Sáng ra xe đã xếp trước điểm tập kết, decal dán xong, loa thử tiếng ổn, đội PG/PB mặc đồng phục đứng chờ nhận tuyến. Nhưng chỉ cần một xe đến trễ, banner bị bung mép, âm thanh phát sai file hoặc đội hình chạy không đều, roadshow nhìn ngoài thì vẫn có người đi qua nhìn thấy, nhưng hiệu ứng thương hiệu sẽ giảm rất nhanh.
Với các chiến dịch cần đưa hình ảnh thương hiệu ra đường phố, khu dân cư, trung tâm thương mại hoặc tuyến điểm bán, tổ chức roadshow không chỉ là chuẩn bị vài chiếc xe rồi chạy theo lộ trình. Phần khó nằm ở cách thiết kế đội hình, chọn tuyến, giữ nhận diện đồng bộ, điều phối nhân sự và xử lý những tình huống phát sinh khi chương trình đang di chuyển ngoài thực địa.
Roadshow là dạng sự kiện có tính di chuyển cao, nên rủi ro khác hẳn một chương trình tổ chức trong hội trường. Ở sân khấu cố định, mọi người còn có một khu hậu trường, một bàn control, một vị trí kỹ thuật để giữ nhịp. Còn roadshow thì đội hình phải chạy ngoài đường, dừng ở nhiều điểm, chịu ảnh hưởng bởi giao thông, thời tiết, không gian công cộng và cả cách người đi đường tương tác với đoàn.
Có những lỗi nhìn rất nhỏ nhưng ảnh hưởng nhiều đến hình ảnh thương hiệu. Xe dẫn đoàn chạy nhanh hơn nhóm phía sau, mascot đến điểm dừng nhưng chưa có người hỗ trợ, PG/PB phát sampling chưa thống nhất lời giới thiệu, loa phát nhạc quá nhỏ ở tuyến đông người hoặc quá lớn ở khu vực cần giữ trật tự. Nếu không có người điều phối đi cùng từng nhóm, chương trình dễ bị lệch đội hình sau vài điểm đầu tiên.
Roadshow thường phù hợp khi doanh nghiệp muốn tạo sự chú ý nhanh ở một khu vực cụ thể. Ví dụ: khai trương cửa hàng mới, ra mắt sản phẩm, giới thiệu chương trình khuyến mãi, kích hoạt thương hiệu tại điểm bán, quảng bá app, quảng bá dịch vụ mới hoặc tăng nhận diện cho một chiến dịch bán hàng theo mùa.
Với thương hiệu bán lẻ, roadshow giúp kéo sự chú ý về cửa hàng hoặc booth trưng bày. Với nhãn hàng tiêu dùng, roadshow có thể kết hợp sampling, phát tờ rơi, chụp hình cùng mascot hoặc mời khách ghé điểm trải nghiệm. Với doanh nghiệp dịch vụ, roadshow lại cần gọn hơn, tập trung vào thông điệp, tuyến chạy và điểm tiếp cận khách hàng mục tiêu.
Không phải chiến dịch nào cũng cần một đoàn xe lớn. Có chương trình chỉ cần đội xe máy đồng phục, có chương trình lại cần xe đạp, ô tô, xe bán tải hoặc xe tải nhỏ trang trí nhận diện. Quan trọng là hình thức phải hợp với thông điệp, ngân sách, tuyến đường và nhóm khách muốn tiếp cận.
Roadshow xe máy phù hợp với chiến dịch cần độ linh hoạt cao, dễ di chuyển qua nhiều tuyến phố. Roadshow ô tô tạo cảm giác mạnh hơn về quy mô, phù hợp với thương hiệu cần hình ảnh nổi bật. Roadshow kết hợp mascot, PG/PB và điểm dừng activation lại phù hợp khi doanh nghiệp không chỉ muốn khách nhìn thấy, mà còn muốn khách tương tác, nhận mẫu thử hoặc nghe tư vấn nhanh.
Đầu tiên là brief chiến dịch. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu: tăng nhận diện, kéo khách về điểm bán, phát sampling, giới thiệu sản phẩm mới hay hỗ trợ một chương trình khai trương. Mục tiêu khác nhau thì cách chọn tuyến, số lượng xe, nhân sự và điểm dừng cũng khác.
Sau đó là thiết kế nhận diện. Decal xe, bảng cầm tay, đồng phục, cờ phướn, mascot, tờ rơi, sampling hoặc booth điểm dừng phải dùng cùng một hệ nhận diện. Nếu mỗi hạng mục một kiểu màu, một kiểu thông điệp, roadshow sẽ bị rời rạc. Người đi đường có thể nhìn thấy đoàn, nhưng không nhớ được thương hiệu đang muốn nói gì.
Phần tuyến đường và lịch trình cũng cần được tính kỹ. Một tuyến quá đẹp trên giấy chưa chắc chạy tốt ngoài thực tế. Có tuyến đông người nhưng khó dừng, có tuyến dễ nhìn nhưng kẹt xe vào giờ cao điểm, có khu vực cần kiểm tra điều kiện tổ chức và phương án di chuyển trước khi triển khai. Đi roadshow mà không khảo sát trước, đến ngày chạy đội điều phối sẽ rất khó xử lý.
Một đội roadshow không chỉ có người chạy xe. Tùy quy mô, chương trình có thể cần điều phối chính, trưởng nhóm từng tuyến, PG/PB, mascot, nhân sự phát sampling, nhân sự chụp hình ghi nhận, kỹ thuật âm thanh di động và người phụ trách liên hệ tại các điểm dừng.
Với những chiến dịch có booth hoặc điểm tương tác, doanh nghiệp nên tính thêm đội cho thuê nhân sự hỗ trợ gian hàng, booth activation để giữ khu vực trải nghiệm không bị rối. Khi khách ghé hỏi, nhận quà, thử sản phẩm hoặc quét mã, cần có người hướng dẫn rõ ràng. Nếu chỉ có đội di chuyển mà thiếu người giữ điểm dừng, khách dễ tập trung lại nhưng không ai xử lý kịp.
Roadshow chạy ngoài đường nên thời gian khách nhìn thấy thương hiệu thường rất ngắn. Có khi chỉ vài giây. Vì vậy, thiết kế nhận diện cần rõ, dễ đọc, dễ nhớ và không ôm quá nhiều thông tin. Một chiếc xe dán kín chữ chưa chắc hiệu quả bằng một bố cục gọn, màu nổi bật, thông điệp ngắn và hình ảnh sản phẩm đủ lớn.
Nếu chiến dịch có điểm dừng, phần trang trí sự kiện cần được tính cùng từ đầu: booth mini, backdrop chụp hình, standee, quầy sampling, cổng nhận diện hoặc khu vực check-in. Đây là phần giúp roadshow không chỉ “đi qua cho người ta thấy”, mà có điểm chạm cụ thể để khách dừng lại, tương tác và ghi nhớ thương hiệu lâu hơn.
Mascot phù hợp với chiến dịch cần tạo sự chú ý nhanh, đặc biệt ở khu vực đông gia đình, trẻ em, trung tâm thương mại, cửa hàng bán lẻ hoặc sự kiện cộng đồng. Mascot giúp đoàn roadshow có điểm nhận diện sống động hơn, dễ kéo khách lại chụp hình và tạo không khí vui hơn tại điểm dừng.
Tuy vậy, mascot cần có người hỗ trợ đi cùng. Bộ mascot thường hạn chế tầm nhìn, khó di chuyển lâu, dễ nóng và khó xử lý khi gặp khu vực đông người. Nếu dùng may và cho thuê mascot sự kiện cho roadshow, nên chuẩn bị rõ thời lượng xuất hiện, điểm nghỉ, người dẫn đường và cách phối hợp với PG/PB để không làm đội hình bị chậm.
Với roadshow, Key Events thường bắt đầu từ mục tiêu chiến dịch và khu vực doanh nghiệp muốn phủ. Sau đó mới đề xuất hình thức xe, số lượng nhân sự, tuyến di chuyển, điểm dừng, vật phẩm nhận diện và cách ghi nhận hiệu quả sau chương trình.
Ở giai đoạn chuẩn bị, đội phụ trách sẽ rà lại các hạng mục dễ phát sinh lỗi: file âm thanh, decal xe, đồng phục, bảng cầm tay, quà tặng, sampling, danh sách nhân sự, timeline tập kết, sơ đồ tuyến và đầu mối liên hệ từng điểm. Trước ngày chạy, nên có buổi briefing ngắn để toàn bộ nhân sự hiểu tuyến, hiểu thông điệp, biết ai nhận cue, ai xử lý khách, ai phụ trách hình ảnh và ai báo cáo khi có thay đổi.
Trong ngày triển khai, người điều phối cần theo sát đội hình. Không chỉ để nhắc giờ, mà còn để kiểm tra xe có đi đúng tuyến không, đội PG/PB có giữ đúng vị trí không, mascot có cần nghỉ không, booth điểm dừng có thiếu vật phẩm không và khách tương tác có được hướng dẫn đúng không.
Chi phí roadshow không nên tính đơn giản theo số lượng xe. Hai chương trình cùng 20 xe nhưng ngân sách có thể rất khác nhau nếu khác loại xe, số tuyến, số ngày chạy, yêu cầu thiết kế decal, nhân sự PG/PB, mascot, sampling, âm thanh di động, điểm dừng activation và mức độ điều phối.
Những yếu tố thường ảnh hưởng đến báo giá gồm: số lượng xe, loại phương tiện, thời lượng chạy, số ngày triển khai, khu vực tổ chức, số lượng nhân sự, thiết kế nhận diện, vật phẩm phát tay, booth điểm dừng, mascot, chụp hình quay video, logistics và yêu cầu quản lý chương trình. Nếu doanh nghiệp cần roadshow kết hợp một sự kiện lớn hơn, nên đặt nó trong kế hoạch tổng thể của dịch vụ tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói để các phần từ truyền thông, nhân sự, thiết bị đến điểm chạm khách hàng không bị tách rời.
Có thể thấy, báo giá chạy roadshow được cấu thành từ khá nhiều chi phí khác nhau. Chúng không cố định, mà thay đổi theo tùy từng quy mô, mục đích và yêu cầu triển khai mỗi chiến dịch khác nhau.
Tại Key Events, chúng tôi đưa ra các gói giải pháp toàn diện. Báo giá roadshow của chúng tôi là báo giá trọn gói, bao gồm đầy đủ các dịch vụ hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng.
Vì mỗi chiến dịch sẽ có những yêu cầu khác nhau, nên báo giá roadshow chính xác và cụ thể nhất chỉ được dự trù khi có đầy đủ thông tin từ doanh nghiệp. Tuy nhiên quý khách cũng có thể xem qua mức báo giá chạy roadshow tham khảo của chúng tôi ở một số loại phương tiện như:
Báo giá chạy roadshow trên đây là giá thuê xe, in ấn và tổ chức điều hành ở gói cơ bản. Mức giá áp dụng cho các chiến dịch triển khai tối đa 3 ngày trở lên. Với những yêu cầu cao hơn về cách thức trang trí xe, thuê thêm PG, PB hay các yêu cầu khác, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Key Events để được tư vấn nhanh nhất qua Hotline: 0979 655 373
Lỗi đầu tiên là chọn tuyến theo cảm tính. Tuyến đông chưa chắc hiệu quả nếu không đúng khách mục tiêu, khó dừng hoặc dễ kẹt xe. Lỗi thứ hai là thiết kế thông điệp quá nhiều chữ. Roadshow là hình thức tiếp xúc nhanh, khách không có thời gian đọc một đoạn dài trên thân xe hoặc bảng cầm tay.
Lỗi tiếp theo là thiếu người điều phối. Nhiều đội chỉ tập trung thuê xe, thuê nhân sự, in decal nhưng lại không có người giữ đội hình ngoài thực địa. Khi một xe tụt lại, một nhóm đi sai điểm, một PG/PB nghỉ giữa ca hoặc mascot cần thay người hỗ trợ, chương trình sẽ bắt đầu lệch nhịp.
Một lỗi khác là không chuẩn bị phương án hình ảnh sau chương trình. Roadshow không chỉ chạy xong là hết. Hình ảnh recap, video ngắn, số lượng điểm đã phủ, lượng sampling đã phát, lượng khách tương tác tại booth hoặc điểm dừng đều nên được ghi nhận để doanh nghiệp đánh giá chiến dịch và dùng lại cho truyền thông.
Tùy chiến dịch, Key Events có thể hỗ trợ từ khâu tư vấn ý tưởng, lên tuyến, thiết kế nhận diện, chuẩn bị phương tiện, nhân sự, mascot, vật phẩm, booth điểm dừng đến điều phối ngày chạy. Với doanh nghiệp đã có sẵn kế hoạch, Key Events có thể nhận từng phần còn thiếu như nhân sự, trang trí, điều phối hoặc sản xuất vật phẩm nhận diện.
Điểm quan trọng là không nên tách roadshow thành nhiều phần rời rạc. Xe một bên, nhân sự một bên, decal một bên, booth một bên, đến ngày chạy mới ghép lại thì rất dễ vênh. Roadshow cần một người giữ tổng thể để thông điệp, hình ảnh, tuyến đi và cách tương tác với khách cùng đi về một hướng.
Để tư vấn sát hơn, doanh nghiệp nên gửi trước một số thông tin: ngành hàng, mục tiêu chiến dịch, khu vực muốn triển khai, thời gian dự kiến, số ngày chạy, ngân sách khoảng, có cần xe máy hay ô tô, có cần PG/PB hay mascot, có điểm dừng activation không, có phát sampling hoặc quà tặng không và cần báo cáo hình ảnh sau chương trình ở mức nào.
Từ những thông tin đó, Key Events sẽ xem chương trình nên chạy theo tuyến nào, cần bao nhiêu nhân sự, nhận diện nên làm gọn hay nổi bật, điểm nào dễ phát sinh lỗi và phần nào nên ưu tiên trước để ngày triển khai không bị động.
Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về Dịch vụ tổ chức roadshow
