch trình quá dày |
|
Mâu thuẫn giữa team vận hành và địa phương |
Gây ồn ào, cản trở giao thông, không xin phép đầy đủ |
|
Mất đoàn kết trong nhóm |
Giao tiếp kém, hiểu lầm, thiếu công nhận nỗ lực cá nhân |
Tuyệt đối không phản ứng cảm tính, tránh làm leo thang mâu thuẫn.
Đặt bản thân ở vị trí trung gian, lắng nghe ý kiến từ cả hai phía.
Không kéo dài mâu thuẫn, nên giải quyết ngay trong ngày.
Mời người trưởng nhóm, quản lý cấp trên hoặc điều phối viên vào cuộc nếu cần thiết.
Tránh nói công khai làm ảnh hưởng tinh thần tập thể.
Nên chọn không gian yên tĩnh, riêng biệt để trao đổi.
Tập trung vào mục tiêu chung (“giữ hình ảnh chuyên nghiệp”, “đảm bảo trải nghiệm khách hàng”).
Đề xuất giải pháp để cả hai bên cùng cảm thấy được tôn trọng.
Mẹo phòng tránh xung đột trước khi xảy ra
Tổ chức họp briefing kỹ càng trước mỗi buổi diễn ra chương trình.
Có bảng phân công công việc minh bạch và công khai.
Đảm bảo nhân sự được nghỉ ngơi – ăn uống đầy đủ, nhất là với chương trình dài ngày.
Thiết lập quy tắc giao tiếp và phản hồi nhanh trong nhóm (ví dụ: nhóm Zalo, sử dụng emoji để phản hồi nhanh).
Luôn có một người đóng vai trò “cầu nối cảm xúc” – người mà các thành viên có thể chia sẻ bức xúc một cách an toàn.
Công ty chuyên tổ chức Roadshow
KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS
ĐT/ Zalo: 084 72 72 772
Email: [email protected]
Website: keyevents.vn
Facebook: https://facebook.com/keyevents
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Tầm Quan Trọng Nhân Sự Trong Roadshow
