Lưu Ý Quan Trọng Tổ Chức Roadshow

Roadshow là một trong những hình thức quảng bá trực tiếp mạnh mẽ, dễ tạo dấu ấn trong tâm trí người tiêu dùng. Tuy nhiên, nếu không được lên kế hoạch kỹ lưỡng và triển khai bài bản, chiến dịch roadshow có thể phản tác dụng, gây tốn kém mà không mang lại hiệu quả như mong đợi.

Roadshow là hoạt động có tính chất công khai và đại chúng

Xuất hiện trên đường phố, nơi công cộng → dễ dàng thu hút sự chú ý nhưng cũng dễ gặp phản ứng trái chiều nếu tổ chức thiếu chuyên nghiệp.

Cần đảm bảo hình ảnh thương hiệu khi xuất hiện trước đông đảo người dân và truyền thông.
Chỉ cần một lỗi nhỏ (âm thanh quá lớn, PG không chuyên nghiệp, thái độ thiếu lịch sự...) cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến nhận diện thương hiệu.

Nhiều yếu tố rủi ro và phát sinh bất ngờ

Kẹt xe, mưa gió, cấm đường, sự cố kỹ thuật...

Bị phản đối bởi người dân khu vực nếu gây ồn ào hoặc chắn lối đi công cộng

PG/PB hoặc MC không đến đúng giờ → ảnh hưởng toàn bộ lịch trình

Vì vậy, bạn cần lên kịch bản chi tiết – kế hoạch dự phòng – đội ngũ điều phối chuyên nghiệp.

Cần xin phép cơ quan chức năng trước khi triển khai

Một số tuyến đường, quận/huyện có quy định nghiêm ngặt về hoạt động ngoài trời (âm thanh, tập trung đông người, di chuyển đoàn xe...)
Nếu không xin phép: có thể bị buộc dừng giữa chừng, bị xử phạt hành chính

Chi phí đầu tư không nhỏ – cần tối ưu hiệu quả

Phí thuê xe, nhân sự PG/PB, âm thanh, in ấn, truyền thông... đều cao hơn các hình thức marketing thông thường.

Nếu không được tổ chức bài bản, rất dễ rơi vào tình trạng “đi nhiều – ồn ào – tốn tiền – ít hiệu quả”.

Cần đo lường hiệu quả cụ thể để đánh giá chiến dịch

Roadshow không chỉ là "chạy xe và phát quà" → mà phải có mục tiêu: tăng nhận diện, tạo chuyển đổi, thu thập data, check-in thương hiệu...

Nếu không có tiêu chí rõ ràng, chiến dịch rất dễ trở nên mơ hồ và không thể rút kinh nghiệm cho lần sau.

Không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng "vung tiền nhưng không đạt được kết quả" khi tổ chức roadshow, chỉ vì thiếu một bản kế hoạch cụ thể. Đó là lý do vì sao việc lập kế hoạch chi tiết và tính toán ngân sách từ sớm là chìa khóa để kiểm soát rủi ro và tối ưu hiệu quả.

Xác định mục tiêu chiến dịch 

Tăng độ nhận diện thương hiệu tại khu vực mục tiêu

Thu hút khách hàng mới qua phát sampling, minigame
Quảng bá sản phẩm mới qua hình ảnh – âm thanh – tương tác trực tiếp

Tăng lượt tiếp cận> Quận 1, Quận 3, Quận 10 (TP.HCM)

Thời gian: 5 ngày liên tục (thứ Hai đến thứ Sáu), mỗi ngày 4 tiếng (16h–20h)

Lộ trình:

• Ngày 1: Công viên Tao Đàn – Hồ Con Rùa
  
  
• Ngày 2: Cổng trường Đại học Kinh tế – CMT8
  
  
• Ngày 3: Co.opmart Nhiêu Lộc – Ngã sáu Dân Chủ
  
  
• Ngày 4: Phố đi bộ Nguyễn Huệ – Bitexco
  
  
• Ngày 5: Chợ Bến Thành – Hàm Nghi – bến xe buýt trung tâm
  

Nhân sự tham gia

Kịch Bản Hoạt Động Trong Ngày (16h – 20h)

Dự Trù Ngân Sách (Cho 5 ngày hoạt động)

Dự phòng rủi ro 

Thời tiết xấu: có sẵn lều bạt mini, bạt che booth

MC/PG vắng mặt: có người thay thế dự bị

Kẹt xe, cấm đường: có sẵn tuyến thay thế

Sự cố kỹ thuật: có thiết bị backup cơ bản

Không thu hút khách: dùng phương án kích hoạt nhanh như chơi game – livestream

Đánh giá hiệu quả sau roadshow

Số lượng khách tiếp cận trung bình/ngày

Số lượt phát sampling/quà tặng

Số lượt check-in, hashtag, tương tác MXH

Lượt tiếp cận>Feedback từ người tham gia

Clip tổng kết roadshow gửi khách hàng

Việc lên kế hoạch địa điểm và lộ trình cần được cân nhắc kỹ lưỡng ngay từ đầu. Chọn đúng nơi, đi đúng chỗ không chỉ giúp thương hiệu tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu, mà còn tối ưu hóa thời gian, chi phí và hiệu quả truyền thông.

 Tiêu chí chọn địa điểm phù hợp

Đông người qua lại: Gần trường học, trung tâm thương mại, khu dân cư sầm uất, chợ, bến xe...

Phù hợp đối tượng mục tiêu: Ví dụ, sản phẩm dành cho giới trẻ thì chọn gần trường ĐH, công viên, phố đi bộ.

Không gian thuận tiện triển khai: Có chỗ đậu xe, dựng booth, không gây cản trở giao thông.

Pháp lý rõ ràng: Có thể xin phép tổ chức, tránh các khu vực cấm phát loa hoặc tập trung đông người.

 Nguyên tắc xây dựng lộ trình hiệu quả

Tuyến đường thông thoáng, ít kẹt xe: Ưu tiên những trục đường có thể di chuyển dễ dàng vào khung giờ hoạt động.
Di chuyển có tính kết nối: Các địa điểm không quá xa nhau để tiết kiệm xăng xe, nhân sự và thời gian.

Tạo vòng tuần hoàn hợp lý: Điểm bắt đầu và kết thúc gần nhau để dễ tập kết và thu dọn hậu cần.

Có lộ trình dự phòng: Trong trường hợp thời tiết xấu, kẹt xe hoặc bị cấm đường.

Gợi ý một số tuyến roadshow phổ biến theo mục tiêu

Quảng bá thương hiệu đại trà: Phố đi bộ – bến xe – công viên – chợ trung tâm

Nhắm đến giới trẻ: Cổng trường ĐH – phố ẩm thực – trung tâm thương mại – rạp chiếu phim

Định vị sản phẩm cao cấp: Khu đô thị mới – showroom – toà nhà văn phòng – các khu phức hợp hiện đại

Tiếp cận nhóm nội trợ: Chợ – siêu thị – khu dân cư – nhà văn hóa quận/huyện

Lưu ý khi lựa chọn và thiết kế lộ trình:

Luôn khảo sát thực địa trước khi đưa vào kế hoạch

Chú ý khung giờ cao điểm / thấp điểm giao thông

Làm việc với ban quản lý địa phương hoặc đơn vị hỗ trợ sự kiện để đảm bảo tính pháp lý

Luôn có bản đồ hành trình và sơ đồ phân bổ nhân sự/thiết bị theo từng điểm dừng

Một chiến dịch roadshow dù được chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu cũng không thể tránh khỏi những yếu tố bất ngờ. Việc đảm bảo an toàn và quản lý rủi ro không chỉ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ, mà còn bảo vệ hình ảnh thương hiệu trước công chúng. Đây là yếu tố then chốt mà bất kỳ nhà tổ chức nào cũng cần đặt lên hàng đầu.

Nhận diện các rủi ro thường gặp

Kế hoạch đảm bảo an toàn trước – trong – sau chương trình

Trước roadshow:

Khảo sát kỹ địa điểm và tuyến đường

Lập phương án thay thế cho các điểm có khả năng bị cấm/ảnh hưởng thời tiết

Ký hợp đồng rõ ràng với đơn vị cung ứng thiết bị, nhân sự

Mua bảo hiểm sự kiện nếu ngân sách cho phép

Đào tạo nhân sự xử lý tình huống khẩn cấp (PG/PB/MC)

Trong roadshow:

Luôn có người giám sát hiện trường

Mang theo vật dụng dự phòng: áo mưa, nước, bình chữa cháy mini, tủ thuốc

Không để tài sản cá nhân không kiểm soát

Luôn có số điện thoại liên lạc nhanh của trưởng nhóm, hỗ trợ kỹ thuật, bảo vệ

Luân chuyển thiết bị có người giám sát

 Sau roadshow:

Kiểm kê tài sản, thiết bị

Lập biên bản sự cố (nếu có)

Rút kinh nghiệm và cập nhật tình huống mới cho các chiến dịch sau

Lập danh sách rủi ro và giải pháp phòng ngừa

Một chương trình roadshow thành công phụ thuộc vào kịch vào, địa điểm và phấn lớn là vào yếu tố con người. Việc quản lý nhân sự chặt chẽ và phân công nhiệm vụ rõ ràng giúp đảm bảo mọi bộ phận vận hành trơn tru, đồng thời ứng phó kịp thời với những tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện.

Các vai trò nhân sự chính trong roadshow

Phân công công việc theo từng giai đoạn

Trước khi roadshow diễn ra:

• Lập danh sách nhân sự, phân nhóm và gán nhiệm vụ
• Tổ chức buổi họp đào tạo về kịch bản, cách xử lý tình huống
• Chuẩn bị đồng phục, bảng tên, công cụ cần thiết cho từng vị trí
• Kiểm tra sự sẵn sàng thiết bị, xe vận chuyển, tài liệu truyền thông

Trong thời gian roadshow:

• Mỗi người phụ trách đúng vai trò, có trưởng nhóm giám sát từng điểm
• Báo cáo liên tục theo thời gian thực qua nhóm chat hoặc bảng phân nhiệm
• Ghi nhận các tình huống phát sinh, xử lý nhanh và hiệu quả
• MC và PG cần thay ca để tránh mệt mỏi, giữ năng lượng tích cực

Sau khi kết thúc roadshow:

Thu hồi vật dụng, trang thiết bị

Giao lại checklist hoàn thành công việc

Tổng kết hiệu quả từng vị trí để đánh giá lại nhân sự cho lần sau

Ghi nhận đóng góp và đề xuất cải tiến

 Một số mẹo để quản lý nhân sự hiệu quả

Dùng ứng dụng quản lý nhóm (Trello, Zalo, Notion, Google Sheet…) để cập nhật công việc theo thời gian thực

Phân công theo kỹ năng và kinh nghiệm, tránh giao việc ngẫu nhiên

Luôn có nhân sự dự phòng cho các vị trí quan trọng như MC, PG, hậu cần

Giao trách nhiệm rõ ràng kèm thời gian hoàn thành cụ thể

Khuyến khích tinh thần teamwork, tạo không khí thoải mái trong nhóm

Dù kế hoạch có chi tiết đến đâu, roadshow vẫn là hoạt động ngoài trời với nhiều yếu tố khó lường. Việc chủ động nhận diện, chuẩn bị và linh hoạt xử lý sự cố chính là kỹ năng không thể thiếu giúp chương trình vận hành mượt mà, bảo vệ hình ảnh thương hiệu trước công chúng.

Những sự cố thường gặp và cách ứng phó hiệu quả

Nguyên tắc xử lý sự cố hiệu quả

Luôn giữ bình tĩnh và tập trung vào giải pháp

Ưu tiên xử lý tình huống ảnh hưởng đến an toàn và trải nghiệm khách hàng trước

Phân công người đại diện phát ngôn và làm việc với đối tác / người dân
Ghi nhận và báo cáo lại ngay khi sự cố kết thúc để rút kinh nghiệm

Không đổ lỗi cá nhân tại hiện trường – giải quyết nội bộ sau

Công ty chuyên tổ chức Roadshow

KEY EVENT - UNLOCK MORE IDEAS

ĐT/ Zalo: 084 72 72 772

Email: [email protected]

Website: keyevents.vn

Facebook: https://facebook.com/keyevents