Chi Phí Tổ Chức Teambuilding: Các Khoản Cần Biết Và Cách Tối Ưu

Việc xác định ngân sách dự kiến là một bước cực kỳ quan trọng trong kế hoạch tổ chức team building, bởi nó giúp định hình phạm vi và quy mô chương trình. Một ngân sách rõ ràng sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình từ lên ý tưởng, thiết kế hoạt động cho đến triển khai thực tế. Không có một mức chi cố định nào cho mọi chương trình team building, nhưng điều quan trọng là phải xác định được nguồn kinh phí có thể chi, từ đó xây dựng phương án phù hợp nhất.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ chia ngân sách thành các nhóm: chi phí chính (trò chơi, MC, nhân sự tổ chức), chi phí hậu cần (di chuyển, ăn uống), chi phí địa điểm, truyền thông và khoản dự phòng. Ngoài ra, một phần ngân sách nên dành riêng cho các khoản khuyến khích như phần thưởng, quà tặng hay ghi nhận cá nhân – tập thể nổi bật.

Điều cần thiết là phải lập một bảng dự toán chi tiết để dễ dàng theo dõi và điều chỉnh. Nếu công ty không có nhiều kinh nghiệm, nên tham khảo từ các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện để có số liệu thực tế và tránh bị “vỡ kế hoạch” khi đã triển khai.

Các hoạt động team building chính là "linh hồn" của cả chương trình, vậy nên chi phí dành cho phần này không nên quá tiết kiệm. Đây là khoản chi để đảm bảo trải nghiệm của người tham dự được trọn vẹn, đầy năng lượng và mang lại cảm giác hứng khởi, gắn kết. Tùy vào concept và phong cách chương trình (vui nhộn, cạnh tranh, thư giãn...), chi phí này sẽ dao động từ mức cơ bản đến cao cấp.

Các khoản cụ thể bao gồm: thuê đội ngũ hoạt náo viên chuyên nghiệp, MC dẫn dắt chương trình, mua đạo cụ và thiết bị phục vụ trò chơi, thiết kế ý tưởng – kịch bản game, âm thanh – ánh sáng và nhân sự hỗ trợ kỹ thuật. Nếu chương trình tổ chức tại bãi biển hoặc khu vực rộng ngoài trời, phần chi phí này càng quan trọng để đảm bảo an toàn và tổ chức bài bản.

Một chương trình thành công không nhất thiết phải "chịu chi" quá nhiều, nhưng phải sáng tạo và sát với thực tế người tham gia. Đôi khi, việc khéo léo lồng ghép văn hóa doanh nghiệp, giá trị thương hiệu vào trò chơi sẽ mang lại hiệu quả cao hơn cả chi phí lớn.

Di chuyển và ăn uống tuy không phải là phần hấp dẫn nhất trong chương trình team building, nhưng lại là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm tổng thể của người tham gia. Một chuyến xe mát mẻ, đúng giờ, lịch trình hợp lý sẽ giúp giữ tinh thần tích cực ngay từ đầu. Ngược lại, nếu khâu di chuyển gặp trục trặc, toàn bộ tâm lý người tham gia sẽ bị ảnh hưởng.

Chi phí di chuyển thường bao gồm: thuê xe du lịch (tùy số lượng người, loại xe), tài xế, nhiên liệu, phí cầu đường, và chi phí phát sinh như ăn sáng dọc đường hoặc nước uống trên xe. Đối với ăn uống, cần tính đến các bữa chính và phụ tùy theo thời lượng chương trình. Việc lựa chọn nhà hàng, thực đơn phù hợp là rất quan trọng – đặc biệt khi có người ăn chay, dị ứng thực phẩm hoặc yêu cầu đặc biệt.

Bên cạnh đó, công ty nên bố trí ít nhất một bữa "highlight" như buffet BBQ, gala dinner hoặc tiệc nhẹ ngoài trời để tạo dấu ấn đáng nhớ. Đây cũng là một trong những lý do khiến ngân sách ăn uống cần linh hoạt và có sự chuẩn bị kỹ càng từ đầu.

Ngoài các hạng mục chính, luôn có những khoản chi nhỏ nhưng nếu không chuẩn bị kỹ sẽ gây thiếu sót trong quá trình tổ chức. Các chi phí khác có thể bao gồm: in ấn tài liệu (kịch bản chương trình, nội quy, lịch trình), quà tặng lưu niệm, đồng phục nhóm, y tế sơ cấp cứu, bảo hiểm sự kiện, và cả chi phí vệ sinh nếu tổ chức ở khu vực công cộng.

Một phần đáng lưu ý nữa là phí ghi hình – chụp ảnh. Hầu hết các chương trình team building đều cần đội ngũ media để ghi lại khoảnh khắc đáng nhớ. Tùy theo yêu cầu, công ty có thể cần thuê nhiếp ảnh gia, quay phim, flycam hoặc thậm chí dựng clip hậu kỳ sau chương trình. Đây không chỉ là chi phí tổ chức mà còn là công cụ truyền thông nội bộ rất hiệu quả.

Một lời khuyên cuối cùng: luôn luôn dành ra 5–10% ngân sách tổng làm khoản dự phòng. Những tình huống bất ngờ như thời tiết xấu, hư hỏng đạo cụ, xe trễ giờ, hay phát sinh chỗ nghỉ ngơi đều có thể xảy ra. Một chút linh hoạt tài chính sẽ giúp chương trình không bị động và giữ trọn tinh thần của một buổi team building vui vẻ, gắn kết.

Công ty chuyên tổ chức Teambuilding

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents