Khách mời là một phần không thể thiếu trong bất kỳ buổi lễ khai trương nào. Khách mời khai trương góp phần tạo nên không khí, sự uy tín và độ lan tỏa cho sự kiện. Việc lựa chọn đúng đối tượng, mời đúng cách và chăm sóc chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm ngay từ ngày đầu ra mắt.
Đây là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng trong khâu chuẩn bị. Khách mời không chỉ đến để chúc mừng, mà còn là những người tạo nên uy tín và sức lan tỏa cho sự kiện. Cần phân nhóm rõ ràng giữa khách VIP, khách hàng thân thiết, người nổi tiếng, đối tác tiềm năng và đại diện địa phương. Việc lên danh sách chi tiết sẽ giúp tránh thiếu sót và kiểm soát tốt quy mô buổi lễ.
Thiệp mời không chỉ là giấy mời, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và sự trân trọng đối với người được mời. Hình thức có thể là thiệp giấy truyền thống hoặc thiệp điện tử, miễn sao phù hợp với từng đối tượng. Thời gian gửi lý tưởng là trước sự kiện khoảng 7–10 ngày. Với khách quan trọng, nên cá nhân hóa lời mời hoặc gửi kèm một lời nhắn riêng để tăng tính thân thiện và thiện cảm.
Ấn tượng đầu tiên đến từ cách chào đón. Một đội lễ tân thân thiện, chuyên nghiệp sẽ tạo cảm giác được tôn trọng và chào đón nồng nhiệt. Khu vực check-in nên gọn gàng, trang trí đẹp mắt và có thể kết hợp chụp hình truyền thông. Đừng quên chuẩn bị những món quà nhỏ như móc khóa, brochure, hoặc đồ lưu niệm để khách mang về – đó là một cách khéo léo để gợi nhớ thương hiệu sau sự kiện.
Sau khi gửi thiệp, cần có bước xác nhận lại để đảm bảo khách mời thực sự có mặt. Đây là cách để kiểm soát số lượng khách, tránh việc chuẩn bị thừa hoặc thiếu. Việc xác nhận nên diễn ra từ 2–3 ngày trước sự kiện, thông qua điện thoại, email hoặc tin nhắn Zalo. Với những khách quan trọng, nên có người phụ trách liên hệ trực tiếp để thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp.
Xác nhận còn giúp công ty chủ động sắp xếp chỗ ngồi, quà tặng, tiệc tiếp đãi… theo đúng lượng khách sẽ đến. Một danh sách cập nhật thường xuyên sẽ giúp đội lễ tân đón tiếp nhanh chóng và hiệu quả hơn vào ngày tổ chức.
Vào ngày sự kiện, việc đón khách và điều phối dòng người là yếu tố sống còn để chương trình diễn ra trơn tru. Cần bố trí rõ ràng các khu vực: giữ xe, check-in, khu chụp hình, khu ngồi chính… để khách dễ dàng di chuyển. Nếu không có kế hoạch trước, sẽ dễ dẫn đến tình trạng ùn ứ, thiếu kiểm soát, gây khó chịu cho người tham dự.
Ngoài ra, nên có người trực ở từng khu vực để hướng dẫn, giải đáp nếu khách có thắc mắc. Với sự kiện lớn, có thể sử dụng thêm QR check-in, bản đồ sự kiện in sẵn hoặc bản giới thiệu nhỏ phát tay để tăng trải nghiệm tham dự.
Công ty chuyên tổ chức khai trương tại TP. Hồ Chí Minh
KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS
ĐT/ Zalo: 084 72 72 772
Email: [email protected]
Website: keyevents.vn
Facebook: https://facebook.com/keyevents
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Khách Mời Khai Trương: Ai, Mời Sao Cho Đúng & Ấn Tượng?
